企事业单位档案管理的策略分析

何伦刚

摘要：档案是企事业单位各项活动直接形成并保存下来的历史记录，具有文字、图画、声像等多种形式和载体的查阅，参照使用价值。然而，进入信息时代后，传统的档案管理工作出现的问题日益突出，直接影响和阻碍了档案管理水平的提高，所以如何促进档案管理的“转型”、“升级”已经成为当务之急。为此，企事业单位应重视档案管理工作，正视问题、冷静思考，从档案的基本特征出发，改进和优化管理观念，对管理方法加以改进和优化，从而全面提高档案管理的质量和水平。

关键词：企事业单位;档案管理;策略分析

中图分类号：A  文献标识码：A  文章编号：（2021）-46-001

档案是企事业单位历史发展的真实记录，档案管理是企事业单位日常管理的重要组成部分，是促进企事业单位健康发展的基础和动力。近几年来，企事业单位档案管理工作有了很大的发展，但也存在着种种问题，因此，转变和优化已成为目前需要研究的课题。为此，本文以从建立高素质档案管理队伍、促进档案管理安全化入手，对构建与完善企事业单位的档案管理体系对策进行系统分析。

一、注重人才培养，建立高素质的档案管理队伍

人员是保证档案管理工作正常运行的关键，但实际情况是档案管理人员素质待加强，管理工作待完善。目前，一部分人员从其他岗位中提拔上来，容易在工作中忽视档案管理工作。另一部分人员未接触过档案管理工作，没有经验，不熟悉管理工作内容，而严重影响了档案管理工作正常运行。所以，管理者应当加强人员素质培育，让其熟悉系统的管理知识及现代化管理观念、管理技术。同时，还应当颁布《工作守则》，通过严格管理工作规范与工作内容，保证档案管理人员的工作效率。

1.加强培训机制

学习是一个人不断成长、发展的重要动力，要想提高档案管理人员的素质，就要给他们更多的学习机会。为此目的，企事业单位应加强档案人员培训机制，提供出外学习与训练的机会，邀请专家学者赴企事业单位培训，并由企事业单位档案工作人员培训，提升档案工作者的综合素质，吸纳新知识、新技术，更好地完成档案管理，为档案管理提供智力支持。比如，企事业单位重视并结合档案人员的专业素质，建立每月一次的培训机制，有效保障档案管理者的职业能力。通过培训，档案管理员逐步掌握了搜集、整理、鉴定、存档等资料。

2.引进专业人才

专业化的档案人才是提高档案管理效率与水平的必要因素。企事业单位要尽量引进专业人才，作为专职档案工作者，弥补目前档案管理人员的不足，以适应工作的需要，有效地推进档案管理工作。比如，为了尽快改善档案工作的现状，企事业单位学可以聘请专业的档案管理员来管理档案，从人才的选拔、任用等方面进行严格筛选、层层选拔，制定严格标准，并对其工作经验、规划、构想、实操等重重把关，同时还应当给予更多实习时间，确保在熟悉环境后考察管理人员和教师的真实能力水平。当档案管理专业人员被挑选出来后，企事业单位会协调配合专业的档案管理人员工作，制定出行之有效的管理方案。在后续管理过程中，应适度放权，在做好管理基础上保证个性化发展。由此，管理者在实际工作中也应当严格而果断，针对实际情况及时给出判断，在保证大方向正确下提出建设性意见。

二、夯实物理与技术防护，促进档案管理安全化

1.夯实物防

物防是档案信息安全管理的基础和前提，不仅保证了档案信息的安全，而且使其健康发展。企事业单位档案管理部门和管理人员应该加强档案信息物理防护措施的完善，建立起高质量的信息安全管理体系、健全硬件系统防火墙。具体地说，企事业单位档案管理部门要加大投入，注重档案设备的改进与更新，建立一批配置高、运行快、储存性强的配置，包括电脑、扫描仪等设备，并保证工作设备功能完善、运行稳定，能及时修补安全漏洞。另外，企事业单位档案管理部门还应完善档案信息资料保管设施和相关设备，确保信息载体符合档案保管的各项技术标准要求，防止档案信息丢失、损坏。

2.加强技防

信息时代背景下，档案工作者最担心的是计算机病毒的入侵，因为一次病毒的入侵可能会导致数据的丢失或泄漏，造成无法估计的损失。所以应该以档案信息安全管理为重要支撑，通过构建安全智能档案系统，灵活应对信息时代档案管理中出现的各种信息存储、非法获取等安全问题。为此，企事业单位档案管理部门需要建立与技术人员、档案管理人员相结合的档案信息生成控制系统，利用各种技术保证其信息内容的创新性。其次，要建立档案信息安全检查体系和立体防毒系统，确保档案信息安全。此外，还需要建立档案信息自动备份系统;确定档案信息的安全等级和使用权限。举例来说，当遇到非法入侵时，这个档案安全管理功能系统会自动锁定程序，检索外部的入侵地址，一旦出现安全威胁，系统就会自动启动。这样，就可以有效地规避各种安全问题，提高档案管理的安全性。

归根结底，档案管理，是让企事业单位获得发展的动力。因此，企事业单位档案管理部门必须与时代同步发展，直面問题，冷静思考，推进企事业单位档案管理水平的不断提升，为企事业单位的健康发展、高速发展提供有力支持。

参考文献

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