以法治化信息化促进文学史料整理编目规范化
——以中国现代文学馆为例

吴春梅

中国现代文学馆 北京 100029

引言

2020年6月新修订的《档案法》在2021年1月1日开始实施，新《档案法》从法律层面要求各级档案部门加快配套法规制度的立改废工作。作为文学研究的基础阵营，文学教育的重要基地，现当代作家之“家”，现当代文学的“宝库”，并作为“文学馆联盟”的发起和主要同盟单位，中国现代文学馆有责任研制文学档案专业的行业标准，构建起系统完备、科学规范、可操作性强的文学档案管理体系，从而使文学档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化。在这个大数据时代，每分每秒都有海量信息涌入我们的视野，敲击我们的耳膜，对于零散的碎片化的信息，即使我们有收集的意识，但无序化无规范化的整理将使瓦玉集糅，更谈不上高质量的提供利用服务。随着时代的发展，一个作家或一个组织在文学活动中形成的原始信息载体越来越繁杂，文学档案资源的发掘和整理已经不限于故纸堆中，大量直观具体、声像并茂、信息容量大、饱含温情的文学资料有着传统档案无法比拟的文物、文化价值。为了更好地“用”，就要更好地“管”，树立信息化意识对文学档案进行标准化、规范化的著录是档案资源现代化建设的基础。笔者结合工作实践，对涉及的各类文学资料具体分析，探讨文学档案整理编目中需要规范控制的细节，希望为同盟单位的业务工作起到一定的参考作用。

1 文学书刊资料的规范化管理

1.1 作为文学档案的书刊资料范围及特点

图书，不仅是一代一代人知识的凝聚、智慧的结晶，而且一本好书可能影响人的一生。文学作品是以语言为工具，以文字为形式，形象地反映生活，表达作者对人生、社会的认识和情感，以唤起人的美感，给人以艺术享受。文学作品出版物本质上是作者为反映生活而进行艺术创作后知识与思想的结晶。以档案为视角，文学类出版物的收管服侧重于出版、装帧、修订、校勘、参考等方面的史料价值，以及作品本身的文学史价值和版本价值。因而，中国现代文学馆的馆藏图书资料所追求的就不是“多而全”，而是“少而精”，按种类分，文学馆的图书资料包括图书、期刊、报纸。按版次分，可分为初版、再版、修订版、意见版等。作为史料档案，图书资料的初版本、特殊标记价值是研究者尤为关注的。

文学馆图书资料的特点是：①具有时代性，能够突出反映时代风貌；②具有代表性、特殊性；③具有思想性、历史性、科学性、艺术性；④注重稀缺版本的收集；⑤注重反映个人藏书风貌。

1.2 书刊资料的整理与编目

文学馆的图书资料以捐赠品居多，在整理中首先要对图书逐页翻检，了解其保存现状，为后续的加工处理提供依据。检选中将存在缺页、脱页、残页、水渍、污迹、粘连、虫蛀、脆化等情况的图书单独放置，视情况做简单修补、装袋、装盒、无酸保护等处理。一般图书在接收后都应做除尘除菌除虫操作，一方面防止尘螨对档案工作人员造成直接的身体伤害；另一方面也避免图书入库后对馆藏品造成间接的交差污染。但是，鉴于民国图书纸制脆化严重的实际问题，传统的除尘除菌方式可能对书籍有所伤害，因此要谨慎操作，不适宜处理的宁可不做，置于装具中待日后单独处理，也不要造成无可挽回的损失。

作为史料档案入藏的图书资料原则上库存两本，因此在对捐赠图书进行检选时有必要做馆藏查重，若被检选图书有严重书籍质量问题，或馆藏已有两本以上存本，且非签赠、批注等有特征性收藏价值的版本，将不予入藏。由于文学馆的专业特性，馆藏图书以文史类书籍为主，其他类别虽有所涵盖，但毕竟不成规模。因此，在对图书进行初步分类时只按文史类、工具书类、综合类划分。

图书著录有图书馆通用的《中国机读目录格式》为指导，设置常规著录字段，如条码号、书名、丛书名、分类号、责任人、页数、开本、册数、出版者、出版时间、价格、版本、版次、装帧、签赠信息、备注等，按版权页信息完整著录。文学馆的图书资料有档案史料的特殊性，因此在某些字段的著录中也有其特殊性规则。首先，文学馆图书多为文学类，因此不必根据中国图书馆图书分类法编号，仅按文学馆特设的大库、文库区别图书、期刊、报纸，形成唯一的条形码编号，编号规则为：文学馆图书分类号+图书流水号（八位数字），如WS00004567，即一册一条码。图书编目时按种管理，每种图书编目一条数据，即同种图书，含有几个条码馆藏就有几册书。期刊和报纸同样按种管理，每种期刊编目一条数据。但由于文库期刊是以捐赠人或捐赠单位为设置文库的依据，所以文库中期刊种类多，而且每种期刊并不连续，所以仍然是一册一条码，即同种期刊有几册就有几个条码。而大库期刊，因为是连续订购刊，会按年装订，所以一年一条码。其次，文学馆的图书史料编目对出版地、出版者、出版时间和版次有特别的要求，出于版本学研究的需要，要尽量做到翔实记录，尤其初版本图书必须要在著录项中注明。鉴于签名本对我们了解人文相交情况的重要意义，签赠信息也是尤其要著录的字段，但人名章和出版社章不做签名本著录。如文学馆的“巴金文库”有8000余册藏书，其中签名本就有2000余册，是“现代文坛中作为文学档案的独特存在”[1]，重点标注才能成为重点管理和保护的依据。

2 非书资料的范围及特点

文学馆的馆藏史料档案的另一个重要的组成部分是大量的非书资料，现当代文学史料中那些作家著作的原稿，包括文稿、诗稿，或者更宽泛的包括作家日记、书信、读书笔记、写作素材的记录等兼具文学性的副文学文本，以及作为文学活动原始记录的照片、音像资料，和体现作家写作状态和生活状况的实物资料，甚至间接反映作家审美情趣、收藏爱好、文人友情的书法绘画藏品。大量的非书资料的入藏管理是文学馆面临的重要难题。

3 非书资料的分类整理与编目

近几年，图书馆方面对非书资料的管理虽然也有一些尝试，但方法上各不相同，而且涉及的非书资料种类也没有那么繁杂。为了规范、合理地整理和著录非书资料，便于对非书资料科学管理和提高其利用率，采取文献学、档案学、文物学相配合的方法，结合工作实践，科学地整理和著录是文学馆对馆藏文学档案应该坚持且不断完善的基础性工作。为了使非书资料账目清晰明了，方便查找，将非书资料进行分类，建立独立的著录单元，全面揭示其主体内容、外部特征和关联关系是对文学档案进行统一编目的重要环节。

由于没有可借鉴的经验，文学馆的非书资料分类整理还处于探索阶段，工作水平和质量还不高，还存在认识问题和解决问题的不足。文学馆的分类整理结果最终反映在分类库存保护上，登记结果反映在资产总账上。总登记账是藏品登记的核心，文学馆各项业务的开展都是以总登记账为基础进行的。总账登记是将征集来的资料依据入藏标准，经过鉴选，确定要入藏的藏品登记账。由于时间紧任务重，登记内容不求具体，但求准确，为后续的入藏保管、详细编目、保护修复和统计利用提供数据基础。而详细编目环节则要列出每件史料的所有描述项，力求翔实、全面地反映资料的内容、品相特征等细节。具体操作方法是：首先，将非书资料进行科学分类，再按类别根据档案价值进行检选，将确定入藏的资料分别登记其基本信息，形成藏品资产总账，并建立捐赠资料清单。文学馆的非书资料按手稿、书信、照片、字画、实物、音像制品和其他类分别设置唯一编号，编号规则为：非书分类号+顺序号（八位数字），如DG00000123。非书资料按件管理，即一件一条码，一件藏品一条编目数据。由于非书资料的分类不同，需要著录的信息项也不同，具体类别要作具体分析。

3.1 手稿资料

手稿是“作家以传统书写方式书写而成的文字”[2]，文学馆的手稿资料包括创作文稿、诗稿、日记、笔记、讲话、素材记录、写作大纲等，印刷、打印、复印件不包括在内。因为载体形式不同，采用的保护手段和保管方式会有所不同，所以电子文件手稿和录音资料也未归档于手稿资料范围。手稿资料在藏品总账中登记的项目是：条形码、题名、责任者、写作时间、版本属性、数量、捐赠人和捐赠日期等。手稿著录的依据是以手稿本身为信息源，由于并不像图书有明确的版权页作为参考，在进行详细编目时通常需要档案人员对手稿做适当的研究，了解整部手稿的情况，再加以分析、说明、摘录、判断，才能确定（或拟定）题名、责任者和时间等信息。对于责任者的著录，为了提高检索命中范围，责任者项一般采取按手稿本体照实著录，署名不同的作家要在括号中著录该作家影响较大的常用名，如巴金作品的署名有尧棠、芾甘、佩竿等，应著录为：尧棠（巴金）、芾甘（巴金）、佩竿（巴金）。关于手稿的版本需要标明：原件、复写件、代抄件、修改件等，这既可为分类保管提供依据，又能为统计利用提供便利。手稿资料专指度较高，除重点揭示作者外，还需要对创作过程中所使用的书写工具（如毛笔、钢毛、圆珠笔、签字毛、铅笔等）、文字色泽、载体形态（包括纸张类别、页数、开本等）、保存状况（如破损、霉斑、虫蛀、脆化、缺页、水渍、油渍、污迹、折痕等）作重点描述。最后的备注项中是对手稿的题名、责任说明、版本、日期、载体形态、关联信息等内容的附加说明，以及附加资料的描述[3]。

3.2 书信资料

传统意义上的书信，指用手写方式书写而成的向特定对象传递信息、交流思想感情的文书，所以很多学者认为它属于手稿的范畴。文学馆之所以将其单独划分出来，主要是出于对书信的数量、价值和被关注的侧重点不同而考虑。根据捐赠批次，以件为单位登记捐赠人、寄信人、收信人、版本属性、邮寄时间和数量，并记录常规信件必备的信封和邮票信息，以及信件保存状况的简单描述，是多来年文学馆对作家书信的一贯登记方式。书信所特有的寄信人与收信人的关系一般表现在称谓和署名上，但极不利于检索、统计，因此在著录寄信人和收信人项时，需要对称谓和署名进行适当的研究考证，以著录常用名为宜（或在括号中加注常用名），如方吾致姚雪垠的信，应著录为方吾（荒芜）致姚雪垠的信。工作中我们发现，作家书信不仅有原件，还常有底稿、复写件、打印件、传真件、复印件等，为了管理和利用方便，著录时需要特别注明。信函中夹带文稿诗稿、照片、转寄信和往复信的，均作为附件收入原信函档案袋中，并在备注项中详细描述其内容和状况。

3.3 照片

文学馆的照片档案多是指文学团体、组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括照片、底片和说明三部分，由于文学馆的档案分类在一定限度上决定了档案的保管空间和管理方式，同一质地的藏品归为一类存放在一个库或一个柜, 以配备合适的防护设备和实施统一的管理，所以在此所指的照片不包括数码照片和微缩胶片。照片和底片用专用照片夹和底片袋保管，一张一袋，顺序排列。照片档案在总账登记时只要简略概括照片中反映的时间、人物、事件即可。而在详细编目时，则要对照片进行详细的文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。编写文字说明应综合运用上述六个要素，概括地揭示照片影像所反映的全部信息，文字简洁、语言通顺，一般不超过50字，时间用阿拉伯数字表示。文字说明应以照片的自然张为单元编写，每张照片都应有文字说明，一组或若干张联系密切的照片还应加互见说明。

3.4 书画

文学馆的书画类藏品，多为宣纸质地，是保管的重点，无论是整理编目，还是库藏设备，都给予优待。书画档案在总账登记时，在名称项应简要描述类别和内容，如一幅内容为“高山流水”的书法作品，应著录为“书法：高山流水。”另外，还应登记责任者、年代等信息。书画档案的详细编目，对编目人员有较高要求，它的表现形式与风格的多样性需要具备一定的鉴赏和考辨能力，不但要熟知现当代文人作家，还要对文字的使用有一定的研究，而且对文字中通假字的使用，以及对文人的人名字号的来由等都有了解，并且能把这类知识运用到书画的赏鉴中。书画的定名可根据藏品年代、作者、绘画方式或书法体例、主题内容、形式等内容而定。作者，一般写作者的姓和名，而不写作者的字、号、室名、斋名等。所谓形式，是指轴、卷、横批、中堂、联、屏、册页、扇面、斗方、条幅等。书画在收藏保管过程中，由于年深日久自然老化或各种环境与人为因素，会导致书画破损、虫蛀、玷污或霉斑，文学馆收藏的书画还有：折痕、撕裂、脱墨、卷翘等情况。文学档案中的书画类藏品不仅承载着史性、科学性和艺术价值，还具有为公众提供欣赏和教育服务的功能。因此，书画藏品在文学馆保存的过程中，不可能仅出于藏品完整性保护的目的，而始终将其束之高阁，必然会因为研究和展览活动，经常出现提取和出借的需求。详尽的著录书画的保存现状，才能为书画的修复保护提供充足的现实依据。

3.5 实物

文学档案中的实物藏品主要是指文学团体、组织或个人在文学活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。文学馆的实物藏品种类比较繁杂，包括作家在从事文学创作时所用的文具用品、生活用品、家具器皿等，作家在文学活动中获得的证章、纪念品等，以及文学活动的牌匾、条幅、纪念品等。虽然包罗万象，但每个类别的藏品并不是很多，因此，我馆并没有按类别进行划分，只作顺序登记。实物总账重点登记物品的名称、数量、现状和来源。藏品定名要遵循客观、准确、简明的原则，名称应能体现该件实物的主要特征。一般实物名称要由年代、款识或使用者（作者）、特征或颜色、形状或功用等部分组成，意在“见其名如见其物”。而进入详细编目阶段，则要对实物藏品进行科学鉴定，判别年代；测定尺寸和重量；填写质地；注明完残情况等反映藏品外部特征的诸项内容。

3.6 音像电子资料

随着现代信息技术的发展，各种光盘、唱片、录音录像制品，以及可移动存储设备大量涌现，文学作品也以各种形式存储在各种介质上，文学馆入藏品中的音像电子资料也呈逐年上升的趋势。因此，我们对这类曾经被忽视的类别也开始重视起来。但是，这类资料又存在很多不确定因素，有些音像资料物质载体上所反映的信息较为全面，有的光盘需要运行安装程序才能看到主要信息源，还有一些光盘题名屏反映的信息与物质载体上所反映的信息不统一。对于以上出现的各种问题，一定要认真分析比较，做出判断，提供给利用者一个准确、完整的资料信息。物质载体上的条码号要与包装盒上的保护一致，载体上用油性笔写条码号，尤其光盘面上不得粘贴条码和书标，以免对光驱造成损害。音像电子资料的载体形态可以是唱片、磁带、磁盘、光盘、可移动存储等，其内容和体裁可以是音乐作品、文学作品、语言资料、影视作品等，在资料著录时，要综合考虑以上因素，尽可能详尽地描述音像资料的全部信息项。视为文学档案的音像电子资料与文学作品或作家有较强的连接性，因此在著录中要特别加入对作家作品的关联性描述，以提高资料利用率。鉴于音像电子资料对设备依赖度高的特点，载体、规格、语种的著录是必不可少的。由此，音像电子资料的详细编目项应设置为：条形码、名称、责任者、日期、出版发行、载体形态、规格、语种、包含人物、包含事件、内容提要项和备注项等。

由于音像资料不能被用户直接感受，不能像图书那样能让人随意翻阅浏览。因此，近几年对于音像资料基于内容检索的需求不断增长，文学馆已经尝试借助媒体资产管理系统的四层编目方式（即节目层、片断层、场景层、镜头层），对音像资料中所记录的内容做更具体的著录，从而便于利用者查找。但是在实践中发现，这样的编目方式固然有其方便、快捷、命中率高、极大地提高了编辑效率的显著优势，但对于档案纪念场馆人员不足、经费紧张的实际运营境况，优势反成为劣势，无法达到预期的社会效益和经济效益。由此可见，目前切实可行的办法是通过对音像资料的数字态著录，从各个角度来揭示其内容，不仅要让用户了解资料的大体内容和外貌，而且更要让用户掌握适用的范围和配备的设备等情况，达到能听、能看、能用的效果。音像电子资料的数据态著录研究可以借助数字人文、智慧文学馆等项目在后续完善。日前，电子文件的凭证作用已经被法律认可。对于文学馆，大量的电子文件进馆是未来业务的重要趋势，电子文件的收管藏的重点是考虑其“四性”（真实性、完整性、可用性、安全性）检测如何反映在著录信息上，并对其采取有效的安全保障。另外，电子文件虽然已经属于数据态资源，但对编目人员的业务要求是将其信息挖掘和提取，以描述电子文件中所记录的历史，从而达到快捷检索的目的。

当前，文学专业性档案馆对文学档案的整理编目尚处于探索和实践阶段，但随着档案信息化的不断深入推进，档案整理编目的重要性势必在档案资源化管理中突显。通过对一件件文学史料档案的逐项著录，不仅掌握了藏品数量、品相，而且对藏品有了科学的认识，为进一步研究和利用提供了可靠的业务依据。因此，切实贯彻落实新《档案法》，制订适合文学档案的登记规范和编目原则，是新时代档案管理高质量发展的业务要求，是完善档案信息系统的前端控制，是构建文学档案信息化框架、实现全国文学史料档案的资源共享的先决条件。