标准化管理视域下办公室文书档案工作的新路径

董林珏

（南京科技职业学院，江苏 南京 210048）

办公室文书档案的设定主要是为了更好地开展办公室的档案信息记录工作，并做好相关的资料整理。但是随着近几年各行各业发展的速度变快，相应的也加重了管理压力，导致文档档案工作需要参考的资料内容越来越多，如何提高资料管理的有序化，避免在资料使用中出现重复、调研难的问题，也成为了档案管理人员致力于研究和解决的主要方向。

目前，办公室文书档案工作主要存在有工作质量降低、工作方式标准化不够，工作内容与档案建设脱轨等问题。为了摆正档案管理的正确秩序，加强档案管理的有序性，提高文书档案管理内容的准确性。结合标准化管理视域的相关要求，对档案的制度建设、档案的信息化建设以及档案资源的归档内容等都做出相应的内容规定，以此更好地加强档案标准化内容，增进标准化的管理效果，推进档案管理的体系完善，提高档案的使用效率，增强档案的整体使用率。同时，也让文书档案得到妥善的管理和利用，最大化地发挥其应用的信息价值，让文书档案更好地服务于人民，提高办公室文书档案工作的一致性、有序化。

1 办公室文书档案标准化管理的现实意义

在办公室文书档案管理中强调其标准化，对于整个文书档案工作来说都有着一定的积极意义。不仅是在工作上提升了档案整理的效率，在工作实际与档案管理的现实意义上也发挥了重要作用。从其管理成效以及管理的过程上看，文书档案标准化管理主要可以提升档案价值以及保障文书档案资源的完整性。这两个部分都能够彰显档案的现实意义，实现办公室文书档案信息的高效利用效果。下面就这两个方面展开相应的说明。

1.1 有利于提升档案价值

首先，在办公室的文书档案标准化管理中，能够有效推动文书档案构建对应的数据库，在标准化的管理体系下，将数据信息按照主题、重要性等多个参考分类，构建出的数据库通过资源整合和再次利用，进而可以形成一个完整的数据服务中心。在该中心下可以给用户提供更加全面的档案资料，让客户进行对文书档案资源的整合利用。办公室文书档案信息内容丰富多样，在进行文书档案标准化设定时，可以将档案信息的原始资料也做统一地备份记录，由此进一步提升检索的效率和质量，提高档案管理的使用价值，增强档案管理的综合性，便于用户快速进行相关的档案信息查询和处理工作，有效增进档案信息的高效使用。同时，结合档案标准化的信息录入来看，在标准化的一体性资料使用中，档案信息能够保持一定的完整性、有序性，也便于之后对办公室文书档案内容的统一整理和管理，发挥档案价值，提升档案信息的使用效率。

1.2 有利于保障文书档案资源的完整性

从标准化的视角来看，增进办公室文书档案的标准化管理能够进一步确保档案资源的完整性，提高档案资源的规范化。例如在对文书档案的管理内容、管理流程以及管理方式上，通过标准化的管理步骤，可以确保档案管理的各个环节准确、高效。同时，文书档案信息作为一种凭证信息，内容关系到了办公室内部工作的各个方面，在规范化的管理体制下，可以实现对办公室内部各项工作的整体把握，避免出现信息资源处理错误、信息内容存在缺漏等情况，通过对档案内容的主题设置、资料归档、信息利用等，增进办公室档案信息的使用效率。另外，随着新形势的逐渐变化，尽快规范办公室文书档案工作，加强标准化的体系建设，对办公室文书档案的整体工作提升具有重要意义。不仅可以避免工作上的冗余、重复，还能减轻不必要的人力物力浪费，优化员工团队，减轻人力物力上的成本损耗。

2 办公室文书档案工作标准化管理常见问题

2.1 文书档案信息化程度低

开展办公室文书档案工作的标准化最关键的一个环节就是要对文书档案的相关内容进行智能化的信息整合和编辑，要实现对文书档案信息资源的整体标准建设，最关键的一项技术就是现代化信息技术。

办公室要具备一定的数字信息技术手段，当前绝大多数办公室文书档案工作的信息化程度较低，在文书档案管理过程中有很多繁琐复杂的人为录入的环节。还有一部分工作没有完成数字化的信息转型，还存在有部分的技术局限。因为信息化技术的问题，进而也导致了文书档案的管理效果不够明显，导致管理环节繁琐多样，使得工作的整体效率偏低，也耽误了标准化的体系建设，导致标准化的要求难以更好的执行开展。此外，文书档案工作在档案分类、编号等基础录入工作中，一开始的标准化便不够统一，在新的体制建设后，就意味着之前的录入内容要重新按照新的规定进行，所以这也将会是一个较大的工程量。还有部分团队在档案录入的最后环节中没有进行对文书档案的处理，也降低了档案管理的标准统一化。

此外，在标准化视域的要求下，办公室文书档案工作的各个环节要建立一个统一的录入体系，要拥有一个统一的办公室系统内容，由此才能确保每个环节的关联性，确保相关的数据信息能够实现同步录入，更好地迎合标准化要求下的办公室文书档案规范管理内容。

2.2 文书档案归档工作不规范

办公室文书档案要根据不同部门、不同单位开展不同的档案内容划定，且不同类别的文书档案其价值也各有不同。如何统一这些不同单位的档案内容，明确文书档案归档范围，重新设立办公室文书档案的一体化工作体系，这都是目前亟待解决的主要问题，也是影响办公室文书档案标准化建设的主要障碍。还有，存在一部分单位的文书档案归档时限不明确，也就为档案的完整保存、记录埋下了隐患，各单位之间在档案信息的入档中也有着时间间隔，这也表明了各个单位部门之间的衔接性不够紧密，影响了档案的入档情况。

最后，每个单位之间的立卷归档格式不够统一，没有统一的标准化规定，进而也难以达到一致性的文书档案建设要求，导致文书档案在建设和管理上存在有质量问题。总的来说，文书档案归档工作的不规范是由于没有统一的体制要求而导致的，各单位不管是信息技术还是归档的方式方法以及保存和记录的内容，都存在个体差异，进而也使得整体的办公室文书档案工作信息统一性不够强，存在有一定差异。

2.3 文书档案管理队伍建设不科学

近年来，办公室文书档案工作的资料在不断增加，但是档案工作的相关人员数量以及专业质量都还在原地踏步，很多管理人员的基本工作素质都还停留在最原始的位置，其信息技术水平以及对档案标准化管理的认识都远远不够。出现管理队伍质量问题的原因主要在于办公室文书档案建设在工作人员组成上，较多的重视专职队伍，而忽视了兼职队伍，同时对专职队伍也没有进行一定的能力培训，从而导致工作团队的整体实力不够。

兼职人员的工作有效性难以发挥，多数兼职的工作人员在工作中都充当了可有可无的角色，没有进行一定的岗位基础知识培训，对档案整理和管理的了解也不够，从而无法快速的适应办公室档案管理工作，无法发挥自身的能力价值，进而也影响了办公室档案管理队伍的整体建设和素质水平提升。另外，从目前现有的档案管理队伍的建设内容上看，培训的很多主题都缺乏指向性，不能够从切合办公室档案管理的实际情况出发，提出有针对性的提升意见，这也导致了办公室绝大多数工作人员对标准化认识不够，无法规范、有序地开展档案的分类、利用、整理等各项工作，影响了档案整理工作的整体效率。

同时，档案管理中的信息化技术水平比较落后，很多工作人员还未对信息化引起足够的重视，还不能够端正对信息化的态度认可，都依然停留在传统的档案管理中，可见，后续还要展开对管理人员信息技术的能力培养。最后还有培训方式过于单一，缺乏对员工的实践性提升，导致员工的学习和提升都停留在基础的理论认识上，缺少相应的经验沟通和交流过程。

3 办公室文书档案工作标准化管理提升策略

为了充分发挥办公室文书档案标准化建设的作用，结合上述现存的标准化问题，在提升策略上首先要注意做好信息化的基础建设，要能够进一步确定信息化技术的有效性，确保信息化技术的整体功能发挥，同时，做好对办公室档案管理的标准化体系制定，保证在档案的录入、使用以及管理中都有着统一、确定的体系，确保其整体的规范化、有序性。

加强制度建设，也有利于办公室档案管理的后续功能提升。最后，在档案管理的人才队伍建设上，这也是不可或缺的关键一环，有人才技术做后盾，才能不断提升现有的档案管理水平，不断提高现有的档案管理质量。下面就几个方面展开相关讨论。

3.1 深入推进信息化建设

首先，在办公室文书档案工作中注意形成电子化管理模式，要能够充分发挥信息技术优势，让数据化的科学技术能够助力于档案的规范化管理。第一要注意对现有的档案资料进行分类、编号工作，然后及时将这些分类好的档案资料录入进电子文件中，并做好备份处理。第二从技术层面的提升着手，在办公室的各单位中建立数据一站式管理和信息共享的大数据平台，打破传统的数据之间的隔阂，加强数据的联系性和紧密度。注意结合各单位的特点，利用档案管理系统设置相应的检索条件，从而便于各部门的使用，也最大化地发挥了档案管理的信息价值，体现了档案资源的实用性。

在对档案内容的转型中，可以使用扫描仪、微型相机等电子产品快速地将纸质内容转为电子格式，为之后的数字化技术奠定基础，提供资源保障。

3.2 做好制度建设，强化文书档案归档工作

在制度建设中，首先要细化文书档案的归档内容，注意将归档范围进一步固定。避免文件资料信息在归档时出现重复、乱入等情况。同时，办公室文书档案管理中可以根据各个单位的不同情况，根据对档案资料管理的不同要求，进行归档范围的明确划定。尽可能地提高归档的规范性。还有，在各单位之间明确归档时限，建立统一的标准化归档制度，确保档案资料从录入到归档以及之后的管理筛选上，可以衔接充分，避免任何环节上的疏漏，或者文档信息的丢失。在文件的立卷归档中注意规范形式，确保每一份档案文件都以相同的归档标准进行。比如说页数、页面大小、纸张类型、标题等，从而实现对归档档案的标准性、统一化。档案的对接工作，也要以统一的标准进行工作交接，填写统一的对接表，尽可能地避免工作上的缺漏。

3.3 重视文书档案管理队伍建设，夯实管理基础

随着现代档案管理的要求越来越高，档案管理的相关工作人员的工作素质也要有相应的提升。为了确保办公室文书档案工作的标准化推进，要注意对管理工作人员的综合素质培养，以及对优质团队的建设和提升。首先，加强对兼职队伍的培训提高，提升其工作认识，强化工作感悟。变换不同的培训形式，尽可能地扩大成员之间交流沟通的空间，在工作中营造积极良好的工作氛围。

4 总结

综上所述，在有关标准化管理视域下办公室文书档案工作的新路径研究中，通过对当下办公室档案的现状分析，发现文书档案的工作存在信息化程度低、工作不规范、管理队伍建设不够科学等问题，且整体的档案内容都没有一个统一的衡量标准，标准化偏低。在这种比较无序的文书档案工作整理中，会极大地影响后续档案内容的使用和调研，降低档案的信息价值，也会导致档案收集整理工作没有一个统一的标准做指导，会使得各个工作环节脱离一致性，工作内容各自为政。为强调办公室文书档案的现实意义，发挥文书档案的资源优势，提高文书档案的使用率和标准化，注意对标准化内容的体制建设以及做好信息化基础建设，能够很好地提升和加强文书档案的整体水平，提高文书档案管理的队伍建设有利于增强文书档案的科学性、技术性。

标准化作为文书档案工作中不可或缺的一部分，对档案的管理效果、管理质量都有着直接的影响。今后，为了不断深化办公室的文书档案管理规范性，在对应的档案工作管理提升的策略研究中还会结合实际情况提出更多路径以供选择，从而更好地促进办公室文书档案管理工作的进步，助力于档案内容的标准化建设和管理。