浅析事业单位档案管理信息化建设

刘轶群

（哈尔滨青年宫，黑龙江 哈尔滨 150010）

引言

随着我国科学技术的迅猛发展，在信息化背景下，各种管理模式日益更新，陈旧的管理模式已经被日益发展的信息化所取代，新型的管理模式势必要被革新和推进。档案管理作为事业单位发展的一项重要工作，必将是首要革新任务，革新的核心便是实现档案管理信息化。然加强档案管理信息化建设不是偶尔的想法，而是事业单位的管理工作想要更好发展的必然趋势。事业单位档案管理信息化建设是一项漫长且需持续的发展任务，更是随信息化发展所必须要加强和重视的学习课题。在信息化大数据下，事业单位是否能在这变化万千的时代下处于不败之地，加强管理、创新理念、完善技术、更新设备则是提高事业单位取胜的关键。

一、事业单位档案管理信息化的重要性和必要性

（一）档案管理信息化重要性

一是提高了档案管理的工作效率。通俗地说，档案管理信息化就是利用信息化技术将纸质档案转变成电子文档使用，这么做会大幅度提高文档传递、查找的办事效率。二是对档案的安全性、准确性和完整性均得到了极大的改善。以往的纸质档案管理受工作人员的制约，极易使档案因放置随意或外界因素遭到损坏；以往的档案管理因人为手工可随意更改或替换，过程可能不得而知，无法进行加密或者隐藏处理，因此使其缺乏更可靠的准确性；以往的档案管理因文档的随意挪用或提取后是否按照原路径归位，使档案的完整性遭到了质疑。如今，档案管理信息化建设给档案管理带来了福音，解决了档案传输不畅，实现了档案管理的严密安全化，对于重要的电子文档可以轻松实现加密需求，保证了档案的准确度和完整度满足了档案管理的各方需求。三是对于事业单位一些会议或活动的音频、视频档案可以实现轻松加密存储，随用随看，免除了以往因磁盘、磁卡的存储造成的消磁、刮花等无法读取识别的现象。除此之外，进一步促进了档案管理的高效、便捷、完整、准确的需求，为推进事业单位档案管理多元化发展提供了坚不可摧的保障。

（二）档案管理信息化必要性

信息化管理技术为档案管理工作开启了新的里程碑，以自动代替手动的绝妙方式，给档案管理工作提供了更好更便捷的发展空间。从档案管理基本方式和框架结构方面都有质与量的飞跃。通俗地讲，档案管理信息化依附于产业的发展，通过信息化的普遍应用，建设以档案信息化为核心、电子网络为基础、以人为本、按规章制度实施的综合化系统。信息化的档案管理全面革新势必给档案管理水平的高度与广度增光加彩。目前，我国事业单位是经济发展以及社会和谐发展的重要体系部门，搞好新时期事业单位档案管理信息化建设不仅是促进档案事业的宏图发展，更是为单位与职工留存真实的原始记录的重要保障。

改革势必要有一个适应的阶段，在实施信息化的初期，仍有部分事业单位使用手工操作，随手的记录与摘抄虽能短暂的认为完成任务，但后续的记录纸张丢失，检索耗时，年久记录模糊等问题就会接踵而至。然高调提倡的“无纸化阅档、无纸化办公”成了口谈，实际工作中没有得到具体体现。在迅速发展的信息化背景下，想要与时代接轨，走在发展和时代的前端就必须与时俱进。基于此，改变陈旧的人工手动的抄录势在必行。

通常来说，档案管理信息化建设的关键是在工作中的信息化管理，利用信息化的手段增强对档案的管理，将档案管理从真实触摸到的保存模式向无形数字化的模式转变，借助单位的内部局域网建立相互之间的网络档案信息化综合管理，将档案的存储与调出有效结合，从而满足档案管理的信息化要求，提高档案无限期存放的周期，并为随查随取提供便利、高效的档案信息服务。

二、事业单位档案管理信息化存在的问题

（一）对档案管理信息化建设重视程度不够

我国现行的事业单位中，部分高层管理层偏颇看重于对重要岗位的人员培养、以及对新技术的引进，对档案管理信息化建设并不重视。在领导们的意识理解上，没有多方全面了解该工作的重要性，存在一定的错误的认识，自认为档案管理无非就是一种简单的存储，不是能给单位创造价值的重要工作，差不多就行，不需要建立信息化。而往往都是因为领导们的这种心态，不作为，造成本单位档案管理信息化建设停滞不前，失去意义。

（二）档案设施陈旧、不全

因档案管理信息化建设得不到领导重视，所以在单位运营的整体规划中，往往对其投入的资金也是寥寥无几，这就导致档案管理设施缺少，不齐全；长期的使用，设备陈旧故障多。有的偏远贫困地区的事业单位甚至连计算机、相关使用软件这些基本的设施都不具备，最基本的工作环境和存储空间都存在较大的差距，这便严重影响某事业单位档案管理工作的发展，甚至是影响了整个单位的发展。

（三）档案管理方法笨拙、古老

档案信息化建设的意义在于使用先进的科技手段，利用网络信息化管理达到快捷、高效、精准，完整的档案管理手段。通过在实际工作中，满足事业单位档案管理的多方需求。但在现行发展过程中，部分事业单位的档案管理方法相对老旧，依旧停止在传统的管理方式，数字化管理程度相对落后，没有建立适合于本单位的档案数据库，致使事业单位的档案管理效能较低。随着社会科技的发展，众所周知，墨守成规的方式势必难以在时代中生存，档案管理的方法必须要适应时代的发展，与社会衔接，事业单位必须接受并改变传统模式的操作，做好档案管理信息化建设。

（四）档案管理人员专业水平尚浅

现阶段，部分事业单位虽然对信息化技术加以推广，但对档案管理的认识，仅在于对档案管理表面的提升，虽然配备了齐全的档案管理设施，但在人员的使用上，忽视了专业素质的培养。与此同时，没有对档案管理人员进行专业系统的培训，没有熟练掌握档案管理知识又能对网络信息化游刃有余的综合性强的人才，使得档案管理人员对大数据、云存储等新型的现代信息化技术肤浅的认识，片面的理解，甚至将手动与自动参半，即部分纸质档案，部分电子档案管理的方式，长此以往，势必对档案管理的发展造成影响，导致文件查找困难、数据丢失的现象频繁，没有真正的将其与实际工作完全相融合，无法达到预期的使用效果。要想真正的发展，必须接受新技术，培养管理人员的专业技能和综合素养。

三、加强事业单位档案管理信息化建设的方法

（一）加强对档案管理信息化建设的关注和重视

搞好档案管理信息化工作，必须得到上层领导的重视和认可。众所周知，领导们的支持和力度是任何工作得以开展的敲门砖。档案有关工作人员要积极向领导宣传和汇报档案管理信息化建设的重要性，促进领导对档案管理信息化的认识。作为领导层，也要同时代的发展看齐，站在发展战略新高度，对本单位的信息化建设给予足够的关注和重视，同档案管理工作人员一起在建设方案初期进行规划，使档案信息化建设不是一纸空谈，真正把档案管理信息化建设落到实处。

（二）引进先进足量的档案管理设施，加大投入

先进、齐全的设施是档案管理信息化建设中较为重要的问题。建设事业单位档案管理信息化非短期的工作任务，需要循序渐进，持续发展。如此一来，对于设施的完善就需要持续不断地购置档案工作所需的软、硬件设施，另如需要定期升级更新。在硬件设备上，需引进适量的计算机、打印机、扫描仪、刻录机等基本设施。档案人员通过先进的硬件设备档案资源进行整体的数据整理、扫描以及相应的格式转换；另外，档案人员需要通过各种文档处理软件，进行档案的收集、保管、共享相结合的综合性管理；需按照建立的规则和标准进行时时更新大数据，促进文档检索高效便捷；与此同时，应建立良好的网络安全防护系统，对重要的资源数据信息进行加密、备份、云空间上传等工作，积极做好电子档案的维护工作。上述问题，只有确保适量的资金投入，才能使档案管理信息化建设稳定、良好的发展。

（三）利用先进的技术手段

在引进先进的设施的同时，技术手段的使用成为另一重要问题。通过使用先进的技术手段来促使档案管理工作逐步向自动化、网络化迈进。档案信息化的关键就是利用先进的技术手段，将档案从传统存在的实体向数字化信息转变，以便于后续快速查找，翻阅等服务。利用计算机、网络等先进技术手段，建立档案数据库，设立系统的档案管理网站，真正实现档案管理信息化、数字化，是提高档案管理水平和效率最快捷的方式。

（四）加强对档案信息化管理人员的培养

新时期的档案信息化建设不仅对设施、软件及其网络有了更高的要求和约束，对档案人员的自身专业水平和综合素养上也提高了门槛。原有的传统方法已经被淘汰。档案人员要想与档案管理信息化建设接轨，就必须熟练掌握档案管理的有关知识，精通计算机及网络技术的应用。同时，事业单位要定期有针对性地进行档案人员的培训，借此提高档案人员的信息化的专业技术水平，更好地为事业单位服务。

四、结语

在科技飞速发展的时代大潮里，网络信息技术已经融入人们生活工作中，随处可见、密不可分。档案信息化建设作为事业单位的最基本也是最重要的管理工作之一，与国家和员工的利益紧密相连。所以，务必要深入贯彻、高度重视事业单位档案信息化建设，事业单位领导要明确信息化建设的重大、长远意义，将其放置在事业单位整体发展规划的首位，加大事业单位档案信息化建设的重视程度和投入力度，确保事业单位档案管理工作的健康稳定、和谐有序的发展，使其能够为我国经济建设提供更多更好更优的服务。