简析大数据与医院档案管理工作的融合方式

周银娟

（谷城县人民医院，湖北 襄阳 441700）

引言

医院档案是疾病治疗和控制过程活动形成的文字、图像以及录像等具备保存价值的原始凭证及真实信息记录，是医学领域中的重要信息资源。自步入大数据时代以来，档案数量剧增，传统的手工、电脑录入已经无法满足档案管理的实际需求，加强医学档案管理，注重数字化、信息化档案库的建设，实现信息资源共享，已成为医院档案管理的主要课题，在此形势下，需要医院档案管理人员在工作实践中实现创新，优化自身的档案管理理念，以此来探索出一条新的发展路径，最终全面提升档案管理工作的效率。

一、大数据概述及其对医院档案管理的意义

大数据即不能在一定时间内用常规软件对其进行抓取、管理和处理，在各色各样的数据中，快速的抓取到一些就对价值的信息，适用于数据库、计算机云计算等一些常见的存储系统。随着计算机网络以及互联网技术的快速发展，大数据技术对社会各个行业都起到了极大的促进作用，在新时代的大数据发展需求当中，大数据和档案管理领域相融合，构建出档案管理领域的新样态。通过大数据手段的运用，实现对档案库的再度拓展，实现对管理模式的再创新，并通过智能化、数字化管理，有效实现对档案信息的录入、索引，既实现了档案管理体系的优化，提升了管理效率，也减少了人工管理成本，对于促使医院档案管理的可持续发展有着重大意义。其次，在大数据时代的技术支撑下，医院档案管理工作部门可以将丰富的档案资料内容完成分类、分析、总结等工作，让档案管理流程更加系统化、层次化，以从根本上确保医院档案工作的顺利开展。

二、大数据对医院档案管理工作带来的挑战

在大数据社会背景下，医院档案管理工作将会面对全新的挑战。技术是支撑和保障医院档案管理工作顺利进行的关键因素，因此一旦工作技术出现偏差和问题，将会导致医院档案管理工作的效率和质量直线下降。在大数据时代背景下，医院内部档案资料内容飞速增长，大量的资料等待着管理，档案资料的数量增加对管理工作带去了众多难题，且在大数据时代，档案资料的形式和内容都与传统的档案资料存在着差异。因此，医院传统滞后的管理工作技术已经无法支撑当前的档案管理工作。在管理理念上，大部分医院档案管理单位没有对档案管理工作引起充分重视，管理人员在管理意识形态、工作观念上存在偏差，这对大数据手段和医院档案管理的融合带来了极大的挑战和阻碍。

三、传统医院档案管理中存在的问题

（一）医院档案种类繁多且归档复杂

医院档案涉及多个领域，并逐渐形成了多层次的综合性学科，因而在医学档案当中，既包含了流行病学调查报告、监测数据以及预防措施，还包含了疫情统计资料、实验室原始数据以及免疫规范方案等，涵盖范围较广，档案名目众多，难以实现其收集、整理以及归档处理，这在一定程度上强化了对信息化、数字化管理的需求。

（二）档案管理数字化水平不足

当下医院管理档案的硬件设备不够完善，设施的配置不到位，达不到相关规定标准，管理手段和管理技术较为落后，不利于档案管理现代化的实现。部分医院还存在选择档案管理设备时较为随意，多数采用因地制宜的存储原则，还在采用原始的手工操作，不仅现代化水平较低，还使得在医院档案查询或者管理当中十分繁琐，极大地增加了工作量。最后，虽然当下医院数字化水平得到了较大的提升，然而在档案管理软件的投入上不高，其操作步骤繁杂、实效性较低，再加上医院档案管理工作本身就十分繁重，极大地影响了档案管理效率，需要医院加大软件和硬件的资金投入，全面提升数字化、信息化水平。

（三）管理人员的管理意识有待提升

在大数据时代下，部分医院档案管理人员没有严格遵守《档案管理材料收集归档规定》办事，缺乏具体的实施细则，就算有相关规则，也不过是流于形式，档案管理人员只是充当档案的保管员。此外，一些人员对于档案管理意识不足也是一大问题，对于相关档案材料没有及时收集和归档，导致其中部分档案出现丢失或者损坏。而在档案的记录当中，存在填写格式不规范，填写内容过于随意以及审核标准不准确等，这就直接导致档案的管理工作不够严格和细致，存在一定的客观随意性，不利于向医院上层人员提供第一手资料。

（四）档案管理软件缺乏统一性

大数据时代下虽然部分医院的档案管理在很大程度上已经实现了信息化、数字化管理，但是由于其应用的计算机型号不一、规格各异，各自开发的管理软件并不能相互应用，而且尚未开发出一个既适用于文件检索又能用于档案信息化管理的计算机管理系统，这在很大程度上制约了档案管理的现代化进程。

四、大数据与医院档案管理工作的融合方式

（一）整合医学档案内容

为实现大数据与医院档案工作的融合，医院档案管理部门首先要充实档案库，在大数据的新形势下，需要采用相应的档案管理措施来提升医院档案的利用价值。管理部门需要根据医院档案管理特点进行改革，具有针对性和创造性的展开管理工作，有选择性地进行档案材料当中内容和项目的开发，不断扩大档案的收集内容，这些内容不仅包免疫规划方案、医疗报告，还包括质量控制及效果评价资料，能够真实且全面地反映出医院的真实医疗情况，将其作为其日后治疗的依据。

（二）实现档案信息的网络化录入

大数据时代最注重的就是网络化、现代化，随着当今社会的快速发展，利用计算机和信息网络进行档案管理是时代变化的必然趋势，同时也是实现档案管理现代化必经之路。首先，医院可以利用扫描仪或者计算机等现代技术，将档案以数字信息的方式输入到计算机当中，将纸质文字、图片上的信息全面转化为数字信息，实现纸质档案和数字档案的并存。其次是对管理档案的信息管理系统进行完善，建立出一个巨大的数据库，采用相关的管理软件进行档案目录的编制，这不仅极大了档案的管理效率，还有利于档案信息的检索，对于提升医院档案信息的实效性有重大意义。

（三）极大硬件管理设施的建设

大数据与医院档案管理工作的融合同样需要完善相关的基础硬件设备，注重硬件等方面基础设备的完善，这是保证档案完整的前提条件，医院要加大计算机等现代化硬件的投入力度。根据《医院档案工作条例》中的有关规定，要建立出一个坚固的、防水防火的专用档案库，并且档案库中要按照每20 平方米一千卷的规格进行资料的摆放，其中还要配置灭火器等工具。这是管理条例的明文规定，需要将档案进行统一集中管理，做到档案的放置、档案的查阅以及办公进行分开管理，将管理库中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，档案房内还有必要配置计算机或者打印机等现代化办公设备，并在此基础上解决办公室拥挤或者资金投入不到位等方面的问题，防止出现多部门多人员监管，却无一人负责的情况出现，管理的错位或者交叉也会极大地影响到档案管理质量和效率。其次是注重管理制度的建设，医院档案管理部门需要建立一个档案归档整理、工作人员职责以及检查核对制度，并将这些制度落实到位，做到“三不查”、“四不借”和“三不转”。何为三不查，即没有依据相关报表不查，不在本医疗单位的范围内不查，不是正式党员不查，没有相关的审批手续或者手续不全不查。

（四）加强促进档案管理手段的研发与应用

在大数据时代背景中，医院档案管理工作面对着全新的挑战，传统的管理工作技术和理念已经无法满足当下时代的要求，对医院档案管理工作技术手段和理念进行创新已经成了医院管理部门的首要问题。为保障档案管理工作顺应大数据时代的发展潮流，相关工作部门必须要加强促进档案管理技术的研发与应用，在研发过程中应当严格地遵守科学合理的机制和政策，使其得到有效的创新。其次，医院管理部门需要更新自身的档案管理工作理念，构建出大档案以及大服务的档案管理理念，在开展档案管理工作时，将研发出的创新技术与理念进行有机整合，促使医院档案管理工作的效率和质量得到提升。

（五）创新医院档案管理工作理念

在新时代背景下，科学技术已经发展成熟，以互联网技术为代表的网络信息技术手段已经应用融入了社会的每一个角落。网络信息技术的成熟发展为当前的医院档案管理工作带去了更加高效的服务和帮助。因此，医院档案管理部门需要将自身的管理理念进行创新，在内部构建出全新的工作服务观念，使传统滞后的观念得到摒弃。首先，医院档案管理工作部门需要创新应用技术的工作理念，积极地将网络信息技术手段应用到日常档案管理工作当中。同时，在整理档案的过程中树立起先进的工作理念，比如在保存档案资料时应当贯彻落实分类归档的管理工作理念。同时，医院档案管理工作还需要将档案处理的工作内容进行创新，确保更加科学高效的管理技术和理念应用到实际的档案管理工作中。其次，要增强档案管理人员的管理意识，提升其信息能力，医院档案管理人员一定要具备一定的管理经验或者专业知，要大力进行对医学档案管理工作的宣传，提升管理人员对档案的管理的认识，让其意识到档案管理的重要性。最后是加强培训，让档案管理人员能够熟练操作大数据技术手段，当今是大数据时代，各种先进的管理手段和管理方式层出不穷，这就需要医院要让职员工具备一定的计算机操作能力、档案管理软件运用能力，让其能够胜任大数据管理工作的需要。

（六）创建以大数据为基础的安全管理氛围

大数据与医院档案管理工作的融合让档案管理的安全性受到了广泛重视，档案资料内容的安全性是医院档案管理工作人员需要高度重视的工作内容。在大数据与档案管理的融合过程中，档案资料内容的安全性会受到来自多方位因素的安全威胁，对档案管理工作的顺利开展有着明确的阻碍。因此，医院工作人员需要构建出更加安全的档案管理工作氛围，确保档案资料信息内容在大数据时代的背景下仍然可以得到安全有效的管理保存。具体而言，为确保医院档案的安全性，档案管理部门首先应当将自身的网络数据安全保障技术进行强化，确保安全管理是以大数据网络技术为基础开展的。同时，工作人员需要明确下来对档案的监管工作，对档案的管理进行实时监管，建立网络防火墙，全方位提升档案管理的安全性。

（七）建立健全的大数据医院档案管理体系

“无规矩不成方圆。”因此构建出一个完善的医院档案管理体系是当前医院需要完成的关键管理工作内容。以大数据技术为基础和背景，建立健全出完善的医院档案管理体系，可以对显著地提升医院档案管理工作的质量和效率。首先，相关档案管理工作人员需要将知识产权的法律条例进行明确，同时将法律信息内容渗透到档案管理的实际工作环节中，对管理工作做出规范。其次，要加强档案管理工作过人员的法律意识观念，以从根本上减少档案信息泄漏、丢失的现象发生，以增强档案管理的安全性。最后，医院档案管理工作部门需要重点培养创新的技术人才，并对其进行定期的培训，以及完善医院内部的人才招聘机制，为实现大数据与医院档案管理的融合奠基。总之，建立健全大数据医院档案管理体系，对实现两者的顺利融合，促使医院档案管理效能的全面提升有着重大意义。

结语

综上，大数据时代的到来给医院档案管理工作带来了极大的机遇，同时也带来了较大的挑战，这就意味着医院抓住这些机遇，从加强硬件设备、软件设备出发，对医院档案管理人员进行观念上的更新，再根据当下档案管理工作的发展趋势，全面实现医院档案管理的信息化、智能化、数字化，最终全面提升医院档案工作效率。