信息化档案管理安全防范策略分析

文/陈 曦

现阶段，电子文件和纸质文件共存，加之档案管理朝着数字化升级转型，使档案管理工作变得愈发复杂，显得安全防范更加重要。对此，本文立足信息化档案管理需求，简要分析安全防范的相关策略

档案信息进行数字化、信息化管理已经成为一种必然趋势，可是在具体进行信息档案管理时，极易产生安全问题，在一定程度上对档案信息化进程带来阻碍。怎样保证信息化档案的安全性与完整性，实为现阶段档案管理人员的一个重要研究课题。

一、简析信息化档案的主要优势

1.方便存储

未进行信息化管理前，大部分档案资料均是通过人工方式加以整理与分类，同时要做好记录与进行定期调整修改。避免存储档案发生错误和遗漏。该方式一方面花费很多时间，另一方面管理人员面对更大的工作负担。而实现信息化档案管理，让原本的存储工作变得快捷简单。借助相应的程序算法实现档案的快速归档，而且需要查阅档案资料也很方便。与以前相比，在减少查找资料时间的基础上，大幅度提升资料的使用率。

2.精准查询

大型企业通常会拥有大量类型相同的档案，若是相关决策者需要查阅相关资料，管理人员则应筛选很多相似的档案资料。因为以往均是由人工进行辨别，加之任务繁重不可避免会产生误差。而信息化档案管理便可以防止发生这些问题。仅需在输入关键词便会实现快速筛选，进而缩减资料可选择范围，降低管理人员的工作压力。再依据档案资料自身的特殊性，可以在大量相似档案资料中快速辨别，提高查阅的精准性。

3.快捷共享

虽然档案资料无法对外公开，可有时需要内部传阅，旨在帮助相关人员更好地掌握了解以往项目的缺点、优点。可通常档案资料仅保存一份，若查阅需求增大会带来较大的工作不便与困扰，但通过信息化档案管理可加以弥补。依托互联网平台同企业内部之间实现资源共享，信息化档案管理多数人可以同时进行档案查阅，而且也为查阅人员予以足够的时间，确保档案本有作用的充分发挥。

4.多级管理

关于一些核心资料没有经过允许不能擅自翻看，不然便是信息盗取，应承担相应的法律责任。可传统的档案管理模式很难防止泄露。通过实现信息化档案管理，就类型不同的档案资料的重要性进行合理划分，在此基础上增加权限设置，并分级处理档案资料，一方面减低档案资料遭窃取的概率，另一方面重新划分档案管理工作责任。

二、简析信息化档案管理工作中的安全防范问题

1.安全风险较大

虽然在进行信息化档案管理时，已经提高对档案资料安全性的重视，可从当前管理信息化档案情况来看，提高安全性的主要方法为逐层审批，在该过程中还应严格遵守相应的法律规章，由此确保档案的合理性与安全性。实际上，由于档案管理工作未能获得应有的重视，在具体的档案管理工作中往往受到人为因素的影响，使得档案管理无法满足安全性要求。另外，部分企业拥有的档案资料保密性相对较低，在一定程度上增大了安全风险。有的企业在对安全风险规避时，通常会选择不提供档案查询等其他服务，而这样也导致信息化档案管理难以实现持续发展。信息化档案管理系统平台仍未获得全面认可。通过云存储即使为管理人员带去较多便利，可仍无法保障信息化档案的安全性。据相关调查研究表明，很多企业单位针对信息化档案管理存在加大安全顾虑。例如加密技术，使用的身份验证方法相对简单，木马病毒极易截获数据由此引发泄露的问题。另外，确保系统稳定与档案安全应由技术人员负责，通过系统的定期更新予以保护，但这会在一定程度上提高劳动成本。在信息化档案管理平台上过大投入劳动成本，难以在长远发展中清楚展现其巨大优势。

2.制度较为陈旧

关于信息化档案管理，针对其安全防范所采取的制度相对传统，在实际管理工作中受限于领导者的管理，未能真正遵守有关法律规章，针对管理工作所制定的专门法律规章无法全面落实，直接影响到安全防范工作以及信息化管理。

三、简析信息化档案管理强化安全防范的相关策略

针对上述问题，特提出信息化档案管理强化安全防范策略如下：

1.实施一体化管理

做好档案资料的分类，使不同档案间形成联系方便使用和管理。基于人员选择与体制机构等方面强化管理。通过检索系统便可以检测所需档案资料。借助信息化管理模式，相关管理人员能够及时处理归档。而且能够参与到管理系统设计，更好地了解后续工作，促进信息资料综合度的提高，科学配置资源，有效共享资源，满足信息化、数字化的管理要求。伴随高速发展的网络、计算机等现代技术，一体化管理模式的发展趋势较为明显。不同类型的档案资料关乎各行业领域的持续发展。作为从业人员应拓宽个人视野、提高自身综合素质。另外，相关管理部门应为档案管理制定完善的法律法规，保证可以和档案管理职业道德标准相符。除此之外，还需要重点关注监督与评价档案管理职业道德的工作。应定期针对档案管理人员自身职业道德规范遵循情况，展开考察，然后根据考察结果来予以评判，配合相应的奖惩制度来激励、警示档案管理人员。

2.强化层次化管理

在进行档案管理时应对档案加以分类或分级。例如档案划分成政治、历史以及财会类等，依据重要性能够划分成A、B、C等级。另外，还应针对档案馆做好分类。类型不同的档案放置于指定的档案馆，确保档案管理具有清晰层次，方便个人或组织机关查阅，进一步提升信息使用率。

3.重视档案识别工作

信息化档案的归类与整理属于档案管理的一项基础性工作。通过科学有效的管理能够大幅度提升档案整理与归类效率。而通过整理与归类能够为风险防范提供必要依据。因此，在档案整理工作中应正确识别档案内容信息，通过全面深入地分析找出产生风险的源头，找出档案管理的不足，且依据分类分层分析信息化档案管理，在降低档案管理难度的同时，有层次地进行风险预测与评估。

4.档案管理争取全员参与

设计档案管理相关网站，使尽可能多的人针对信息化档案管理提出建议与意见，达到全民参与的效果。应明确档案资料最终是为企业、相关机构和个人而服务的，一句话“服务于全社会”。档案管理网站，应基于被服务者层面使建设更具针对性，提升个人与相关机构组织的满意程度，让人们正确认识档案资源的现实意义，在提升档案使用率的同时为安全防范提供保障。

5.提高档案的智能化与系统性

进入信息化时代，能够通过互联网平台实现智能化。各行业领域会产生很多电子文件，通过电子查阅系统，可以让档案更具智能化和系统化，进一步提升档案资源使用率及管理效率。应加大此方面的投入力度，通过和有关企业密切合作，以离线或是在线等方法进行归档并将其转变成电子文档。把载体里不同的内容信息化数字化，以此形成信息化档案。基于互联网技术的发展普及，信息化档案已然成为大势所趋。现阶段，很多企业试图通过价格合适、快捷方便的云服务建设数字化档案馆，这也是提升档案安全性的一条有效途径。

6.鉴定重组档案

（1）提升管理工作效率，突出档案资源本价值。例如，将不必要的档案及时销毁，降低管理工作压力。（2）站在长远视角明确档案价值，应了解到档案在未来一段时间内的发展形势。（3）管理人员有必要对档案重新组织，及时补充档案。（4）初始档案分类扫描并妥善保存，至于纸板以及和其他有关文件不需要保存，为后续档案管理创造便利条件。

7.妥善保管档案

保管工作尤为重要，保管工作需关注以下几方面：（1）保证档案安全。（2）避免丢失档案。在管理信息化档案时，应重视提高库房的管理，做好防火防水，且防止查阅档案时发生损坏。（3）建立科学的管理制度。仅让查阅人员进行室内查询，但不能携带出去。（4）有关管理人员需提升安全意识、综合素质与专业能力。另外针对宝贵的档案资料应用好备份，有必要时应分散多地予以保存，降低因为自然灾害等给档案安全性带来的威胁。

8.工作人员应提高综合素养

信息化档案管理同网络环境之间存在密切联系，同时也受限于档案管理人员自身素质。以上均属于对管理人员综合能力提出的一项基本要求，防止信息化档案管理产生的风险的大前提。同时，应着重考察相关人员的风险防范意识，作为管理人员应持有正确的风险防范意识。针对管理过程容易出现的风险应事先开展评估与做好防范。风险评估主要是把档案管理时出现的潜在风险全面罗列，合理分析在存在风险条件下可能带来的损失，就这部分风险加以等级分类，有关风险防范应有重点，从而把风险引起的损失有效控制在标准范围。而划分风险等级也有利于在发生风险时，管理人员依据风险带来的威胁程度，能高效有序地处理安全风险问题。

9.运用信息化档案安全防范技术

第一，加密技术。运用密码技术可以提升数据信息的保密性、避免秘密数据遭受外部破坏。通过加密技术能保证信息化档案的非公开性。通过信息的编码或变换让敏感信息转换成乱码信息，从而达到数据安全保护的目的。

第二，防火墙。其属于网络间控制访问执行的系统，属于软件与硬件的集合体，有效保护内网络遭受非法侵入、将不良信息过滤掉。

第三，防写技术。让数字档案的状态为“只读”，用户在此状态下仅能够读取信息，无法对其修改。针对外部存储设备，只读光盘仅可以读出信息而无法擦除、追加信息；至于一次写入光盘能够提供使用者进行多次读出、一次写入，无法把初始信息擦除。此记录介质能避免信息化档案内容的更改，维护信息化档案的可靠性与真实性。

10.提升安全风险预判意识

管理人员在管理信息化档案时应具备高度风险防范意识，重视安全问题，妥善解决信息化档案管理中遭遇的安全风险问题，在具体防范中特别要重视不确定性安全风险的有效防范。在日常工作中也应把风险控制放置于首位，从容应对安全风险，在此基础上制定并完善风险防范举措，防止发生风险与最低限度降低其造成的损失，提升管理工作水平。同时，企业还应在思想上转变以往信息化档案管理的错误认识，针对风险出现之后引发的后果深入分析，让相关管理人员可以正确认识管理过程中的各项风险，关注管理每个环节的安全防范，促进安全意识的提高，确保安全制度的落实。

不言而喻，做好信息化档案管理工作，强化安全防范能力，有利于提升档案管理工作的效率与水平，可实际上这些潜在风险会直接威胁到档案管理。有关工作人员需在管理信息化档案中，进一步提升防范意识与技术水平，在进行安全风险科学评估的基础上形成完善的档案管理工作规范，避免发生信息化档案管理安全风险，从而为促进我国的档案事业的发展提供保障。