浅析大数据时代数字档案的开发利用

2022-02-08 07:33
数字传媒研究 2022年5期
关键词:档案资料数字化档案管理

张 敏

内蒙古自治区广播电视局综合保障中心 内蒙古 呼和浩特市 010050

近年来,大数据分析的迅速发展推动着数字化趋势的发展,冲击了中国传统的档案管理模式。随着信息化程度的提高,公民的信息需求已经向个性化和深层次转变,档案信息的数字化成为当前公众关心的热点,电子档案信息研究和运用的意义也获得了各界的广泛认可。陈旧的管理观念已无法适应新的时代要求,数字档案资源的整合开发利用迫切需要以新的视角去切入。如何采取有效措施推进档案数字化进程,深度挖掘数字档案资源的数据价值,使电子信息资源得到科学合理的开发利用,为经济社会发展提供最大化的服务,是档案管理部门面对的重要问题。

1 数字档案的发展与概念

过去档案记录是以纸张为载体,通过专人手工整理和编制目录,而纸质文档的保存方式则是主要是自建自管,并集中存放在档案库,对文档的借阅和利用都必须经过多处签字许可。不仅工作效率低下、可靠性不高,而且在归档保管、档案调取等方面有着不少缺陷和弊病。随着互联网技术的应用范围不断扩大,档案数字化进程加快,脱离较为“原始”的“记忆管理”,电子档案改变了承载信息的载体,将不同的载体信息通过计算机进行数字化转换,上传至服务器,形成图像或数据,实现了信息和载体的分离,数字档案的存储密度更高,降低了档案人员的工作强度。按照归档整理原则,对电子档案实施基本的划分、编码、制定编目、组织全宗等,借助电子存储管理,可以将大体量的档案存储在较小的载体中,让信息内容可以直观地通过计算机等智能设备呈现,真正实现了缩略体积,永久保存。手机客户端、微信端的广泛使用,也使档案查询系统实现了“移动”的服务,利用起来更加方便,使用者可以不受时间、地域的限制,在档案目录中可以快速搜索和预览,提升了档案利用的工作效率,服务于民生。

2 数字化档案的特点

2.1 服务理念的转变

传统模式下的档案提供是被动型业务,也就是根据需求者需要的档案信息,由存档机关按照要求进行信息服务。而档案业务面对政府部门、科研单位、社会公众等群体给出了相同的信息,不同人群对档案资料有不同需求,这种被动型业务模式使得需求方难以获得有效的档案资料。而数字档案管理则利用网络信息技术实现信息发布与利用业务,增加档案服务的准确度与针对性,实现主题分类、协同过滤、添加标签等功能,能够高效获得用户的关注信息,更精确掌握用户的个性要求,推送信息内容的方法更具有针对性,提高了服务的效果和效率。

2.2 存储方式变革

在数字化时代,数字信息技术的迅速发展为档案资料保存方法的转变提供了契机,重点表现为对海量的纸本文档、实物档案等进行了“数字化”的管理,即利用数字化信息技术实现文档资料的信息化和网络化,并快速完成数据复制、数据传递。尤其是重要的文档原件利用标准化的数字手段迅速变成数字文档资料后,在方便利用的同时,也减少了原件在提供过程中的安全隐患。

2.3 内容变革

一般的档案管理方法是根据用户的具体需求,对文档资料的单一价值进行研发,而数字人文研究则更强调研究客体的多元化与研究客体的关联性,并突出对研究客体深入的多维价值研究需求。所以,对于在数字人文研究下的重要档案信息资源,需要进行海量识别、综合考虑、精细评价后方能被确定为档案资料开发的重要客体,在研究过程中必须对其可用性、需求性、完整性、关联性等有更高需求,提升档案资料研究的效果与品质。

3 数字档案资源建设工作存在的问题

3.1 整体规划较为欠缺

呈现出多点散射的信息孤岛,档案资料的简单归纳与利用出现了散乱、复杂、服务效率低下等问题,而传统档案信息检索服务多是目录数据检索,只局限于普通关键字检索,无法进行智能推荐以及相关推荐工作,已明显无法适应全方位深层次、复杂信息的需要,共建共享很难实现。

3.2 资源收集的规范性不够且颗粒度过大

数字化档案在收集期间,没有严格遵循标准,导致数字档案资源质量参差不齐,难以满足长期使用需求,加大数字档案管理的难度。

3.3 人员素质跟不上数字档案资源建设的步伐

信息技术的突飞猛进,大量信息数据产生,部分受传统思想制约的档案工作者应接不暇,工作人员缺乏数字档案管理能力,知识结构老化,知识储备和思想意识跟不上时代要求。

4 数字档案发展策略

数字档案资源建设向纵深发展。在坚持标准的基础上,实现数字档案资源开发利用工作的提升。针对目前数字化档案存在的档案信息数据分散、标准体系不完善等问题,结合数字档案开发和利用需契合时代发展,笔者提出以下几点思考。

4.1 建立健全标准化的数字档案资源和数字档案资源规范化系统

制定相应的管理制度、规范,既要从长远利益出发,又要结合当下实际工作情况,稳妥推进单位档案数字化建设项目。科学规范的国家档案数字化建设体系,不但包括严格规范档案采集、保存、管理和使用等各环节,更要及时更新落后的、不合时宜的技术标准、技术规范。严格归档整理、接收的工作流程,抓好档案数字化管理工作。在国家对档案数字化建设标准和要求的大前提下,按照各建设单位的实际工作状况建立易于操作、科学规范的档案数字化建设管理规定和建设标准、要求。

4.2 档案资源开发需利用新型技术丰富档案价值观

尽管目前档案开发已存在众多的技术搭建,但电子档案的建设并不能仅停留在提供基础数据资料的原始阶段,要在正确认识新数据类型和了解技术手段的情况下主动进行技术选型。如,档案管理应用区块链技术,能够保证档案信息的真实性,减少文档信息被修改的风险,提高文档的安全性。同时,还要考虑历史文本、社会网络等多种方面,全面了解并掌握档案资料开发利用工作的基本要求,立足现实需要,构建有较高利用价值的数字资源库。

4.3 档案资料开发要从多元化上去拓宽价值边界

这个多元是指更广义的,结合多种视角进行综合考虑,作出利于数字档案资源发展的长期规划,使“档案利用”促进“档案价值”。在技术记忆视角下,档案的功能实现是面向用户定制的,同一份档案对不同使用主体、不同使用阶段具备不同用途,强调记忆内容的趣味性、关联性和全面性,并利用记忆技术使档案内容更加全面、更具层次感。另外,要从重视人文科学、科学服务人类的角度上转变。目前所探讨的数字档案资源的价值都是基于信息层面,即档案的查询与检索,但仅从单一的数字存储去关注档案文本本身,难以满足多样化、多层次化的人文服务需求,档案资料应符合数字人类社会发展的需要,从层次上、组织形态上深入数据处理,促进数字技术和人文领域相结合,推动档案资源更深更广地服务社会。

4.4 提升档案管理工作人员的业务能力

工作人员既是企业进行思想创新,技术、生产流程革新的实施者,又是新理念、新科技、新制度的倡导者。档案工作是专业的系统工程,档案管理部门应在培训机制上突破,培养档案工作人员的时代性观念、技能,使工作人员提高前瞻意识、编研意识,并激励创新。

综上所述,在数字时代下,档案事业的发展急需跑出“加速度”,运用技术手段把档案资源中蕴含的多元价值充分发掘出来。数字档案资源建设工作要在保持国家标准的基础上,进一步提高建设效率,做到获取、检索的速度更加快捷方便,进一步实现档案工作的价值与效能,不断提升档案工作水平。身为档案人,要做好档案科技攻关,抓住大数字时代技术革新的契机,提高档案资料的合理运用水平,充分发挥档案资料的实用价值,实现数字化、人文化的开发与利用。

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