对新时期铁路建设项目档案管理的思考

赵知妍

（邵武市铁路建设发展中心,福建 邵武 354000）

铁路建设作为国家发展的百年大计，其建设质量的好坏直接关系到人民的安全和国家的经济效益。铁路建设项目中的档案管理尤为重要，它能够客观、真实、准确地反应铁路建设的整个过程。铁路建设管理项目档案管理不仅能够保证铁路的顺利运行，还能够最大程度保证整个工程的质量问题，提升铁路建设的整体水平。因此，在新时期的铁路建设工作中，应加强对项目档案管理的重视程度，正确认识和分析这项工作中仍存在的问题，进而促进铁路建设水平的不断提升。

一、铁路档案建设管理的出现

（一）铁路档案管理的形成

铁路建设部门在相关的建设工程中，形成了大量具有保存价值的文件资料。这些信息既是铁路建设过程中的实践经验，也是提升铁路建设水平的重要数据。一般情况下，这些文件资料包含招标文件、开工报告、批复材料、工程检测、技术总结、竣工决算等。由于内容较为复杂，相关单位建立了铁路建设项目档案管理部门。其注重文件资料间的内部联系和因果关系，对已有资料进行分类归档。铁路建设工程项目跨度时间较长，参与部门较多，档案管理必须遵循合理的技术标准，及时、准确、科学地收集相关资料，最后形成完整的铁路项目管理档案。

（二）铁路档案管理的必要性

档案管理是铁路建设过程中特有的、不可再生的信息数据，受国家建设任务的影响，必须提高对铁路建设项目档案管理的重视。它能够在工程管理的建设过程中，实时、客观、准确地反应工程的整体情况，如建设投产、竣工情况、抢修扩建等。凭借大量的、系统的信息数据，为铁路建设项目的安全质量问题提供数据支持。铁路建设工程所包含的项目较多，参与建设的单位较杂，建设过程中会出现大量的资料与技术，项目档案管理对这些资料进行记录总结，将铁路建设的实际情况转化成数据信息，为铁路投入使用后提供维护的相关依据，以及为以后相关铁路的建设提供参考资料，进而促进铁路工程项目的质量水平不断提高。

（三）铁路档案管理的特点

针对目前的铁路项目档案管理，大多都具备以下的五个特点：第一个特点具有系统性。由于铁路建设过程中会衍生出大量的资料，各个环节具有连贯性的特点，共同形成一套完整的建设项目。第二个特点是具备灵活性，铁路建设工程在投入的过程中，会与日常维护和技术应用相结合，形成相关的数据资料。第三个特点是具备专业性，项目档案管理主要是记录建设过程中的信息，在各工程的实施工程中，需要依据国家制定的相关建设规章，结合专业的验收标准进行项目验收。第四个特点是具备周期性，铁路建设的过程涉及方方面面，一个工程实施基本上需要花费几年的时间，在验收后还需要持续跟进其质量问题，为今后的建设工程提供相关的参考信息。第五个特点是具备保密性，铁路建设作为尖端技术之一，部分建设工程仍处于保密阶段。

（四）铁路建设档案管理的现状

截止至上个世纪70 年代末，铁路建设工程的档案管理仍然以机关公文为主。随着经济水平的不断提高，在20 世纪80 年代中期，铁路建设工程的档案管理中才增加了会计基础工作管理的相关考核标准。一直到20 世纪90 年代末，在铁路建设成为国家支柱产业之后，建筑档案管理开始逐渐步入正轨。只不过受国家相关制度和政策的不断改革，铁路建设工程项目档案管理体系的发展速度仍较为缓慢，很多工作细节需要漫长的研究和探索，无法与高速发展的铁路建设事业相匹配。根据国家制度的相关规定，铁路建设工程项目管理是核验工程质量的重要组成部分。由于铁路建设工程项目大多都具备跨周期长、施工现场复杂、工期要求严的特性，对项目管理工作的要求则更高。对于建设过程中的档案管理很难落实位，建设项目承包商为了省时省力，一般会采用事后集中分类归档的手段，导致项目档案管理整理的数据缺乏完整性和真实性。另外，有些工程项目档案无法及时递交至相关的监管部门，造成档案信息缺乏时效性。这种情况一直延续至现在，伴随着铁路建设事业的蓬勃发展，档案管理的工作量正逐步加剧，现行的档案归类标准已出现无法适应市场需求的情况。工作人员在对建设工程档案的归纳和编码时，常会出现没有章法，不合规章的现象，进一步影响了建设工程档案管理的有效性。

（五）铁路档案管理的属性

在铁路档案管理的工作中，重后期、轻前期的情况屡见不鲜，这种情况充分表现了管理者对铁路项目档案管理的属性认识有误。铁路建设项目档案是工程各阶段施工进展、决策、使用、竣工等方面的重要凭证，档案管理工作人员需设计好项目实施的各个阶段、各个环节。任何一个方面的缺失，都会造成档案资料的不完整。项目档案的形式不一，有的建设公司采用纸质版材料，有些建设公司采用音频或视频的方式。无论哪一种形式，对档案内容的要求都是固定的，那就是必须具备科学性、规范性和真实性。铁路建设工程中的项目管理收集工作，必须与施工现场的进展环环相扣。一旦项目档案资料收集不及时、不完整，就会直接影响项目其他阶段的正常进展。有些建设单位在工程的实施过程中，对前期和中期工作的资料收集不足，后期人员出现调动时，资料就会出现手续不全、内容不足的情况，进而影响整个建设工程的质量。因此，管理人员必须从源头上规范项目档案的管理，将资料收集工作落实到项目建设的前期、中期和后期，确保每个环节的档案收集工作落实到实处。全方位、多层次地记录项目的实施，保证档案管理工作与施工现场保持一致。组建专业的管理团队，对档案管理工作进行全程监控，最大程度保障项目档案资料的完整性、有序性、科学性和真实性。

二、新时期项目档案建设的原则

（一）规范性

铁路建设项目档案管理中的资料需要具备规范性原则。技术管理人员在整理、分类技术材料时，应遵循国家制定的相关标准，合理、规范地填写相关资料和信息。资料员在对档案的归档时，应保持科学合理的操作标准，认真填写施工单位的具体信息，保证归档资料的标准化。

（二）真实性

档案管理的真实性会直接反应铁路建设工程的整体质量，它既是验收工程的评判标准，也是铁路建设工程的管理依据，如工程的后期维护、扩建、整改等问题。因此，项目档案建设必须具备真实性的原则，最大程度保证资料的真实可靠。管理人员对资料的编撰、管理，需要与项目工程的建设相匹配，对施工过程中的各个环节进行监督，进而保证资料的精准性。

（三）现代化

铁路建设的项目档案在整理归档后，应该及时递交到相关单位。它作为铁路建设过程管理规划的重要依据，对建设过程进行了真实记录，是评价工程建设的重要信息。在科技水平的不断提高下，项目档案管理需具备现代化的原则，在工程竣工之后，将有关项目建设的文件资料尽快移交至监管部门，对已归档的资料进行对接。

三、项目档案管理在新时期所面临的问题

（一）档案的制度标准不完善

按照目前的铁路项目建设情况来看，档案管理制度标准仍不完善。在国家大规模发展基础设施的背景下，铁路建设部门制定了项目的相关标准和制度，但却忽视了最为重要的档案管理工作。现存的部分档案管理细则，无法适应高速发展的铁路新形势。原有制度的不及时修正，导致部分施工单位的归档资料缺乏时效性。无法为检测施工资料提供真实、可靠的凭证，进而对铁路建设工作造成一定的阻碍作用。同时，有些建设单位在开工前没有准备具体的档案标准，未组建专业的团队、未配置相关的硬件设施。建设单位在跟建立单位签订时，导致项目档案的编撰和移交缺乏规范性，技术资料没有专业人士的归纳整理，进而会对项目档案的真实性、系统性、完整性造成影响。

（二）档案管理着力点不合理

目前，大部分铁路建设工作的着力点主要侧重于施工和竣工两个阶段，对于项目开展的前期准备工作，并没有高度的关注，以致于前期资料比价匮乏，能够参考的资料更是少之又少。有些建设单位为应付相关部门的监察，临时编撰和整理相关的信息，进而出现数据缺乏真实性的情况。

（三）管理人员的素养有待提高

在大部分的铁路建设工作中，基本上都会出现缺少专业管理人员的情况。有些档案管理人员临时接收管理任务，缺乏相关的专业素养，对铁路建设工程中的资料缺乏了解，导致最后的档案管理缺乏逻辑性，存在不符合要求、分类不清、配置不合理等问题。有些管理人员者无法确保档案内容的真实性，不深入基层了解建设工程中的相关信息，造成资料欠缺、信息不完整、资料内容不齐全、责任不明、交接手续不标准等情况，进而影响项目档案管理的准确性、系统性和完整性。

（四）监督力度有待加强

由于铁路行业受外界因素影响较大，导致铁路建设工程档案管理的标准不一。受时间和空间的限制，有关铁路部门对偏远地区和投资成本较小的铁路建设项目关注度较低，无法实施全方位监督工作。有些承包商为了保障项目的工期，基本不会主动对施工现场进行监督、巡视、检查和指导，导致档案项目工作无法正常开展。另外，有些铁路建设项目档案管理专业性较强，使合资铁路建设项目档案管理工作出现相互推诿的情况，一旦项目出现问题，无法明确哪些部门需要负主要责任。

（五）档案管理权责关系混淆

在铁路建设项目竞争日益激烈的背景下，对项目的投资主体开始向多元化发展，有不少的铁路建设工程是合资项目，这种情况极易造成档案管理权责关系的混淆，缺乏合理的管理配置。有些在建工程的承包商忽视档案管理的重要性，认为档案整理工作是上级管理部门的责任，使项目建设的过程中缺乏相关的档案资料。有些则认为项目档案管理工作是工程建设竣工后的任务，对项目的设计、施工现场、监理等环节缺失记录，造成最终数据缺乏连贯性和整体性。有些铁路建设部门更加离谱，既没有合理配置档案管理部门和工作人员，也没有增设档案管理的办公设备和场所，使整个项目中的文件资料乱放，缺乏合理性和有序性，进而给档案管理工作造成更大的隐患。

四、改变项目档案管理弊端的措施

（一）完善档案的规章制度

铁路建设工程单位需要完善档案管理的规章制度，确保工作人员严格遵守相关的规章标准与行为准则，分层管理至个人，将档案管理工作落实到实处。在铁路建设项目的各个环节，建立健全的工作标准，明确档案管理的原则，严格规范归档建设材料，保障档案资料的真实性和逻辑性，以便对工程投入使用后能够实现有章可循，有法可依。铁路建设工程较为繁琐，所涉及的程序和部门较多，建设规模跨周期较强。因此，在铁路建设工程的开展过程中，管理人员必须权责分明，档案的收集、整理、归档、总结等控制在规章制度范围之内，确保建设过程中出现的问题能够责任清晰，进而保证建设工程项目有序进展

由于铁路建设工程需要多个单位共同合作，项目的文件量又多又杂，资料的管理环节需增加审查环节。首先，建设工程项目档案管理在归档资料时需要自己审核一遍，在确保信息无误的情况下递交至监理单位、安全质量监管等部门进行审查，每个环节审查人员必须根据规章制度做好记录。其次，加强项目档案管理工作的组织性，对规章制度的执行情况及时检查，确保档案管理环节与铁路建设的实施情况保持一致。在审核项目资料时，详细记录施工单位、监理单位、建设单位的真实情况，发现问题后及时查缺补漏，最大程度保证档案管理工作的高效性。

（二）建立信息化平台，促进各部门的合作

为提高铁路建设项目档案管理工作效率，档案管理单位需建立信息化平台，促进各部门的分工合作。建立文件与档案的统一化管理，构建电子文件和声像档案。通过对建设施工过程的实时监测，建设相关的实时数据库。铁路建设项目档案管理内容较多，涉及范围十分广泛，资料的数量和利用率比较频繁，利用这种先进的管理方式，能够提升工作效率和服务质量，不仅让原有的纸质资料得到了保护，还可以保证资料的使用价值。信息化平台的建立能够更加便利查阅和审查资料，进一步让档案管理部门明确责任，提升管理人员的业务能力。同时，档案管理部门需要加强监管力度，保证各职能部门的有效沟通和合作，进而提升项目的整体水平。

（三）全方面提高管理人员的综合素养

各铁路建设部门缺乏专业的档案管理人才，是档案管理发展停滞的根本原因。大部分的档案管理人员，缺乏系统化的技能培训，这类人基本上身兼数职，对档案工作的具体内容并不熟悉，难以胜任复杂的管理工作。为避免管理人员在档案整理过程中出现重复率较高的情况，需要加大档案人员的业务培训力度。通过相关的进修学习，优化管理人员的知识储备，使其能够具备相关的专业技能，进而全面提升管理人员的综合素养。加强监管措施，严格规范文件的归档标准，及时发现问题并加以修改，保证铁路建设档案管理更加规范。

（四）加大监管力度，保证建设过程的合理有序

为保障建设工程档案管理工作落实到项目的各个环节，国家有关部门需要加大对建设工作的监管力度，及时巡视、检测、指导铁路建设工作。督促项目负责人对档案管理工作的统筹规划和组织协调，对施工现场履行监督、指导、检查和验收等职责，掌握建设工程的一手信息，了解所投资项目的工程进展情况，做好重要环节的档案记录和文件整理。首先，在建设工作开展前明确档案管理工作标准，明确规定对设计、施工、监理等环节的档案管理准则，明确文件移交和违规的解决方案，了解监理部门对项目档案管理的审核要求，及时监督和检查建设过程中的文件整理。其次，为保障文件的收集、整理、归档的及时性，档案管理工作需要与工程项目计划相吻合，及时检查建设工程项目的实施进度，检验与所归档的资料是否同步。项目档案管理工作应注重质量，保证整个建设过程的进展合理有序。为进一步提高项目档案的完整性，管理人员应考虑到建设的实际情况，细致整理项目进展初期的档案资料。针对施工现场的档案管理，结合档案文件的整理规律，建设单位与相关参与单位共同协商研究，统一管理和归纳文件。对于各个环节的专业技术人员，要认真负责地进行记录，保证归档文件的精准性和完整性。在文件整理归档时，严格记录实际的整理时间，并上传至网络平台，实现归档文件的动态化管理。除此之外，档案管理人员需要及时掌握施工现场的变动，根据出现的问题予以记录，以便能够为以后的项目建设提供理论基础和实战经验。

（五）明确档案管理权责，加强基础设施建设

铁路建设单位想要改变项目档案管理中的问题，应该认真执行国家的建设标准。在项目实施的进展中，明确档案管理权责，奖罚分明，用制度条例约束档案工作的合理开展。建立健全档案管理工作中的规章制度，加强基础设施建设。明确分层管理的准则，认真落实档案整理工作。配备专业的管理场所和技术人员，从管理场所角度来说，对于临时的档案储藏室，需具备抗风、抗火、防潮、防有害物质的特点，确保建设资料不会出现破损和污染的情况。从管理人员角度来说，技术人员如果出现岗位变动，需要及时交接相关的档案管理工作，帮助参建人员进行档案整理，以便能够尽快适应到新岗位中。定期举办档案管理评比，发挥榜样的带头作用，刺激管理人员的工作积极性，以便能够为档案管理工作的开展起到促进作用。

结语：

综上所述，我国的铁路工程建设工作正处于高速发展阶段，不少国家重点铁路项目仍处于建设过程中。随着人民对美好生活的需求不断提高，对铁路建设的要求也会日益提升。根据铁路建设的发展现状，有些项目档案管理工作无法完全适应新时期的形势变化，在项目实施过程中仍面临很多的挑战。管理人员应充分认识和分析项目档案管理存在的必要性，注重和优化档案管理的规范化与科学化，将其在铁路建设中的作用发挥出来。不断完善项目档案管理的监管体系，提升档案管理工作的逻辑性，进而为铁路工程的建设注入鲜活的生命力。