文书档案电子信息化管理探讨

辛晓会

摘要：随着管理机制的逐步完善，要求文书档案工作的质量能够得到大幅度的提升，可以说提升文书档案管理质量能够进一步推动机构管理和档案体系的完善。随着电子技术的进步和发展，促进了很多行业领域的发展和突破，这已经成为了本世纪以来的主要行业发展趋势，推动了各个领域的变革和发展。通过对电子信息技术的应用，使得文书档案工作出现了大幅度的改变，并建立了新的管理理念和思路，提升了整体的信息化管理能力和水平，是在这一新时代当中给予文书档案管理工作的一项重要的任务。基于此，对文书档案电子信息化管理探讨进行研究，仅供参考。

关键词：文书档案;电子信息化;管理策略

引言

新时期单位工作内容越来越多，工作量越来越大，对文书档案管理工作提出了新的要求，新时期的文书档案管理工作只有向着规范化方向进步，才能更好地适应新时期对档案管理的需求。规范化管理档案能够让档案在整理、借阅和归还等过程中更加有序和便捷，让规范化的档案管理成为促进单位发展的基础和支撑。

1电子信息化技术在文书档案工作中起到的重要作用

随着互联网技术的发展，在文书档案管理的过程中通过计算机建立了相关的管理系统，对于以往在管理中经常碰到的问题进行了彻底的解决，对于文书档案相关资源的运用变得更加轻松，防止了很多信息资源的长时间闲置，无法得到有效的利用，这样才能够使得这些具有价值的信息资源能够更好的发挥作用。通过电子信息化技术的运用除了提升管理效率之外，也让管理的方式变得更加丰富和系统，从而实现了更为细致的管理。通过互联网技术的应用，能够实现档案信息资料的有效整合及分析，利用系统网络和区块链之间的连接来更好的应用文书档案信息，为后续的决策工作带来可靠的信息支持，进一步增强了文书档案的应用效率。

2传统文书档案工作中存在的问题

2.1管理人员对规范化管理不够重视，缺乏规范性制度

单位文书档案管理是否规范与管理人员的管理意识和工作态度有很大关系，很多管理人员在管理档案的过程中并不具备规范意识，在管理中也缺乏有效的制度来保证管理工作的规范性，使文书;档案难以实现规范化管理。很多档案管理人员依旧采用传统的管理方式，并不具备创新意识和革新精神，没有主动了解现金的管理方式，管理人员.没有意识到规范化管理的重要性，文书档案也得不到规范管理。单位档案管理的相关制度不够完善是档案无法实现规范化管理的另一问题，很多单位本身对档案管理的工作就不够重视，自然也不会针对规范化管理制定完善的管理制度体系，管理工作没有明确的制度约束，无法督促管理人员主动进行规范化管理。

2.2文书档案管理人才队伍建设落后

当前很多单位在文书档案信息化管理过程中偏重于硬件设施的配备和软件系统的引进，对于文书档案人才队伍建设重视程度不足，很多文书档案管理人员年龄偏大，多是其他岗位转岗而来，未经过系统的档案專业教育和培养，对相关档案管理制度执行和落实不到位，在档案信息化建设过程中对于大数据、云计算等技术掌握得不够全面，难以将大数据、云计算等技术运用到实际的文书档案信息化管理之中。由于文书档案人才队伍建设落后，影响了单位文书档案信息化管理的推进，也难以对单位文书档案信息资源进行系统的开发，无法为单位中心工作提供必要的档案信息支持。

3文书档案电子信息化管理策略研究

3.1加强对文书档案规范化管理的重视程度

单位的工作对促进社会发展有着重要的意义，各项事务的决策与制定都和文书档案内容的完整性关系密切。所谓文书档案管理就是对单位和个人的信息、档案有序的存放和管理，一般来说档案管理就是对职工的工作经历和单位开展的活动进行记录，从而反映单位发展状态，发挥档案管理的优势，从而更好的服务于单位。有必要让文书档案管理趋于规范化，以此带动单位各项工作的稳定进行。要求提高管理人员对文书档案管理的规范化认识，强化其规范化管理意识，明确文书档案管理工作的重要性，时刻关注文书档案管理是否能达到规范化标准。引导工作人员了解档案管理工作的社会价值，明确该项工作的社会属性，为档案管理制度的完善提供帮助。提升相关人员综合素质，健全奖励激励机制，激发档案管理人员的工作积极性结合文书档案管理工作情况，按照具体的工作内容与岗位制作确定激励措施，强化相关人员的综合管理责任。要求管理人员坚守岗位职

3.2加强档案队伍建设，保障档案管理安全

从文书档案信息化管理的角度看，大数据时代的到来对单位文书档案管理方式、内容、手段都产生了深刻影响，文书档案信息化管理正向着多元化、开放性、智慧化、信息化方向发展。因此，有必要针对文书档案信息化管理存在的信息安全问题，完善相关的制度机制，引进更为先进的档案信息管理软件，进一步提升文书档案信息安全属性。在具体实施过程中，有关领导和人员应定期关注文书档案信息化建设的具体情况，及时解决存在的问题，为文书档案信息管理配备先进的软件系统，设置安全防火墙，完善文书档案信息管理制度，设置文书档案信息查询权限，确保文书档案信息安全，为后续文书档案信息资源的合理开发和利用提供保障。

3.3建立良好的创新环境

首先，要重视基础部分的建设，主要是从硬件方面来进行着手，对平时的工作环境进行积极的优化和改善，并要对设备和仪器进行及时的更新，对软件进行升级，确保文书档案的信息化管理能够得到顺利的进行。其次，要在加强硬件投入的前提条件下，加强各个部门和区域之间的良好合作，通过互通和交流来进行资源转化和共享。

结束语

文书档案管理工作是一个单位正常运转的必要保证，也是单位管理工作的重要基础。各单位应重视文书档案管理工作，充分认识大数据时代文书档案管理信息化建设的必要性，认真对待档案信息化管理存在的问题，采取必要措施，进一步提升文书档案管理水平，更好地促进单位长期可持续发展。

参考文献：

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