智慧司法下法院电子卷宗的归档模式与实践检视

谢登科 周鸿飞 /吉林大学法学院

随着网络信息技术在司法活动领域的运用，诉讼程序内的信息沟通和交流逐渐由线下物理空间移至线上网络空间，由此带来在线诉讼在司法活动中推广使用。传统纸质诉讼卷宗在制作、保存、流转等方面已无法适应司法活动信息化和在线诉讼的发展要求[1]。很多国家和地区正在开展诉讼活动中电子卷宗的实践与探索。在美国，“案件管理和电子案件档案系统”（Case Management/Electronic Case Files）和“法院电子记录” （Public Access to Court Electronic Records）两大信息化系统在美国联邦法院得到推广使用。在欧洲，多个国家已使用电子诉讼系统并推行电子卷宗[2]。我国各地法院正如火如荼地推进在线诉讼和司法信息化建设，2020年6月修订后《中华人民共和国档案法》（下文简称《档案法》）第三十八条规定：“国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。”这为法院在线诉讼档案信息化建设和应用提供了法律依据。虽然在司法活动中推行电子档案有利于提高诉讼档案管理效率，但当前理论界和实务界对电子卷宗适用单套制归档还是双套制归档仍存有较大争议。为确保电子档案在司法实践中有序推广，化解电子卷宗归档的实践困境，需要以电子卷宗双重归档模式为基础来完善电子卷宗归档制度。

1 电子卷宗的两种类型：派生型与原生型

在贯彻《人民法院信息化五年发展规划（2016—2020）》进程中，各级法院着力推进电子卷宗随案同步生成，尝试探索电子卷宗在案件办理、诉讼服务和司法管理中的有序应用[3]。在司法实践中，电子卷宗归档存在“单套制”和“双套制”两种模式。前者是对电子卷宗进行单一式归档，归档后以电子档案的形式保存[4]；后者是对同一份电子卷宗进行双重归档，归档后以“纸质档案+电子档案”两种形式同时保存。随着网络信息技术不断发展，既往“纸质单轨制+单套制”文件归档模式正在发生变革，当纸质文件和电子文件同时存在时，通常采取“双套制”或“电子单套制”的卷宗归档模式[5]。

1.1 电子卷宗推行的正当基础：功能等值

目前，我国各地法院对案件卷宗正逐步实现由纸质卷宗管理向电子卷宗管理的重大变革，此种变革主要依赖于“功能等值”理论。所谓“功能等值”理论，其最早用于电子商务中，旨在解决电子商务推广中“原件”问题，即只要数据电文确实起到了功能上等同或基本等同于书面原件的效果，便可视为一种合法有效的原件[6]。

虽然电子卷宗与纸质卷宗的表现形式不同，但二者的价值功能并无本质差异。纸质卷宗所具有的文件存储、查阅、复制、核证等功能，电子卷宗都可以实现：第一，在存储功能上，虽然电子卷宗突破了传统存储物理空间，使用大容量硬盘存储或“云存储”，但纸质卷宗中所存储的相关文件和信息，大多数也可以借助于电子卷宗来保管存储。第二，在流转功能上，纸质卷宗主要是在物理空间中移送、接收、保管，而电子卷宗既可以在网络空间流转，比如单位内部局域网，也可以借助于电子设备或存储介质在传统物理空间流转。虽然电子卷宗改变了传统纸质卷宗移送方式，通过线上申请的方式实现同步异地流转，节约了司法资源，但也对电子卷宗流转的软硬件设备提出较高要求。第三，在查阅功能上，当事人和法院可以根据需要检索、查阅电子卷宗系统中的案件信息和电子文件，大幅提高诉讼效率。第四，在核证功能上，纸质卷宗主要借助于流转记录、人工比对等方式来进行核证，而电子卷宗除了可以采取传统核证方式外，还可以借助于完整性校验、可信时间戳、区块链存证等信息技术予以核证。

由于电子卷宗能够实现与传统纸质卷宗相同的价值功能，故其应当具有和纸质卷宗同等法律效力。我国《档案法》第三十七条第二款规定：“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”这就主要源于电子卷宗能够实现与传统纸质卷宗相同的价值功能。从价值功能层面出发，电子卷宗与纸质卷宗在存储、流转、查阅等功能上发挥相同的作用，甚至在同等条件下，其适用效果比纸质卷宗更优。然而，由于电子卷宗是借助于网络空间和电子设备来进行流转、存储，其在某些特定情况下的安全性可能要弱于纸质卷宗，因为网络空间和电子设备可能会被黑客攻击、植入病毒等而减损电子卷宗的安全性。

1.2 电子卷宗归档的运行流程

根据最高人民法院2016年发布的《关于全面推进人民法院电子卷宗随案同步生成和深度应用的指导意见》的通知，电子卷宗既包括法院在案件受理时接收或办理过程中形成的电子文件，也包括将纸质卷宗材料依托数字影像、文字识别等技术转化形成的电子文件。前者主要针对电子卷宗形成之前的电子文件，其明确指向电子诉讼文件，依此形成的电子卷宗通常为原生型电子卷宗。后者主要针对法院已有的纸质文件，其直接指向纸质卷宗材料，依此转换形成的电子卷宗通常为派生型电子卷宗。

关于派生型电子卷宗归档，其主要针对线下诉讼。随着全面推进司法信息化改革，电子卷宗在案件办理、诉讼服务和司法管理中得以推广使用，当前对于线下诉讼的纸质卷宗也逐渐朝向“双套制”档案管理模式转变。虽然此种归档模式可以同时存储纸质卷宗和电子卷宗两套文件，但其运行流程较为繁琐，包括纸质卷宗的纸质归档和电子归档两套流程。首先，纸质卷宗的纸质归档主要包括：第一，纸质诉讼文件的纸质归档。此类归档直接将纸质诉讼文件交由业务部门整理成卷后移交至档案室保存即可。第二，电子诉讼文件的纸质归档。在线下诉讼中也可能会涉及电子诉讼文件，比如作为证据使用的短信、微信、电子邮件等电子数据。实践中，对于电子诉讼文件纸质归档时，通常将电子数据刻录光盘或者打印、复制，进而将其放置卷宗中入卷归档。其次，纸质卷宗的电子归档需要运用扫描技术将纸质诉讼文件扫描为可传输的电子诉讼文件，进而将电子诉讼文件转化为派生型电子卷宗，通过网络传输到档案部门，或按档案部门要求扫描、转化后录入指定网络存储空间地址。

关于原生型电子卷宗归档，其主要针对在线诉讼。基于在线诉讼中的法律文书、证据材料等诉讼文件主要是以电子形式存储于在线诉讼系统平台，故对其归档主要包括电子归档和纸质归档两套流程。首先，原生型电子卷宗的电子归档。此类归档是将电子诉讼文件直接编目、汇总形成电子卷宗，进而对其进行电子归档封存。在原生型电子卷宗的电子归档流程中，电子诉讼文件仅以电子形式运行和保存，包括生成、办理、归档管理、移交、保存和利用等业务活动，即文件、档案的全程无纸化。其次，原生型电子卷宗的纸质归档。此类归档需要对电子卷宗的形式进行转换，即将原生型电子卷宗通过打印技术转换为纸质卷宗，进而对其进行纸质归档封存。虽然原生型电子卷宗“单套制”归档无需经过文件形式转换即可直接实现，大幅提高诉讼效率，优化资源配置。但现有法律规范对电子归档形式大多仅采取以“可以”为主的裁量性规范形式，暗示了当前电子文件仍以“双套制”为主的归档模式。

2 电子卷宗归档的制度障碍与实践困境

实现无纸化档案管理，由纸质档案转向电子档案是加快推进法院信息化建设，使诉讼档案成为动态档案信息资源的重要前提。虽然当前我国各地法院对电子卷宗归档进行了如火如荼的探索，但其仍存在着电子档案法律效力缺陷、电子卷宗“单套制”与“双套制”适用顺序错位和超期归档等问题。

2.1 电子档案法律效力的制度缺陷

电子诉讼文件的立卷、归档、储存、利用等应当按照档案管理相关法律执行。目前，《档案法》《电子诉讼档案管理办法》等法律规范在明确电子档案（电子诉讼档案）效力时，通常将其放置在与传统纸质档案的比较视角之下，虽然此种规定方式可以凸显电子档案与传统纸质档案在法律效力层面的共性，但其也存在如下缺点：

第一，原生型电子档案的法律效力缺乏独立性。我国《档案法》虽并未明确区分“原生型电子档案”和“派生型电子档案”两个概念，但其在第三十五条之规定中区分“电子档案”和“传统载体档案数字化成果”两种档案数字资源，其分别属于“原生型电子档案”和“派生型电子档案”。《档案法》第三十七条第二款在规定电子档案法律效力时，赋予电子档案与传统纸质档案同等效力。从法律概念和实质内涵来看，该款中的“电子档案”应当属于原生型电子档案。在原生型电子档案中，电子档案是其最初表现形态，而纸质档案是其派生形态。此时，若以原生型电子档案来对比纸质档案并赋予其相应法律效力，则既忽视了原生型电子档案的最初表现形态，也无法彰显其自身的独立价值和法律效力。

第二，无法涵盖派生型电子档案法律效力。虽然我国《档案法》区分了“电子档案”和“传统载体档案数字化成果”两种档案数字资源，但《档案法》第三十七条第二款在规定电子档案法律效力时，仅明确赋予了“电子档案”同等法律效力，而并未规定“传统载体档案数字化成果”的法律效力，这就意味着其仅明确了原生型电子档案的法律效力，而无法涵盖派生型电子档案的法律效力。

2.2 “单套制”与“双套制”的适用顺序错位

根据人民法院大数据和管理服务平台数据显示，2020年，全国新收案件中汇聚了电子卷宗的共有16782423件，电子卷宗覆盖率为90.64%，其中原审案件电子卷宗档案合并率平均为94.88%，全国范围内所有地区的电子卷宗档案合并率均达到95%以上[7]。截至2020年底，全国93%以上法院建成了电子卷宗随案同步生成系统，从技术上实现电子卷宗目录编制、网上阅卷、法律文书辅助生成、电子卷宗归档等核心功能。

通过上述数据可得，虽然全国法院电子卷宗覆盖率正稳步推进，不断增长，但实践中法院对于“单套制”与“双套制”的适用顺序错位。第一，线下诉讼中电子卷宗归档呈现出“双套为主，单套为辅”的实践态势。对于派生型电子卷宗而言，其归档前需要将纸质卷宗转化为电子卷宗，为了确保卷宗的真实性，法院通常将纸质卷宗作为原件予以留存，以便后期核证，对其归档也更倾向于采用“双套制”归档模式。虽然“双套制”归档有利于保障司法卷宗的真实性，但其既增加了司法工作量，也导致归档效率低下。第二，在线诉讼中对电子卷宗归档“单套制”的适用存在地区差异。实践中有些法院主要采取电子卷宗“双套制”归档模式，比如吉林省地区法院。而有些法院则主要采取电子卷宗“单套制”，比如北京、杭州、广州三地互联网法院。

2.3 超期归档现象较为严重

随着法院信息化建设全面推进，电子卷宗随案同步生成正逐步实现，如江苏省昆山市人民法院在电子卷宗同步生成的基础上全面推行全流程无纸化办案的“千灯模式”，广东省深圳市盐田区人民法院全面推行全流程无纸化办案，纸质卷宗不再流转，真正实现了网上办案的“单轨制”和“无纸化”[8]。

根据人民法院大数据管理与服务平台数据显示，从2016年1月至2021年1月，全国电子档案覆盖率已达到61.32%，但电子档案及时率仅有31.98%[9]（详见表1），而影响电子卷宗归档及时率除了技术原因之外，主要在于法院工作人员对电子卷宗的使用积极性不高。虽然当前电子卷宗“单套制”归档模式正逐步推进，且部分试点法院已取得较好成效，但在实践中，法院仍存在着电子卷宗录入不及时或有误的情况：第一，电子卷宗扫描不及时。一般而言，电子卷宗与纸质卷宗应当保持一致，同时生成，而实践中却存在案件承办人未及时录入相关卷宗材料，或将案件卷宗材料堆积到一定程度后集中扫描的情况；第二，电子卷宗扫描有误。基于扫描卷宗材料对于案件承办人有相关技术性要求，而部分承办人并不熟悉或习惯电脑、扫描仪的操作，由此导致卷宗材料扫描、录入错误，存在卷宗材料“二次扫描”现象。上述两种现象都将导致电子卷宗无法按期归档，既影响了司法档案统一管理，也给档案后期调阅产生不利影响。

表1 2016年1月—2021年1月电子档案质量情况分析

3 电子卷宗归档的未来发展与制度完善

随着全面推进司法信息化改革，深化智慧法院建设成果运用，当前司法活动中各种言词证据、实物证据都可以通过网络方式传达信息，并以扫描文本、原物模型或摄像录像片等形式被使用和存档[10]。然而，通过对电子卷宗归档现有实践困境分析可以发现，我国电子卷宗归档制度还存有不足之处，以下就结合电子卷宗归档的实践困境，提出相应完善措施。

3.1 明确电子卷宗直接归档的法律效力

虽然《档案法》第三十七条第二款和《电子诉讼档案管理办法》第二十九条都明确规定了电子档案（电子诉讼档案）与传统纸质档案具有同等效力，为电子卷宗归档提供了法律依据。但此种规定方式仅是将传统载体档案作为比较对象，对于由电子卷宗直接归档形成的电子档案没有作出独立性规定。

首先，对于原生型电子卷宗而言，其无需经过形式转换即可直接实现电子文件编目、归档，若强制要求原生型电子卷宗进行纸质归档，则既浪费司法资源，又不利于提高司法卷宗按期归档率。故原生型电子卷宗应当直接进行电子归档，由其归档形成的电子诉讼档案应当具有独立的法律效力。其次，对于派生型电子卷宗而言，其能够在诉讼中流转使用主要在于与原始纸质卷宗的功能等值，即派生型电子卷宗能够实现对原始纸质卷宗的“镜像复制”，并起到替代原始纸质卷宗进行流转、查阅、归档。故在司法活动中，当案件承办人完成对原始纸质卷宗的扫描、转换后，应当及时对派生型电子卷宗进行审核，发现卷宗扫描错误、缺失的，及时核实更正。对于案件纸质卷宗全部转化为电子卷宗，并已经完成电子归档的，应当明确其与传统纸质档案具有同等效力。

3.2 厘清“单套制”与“双套制”的适用顺位

随着法院全面推行全流程无纸化办案，虽然大多数法律文书、证据材料都可以在办案系统中直接形成电子文件，为推行电子卷宗“单套制”归档提供了有利条件，但改革并非一蹴而就，当前在线诉讼中原生型电子卷宗更适宜“单套制”归档，而线下诉讼中派生型电子卷宗则更适宜“双套制”归档。

首先，在线诉讼中，基于立案、举证、质证、庭审等诉讼环节都是在线上进行，且所有的诉讼文件都是以电子形式呈现、流转，故有学者主张，在线诉讼中应确立电子卷宗“单轨、单套制”的运行模式，以“单轨制”运行、“单套制”保管为目标，归档方式逐步从“以电子卷宗为主、纸质卷宗为辅”模式转向“电子卷宗单套归档保存”模式[11]。为了提高原生型电子卷宗的按期归档率，在线诉讼中应当全面推进原生型电子卷宗“单套制”归档，强化原生型电子卷宗“单套制”归档的制度刚性。

其次，线下诉讼中，基于立案、举证、质证、庭审等诉讼环节都是在线下进行，且大多数诉讼文件都是以纸质形式存在，故纸质卷宗是线下诉讼卷宗的原生形态，而电子卷宗则是基于纸质卷宗的派生形态。由纸质卷宗向电子卷宗的转换，不仅需要考虑转换效率，更要考虑转换过程中可能存在的问题，比如在纸质卷宗扫描过程中，因承办人操作失误而导致卷宗扫描模糊或缺失等情况。因此，虽然我国各地法院正逐步推行电子卷宗“单套制”归档管理模式，但改革并非一蹴而就，当前线下诉讼应当采用“双套制”归档，在法院完善相关配套软硬件设施之后再全面推行电子卷宗“单套制”归档模式。

3.3 提高电子卷宗的按期归档率

目前，虽然实践中部分法院采取电子卷宗“双套制”归档管理模式，但在电子诉讼档案制作过程中仍存在着纸质卷宗向电子卷宗转化不达标、不及时等问题，从而导致纸质卷宗重复扫描，加大法院工作负担。因此，应当优化电子卷宗生成、转化流程，提高电子卷宗按期归档率。

首先，对于在线诉讼而言，当事人通常按照法院要求将法律文书、证据材料等文件直接上传至在线诉讼系统平台。然而，当前在线诉讼平台并不能对当事人提交的诉讼文件进行自动分类、自动编目，当事人需要根据法院提示将不同的诉讼文件提交至不同端口，但当事人受到技术能力和专业知识的限制，往往无法准确地将诉讼文件提交至正确端口，从而导致电子诉讼文件混乱，无法及时完成归档。因此，对于采取线上审理的案件，应当增设专门的协助人员，通过电话服务或网页交谈方式对当事人提交电子诉讼文件的格式、类型、编码等予以指导，如果确有必要，协助人员还应当帮助操作困难的当事人完成电子诉讼文件上传，并对上传的电子诉讼文件予以先行审核，审核通过后再编目归档，从而避免办案法官对当事人上传的文件重复识别、调整，提高原生型电子卷宗按期归档率。

其次，对于线下诉讼而言，基于线下诉讼中的诉讼文件主要是纸质形式，对其进行电子化归档主要是将当事人提交的纸质文件通过扫描、拍照等技术手段转换为电子形式。为了确保派生型电子卷宗的按期归档率，对于需要转换文件形式的，应当由诉讼各阶段的业务部门分工负责。立案前，应当由当事人将纸质文件交由立案中心统一扫描、编目后再提交立案审查。立案后，当事人在诉讼中提交的诉讼文件应当由各诉讼环节的业务部门自行完成纸质文件的扫描工作。在庭审结束后，应由案件承办人将判决书、裁定书等诉讼文书及时转化为电子文书，并对其进行归档封存。对于案件承办人而言，若其未及时将当事人提交的纸质文件扫描上传，导致电子卷宗归档前存在“二次扫描”等问题，则可以对相关工作人员给予纪律惩戒，以倒逼其积极履行电子归档职责，提高电子卷宗的按期归档率。

4 结语

随着网络信息技术的高速发展，实现从纸质档案向电子档案的变革，不仅是为了满足“互联网+”时代背景下诉讼文件快速流转、海量储存的需求，更是为了让人民群众享受智慧法院带来的“数字红利”。虽然《电子诉讼档案管理办法》第二十九条明确了电子诉讼档案与传统纸质档案具有同等效力，但当前实践中仍存在着电子档案法律效力缺陷、电子卷宗归档模式适用顺序错位和超期归档等困境。为了确保电子档案在司法领域中得以准确运用，应当优化电子卷宗生成转化流程，并在明确电子卷宗直接归档的法律效力基础上，强化原生型电子卷宗“单套制”归档的制度刚性。