信息化时代机关事业单位业务档案管理的创新

淄博市国土资源保障中心 孙志国

机关事业单位业务档案主要指的是相关单位各项公务活动中形成的，具有一定查考、利用和保存价值的，各种形式及载体的历史记录。业务档案管理是事业单位档案管理的重要组成部分，在确保机关单位科学决策，提高业务、管理和服务水平等方面发挥着重要作用。国家对于机关事业单位业务档案的收集、整理、归档、移交、保存、使用等都有严格的规定，强调实现机关档案科学、规范管理。在信息化时代背景下，业务档案管理工作也需要科学将信息化技术运用其中，实现业务档案管理的科学创新，提高档案管理的水平和质量效果。

一、信息化时代机关事业单位业务档案管理的特点和意义

机关事业单位各项工作的开展和实施强调为人民提供更优质的服务，我国各项改革工作的实施，给机关事业单位提出了更高要求。业务档案管理工作是单位组织管理工作的重要内容，相关工作的开展和实施在保证单位组织有序运营、科学决策，提高单位组织服务质量和工作效率等方面发挥着重要作用。随着单位组织业务活动的增多、业务范围和服务领域的扩大，档案管理的信息内容也逐渐增多，档案管理工作的实施强调对这些信息进行科学整合、合理记录、分类管理、及时归档、妥善保管、有效利用。信息化时代背景下，强调加强信息化建设，科学运用信息化技术和手段，完善相关档案的登记入册，对档案内容进行有效管理，创新档案管理的模式，优化和改进档案管理的流程，确保档案准确、安全，更好地满足机关事业单位实际工作实施及健康发展的需求，最大化的发挥档案管理的作用和价值。

二、信息化技术在档案管理中运用的优势

信息技术在档案管理中的运用有着明显的技术优势，信息化建设，是档案管理工作创新的主要趋势之一。一是有助于提高档案管理工作的效率。机关事业单位业务档案管理涉及到的工作比较多、范围广、内容繁杂、工作量大，与单位组织各部门及业务活动的实施密切相关，信息化技术的运用，能够高效处理数量多、类型复杂的数据信息，极大地提高了档案资料收集、整理、归档、保存、共享和利用的效率，还节约了档案管理的时间和成本。二是保障档案的完整性和安全性。将机关事业单位的电子文档、数字文档、原始纸质文档、声像文件等构建为一个完善的档案数据信息库，丰富了档案载体，扩大了档案存储的空间，同时有助于减少档案磨损、丢失等问题，方便检索、查阅和利用档案资源。三是，方便档案资源共享共用。借助物联网平台、信息化平台，可以实现档案资源的科学传递和共享利用，档案信息的提取、保存、更改等只需要依照规范的流程和一定的权限就可以便捷化的进行，提高档案信息的使用效率。四是提高档案管理水平。借助信息化技术，可以实现档案信息的及时收集、数字化存储和分类归档管理，方便档案资料信息的检索和利用，为机关事业单位业务活动开展、管理服务和经营发展提供依据。

三、新时期机关事业单位业务档案管理存在的问题

（一）信息化程度不高

目前仍有很多单位档案管理采用的是传统的手动管理模式和信息化管理模式相结合方式，且信息化程度不高，无法满足当前业务档案管理的实际需要。单位组织间比较分散，协调和合作水平不高，相关的设备和技术比较落后，大多不能根据自身的需求，设计适合的档案管理系统平台，借助信息化技术进行业务档案管理的能力不足。此外，高水平、专业性的档案管理人员缺乏，管理人员信息化水平不高，整体年龄结构偏大，不能熟练的运用各类信息化平台，影响了业务档案信息化管理的效率。

（二）档案管理流程有待优化

部分单位业务档案管理缺乏统一、规范的标准，没有严格的依照国家相关标准和规范进行工作，存在自己建立管理标准的现象，不仅影响档案管理工作的标准化、规范化开展实施，还影响单位间档案信息资源的共享。而且，部分档案管理人员对档案管理和归档的相关流程、要求、标准等把握不准确，实际工作实施中仍存在管理混乱、借阅和利用不规范的现象，容易造成档案信息遗失、丢失和泄露问题。

（三）档案管理不到位

部分单位组织对业务档案管理缺乏全面的了解和认知，重视和投入程度不够，导致档案管理工作落实不到位，影响档案管理价值和作用的发挥。缺乏全过程、全方位的管理，没有与机关事业单位业务活动的开展同步进行。业务档案管理只是进行简单的档案资料记录、整理、存储工作，缺乏对档案信息资源的深入挖掘和利用，档案资源的共享利用程度不高。部分单位组织档案管理人员工作中仍存在档案信息收集和整理不全面、分类管理工作不到位、归档不规范、存储数据丢失、资料信息利用率不高等一系列的问题。

（四）档案安全管理工作不到位

档案信息化建设，在提高档案管理效率和水平的同时，也增加了电子档案存储的风险，当系统受到破坏或者是设备系统兼容性不强，受到恶意攻击等，都可能造成档案数据丢失、泄露、恶意修改、更改的情况。

四、信息化时代机关事业单位业务档案管理创新的思路和措施

（一）提高信息化管理水平

随着科技的发展，档案管理的有关规定强调机关单位应加强业务档案信息化建设，并促使机关信息化建设、档案馆信息化建设协调配合，有效提升档案信息资源的共享共用，提高档案信息化管理水平。首先，要夯实信息化管理基础，进一步的健全和完善基础设施设备、完善软件系统。其次，要提高档案管理人员利用信息技术的能力和水平，确保其明确自身的职责和目标，认真学习业务档案管理的规范和标准，强化信息化、数字化建设意识，科学运用大数据技术、数据库技术、数据压缩技术、信息化技术等先进技术，提高档案管理水平。三是加强档案管理信息化、数字化建设，构建完善的档案资料信息系统，集中做好业务档案信息的收集、整理、归档、加工、处理、利用相关工作，提高档案管理的效率和资料信息共享利用效率；强档案数字化建设，将以往的纸质文件、声像文件、电子档案建成完善的档案信息库，实现档案的分类管理、有序归档和高效化传递及共享共用。加强档案网站建设，完善档案网络数据化平台，方便档案资料信息的查询、检索和利用；加强数字档案馆建设，促使档案在各相关部门之间的有效交流、传递和利用，为其工作的开展和实施服务。

（二）优化档案管理流程

科学优化档案管理的流程，严格依照相关的规章制度，对机关事业单位的业务档案实施统一、规范的管理标准。管理人员也需要明确档案管理、归档、借阅和利用的流程、要求、标准，确保档案管理的规范有序性，有效规避管理混乱、借阅和利用不规范的现象。

（三）创新档案管理理念和模式

机关事业单位需要充分地认识到业务档案管理工作的重要作用，强化全员意识，引导各相关单位、部门和人员积极的配合档案管理工作的实施。加大重视程度和投入力度，将档案管理与事业单位的业务活动开展、机关事业单位运行管理同步进行，全面记录相关资料信息，及时收集、整理和存储相关档案文件资料，并根据实际情况，不断调整、更新、修改档案资料信息，确保档案信息的真实性、完整性和准确性。加强档案管理信息化建设，将信息技术、数字化技术科学运用到业务档案管理工作中，推进档案管理工作向电子化、信息化方向发展，依托先进的技术构建完善的信息平台、档案资料数据库、管理信息系统，将机关事业单位业务活动中形成的文件资料、信息记录转化为电子文件、数字化档案，实现档案的统一、集中性管理。借助信息技术和工具，实现档案资料信息的深入分析，对于不同类型、不同作用的档案资料分类管理，充分挖掘和利用信息资源，提高档案资源的利用效率。

（四）做好档案安全管理工作

档案管理工作的实施要切实做好硬盘、磁盘等的保管工作，做好防潮、防火、防磁工作，保障档案资料信息的完整性与安全性。具体工作的实施，还强调定期对电子档案、数字化档案进行备份，对存储系统和相关设备进行维护和更新，减少因设备损坏、设备故障造成丢失档案资料的情况。做好档案信息安全管理相关工作，确保网络安全，科学设置防火墙和档案权限，做好重要档案资料信息的保密处理工作，有效规避档案信息篡改、遗失、窃取等情况。

五、结语

综上所述，信息化时代背景下，信息技术在各行业和领域得到了广泛的运用，其在档案管理中的运用也具有明显的技术优势。机关事业单位业务档案管理工作也需要科学借助信息技术，加强档案管理信息化、数字化建设，创新档案管理的理念、模式和方法，优化档案管理流程，提高信息化管理水平，实现档案信息的高效化、标准化、数字化管理，为单位业务开展和发展提供支撑和依据。