档案信息化建设与档案创新管理的思考

文/安 芬

档案信息化建设是改善档案管治程度的关键方式，还可以增加档案办事效能，推动档案任务平稳顺利开展。本文从档案信息化建设的概念、特点和实际步骤出发，研究了完备档案信息化建设和创新管理的多方面方案，以促进档案治理形式由重视实体转向重视信息改良，促使档案更好地发挥服务与利用功能

完善档案信息治理，不但能够增加档案信息的利用率，而且可以保证档案信息的完备，最大限度地发挥档案作用[1-3]。所以，有关部门进行档案治理期间，要认识到档案信息化的必要性，进而增强对其管治的重点关注，由档案管理的准则，配置等多层次整合。开展科学合理的资源建设，利用各种先进的技术增加其信息化建设的水平和效益，从而促进档案管理水平的快速提升，还可以推动有关部门的顺利平稳发展[4-5]。

一、档案信息化建设涵义及其特征

档案信息化是按照国内档案行政部门的协调和治理建立，科学合理运用先进手段，变革曾经的档案运营形式，完善其资源的整合、规划、应用以及劳效的流程。根据其信息化开发，增强档案任务目前能力，再次规划研究档案治理的新形势、新标准、新内容，规划互联网时代下档案治理与其服务的整体布局和科学方法，深度落实其服务化原则。总的来说，档案信息化建设的特点主要在以下三个层面：

1.改革性

档案信息化设立是利用先进科技在其档案任务的每个流程充分发挥，对档案治理本质属性、任务分配和职工划分造成系统性变革，促进档案治理形式的改进。而且档案信息化设立补充原有档案治理技术的缺乏，在档案搜寻、整合、检验、运用、公开、废弃等层面研究新概念、新内容以及新技术。推动档案治理形式从本质上进行蜕变，作为档案任务改革的重点把控目标。

2.时效性

档案信息化设立需要长时间运行的项目，必须以优异的创新手段为基础，落实推陈出新、锐意进取的方针，推动其信息化的不断发展。在建设期间档案治理组织实时监测维修硬件设备以及软件系统，保障定期的系统养护与更新。一直确保其信息化设立的资源价值，防止固步自封因此失去持续进步的机遇。

3.价值性

档案信息化设立可以拓宽数据信息范围，完备馆内资料布局，推动完成其资源归纳总结与人员通用，这样可以大大增加各种资源使用效率。在归纳档案资料期间，也能够带动档案本身的各个方面各个层次的价值利用，将原有的“死信息”转变为“活材料”，为需要的用户带来全方位、更细致的服务保障。

二、信息化建设与档案工作的重要意义

首先，档案本身就是资源，是人类长期发展的详实记载，是人们了解和掌握客观准则的关键凭据。由于信息化的快速发展，因档案是资料信息的源头，人们逐步关注其发展。档案信息重点包括三个方面:第一，档案内部资料，即其实际内容，此项是最基础核心；第二，档案信息的模式，即其外部模式以及特点；第三，研究成就以及其他信息的再次归纳。其次，智慧档案的含义就是，努力完成档案信息化的开设。现阶段信息化的档案任务就是开设衔接整个流程的进步主线。档案的搜寻、整合、研究应用总体而言是信息创造、采集、处理和使用的全部流程。此外，整个信息流程是现代化档案建设的必要条件。因此完备档案信息化，才可以突破其应用中不同类型的限制，使档案管治单位由封锁式向开放式变革，由档案的保存选取任务变革为资源搜寻、管控以及劳效任务，科学合理规划档案分类并且综合治理，保证利用档案者有着良好、便捷的体验。再次，信息建设成为档案任务变革的力量。信息化的社会拥有创造性强，实质多样，需求量迅猛增长。目前来讲中国人民的文化程度普遍提升，因此对于其文化要求也在逐步提升，档案效用由于社会繁荣人民观念的改变其效用持续增多，不但保持在搜寻以及查阅方面，还能够和科学事业、文体娱乐等综合利用。推动了人民群众提升自身文化的积极性，使档案管理者更了解其工作的意义和责任，持续推进档案任务变革的脚步。

三、档案管理工作中存在的问题

1.信息化建设意识不足

针对信息化建设任务，其本身科学合理完成了原有档案治理形式的改进，而且也推动其治理服务思想的改革和进步。信息技术在其治理任务中的科学运用，可以大大提高其治理的效率以及效劳标准，对于相关应用者而言可以便捷查阅，完成档案信息数据互通。最大程度地增加各个部门效率。上述基本要素为其信息化设立的优点。时下，由于一些管理人员没有对档案信息化有全方位详细的了解，一部分领导也没有很积极参与到其建设中，还有一部分领导的思想理念没有紧跟时代步伐，从而难以接受其建设，造成信息化建设的进程不能平稳进行，严重阻碍其管理的创新和进步，不利于发挥档案治理的效果。

2.档案管理方式比较落后

目前，国内不仅档案管理体制不完备，而且管理模式过于保守。许多单位的档案仍然选取纸质文本，还暂时未与先进技术联用。此种管理形式较为传统，无法保障档案信息的安全性和齐全度。此外，一些档案管理单位的员工其操控水平、综合素质以及其他技术的差别明显，不少管理者的知识储备少，而且操控技巧欠缺，开展文件管理任务失误频发，亦会造成档案信息化建设不能高效施行，而此类综合素质不高的管理者也不能精通掌握有关的资讯科技和专业设备，这样的现象业已成为难以推动档案信息化建设的最大阻碍。

3.档案管理思想缺乏先进性

大部分档案人员对其资源管理任务不够充分了解甚至想法不符合现代化的新理念。管理者觉得唯有把有关资源整合储存妥善，在需要期间依照有关流程进行查询就足够了，没必要在选取科技信息等其他专业技术来进行治理。此类误区给信息化建设的进程带来一定影响。信息化档案的关键内容就是信息分享，此关键内容与原有的档案理念是背道而驰的。一些具有原有管理理念的的员工，极其注重档案的整合和存储，严重轻视信息资料的使用效率，造成资源不能高效规划使用，甚至档案服务难以达到预期标准。

4.不同的档案管理部门存在差异性

各个地区的繁荣程度各不相同，而且进步速度也不同，这也严重阻碍着其信息化进展。由于遭到物质文化各个方面的影响，每个区域对信息化建设的人员财力等方面的投入不一样，也将造成档案信息化建设的步伐明显不一致。在部分范围档案管理单位初步选用电脑对数据资料开展整合，这样极大程度节约管理档案所需要的时间。但是一些单位仍然选择单机进行资源的整合保存，进而造成管理成果不符合预期目标，阻碍了资源的有效共享，难以推动管理任务的进步。

四、档案信息化建设与档案创新管理的措施建议

1.完善档案信息化工作体系

档案信息化建设必须开展必要的任务方案作为辅助。所以，开设健全的文献信息任务体系，实际的开展需要根据下列几项进行:首先，制定治理规章，持续改进规章制度。在贯彻实施相关法律法规的基础上，制定连接每个单位的治理机制，全面完成电子阅览整个步骤的监管。还要通过现阶段落实的《档案法》划分其各项的任务职能，在信息化设立期间慢慢加强各单位的联系，建立共同协调的任务体系。此外，科学合理地增加信息化在电子阅览开设重要性，并且随之将其建设和电子阅览共同发展。其次，要深层次建立健全有关规章，规范劳动任务。编制专门的档案资料计划和任务明细方案，了解预期标准，结束时间框架和负责部门。还应建设完备的成效考核计划书，选择考核推进建设的形式平稳促进信息化任务进程。根据此项进程，建立健全现有规章，确保档案信息化任务可以平稳进行并且维持正常工作。

2.推进档案数字化和资源共享

档案信息化设立的基本实质是资源设立；一切任务项目都要以核心进行。所以，现阶段新状况背景下，将任务侧重在促进档案信息处理以及资源通用。要加快完善信息处理的系统化。应根据相关原则制定精准的任务方案，加强监测管控，从而保证档案数字化任务平稳顺利开展。不仅要达成使用者的基本要求，还要在人力、财力等多层面投资建立综合数字目录。并且构成多部门人员共同完成任务的新模式。还可以完成电子纸质的双重归档体系，而且相关区域的图表文本进行关联录入。

3.提高档案管理者的专业水平

档案治理过程中，领导是信息化设立的关键实施者和引领者。领导者的档案治理水平以及综合素质对其建设有着重要意义。如果有关部门想要缩短建设时长就应该关注档案治理员工的培训工作，通过召开会议、研讨会等各种学习方式，提高管理者的专业素养和文化知识，使其在建设期间发挥最大劳效，从而加快档案管理信息化建设的进程。

整体而言，档案信息化建设是其任务进行变革和进步的必经之路。现阶段背景下，其管治单位应更加关注信息化设立。根据重新设计文献任务方案以及业务问题步骤，提高信息资源的研发应用水平，科学促进信息硬件与软件良好配置，持续制定信息劳效方案引导治理按照预期数字化、科学化目标迈进，完成档案任务进度和服务水平的提升。