档案信息化建设的关键措施

王秦

（新疆阿勒泰市委办公室，新疆 阿勒泰 836500）

在单位的日常档案管理工作中，档案管理人员需要对有效数据进行收集整理，并把整理好的大数据进行分类汇总，再及时录入相关信息系统，以便在今后的数据调用中，高效快捷地找到相关数据，提高整体工作的效率和质量。在单位的日常档案管理工作中充分应用现代科学技术，不但可以提高相关数据的处理效率，减轻档案管理工作人员的工作压力，还能有效降低数据处理错误率，提高档案管理工作的整体质量，充分发挥出档案管理工作的积极作用，更好的为单位提供服务，进而促进整个社会的稳步发展。

一、单位档案管理工作现状

（一）纸质化档案管理较为普遍

目前来看，单位档案管理工作主要是以纸张为载体，进而对档案进行准确记录、合理保存、有效提取和及时调用。这种纸质化档案管理模式，在给档案管理工作人员带来较大工作量的同时，也难以将档案数据处理的正确率稳定在较低水平，很大程度地提高了档案管理工作的难度。[1]同时纸质档案文件还占用了基层事业单位大量空间，还需要做好相应的纸质文件维护工作，例如日常要注意档案文件的防潮、防火、防虫，在一定程度上不好保证档案的完整存续。

（二）已存档案资料没有得到有效利用

目前来看，大部分单位的档案资料的利用率较低。档案管理人员在耗费大量时间、精力对档案进行整理保存后，在后期工作中，并没有对这些档案资料进行合理有效的利用，没有充分发挥档案资料的作用与价值。在众多不利因素的共同作用下，基层事业单位档案资料使用率较低较为普遍，这大大降低了工作人员的工作效率，还造成了社会资源的极大浪费。产生这个现象的主要原因是单位档案管理人员普遍对档案价值的认识较为不足，同时基层单位的纸质化档案管理模式，使文件资料检索工作进行地极为缓慢，档案管理人员无法快速在大量纸质文件中找到需要的文件，难以及时解决实际工作问题，不利于单位总体工作的进行。

高效完成单位的档案管理工作对基层事业单位的正常运营具有重要意义。由于单位工作内容繁多，工资收入较低，使得很多档案管理专业人才从事基层事业单位的档案管理工作的意愿不是很强烈，从事单位档案管理工作的专业人员较少。在这种情况下，单位雇佣的档案管理人员的专业知识和技能大多达不到相关标准，不能有效解决日常档案管理工作中的难题，进而产生得过且过的心理。因此单位必须采取有效措施，通过提高与工作挂钩的奖金绩效等方式，激发档案管理人员主观能动性，提高工作效率。单位通过吸引档案管理专业人才，可以完善单位人才队伍的建设，事半功倍的完成单位档案管理的现代化建设。

二、档案信息化建设的关键措施

促进档案管理朝着信息化方向发展，可以有效规范单位日常档案工作，对单位正常运营发挥巨大作用。

（一）加强工作人员对档案管理工作的重视程度

只有相关单位提高对档案管理现代化的重视程度，才能更好地促进单位的档案管理现代化建设，领导和相关职工需要对档案管理工作的重要性进行充分了解，同时需要就加大档案管理工作人力、物力的资金投入，更大程度上保证档案管理相关措施的有效落实，并通过对档案管理工作落实情况进行事后监督，促进档案管理现代化建设工作的进行。

（二）提高档案工作人员档案管理工作能力

档案是历史记录，是重要原始凭证，具有重要的参考价值。档案管理工作人员要充分认识到档案管理工作的重要性，认真对待档案管理工作，确保按期完成工作任务。同时单位要提升基层事业单位档案管理人员业务能力，相关科室人员要认真学习档案整理办法，全面掌握档案整理工作各个流程、规范要求及操作步骤，提升业务水平，从而确保档案收集、整理、归档工作的有序开展。通过正确划分职责，有序推进单位档案管理工作进行。在档案的收集过程中，需要对各类资料进行全面梳理和整合，在整理资料工作完成后，把所有应归档文件科学合理地分类、排列、编号，保证单位档案的齐全、完整、准确。特别要重视重大决策的相关档案的建立，有效维护单位和个人合法权益，通过把具有法律效力的工程建设、物资采购等重点档案进行归档，保证单位的合法权益。与此同时，逐件仔细核对需要移交的档案资料，查漏补缺，完善档案资料。做到该收的档案尽收，该归的档案尽归，确保归档资料的完整性[2]。

（三）坚持不懈的进行档案信息化建设

档案信息化建设需要坚持不懈的努力，才能逐步显露效果。通过改变原来较差的管理方式、观念，并结合单位实际情况，找到档案信息化建设的有效方法。单位档案管理相关人员要把档案管理的信息化建设作为工作主要目标和方向。通过对原有档案管理系统进行不断创新，对设备与软件进行合理搭配，找到正确的工作方法完成工作任务，从而达到良好的工作效果。同时档案管理信息化建设的有效进行也需要快速提升档案管理工作人员对档案管理内涵的理解，促进档案工作人员在软件操作过程中，充分掌握单位档案信息化的建设进度，从而合理提高档案管理的水平与效率。

（四）建设档案管理专业人才队伍

为了更好地提高档案管理工作的效率，就需要单位加大档案管理专业人才的资金投入力度，通过提高单位档案工作人员的工作待遇，进而建立起专业的档案管理团队，通过专业队伍来对档案工作人员进行相关工作技能培训，更好更快的提高业余工作人员的工作水平，极大地提高了整个单位人员的专业水准。同时这支专业团队通过周期性的进行管理方法、计划的小组讨论，积极创新管理方式，更好地提高档案工作人员管理技术，提高档案管理工作的质量。

（五）健全完善档案管理的制度

在单位档案的现代化建设过程中，不仅要对整体管理体系上进行健全完善，在相关细节方面也必须加大重视，比如档案管理制度进行合理调整，就对单位档案的现代化建设发挥着重要意义。健全完善档案管理的制度需要针对各个岗位、职责进行细分梳理，在保证档案管理相互独立的状态下加强各个工作之间的合作，通过把各项工作进行整合管理，按照统一的高标准来对相关工作进行要求，有利于在较短的时间取得较好的成绩，从而提高管理质量，有效提升工作效率。通过健全完善档案管理的制度，可以一定程度上推动档案管理信息化建设。

（六）对档案管理方法进行优化

档案管理信息化建设过程中充分可以利用电脑软件快捷、方便的优势，进而对传统的档案信息采集、保存、处理等工作方式进行改善，极大的保证档案管理流程更加顺畅，进而提高档案的真实性、准确性、安全性。通过对档案管理流程进行合理简化，加强档案管理的信息化建设，进而加快档案管理工作的信息化的建设进度。

（七）对档案检索系统进行完善

档案管理现代化进程中，充分应用档案检索系统发挥着重要意义。在检索体系的电子化得到实现后，档案管理现代化模式的独特优势才能发挥出来，进而为档案价值的体现打下坚实的基础。近些年来，随着科学技术的不断进步，专业的分类软件研发出来，单位可以运用相关计算机软件，通过关键字、主题等重要信息的输入，进行快速准确的信息检索工作。[3]这就要求档案管理相关工作人员将计算机检索软件与档案管理更好地结合起来，充分利用相关计算机软件实现档案的快速汇总和检索，在快速档案管理的工作效率时，更好地促进档案检索系统的现代化建设。

三、结语

档案管理信息化是时代的大趋势，相关单位通过加强对档案管理工作的重视、促进档案工作人员档案管理工作能力的提高、档案信息化建设的坚持努力、促进档案管理专业人才队伍建设、档案管理制度的充分完善、优化档案管理方法、对档案检索系统进行完善等一系列相关措施的合理运用，能够在一定程度上帮助单位逐步实现档案信息化建设，进而极大地提高档案管理工作的质量与效率，有效规范单位日常档案工作，对单位正常运营发挥巨大作用的同时，更好地为社会进步发展提供助力，进而促进国家各方面的快速发展进步。