高校网络预约报销模式的研究

王珞冰 温州医科大学

引言

随着我国高校教育规模的不断发展，办学经费、科研经费和其他各类课题经费不断增多，对于财务人员来说，需要经历不断地革新才能满足不断增长的经费使用量。财务报销模式不断进行创新改革，从最早的现场排队报销，到引进取号等候报销，再到预约现场报销，仍然无法有效提高会计工作质量和效率。网上报销模式虽然对“报销矛盾”有所缓解，但是问题仍然普遍存在。

一、传统报销模式局限性分析

（一）财务人员流动性强

如图1所示，某高校近11年来报销业务量呈现逐渐增长态式。虽然财务人员仍然是兢兢业业地守在自己的多角色岗位上，但是辛勤付出得不到教职工们的认可。财务人员的工作积极性受到极大的打击，其主要原因是教职工们把这个无法顺利报销的“错误”归咎到财务人员身上。不仅如此，财务工作者基本上是以女性为主，自国家二孩、三孩政策开放以来，家庭对女性工作者的要求越来越高。面对工作和家庭的双层压力，报销前台的财务人员最终选择纷纷离岗，因此人员流动性极大，大大降低报销效率。

图1 某高校计划财务处近13年每年的制单数

（二）报销制度更新快，信息不对称

随着国家对各类经费的监管越来越严，随之出台的各种政策不断地进行更新和完善。报销政策越来越多，这对于专业的财务人员来说想要熟练掌握并运用起来都有一定困难；对于非财务专业的教职工来说，报销难度可想而知。类似于“朝令夕改”的情况也是屡见不鲜。那些为了提高科研工作效率而先行垫付费用的老师只能自己承担损失。面对这种情况，他们的气愤情绪是显而易见的。

（三）报销业务不均匀，学期末、年末集中报销

如图2所示，这是某高校近5年每月平均制单量。由于实行国库集中支付，每年的经费预算拨款有时出现滞后下达，一些经费都要在每年的“两会”之后才能出结果，最快速度一般是4月前后才拨款到位。而在每年年末，除了当年的行政部门经费通常是要在年底清零，还有科研课题的结题，跨年发票不予报销等情况。由此可见，一些经费有效的报销时间并不充裕。每年期末阶段，也就是6月和12月则是老师们集中报销的高峰期。这激增的业务量直接影响了报销双方的情绪和效率，增大了双方的摩擦系数。

图2 某高校近5年每月平均制单数

二、传统报销改革的新趋势——网络预约报销利弊分析

所谓网络预约报销，是报销人员通过工号或者学号登录网络报销系统，通过填报经费项目代码、报销类别、财务科目、报销金额、收款人及金额，完成后点击预约完成，产生预约号，最后将带有预约单号的预约单打印出来，和原始票据一起装到财务专用袋子里投递到财务处。网络预约报销打破时间和地点的束缚，给报销人带来极大的便利性。

（一）网络预约报销的优势

（1）为报销人员节约了大量的排队等候时间。在传统报销模式下，每到报销高峰季花上几个小时到几天的时间排队是司空见惯的事。如此低效率无疑成为报销人员最痛苦的“报销噩梦”。实现网络预约报销模式后，只要报销人员在网上填报信息成功后到投递箱投单后就可离开，前后几分钟的时间就能完成报销事项。

（2）提高财务人员的工作环境质量。在传统报销模式下，每逢期末和年末，财务人员每天在秩序混乱又人声嘈杂的环境中工作。实现网络预约报销后，这种充满怨声载道的报销大厅不复存，创造出一个安静轻松的工作环境，减轻财务人员的身心压力，有助于提高财务工作人员工作效率和工作幸福指数。

（3）票据信息传递物流化。报销人员能够登录物流系统随时关注报销进度。在传统报销模式下，报销人员需要现场跟进报销的制单和复核两个流程，最后结算流程由于是无现金系统，仍然需要自己实时关注银行信息，无法现场确认到账情况。实行网络预约报销系统后，物流系统会显示报销步骤。

如图3所示，报销人随时登录物流系统查看自己的报销情况，如果每一步都是顺利进行中，那么物流系统会根据报销情况显示出正在进行中的步骤。如果出现退单情况，物流系统会显示预约单已退，请根据取件密码取回预约单。

图3 某高校财务报销物流系统步骤

（二）网络预约报销的弊端

（1）返工率高，降低工作效率。一份报销单在制单环节和复核环节均有可能被发现问题。在传统报销模式下，对于审批手续不全、材料不齐或经费额度不够等问题，在制单和复核的两个流程中，报销双方可以当场发现问题并解决问题。但是，实现网络预约报销模式后，报销人员可能需要分别在制单环节和复核环节到财务处补办报销手续。如此重复跑的报销情况仍然会增加报销矛盾。

（2）网络预约报销系统对报销人员的财务基础知识有所要求，施行阻力严重。该系统虽然节省教职工们的排队时间，却花费他们一定的时间去对原始票据进行分门别类填报信息。对于这个系统，一些报销人员误解为他们在替财务人员做工作，预约步骤烦琐是在浪费他们的时间。因此，一些年纪较大的教职工对网络信息化的财务报销模式持反对态度。

（3）审批功能不完善，无法实现全面网络自助报销。审批制度烦琐，有些经费除了经费负责人审批之外，还需要相关领导或者职能部门负责人审批。而这类审批人通常身居要职，事务繁忙，他们出差或出国是常有的情况。对于报销金额越大的报销单，报销人员想要完成报销的心情越是急切。他们时常要跑好几个部门去审批，如果遇上审批人员出差，则要跑好几趟才能办完审批流程。这时，他们就会把以上种种“签字难”的情绪都转嫁到财务人员身上，从而激化双方矛盾。

（4）财务信息存在网络安全问题。高校财务信息化，意味着高校财务信息由从前全封闭状态进入到与互联网分工合作的状态。尤其是实行网络预报报销，高校财务核算部门需要同时连接内网和外网，然而内网和外网相对接的接口便是黑客和病毒最喜欢攻击的地方。因此，财务系统的安全性成为制约财务网络预约报销发展的首要问题。

三、探讨性提出完善自助报销系统的初步建议

（一）引进先进的软件系统，提高工作效率

（1）引进多种支付方式，实现国库集中支付网络信息化，例如国库机器人、支付宝支付、微信支付等。自从施行国库集中支付之后，财务人员需要进行数据二次录入，大大地增加她们的工作量。如果引进“国库机器人”系统，财务人员在财务系统中制单时，国库集中支付系统能够自动与财务系统进行数据匹配。看似简单的一个系统可以节省财务人员约三分之一的工作量，避免“无用功”的出现。

（2）简化和完善审批制度，解决“签字难”问题。针对过多的审批流程或者形式主义的审批制度，相关部门可以大刀阔斧地进行整合和简化，减轻各方工作量。例如，高校财务管理部门可以将差旅费审批单和网络报销单合二为一，出差人在财务系统填报出差审批单后，经线上审批系统完成后出差。回校报销时，再在财务系统完成费用填报，进行报销审批，就可进行票据投递。简化和整合部分报销和审批流程，提高报销人的报销幸福感。

（3）在确保网络安全的前提下，引进线上审批系统，使线上审批系统与网络预约报销系统信息相匹配。在填报预约单时，根据经费代码、报销金额和发票类型等信息自动识别各类审批人，报销人员能够准确核对是否审批完毕。如若签字不全，可以及时“点送”审批人审批。完成审批后，审批系统能够限制并显示打印次数。假设遇上打印失败，可以选择“一键重新审批”功能，同一份材料不需重复填报便可提交送审，提高审批系统的便利性。

（二）定期开展全校教职工报销培训，加大宣传力度

每个学期定时在各学院开展财务基础知识讲座，提高全校教职工的基本财务素质。积极宣传网络预约报销模式的各种优势，促使教职工尽快适应该报销系统。督促各学院和行政部门配备多名固定的财务联络员，将财务联络员和财务秘书成为财务处与各学院部门之间报销的纽带，不仅可以提高沟通效率，还可以减少双方的报销摩擦。

每个月定时组织财务工作人员参加部门财务制度和报销文件的学习。财务工作人员需要频繁的学习、探讨和研究所有高校财务制度，提高她们的专业技能，进而，统一各类经费财务报销的口径，规范化和标准化报销工作。

（三）实行报销分流，使报销工作量均匀化

针对每年年末国库系统清零的经费，建议各学院部门制定合理的经费使用预算表，按季度完成预算指标。按季度报公布各类经费的执行率，将执行率纳入各个学院或部门的年底考核目标之一。施行约谈制度，对于每个季度执行率低的学院或者部门，约谈负责人了解情况。定时短信通知和督促教职工及时报销、实时报销。

（四）增强财务人员稳定性，优化岗位设置

频繁的人员流动严重阻碍财务工作的顺利进展。每次新人到岗的上岗培训需要一段时间来完成，上岗之后的熟练性也需要一段时间来实习，这样明显降低财务报销工作的效率。所谓熟人生巧，稳定的财务人员在熟练程度和业务水平方面与新人上岗时是不可同日而语的。另外，通过提高财务人员的工作地位，维护她们的工作尊严，推行绩效考核制度等方式，以提高财务人员的工作积极性和稳定性。

（五）加速会计政策、报销文件等信息网络化和自动化

实现财务信息网络化，促进信息对称。开设各类信息平台，例如设置微信公众号推送最新财务文件等内容。对于财务制度的变更消息能及时通知到全校教职工，尽可能降低教职工们由于制度变更产生的经济损失。另外，及时公布工资薪金劳务发放不成功名单和经费结题日期等。设置财务系统语音回答各类财务疑问，或者通过输入关键词，系统自动回复与关键词相关的财务报销政策。对于系统无法解决的“疑难杂症”，报销人可进行电话咨询，尽量减少教职工专门到财务部门现场咨询的案例，创造一个随时随地都能解决财务报销问题的环境。

（六）提高财务系统网络安全性

随着高校财务网络信息化的推进，学校要高度重视网络安全在硬件和软件配套方面的后续维护和更新情况，积极维护网络设备，打造网络安全校园，提高计算机系统防御病毒能力，预防黑客袭击。同时，财务人员对自己财务系统账号密码做好只有自己一人知道，定时修改密码，禁止财务人员越权操作。财务信息系统的安全门户是集成权限管理和身份认证平台，保证财务管理信息化系统能够安全稳定地运行。

（七）提高各部门之间信息系统的融合度

全面实施高校网络预约报销系统，需要与全校各部门的信息系统融合成一个大体系，如果作为一个独立的系统，与其他系统完全隔离，明显降低网络预约报销的效率。反之，如果能与学校的其他信息系统协同发展，网络预约报销会给全校师生带来极大的便利。财务系统要与很多系统例如国资部门的资产管理系统、设备管理系统、社科部门的科研管理系统、人事部门的人事管理系统，学生处的学籍管理系统等搭建信息共享平台。高校的网络信息部门和财务网络技术人员要积极突破技术瓶颈，提高网络预约报销系统与学校各部门信息系统的联动和协同一体化程度。

结语

简而言之，高校的财务管理水平很大一部分由高校财务报销工作的质量和效率决定，只有将全校师生的需求放在第一位，才能更好地实现“四个意识”。随着高校信息化建设的发展，网络预约报销系统的推进是高校财务报销模式改革的必然发展趋势，它能够明显地缓解高校面临的报销难、现场报账压力大等矛盾。虽然还有小部分人持有质疑的态度，但是已经得到全体财务人员和绝大多数教职工的认可。网络报销系统根据高校财务管理工作的要求，优化网络报销流程，促进财务结算方式的创新，是高校的财务管理方式的新尝试，已经有一部分高校正在积极推行并取得一定的成果。对于走在财务网络信息化前沿的高校，根据学校自身特性，开始搭建适合本校发展的信息系统平台，积极打造适合本校发展的网络报销模式，进而提高全校财务管理水平，为学校的进一步发展打好扎实的财务基础，也为全校师生提供更加优质的财务服务。