现代信息技术对企业档案管理的影响与对策

杨冬玲

（山东黄金矿业（莱州）有限公司焦家金矿，山东 莱州 261441）

一、企业档案信息化管理现状

（一）管理意识薄弱

企业忽视了档案信息完整、全面的管理，大部分人普遍认为档案信息管理只是一项基本的简单的文秘工作，只是人力资源信息、企业发展信息的存储工作，因此对企业档案管理缺乏一定的重视，导致专业档案管理部门和专职人员短缺，也恰恰因为人手不足，导致企业的档案管理滞后。思想上，如果没有准备、审核、抓取等内容有效整合形成一个统一的整体，从字面上理解和利用档案信息管理是不可能的，因此，企业档案信息管理较为表面，也没有长期科学的规划指南。

（二）缺乏有效利用，资源闲置

企业档案管理部门的管理应注重音像资料和档案的收集和整理，有的企业只注重文件保护，忽视音像和实物档案的收集，可能导致某些资源的流失，影响档案的完整性。为后续档案的整合和分析工作增加阻力，也因此，导致档案缺失管理，部分信息资源闲置，无法为企业建设提供有效的服务。

（三）工作体系不完善

由于缺乏应有的认识，没有相关规范和制约的工作管理或考核制度处理档案管理的各个方面，无法充分收集企业的档案信息，加上现时管理人员的整体水平表现出的不平衡的状态，即不仅资质水平低，而且思想觉悟低。不管是由于员工的能力或外部环境的影响，都极易致使文件信息的不完整、泄漏和丢失。

（四）档案的安全管理缺失

档案管理安全缺乏适当的基础设施，大多数档案管理员使用传统的纸质材料进行保存，计算机硬件软件配置低级，计算机经常出现可使用内存满载、系统崩溃等问题，防火墙等软件安全薄弱，病毒感染、入侵等危险时常发生，增加企业员工个人信息泄露的风险。

二、强化企业档案信息管理的必要性

大数据时代，业务发展需要数据的真实性、准确性和专业性，企业只有提供更加直观、完整、细致的数据分析，才能有效利用数据进一步推动业务发展。

（一）社会发展需要

当今世界，信息技术已成为经济社会发展的主角，人们对高质量档案信息的需求越来越多样，利用网络共享档案资源的需求也同样越来越大。传统的档案管理已难以适应时代发展与市场需求，因此，企业档案信息管理必不可少。

（二）档案保存与使用需要

众所周知，大部分档案是以文件为主的，需要长期保存，因此，改善保存环境是重中之重，为了避免文件受到洪灾、虫咬、火灾等潜在灾害，要使用先进的技术设备，实现管理科学化，彻底改进企业档案的管理和使用。

（三）可持续发展需要

档案管理的信息化不仅有利于相关企业发现和创造大量优质员工，以促进企业发展，而且对降低员工的工作强度有利，同时对提高员工工作效率有利，可通过计算机技术来提高工作效率、快速准确地处理档案，更好地开发和利用档案资源。

（四）有利于服务企业管理

档案管理作为信息的收集中心，可以直接决定企业的正常运转。因此，在大数据时代背景下，现代科学技术和网络技术融入公司档案管理任务，使生产与数据的各种环节得以有效连接，所有资源和信息均由公司各部门统一管理和存储，实现了信息完整性的保全和互换性的转换，同时也能保证信息的完整与真实，使工作流程更加规范有序，信息管理更加完善、科学。这不仅节省了工作时间，减轻了工作量，还避免了信息量冗余带来的混乱，加快了国际业务发展速度，这使得档案信息的综合管理得到实现，也直接提高了档案管理的质量，提高了工作效率，能更好地为企业服务。

综上所述，农业银行要加强金融扶贫工作，首先要认清当前工作中存在的问题与不足，通过分析具体的路径，坚持创新发展的思维，通过加强高层对接、加强扶贫模式创新、加强渠道建设、加强风险管控等多方面的工作，去完善金融扶贫的策略。最后，及时总结经验、借鉴先进模式，为更深入的扶贫工作提供思路启发。

（五）有利于指导企业发展

信息时代的到来给传统的档案管理提出了巨大的挑战，从纸质档案的管理到信息资源的管理，网络系统可以直接、快速、高效地再现完整的信息，可以直接反映经济活动和企业发展。不仅可以有效搜索和整合信息，使拓宽信息资源存储渠道得以实现，也使得存储更全面完善的信息资源得以实现，同时企业能通过在网络平台进行广告宣传，保存企业交易记录，发布企业人事招聘信息，从中可以摸索出企业发展前景和商业模式在未来的发展情况。为管理层在决策时提供参考资料，使得企业能够轻松、正确地预测市场，这些举措可以帮助企业完成更加正确的决策来迎合消费市场。因此，档案管理为企业业务发展提供了指导。

三、现代信息技术对企业档案管理的影响

（一）对传统管理理念的影响

所谓信息技术是建立在一种先进的技术基础上，充分适应生产与生产力的关系，这一层意识就是科学技术是主要生产力，这也凸显了科学技术的重要性。信息技术不断普及、信息技术持续传播，这些都冲击着传统的管理模式，我国传统的企业档案管理理念对网络平台、终端及相关的理论知识和技术已无法适应。信息技术作为一种技术支持，也使得工作人员从繁琐的工作中解脱出来，主动性和积极性不断提高，从而提高工作效率，创造更多的价值，为企业节约成本、提高收益。这是一种观念的创新、技术的突破。因此，企业档案信息化建设和管理要通过使用现代科技，来使企业档案管理水平不断提高，逐步冲破传统落后的思想观念，以创新作为精神和原则，持续更新企业档案的管理理念和方式，实现创新与革新，只有这样，才能在繁杂的档案管理方法和理念的资料中，发现真正适合中国现代企业的档案管理方法和理念。

（二）对传统档案管理队伍素质的冲击

信息技术包含的内容涉及范围很广，也恰恰因此，管理档案工作的员工不仅要具备丰富的管理知识，还要能实现原有基础上的更新升级，以确保档案管理知识跟得上更新换代，此外，还需具备一定的信息技术知识，能够对技术设备的操作和维护有一定的理解。这将对我国传统档案管理人员的技能和素质产生一定的刺激作用，许多员工往往不适应现代技术环境，主要是因为我国传统的档案信息管理与目前一代档案信息管理背景的性质和内容将难以兼容。目前，许多企业的档案管理人员不了解管理技能和方法，难以适应现代新技术的发展，这将严重阻碍我国企业档案建设和管理的现代化发展。

（三）完善管理技术与管理方式，迎接机遇

现在，对于信息技术而言，其属性主要表现覆盖数字化、智能化、网络化和社会化等方面，这样的特征与传统的档案管理手段明显不同，也正是因为现代信息技术具有的这些属性，企业档案信息才会持续不断地发生变化。在存储方面，可以一定程度上提高文件信息管理的效率，为企业文件信息共享带来可能性和便利途径。因此，目前，中国企业正在利用现代化的档案管理系统和计算机系统来开发并管理档案的管理建设，这些都大幅度地提高了企业档案建设和管理的效率。

（四）标准化程度不高、规范不健全带来挑战

我国传统的纸质文件管理，主要侧重于对纸质文件的适当保护和管理，只要没有遗失或丢失档案，就可以视为档案管理的合格。由于相应的规范制度没有规定和限制，加之管理方式存在缺陷，档案馆不能让其真正价值和重要性发挥出来。例如，一些企业有几十年前的一些档案，如何封存这样的特殊档案，如有必要，怎样使用合理有效，又没有明确规定的制定，这样迷糊的界定给档案管理带来非常大的不便，也无法真正反映这些档案的价值。

四、现代信息技术对企业档案管理的对策

（一）逐步优化档案管理思想

相关工作人员要理解企业档案管理的相关原理，在现代信息技术条件的作用下应用新思想，全面地掌握公司档案管理的整体工作，规范公司档案管理的步骤，确保公司档案管理活动在新的核心下进行。思想是行动的先行者，因此，在现代企业档案管理过程中，要牢牢把握思想的主体作用和隐性作用，要使现代企业档案管理得到强化，第一步就是要认识到信息化条件对企业档案管理的具体影响，还要认识到企业档案管理的现实意义。因此，我们需要确定企业档案管理的整体情况，档案记录管理不是记录人力资源部门的个别事务，而是发展企业业务整个过程的重要组成部分。通过运用现代信息技术，引进先进的管理手段，树立现代观念，实现档案管理规范化、科学化、现代化。

（二）对档案管理工作的设备进行建设与完善

为了改变一桌、一柜、一本书档案管理的落后现象，要结合现实中对于设备要求的需要，脚踏实地地提高现代技术支持工作水平。事业的开展以创造为先，在现代信息技术条件下，档案管理类工作显得尤为基础与重要，不仅要存储和复制文档，还要有一个既符合企业实际情况，又能相对于企业实际情况而言较为完善的ERP 系统。所以要注意公司档案的管理，无论从哪一个方面落脚，都需要付诸实践。

（三）探讨并建立科学规范化的管理机制

档案信息管理是一项持续时间长、工序复杂的工程，没有良好的管理机制，不仅不能保证正常管理，而且可能会适得其反。因此，通过实现建立科学规范的档案信息管理体系，对使用电子档案管理的各个环节加以限制，实现精细化、可追溯，这是保证档案信息电子化管理的根本方法。一是统一档案管理标准，由于过去的档案管理基础差、档案质量差，特别是各类档案之间的兼容性差、软件可转移性差等不足导致档案管理标准不一致，是需要重点解决的遗留问题；二是明确具体制度，管理落实使用过程。因为档案信息化建设的科学严谨性要求，所以需要制定较为完整全面的管理制度，从接收到封存各环节都需要严格把关，以方便档案的管理和使用。

（四）全面增强档案管理人员的能力素质

持续性为档案管理人员的培训和学习投资，不断提高他们在信息化局势下适应档案管理需求和管理技术的能力。一是坚持“集中学习与自学相结合”的模式，不断完善培训教育机制，确保档案管理人员技能水平保持上升趋势。二是加强档案管理服务与部门的合作，高效整合档案管理的资源，建立共同合作机制，加强及时交流互通，加强贸易合作，转化档案资源，利用信息管理工具有效提高工作经验和提高创新能力。

结束语

综上所述，随着现代科学技术的不断深化发展，在新的时代，中国企业在创建和管理档案方面也面临着越来越多的挑战和机遇，面对挑战，在企业档案信息化建设和管理过程中，要根据现代技术，改进和提高企业档案管理水平，逐步打破传统思想束缚，遵循开拓进取、不断创新的精神和原则、思路和方法。面对挑战，我们应根据现代技术改进和提高企业档案管理水平。面对机遇，信息技术的整合为档案管理提供了有利条件，企业应合理利用这些资源，与时俱进，加强自身建设，培养正确的管理意识，不断刺激着档案管理水平持续提高，为企业发展提供强有力的支撑。