老旧小区改造提升对建筑工程档案管理提出的挑战及对策分析

文·房爱芬 高素珍

2020年突如其来的疫情，给很多行业按下了暂停键，但老旧小区的提升改造却逆势而行，如火如荼地开展起来。老旧小区是在住宅紧缺年代，为缓解住房紧张状况，由单位或政府自己建设，以此来改善居民和职工们居住条件的住宅小区。这类老旧小区人口密度大、建筑密度高、绿化不达标、基础设施不足。由于没有足够的资金对小区进行维修以及管理，老旧小区的房屋外墙破损严重，楼顶防水层老化，导致雨水向屋内渗漏；小区内道路坑洼不平，照明设施缺失，停车位规划不足，致使居民的居住满意度下降。3月6日山东省政府办公厅印发了《山东省深入推进城镇老旧小区改造实施方案》，6月24日，临沂市政府常务会议研究通过了《临沂市深入推进老旧小区改造实施方案》并7月6日正式印发实施。方案中明确了改造范围、内容、程序、方式、融资模式以及配套措施等内容，为老旧小区改造提升基础设施建设指引了方向并提供了保障。老旧小区改造提升，需要规划先行，而规划的基础就是老旧小区的建筑工程历史档案，这对建筑工程档案的管理提出了严峻挑战，同时也创造了发展契机。档案部门应在老旧小区改造过程中，加大建筑工程档案管理力度，创新建筑工程档案管理思路，争取让建筑工程档案管理工作再上一个台阶。

一、老旧小区建筑工程档案管理中的问题

（一）基建工程竣工图修改不规范

在基建档案的归档工作中，竣工计划的修改是非常严格和规范的，任何修改都需要签名、时间和印章。但有些老旧小区，特别是三线工矿企业的小区，基本建设工程竣工图未严格按照要求标注，缺少时间、签名、编制单位等，甚至缺少基本建设工程竣工图。有些档案在使用过程中有修改，但档案中没有相关的修改通知，只是放了一份副本在档案中。部分改造项目，没有改造前后施工全过程的图片，也没有对比图片。

（二）档案原件移交不规范

按照档案移交的规定，像建设用地规划许可证转让这类重要文件，必须保证其原始性，但一些施工单位移交档案时，未将原始图纸等文件全部提交。这主要是由于管理部门和建设单位未能建立科学合理的沟通机制，档案管理部门与其他部门也没有建立有效地联系，使一些细节在归档过程中无法有效协商所导致的。

（三）电子与纸质版档案无法做到同步归档

按照国家规范项目档案的归档标准，纸质档案与电子档案要同时归档，电子图纸必须清晰、目录齐全。同时，施工过程中应以照片或图片的形式进行记录，并附在电子档案里。但个别施工单位在移交竣工档案时，只有纸质档案，没有电子版，无电子目录，竣工图不够清晰。

（四）施工方在项目验收时档案不齐全

部分工程在验收过程中，施工单位未及时准备好基础设施档案，给工程验收造成许多麻烦，部分工程在土地性质、房屋属性上多次变动，档案却没有集中管理起来。

二、老旧小区建筑工程档案管理问题产生的原因

（一）管理意识不到位

在工程建设活动中，项目负责人多存有“重建设、轻档案”的思想，只抓工程进度，忽视档案管理的跟进。调查发现，部分老旧小区工程建设项目中的档案管理部门形同虚设，所聘用的档案管理人员也都是兼职，对档案工作和工程项目都知之甚少，导致只负责接收档案，没有能力对内容进行审核。工作的不到位，与项目负责人和档案管理人员档案意识不到位密切相关。

（二）管理体制机制不健全

调查发现，工程建设单位多未将工程项目档案工作纳入领导责任制、招投标制、工程监理合同和施工合同，缺乏从源头上加强工程项目档案管理的力度，导致档案工作与工程建设不同步，档案工作未形成环环相扣、层层负责的管理机制，使工程档案资料收集没有相应的制度约束，相关部门提供档案资料随意应付，需要档案管理人员不断协商交涉。组卷由于职责不清、缺乏协作，只能保证在案卷外观质量上达标，不能保证档案内容合规。

（三）管理手段单一滞后

工程档案管理手段单一滞后是普遍存在的问题，究其原因，一是由于资金投入不足，无法引入先进的管理技术，使档案管理无法摆脱落后手段的桎梏；二是由于档案管理部门的人才流动较为迟缓，缺乏新鲜血液注入。现有的档案管理人员年龄老化，知识退化，对新型管理技术不够了解或不会使用，导致其对新技术的排斥和回避。

三、改善老旧小区提升改造项目建筑工程档案归档质量的建议

（一）建立健全档案管理规章制度

建设单位与参建单位签订合同时应设立档案条款，明确参建单位档案的管理职责、归档范围、质量要求、整理标准及违约责任，并可试行交付工程档案保证金模式，待项目档案由建设单位工程管理人员、档案室验收合格后完成移交归档工作予以返还。对尚未完整移交档案的施工单位，不办理该项目结算手续；对已完工但未全部移交档案的项目，要督促施工单位向档案馆提交项目档案，确保各项基本建设项目档案的原始性和真实性。

（二）配备专业专职的档案管理人员

建设单位应指定熟悉业务、责任心强的档案员负责老旧小区改造提升等项目档案的管理工作，指定专人负责与物业管理部门对接。重大基本建设项目开始时，有责任和义务向物业管理部门通报项目名称、设计单位名称和设计单位、施工单位和施工信息人员及其联系方式，并与物业管理部门有关人员要保持密切联系，共同做好提升改造基建项目档案的系统整理、归档及移交工作。

（四）做好老旧小区改造提升项目档案的前段控制

首先要对各参建单位开展档案管理培训，使其树立档案意识并掌握立卷归档技术。其次，要及时指导监督建设工程的立卷归档工作，每月不少于两次检查，保证工程档案的形成积累与工程建设进度同步，不得事后补编。再次，档案工作人员应从老旧小区改造立项、招投标到工程竣工结算，全程跟踪档案资料的收集、整理、归档工作，并对各参建单位的工程资料进行检查审核，对收集不全或不符合规范的，及时督促对方整改，以确保档案的真实性、完整性、规范性。

（五）要充分利用现代科技手段提升档案归集质量

建设工程档案信息化建设在以往操作中是将纸质档案、照片、录像和录音等进行数字化归档，而今可以采用电子文件的方式进行归档管理，即优化建筑工程档案信息资源，也促进档案信息化管理系统开发，从而全面提升建筑工程档案管理水平与效率。对老旧小区改造提升来说，要借改造提升之机，改善档案信息化管理基础建设，购置更加先进的软件和硬件，研发档案信息管理系统，设置完善的档案数据库，方便改造后的修缮与维护，以促进档案管理现代化的发展。

总之，老旧小区改造提升基础设施项目档案的归档质量对基础设施建设具有重要意义。要结合信息化时代背景，以先进技术为手段，正视信息化建设对工程档案管理的价值，强化技术应用，实现档案管理的优化与整合，维护工程档案的完整性，切实提升档案管理水平，为工程档案的高效利用奠定坚实的基础，推动老旧小区改造工程稳定长远的发展。