电子发票在应用中的局限性及改进思路探 讨

许丽娟

（中广（绍兴）有线信息网络有限公司，浙江 绍兴 312000）

电子发票是互联网时代随着电子商务、电子政务的不断深入发展而产生的新兴财务手段。人们在销售货物、取得劳务及从事其他应税行为时开具或取得的收付款凭据，称为发票。而电子发票则是在传统的纸质发票的基础上，随着信息时代的发展而来到我们日常工作生活中的，具有时代进步意义的新事物。本文将以有线电视行业为例，结合笔者实际工作经历，简要分析电子发票在财务工作中的应用现状。

有线电视行业，面对的是几十万的区域用户，服务好所辖区域用户是企业的根本目标。由于用户数量较大、发票种类繁多、手续办理复杂，传统的开票模式费时费力，特别是在收费高峰阶段，营业厅需要设专人开票，可能还会造成长时间的排队，进而影响服务质量，使用户不满意。特别是在去年“新冠肺炎”期间，要尽可能减少业务的线下办理。笔者所在企业对此也进行了一系列的探究，在用户系统中加入开票软件，在办理业务的同时可以生成发票内容，并在联机状态下打印版式发票。2020年3月，财政部档案局出台了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，明确推广电子发票。在当地税务部门的扶持下，本单位于同年5月开始使用电子发票，这如同春风迎面，让广大的一线工作人员感受到了信息化所带来的工作便利。

一、电子发票的优势

（1）电子发票最直接的优势是降低了发票的生产成本、缩短了传递时间、节省了储存空间，最关键是为环保做出了很大贡献。电子发票摒弃了纸质发票易破损、丢失、实物交接等的不便，特别是电商企业，开票地和发货地往往不在一处，在需要邮寄货物的同时还需要邮寄发票，由此造成运营成本的增加。对于有线电视运行行业来说，电子发票直接减少了每年几十万份的纸质发票成本，并且节约了财务档案的存储空间，优势非常明显。

（2）开具电子发票操作简便，直接在电脑端进行，不存在手工开票的误写问题，在点击提交之前都可以无限制地修改。还是以本单位为例，如果在税务的开票系统和用户系统之间做个接口，直接将用户系统的操作导入税务开票系统，然后提交发送，用户手机或邮箱马上会收到完整的电子发票。这样的操作，不仅流程简洁明了，工作效率高，而且让开票人员从繁杂的手工开票中解放了出来，也改善了有线电视的用户体验。

（3）后台数据统计方便快捷。发票开具数据实时查询导出，业务部门可从繁重的手工记台账工作中解脱出来，按各自需要查询客户开票情况，信息完整，精准无误。财务部门根据需要查询，可按销售类型、所属期间、客户类别等统计导出，分类入账，为精准交纳税款提供保障。

（4）为税务部门监控提供更为有力的保证。税务部门与偷税漏税行为的“斗争”一直没有停歇，而如何有效防范，仅靠税务人员的“火眼金睛”，虽然极大程度上避免了偷漏税行为，但人工查验难免存在局限。而电子发票实时与税务系统对接，再加上申报时的权限设定，可以从源头上抵制这种不法行为的发生。电子发票的上线是税务系统征纳税款的一个重大创新举措。

二、电子发票应用中存在的局限性

1.容易出现重复报销、弄虚作假问题

对于这个问题有主观意愿和客观因素，但都严重影响了正常的生产经营，不仅给财务工作带来诸多风险隐患，甚至会对社会造成不同程度的影响。对于那些有意利用图片处理、黑客行为等高科技手段的违法行为，更需严加防范。此外，还存在由于财务人员疏忽导致的重复报销入账的问题，此类问题除了从流程上加以规范，还需从电子发票源头上加以杜绝。

2.电子件归档有待强化

2020年，在《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》出台之前，不少企业财务人员作为发票接收第一关，不明确发票入账归档的重要性。《通知》明确，以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存该纸质件的电子会计凭证[1]。目前来看，很少有企业在保存电子档案，相反绝大多数企业是把电子发票打印后报销入账，并没有真正实行信息化、电子化。

3.应用范围亟待扩大

自2013年第一张电子发票面世，到2015年逐步推广试运行，再到《通知》出台前，仅有少数企业使用开具电子发票，其中还是以电商为主。这在一定程度上给经办人员和财务人员造成了压力。工作中出现沟通困难，电子发票需要打印后仍按原来纸质发票一样的模式走流程报销入账、归档。电子发票逐渐成为新形势下的主流形式，越来越多的企业探寻快速开出电子发票的方法，以节省开发票时间和人工成本，从而提高工作效率[2]。因此，扩大电子发票覆盖面已成为时代进步的必然。

4.信息安全意识有待提高

互联网时代，在便捷的同时也容易忽略安全。因此，保证信息安全和电子发票归档保存是财务人员必须面对、认真执行的一项重要工作。

三、思考与探索

（1）针对本文提出的重复入账、真伪甄别的问题，有些观点认为，所有电子发票纳入“征纳勾选平台”企业财务可以通过平台查验发票，但本文认为，这只能解决真伪问题。还有些企业在使用扫码枪，对已报销入账的电子发票进行扫描，建立一个发票元数据库，每次收到的发票先通过数据库甄别后再报销付款，但这需要大量的手工劳动，而且也只能解决重复入账的问题。如何才能事半功倍，一个操作同时解决两个问题呢？本文试图在综合上述两种模式的基础上，通过以下三步来解决这一问题。一是推行公务卡形式，可参照机关事业单位公务人员的报销模式，使银行刷卡和电子发票在时间、地点、金额上一一对应，通过公务卡银行收支流水杜绝重复报销的现象。二是开发系统接口，使开具方的发票元数据，经税务系统甄别后能通过接口实时从税务系统导入接受方的财务系统。通过公务卡报销支付后的企业银行流水能通过银行企业端导入付款方的财务系统。三是财务人员把发票和流水核销后填制成记账凭证。这样处理既杜绝了重复入账，又使李鬼无处藏身。技术上可将电子发票与财务系统进行对接，方便财务人员直接看到其内部信息。例如：发票付款、金额品名等，并自行组成记账凭证，不仅极大缩减了工作流程，还使该项财务工作变得更为有序、简洁。

（2）归档储存的问题。目前，国家层面还没有系统的电子发票管理制度出台。《通知》规定的电子发票必须以电子档案形式归档。目前有极大部分企业尚在探索中，笔者认为，可以没有纸质打印件，或者以统计表格的形式入账，但不能没有电子档案。《通知》强调，已经以合法合规方式进行电子化归档的电子会计凭证，无须再归档其纸质打印件。针对这个问题的解决，本文在此提出一些个人看法，希望能抛砖引玉，达到共同的目的。首先我们可在第一个问题的基础上加以拓展，上游企业开具发票后，通过税务系统接收，再将信息传递至下游企业。然后下游企业可通过OA等办公软件接收，按规定权限完成电子签章后导入企业财务系统。至此，电子发票的电子档案可在OA系统由办公室统一归档，又可在财务系统归档，形成双保险，做到电子发票百分百以电子形式归档、储存、保管。

（3）推广深入的问题。电子发票的推广范围没有往纵深推进的话，不但不能使发票成本降低，反而会造成多次打印，把原来的一次打印数联变成现在的多次打印，而且纸张成本由原来的薄型联次纸张变成现在的A4纸，使成本大大增加。《通知》出台以来，已有绝大多数企业使用了电子发票。《通知》还对小规模企业、财务核算不齐全的单位在实行电子发票的工作中遇到的问题进行帮扶指导。本单位在去年5月上线试运行，接下来的几个月里，随着税务部门的广泛宣传，财务人员的耐心引导，企业内部营销模式的适时推进，用户的接受程度成正比上升，电子发票的开具份数逐步趋向平稳。笔者对本单位2020年各类发票的使用情况按月做了全面的开具份数统计。从5月到11月，电子发票开具份数占全部发票的比重由0上升到85%以上。后期随着增值税电子专用发票使用范围的扩大，电子发票将全面取代纸质发票，财务税务将真正走向信息化时代。前面提到的方便、环保、降本增效将指日可待。

（4）网络安全的问题。网络时代，网络安全先行。首先，企业可通过提高安保等级、设置防火墙、杀毒软件等方式进行防控。另外开票电脑单独联网，定期备份数据等。其次，国家层面对开发维护电子发票的平台运营商进行筛选，优胜劣汰，对好的、规范的企业进行扶持，从政府层面去统一规范运行维护。最后，作为财务人员要紧跟时代步伐，从单一的计账核算中走出来，融入互联网+的时代，对可能发生的风险有一定的预判能力。笔者认为，风险应对中有一个最有效的办法，那就是通过风险控制来降低风险。通过财务人员的预判，把风险扼杀在萌芽状态，从而更为有效地杜绝可能发生的损失。

电子发票是一项利国利民的伟大创举。作为这个时代的财务人员，能即将从繁重的手工劳动中解脱出来，倍感幸福。同时，又深感面临挑战，相信通过国家对开票平台的扶持，税务部门的鼎力合作，电子发票模式定会走上一条成熟的、规范的业财税融合的阳光大道。