浅谈新时期企业基建档案管理中存在的问题与对策

2021-11-26 17:17刘桂青周文彬
山东档案 2021年1期
关键词:建档档案资料档案管理

文·刘桂青 周文彬

基建档案是指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的科技档案,是对工程项目全过程的一种真实记录,具有完整性、准确性、系统性的特点。基建档案涉及到工程项目的立项、审批、设计、施工及后期的竣工验收等方面的内容,对于施工项目的合法性、施工成本的控制、相关设备的安装使用以及工程的验收管理、后续的维修养护提供了有效依据。随着我国经济社会的快速发展,各地政府招商引资工作力度不断加大,各类企业纷纷落地,办公楼、厂房、宿舍随之拨地而起,基建项目逐年增加,基建档案也随之越来越多。特别是近几年企业不断扩大规模,需要经常查阅、利用基建档案,从中暴露出了基建档案管理存在的很多弱点和问题。如何科学地管理好基建档案,使之更好地服务于企业的发展,成为目前企业基建档案管理工作中亟待解决的问题。

一、企业基建档案管理中存在的问题

(一)重视程度不够,归档意识薄弱

大部分企业将精力过多的放在工程质量控制、成本控制和进度控制等方面,而对基建档案的重视程度不够,普遍存在“重工程建设,轻档案管理”的思想。一般只注重工程施工和相关材料在施工过程中的使用,而忽略对工程档案材料的收集、归档。由于基建档案的主要作用是为以后的维修、改建等提供服务,其效益的潜在性、延后性使很多人对基建档案的建立缺乏足够的重视,归档意识薄弱。

(二)基建档案形成时间长、内容多,收集归档难度大

基建档案具有专业性、成套性、庞大性、复杂性等特点,其形成过程周期长、内容多、涉及人员广。施工过程中档案材料使用频繁,经常多部门、多人次交叉、反复使用,加之一般工程工期较长,很多施工人员只管用、不管收,极易造成档案材料的破损、缺失,导致基建档案材料无法收集齐全,加大了收集归档的难度,很难保证档案材料的完整性、系统性。

(三)专业知识不足,建档质量不高

基建档案的专业性要求档案管理人员既要了解档案专业知识,又要熟悉基本建设的相关知识。由于绝大多数企业档案管理人员缺乏基建专业知识,又不能及时参与工程建设项目中档案资料的跟踪收集,对施工过程中许多设计与数据的变更不够了解。工程竣工后,面对庞大而又复杂的基建档案资料,理不清头绪,难以确定哪些材料反映工程竣工时的实际情况,对档案数据、内容缺乏准确判断,妨碍了对档案资料进行科学、合理的分类、整理,导致建档质量不高,极大影响了以后档案的查阅、利用。

(四)缺乏创新意识,管理工作滞后

基建档案管理过程中,档案管理人员缺乏主动服务与创新意识,在管理观念、管理方法、管理手段上严重滞后,使基建档案管理工作陷于被动局面。对基建档案往往存在“为保管而保管”的思想,重保管而轻利用。即使有时需要查阅,也是沿用“你查我找”的传统做法,查阅工作费时费力,严重影响了档案利用的时效性,致使人们对基建档案利用“望而生畏”,众多宝贵的基建档案被“束之高阁”,无法发挥其应有的作用。

二、企业基建档案管理的对策

(一)提高认识,重视基建档案工作

企业要充分认识基建档案对企业发展的重要意义,不仅要重视文书、销售等档案的归档管理,更要重视和加强基建档案管理工作。施工过程中要提高施工人员的档案意识,要求和引导他们在保障施工使用的同时,注意保存、保护相关档案资料,做到“小心使用,及时交回”,以保证档案资料的完整、系统,以便工程竣工后由档案管理人员整理建档。

(二)系统管理,搭建基建档案网络体系

工程建设过程中,对基建档案材料要进行跟踪收集和管理。要协调工程设计、施工、监理和管理各部门有关人员,明确职责,落实到人。如文件、计划、报告、总结等由文书负责收集;合同、协议、审批手续等由负责印章管理人员来收集;预决算由预算人员来收集;施工记录、验收记录、隐蔽工程记录等由施工人员来收集;项目决算、固定资产投资等由审计人员收集;最后由档案员负责汇总,避免档案资料的缺失和遗漏,从根本上解决归档难的问题。

(三)加强学习,提高建档质量

档案管理人员要加强学习,定期参加有关培训,了解工程建设方面的专业知识,不断丰富自己,提高档案管理能力和水平。对收集的档案要做到心中有数,保证收集材料数据、内容的准确性,把握其内在联系并进行正确的分类、整理、装订,切实提高建档质量。企业基建档案管理要适应时代发展,加大信息化管理的力度,逐步采用先进的计算机设备和应用软件进行档案信息的存储和利用,并结合网络与多媒体技术,实现基建档案收集、归档和利用的现代化。

(四)转变观念,服务企业发展

企业基建部门是企业基本建设项目的直接管理单位,肩负着全厂房屋建设和修缮维护的重任。基建档案管理人员不仅是档案材料的保管员,也是档案的形成者、管理者,具体工作的执行者,因此在实际工作中应不断更新观念,开阔视野,树立“主动服务”意识,充分挖掘档案信息资源,让基建档案更好地服务于企业的发展,充分发挥基建档案管理的重要作用。

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