文书档案整理归档流程及注意事项探究

唐菊

摘要：文书档案管理工作在单位的发展中具有不可忽视的作用和价值，在传统纸质化的文书档案管理工作中，因文书档案的查阅和管理工作比较繁琐、复杂，导致文书档案管理工作的价值和意义无法发挥出来。在信息化背景下，实现文书档案工作的无纸化建设可以极大提升文书档案调取、分享以及利用的便利性，让相关工作人员有深度挖掘文书档案价值的工作基础，逐渐实现文书档案价值的再挖掘，让文书档案管理工作在社会各项事业建设中的价值真正体现出来。本文对文书档案整理归档流程及注意事项进行分析，以供参考。

关键词：文书档案;整理归档流程;注意事项

引言

在信息化时代背景下，各个行业的档案管理工作逐渐实施了信息化建设，这样不仅可以极大方便档案管理，还可以实现档案价值的挖掘，提升档案管理工作的价值和意义。在信息化热潮下，文书档案管理工作逐渐实现了无纸化建设。对于文书档案管理工作而言，实现无纸化建设不仅是文书档案管理工作的需求，更是文书档案管理工作发展的趋势，相关工作人员应当在信息化发展的热潮下，基于实际工作进行思考，找到实际工作中存在的不足，有针对性地进行解决，提升文书档案无纸化管理和应用的质量和水平。文书管理工作作为各行各业基础工作之一，其工作效率的提升在一定程度上促进各部门、各单位工作效率的提升。

1文书档案归档流程

1.1排列

文书档案的排列以分类方案中的最低一级类目内，根据文书档案的重要程度及事由，并结合时间等因素，做好排列。尤其需要注意的是，不能机械地按文号排列，不能单纯的按问题排列，也不能固执地将全部文档按时间为序排列。在具体排列时，应把同一事由的文档排列在一起，在事由排列基礎之上，再按照文书档案中的时间顺序或者重要程度进行排列。除了时间排序体现的客观性外，事由、重要程度多属主观判断标准，这就给文书档案排列更大的自主性和灵活性，因此，在实际操作过程中要不断的摸索、不断的总结和不断的提炼。

1.2编目

归档的文书档案目录项包括文号、题名、页数、日期、文件号、责任者、备注等。需要注意的是，文书档案编目应逐件进行，且要确保编目全面、细致、深入、全面、精确，保证后期档案的检索和利用，防止因编目不当而出现的“死档”。其中，文号应完整，无文号可空着，题名注意不得任意简写或省略;页数要连续，空白页不标页码;责任者应填写全宗名称或规范化简称，出现多个责任者，应选本系统、部门中的重要责任者。附件具有较强的独立性，无法在正题名中反映时，可在附件标题中一并抄录。

1.3装盒

文书档案的装盒根据问题、保管期限的不同分类进行分类装盒，保管期限不同、问题不同，不得装在同一盒内。此外，要在“盒内文件情况说明”中详细注明盒内文件是否存在缺损、修改、补充、销毁等相关情况。

2文书档案整理归档工作中需要注意的几个问题

一是范围鉴定。根据文件是否具有保存价值及合乎归档要求，从而作出其是否具有转化为“档案”的“资格审查”。根据《归档文件整理规则》的相关规定，以下三类文件不属于归档范围：文件不齐全、未处理完毕，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确不属于归档范畴的。二是密级鉴定。根据文书档案公开程度，将其鉴定为公开、秘密。密级依据文件登记的密级确定，分为秘密、机密和绝密等。经鉴定属于秘密及以上的文件资料，应严格按照《保密法》规定，交由专人负责整理、归档。

3新形势下文书档案数字化管理的改进策略

3.1领导重视，统一规划

文书档案的所在部门负责人和分管领导应对档案数字化管理的必要性和重要性有高度认可，充分提高对此项工作的重视和关注，并制定相应的工作规划。这需要档案管理员充分学习档案法及相关规定，并对现代化文书档案管理的发展现状及存在的问题学透吃透，以便于向分管领导作出充分的解释说明。在确定文书档案的管理模式后，核算应用数字化管理所涉及到的人力、物力和财力，以便于统筹管理过程中的财务预算，更快更准确地通过招投标购买计算机、扫描仪、软硬件等实用性强且利于数字化管理的工具。

3.2增加投入，完善设备

新形势下文书档案的数字化管理需要各单位增加资金投入，首先，应设立专门的档案室，并保证功能合理，流程便捷。档案用房应保证“三分开”，即档案业务工作室、档案库房和阅档室分开。档案室的橱俱布置、防护设施应符合相关规定，并应定时检查更新。有条件的单位应配专业密集架，密集架的设置应符合相关的承重要求，并应保证档案室预留足够的面积。应健全档案库房制度，包括库房日常安全管理及保密规定等内容。其次，档案库房中应安装使用空调、除湿机、加湿器等设备或专门的温湿度自主控制系统，并应定期检修。应配备档案专用计算机、扫描仪、光盘刻录系统、专业软件系统和存储设备，以及档案专用的打印机、复印机、照相机、防磁柜和消毒柜等设备。

3.3人才培养，提高素质

文书档案管理人员的专业水平和能力是数字化管理实现信息传递无障碍交接的必要性前提。档案管理人员应借助于提高专业能力的培训模式，全面提高从业人员的专业素养和综合素质，最大限度地提高档案员的专业能力和水平。一是选拔档案管理人员时应严格把关，不仅要考察档案从业资格，也要对档案管理人员的计算机网络知识提出更高的要求。二是在提升档案管理专业素养的同时，还要加强计算机知识的学习和培训，提升档案管理人员的计算机操作水平，组建一支既懂计算机知识又精通档案管理的高素质档案员队伍。

结束语

信息化背景下，文书档案管理工作的无纸化发展是一种历史发展的必然趋势，为提升无纸化管理和应用的质量和水平，相关工作人员需要深入对文书档案无纸化管理工作进行思考，明确其中存在的隐患和工作的要点，确保文书档案无纸化管理工作建设的科学性、合理性、有效性和规范性，让文书档案能够在信息化建设的背景下发挥出更大的价值。

参考文献

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