结合工作实际浅谈提高高校档案归档质量的方法

卢红娟 洪懿

摘 要：高校档案工作是传承和保护学校历史面貌的一项重要工作，是学校各项工作的历史记录和真实反映。归档工作是高校档案工作的重要环节，档案归档质量是高校档案馆基础业务工作是否规范的重要体现，关系到档案利用效果等诸多方面。本文通过对西南医科大学档案馆归档质量的现状分析，从工作实践中总结提出提高高校档案归档质量的方法。

关键词：高校;档案;归档质量;方法

高校档案工作是学校重要的基础性工作，归档是指将高校办理完毕且具有保存价值的文件经过系统整理交档案馆保存的过程。档案归档是档案工作的重要环节，具有系统性、规范性、复杂性等特点，涉及众多部门和单位。不同高校档案工作发展水平不同，档案归档质量水平也各有差异。在实际工作中，高校档案归档质量由于各种原因而呈现诸多问题，在新时代档案内容更加豐富，档案资源形式、结构更加多样化，规范化要求越来越高的情况下，提高高校档案归档质量显得尤为重要。

1 常见的高校档案归档质量问题

笔者所在的高校是一所专门性医科大学，学校从一所偏居川南的医士学校发展成为今天的学科门类齐全、办学层次完整的医科大学，学校档案工作发展水平日益提高。笔者在日常工作中发现以前在档案的归档质量方面存在一些问题。对这些问题进行梳理，分析造成问题的原因，有利于我们在今后的档案归档工作中对症下药，提高档案管理工作的规范化水平。

1.1 档案归档未做到“应收尽收、应归尽归”

日常查档利用时发现有部分应归档档案材料未归档，或者未移交至校档案馆，一些档案材料不齐全完整。

1.2 档案整理立卷环节做工不细致

如文书档案附件材料整体缺失或者多个附件材料部分缺失;发文缺少发文稿纸;用复印件归档;档案页码编写不合规范等。

1.3 档案重复归档

同一部门归档出现某份档案重复归档，或者不同部门、多个部门归档时对同一份档案重复归档。

1.4 档案著录不符合标准要求

有的档案材料在编制档案目录、档案系统著录时，由于当时拟的题目不准确或者存在简称、缩写等现象，录入不合规范的题目后导致无法快速准确地检索;在著录时输入错别字，加大检索难度，甚至让部分档案材料“石沉大海”。

1.5 打印质量不合格

如某类重要档案材料在打印时由于打印机墨不足，字迹不清晰;高等教育基层统计调查表等重要档案材料表格由于行高设置问题，表格里的文字内容显示不完全情况时有发生。

1.6 不重视电子文件归档

一些高校大部分档案归档形式都是纸质档案归档，电子扫描件或原始电子文件未归档并移交至档案馆。

2 高校存在档案归档质量问题的主要原因

造成高校档案归档质量问题的原因是多方面的，归纳起来，主要有如下几个方面。

2.1 高校对档案工作的重视不稳定

档案工作是高校重要的基础工作，但是学校各项事业发展中，档案工作又不是高校最核心的基础工作，在不同的发展时期，高校不同领导对档案工作的重视程度不同，直接影响了归档工作质量。

2.2 专职档案员、档案馆硬件设施和学校高速发展不协调

笔者所在高校2011年成立档案馆，直至2016年下半年档案馆一直只有3名工作人员（含领导），档案馆工作场地和库房设置在校图书馆顶楼，面积只有400平米左右，档案归档保管条件不足。

2.3 档案馆对归档部门业务指导力度欠缺

由于缺少专职档案人，开展归档业务指导力不从心，不能在各个细节进行细心的业务指导，导致错过提高档案归档质量的最佳时机，造成一系列档案归档质量问题。

2.4 缺乏对档案入库前的验收检查

各部门档案归档移交档案馆后，在入库之前档案馆工作人员应把好最后一关。对已移交的档案进行质量检查是提高档案归档质量的一个法宝。档案馆人员不足，无法实现对每个部门移交的档案进行认真细致的质量检查，只能做抽样检查，甚至移交之后清点完案卷数量之后就入库上架。

2.5 部门兼职档案员变动大，归档意识薄弱

有些部门兼职档案员经常更换，并且未做好档案归档移交工作，新的兼职档案员归档意识薄弱，个别部门兼职档案员为了完成任务，随便交几页材料便认为是完成了归档任务。

2.6 缺乏对档案行业规范、标准的学习贯彻

在工作中发现一些档案工作人员缺乏对档案业务知识体系的全面认识，不清楚档案收集归档及整理规则方法的文件出处，归档工作的随意性较大。

2.7 缺乏对全校各部门归档工作的考核制度

从以往的归档情况来看，有个别部门、院系档案归档发生质量问题，而档案馆未行使对档案工作指导监督的义务，未及时整顿给予相应的考核，这些部门、学院领导或兼职档案员甚至不知道自己部门的档案存在问题，或者毫不在意质量问题，因为没有考核制度来约束。

3 提高高校档案归档质量的措施

2017年我馆新馆搬迁，档案人员队伍逐步变强，完善的硬件设施配备满足档案工作发展需要。近几年，学校档案馆采取一些有效措施，提升了档案归档质量。

3.1 学校领导重视档案工作

提高高校档案归档质量在高校档案工作中显得尤为重要，只有充分提高档案归档质量，才可以实现高校档案工作的健康稳步发展，更好地服务高校教学、科研及广大师生。近年来，学校领导从这种认识出发，对档案工作予以高度的关注和支持，逐年增加对档案工作的经费支持和资金投入，保证了档案工作的正常开展。学校有专门分管档案工作的校领导。校领导在各类重要会议上多次提到档案工作的重要性，高度肯定档案工作在推动我校各项事业的建设和发展方面起到重要作用。如2020年新档案法颁布之后，安排校档案馆馆长在校级党委理论学习中心组学习会上宣介新档案法，校领导强调新档案法是加强新时代高校档案工作强有力的法治保障和行动指南，学校应增强档案法律意识，全力做好贯彻实施工作，确保各项规章制度落到实处。

3.2 完善档案管理制度体系

随着我校档案工作水平的不断提高，档案管理制度体系已初步完善。2018年更新《档案工作指南》，发放全校各部门领导及兼职档案员学习参考，并根据学校机构改革和调整情况，对新成立的部门及时制定出归档范围进行档案归档指导;制定《西南医科大学档案管理办法》《西南医科大学重大事件和突发事件档案管理办法》等业务细则，规范各部门档案归档工作，构建全校归档网络。建立档案人员岗位职责、考核机制和档案工作追究制。如2019年起在年底全校目标管理绩效考核中，针对各部门年度归档情况，档案馆有2分的评分指标，这也是档案馆在我校历史上第一次对各部门档案归档工作情况进行考核评分，大大增强了各部门领导、兼职档案员的归档意识，提高了各部门对档案工作的重视程度。健全的档案管理制度体系，使学校各部门在归档工作中有章可循，归档工作实现制度化、规范化。

3.3 努力提升档案业务素质和技能

采取多种形式的档案业务培训活动，突出重点指导兼职档案人员在档案收集、整理、立卷方面的业务知识及技能。重视国家档案主管部门及有关单位发布的各类行业标准、业务规则的学习。每年派专职档案员参加各种业务学习培训，针对新的行业规则进行系统学习。档案馆每周固定时间学习档案整理标准、规则及有关业务文件、细则。每年举行专职档案员档案业务知识考核比赛。组织全校兼职档案员进行年度归档培训及业务知识学习，重点学习档案收集、整理、立卷的业务知识。我们还以国家档案局、四川省档案局新发布档案工作相关文件为契机，组织档案馆工作人员与各部门兼职档案人员进行相关文件的学习。

还应重视和其他高校的业务交流学习。走出去向兄弟院校的档案馆同行进行档案归档工作业务交流学习。知己知彼，交流学习能让我们认清自身的优势和不足。2017年以来我馆就实际工作中遇到的业务问题向省内外高校多方考察、学习经验，将其他单位档案管理的先进方法借鉴到我馆的档案业务管理中，尤其学习了档案归档质量问题方面的经验，收到了较好的效果。

3.4 配足档案专职人员及设备

档案馆自2016年年底开始逐渐增加专职档案员数量，从2016年的3人增加至目前的13人。工作人员学历水平高，平均年龄37岁。2017年10月新搬迁档案馆，购买各类档案硬件设备，配备宽敞的档案整理室。2019年年初档案馆成为正处级建制，增设干部人事档案科和校史编研科。合理的科室设置使档案综合科更能集中力量抓好档案归档和利用工作。目前综合科设有科长1名，科员6名，较为充足的专职档案员是开展全校档案归档工作的有力保证。购买档案盒封面打印机、档案章打印机、档案数字化工作相关设备等，改善了归档工作条件。

3.5 重视前端控制和归档业务指导

每个部门都有专职档案员负责指导跟进全程归档工作，实行归档工作责任制，档案馆专职档案员和部门兼职档案员建立良好而紧密的归档工作协调衔接关系，保证每位兼职档案员遇到业务问题都有专职档案员专门负责指导，帮助解决。学校有重大活动和重要事件时，及时联系相关部门兼职档案员注意相关档案材料的收集整理，档案馆及时参与重大活动事件和突发事件的档案收集指导工作。对于和某些部门需要解决的某类档案归档问题，馆长主动带领工作人员赴部门进行归档业务协调，和部门领导、兼职档案员就档案归档质量做出深入指导和沟通。

3.6 分流、分批次及时归档

合理安排全校各部门档案归档时间，严格按照《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》中“党群类、行政类、产品生产类、出版物类、外事类、仪器设备类文件在次学年6月底前归档;教学类文件材料一般在次年6月底前归档”等时间要求来进行归档，确保档案有序、及时归档。注重档案归档工作各类通知的发布，每年年初发布档案工作归档通知，重视补充归档通知发布，学期末、年底发布全校档案工作归档通报。

3.7 实施好质量把关及责任追究制

近三年来实现了专职档案员对每卷档案、每页档案负责制。每个部门档案整理制作完毕移交档案馆后，專职档案员分别检查档案归档质量，制作档案检查登记表，做好检查记录，确保每一卷、每一页档案有人检查质量。严格按照国家档案局发布的档案收集、整理等规则、办法进行全面检查，实物档案对照档案系统内容，检查档案著录质量。如检查出质量问题，及时反馈给兼职档案员进行整改和补救，直至档案质量合格之后才正式入库。同时重视向各部门兼职档案员反馈当年该部门档案归档质量问题，避免下一年重复发生。

还应增强责任意识，日常工作中发现问题及时解决补救。在平时利用过程中，如果发现该归档的档案未归档，及时和档案形成部门联系，追踪补交档案，并对相关部门兼职档案员予以提醒，避免此类情况再次发生。如再次发生，可以作为年底考核扣分的依据。建立健全收集补充归档案制度，让应归档案及时补充归档并移交至档案馆。

3.8 实现OA系统与档案管理系统文书类档案数据对接

2021年下半年，我校在推进信息化项目时，实现了OA系统和档案管理系统的对接，OA系统中的所有发文、收文、请示电子版在办理流程结束后实现了自动推送到档案系统，在线归档验收。这样，在OA系统中尤其文书类档案经及时推送，保证了文书档案的完整性，使档案收集归档、管理交接等工作更加高效，促进了“应归尽归，应收尽收”目标的实现。

3.9 加快档案数字化步伐，保证归档质量业务指导时间

随着学校各项事业的飞速发展，校档案馆综合科即便是在岗位编制满员的情况下日常业务工作压力也有增无减，在未做存量档案数字化之前，花费大量的时间在人工查档、复印原件方面。近三年来我馆档案数字化工作逐步开展，实现了教学类常用档案的数字化，如本硕学生的成绩单、毕业证和学位证清册，硕士研究生论文评阅书等，节省了大量的查档时间，更多的工作时间能用在归档指导和归档质量的检查上，保证充足的人力和时间来提高档案归档质量。

提高高校档案归档质量，保证档案的完整性和准确性，是确保高质量档案利用效果的前提，是维护全校师生和各部门、社会各方权益的有力保证。提高档案归档质量，有利于高校档案利用达到新水平，不让任何一位档案利用者遗憾离开。在实现档案“应收尽收，应归尽归”的情况下，档案馆能为每一位档案利用者提供他们想查的档案，这是一个理想的档案利用服务效果;提高档案归档质量也是每一位档案工作人员的职责所在，对历史负责，为现实服务，替未来着想，用心做好档案工作的每一个环节，是每一位档案工作者的价值体现。我们应当采取多种有效措施，保证档案归档质量，为推进高校档案管理工作，更好地发挥档案和档案部门的作用提供更为坚实的物质基础。

科研项目：2020年四川省高等学校档案工作协会科研课题——“结合工作实际浅谈提高高校档案归档质量的方法”（项目编号：scgdx-200204）

参考文献：

[1]教育部，国家档案局.高等学校档案管理办法[S].中华人民共和国教育部令第27号.2008.08.20

国家档案局.DA/T18-1999档案著录规则[OL].https：//www.saac.gov.cn/daj/hybz/dabz_list_3.shtml

[2]教育部，国家档案局.高等学校档案管理办法[S].中华人民共和国教育部令第27号.2008.08.20

[3]四川省教育厅，四川省档案局.四川省高等学校档案管理办法实施细则[S].川教〔2017〕11号.2017.02.13

[4]王雅南.高校档案收集归档措施研究[J].科技视界，2017（16）：132—133.

[5]王丽.如何实现高校档案的规范化管理[J].吕梁教育学院学报，2018，35（04）：55—56.

[6]钟卫国.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].兰台内外，2021（14）：22—24.

作者简介：卢红娟，法学硕士学位，西南医科大学档案馆助理馆员，研究方向：档案管理。洪懿，历史学硕士学位，西南医科大学档案馆助理馆员，研究方向：档案管理、地方史志。

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