多措并举 做好档案工作

【摘要】档案是学校各项资源的真实记录，能够全面反映学校教学管理、人员信息等方面信息，对于学校的发展具有重要的意义。做好学校的档案管理工作不仅是学校发展的需求，也影响着学校的整体建设。鉴于当前档案工作还存在一定的问题，不能够适应时代发展的需求，本文从档案工作中存在的实际问题入手，结合实际的工作经验，多措并举，探讨如何做好档案工作。

【关键词】基础管理；档案工作；路径分析

【中图分类号】G632 【文献标识码】A 【文章编号】1007-4198（2022）01-211-03

【本文著录格式】谢伟.多措并举 做好档案工作[J].中国民族博览，2022，01（01）：211-213.

檔案工作作为基础性工作，是其他工作得以展开的基础和关键，直接决定了后续其他工作的顺利开展。基于档案工作的特点，在优化档案工作时，必须要从时代发展的角度出发，采取积极有效的措施，全面加强档案管理工作。另外，在优化档案管理时，还应坚持“为人民服务、为社会服务、”的原则，服务于创新与加强社会管理，将档案管理的相关工作渗透于学校的建设当中。因此，在档案工作的开展中，需注重因地制宜原则，牢记档案承担的社会发展职责，结合档案事业的发展观，通过多样化的措施，不断夯实档案管理工作，从而使档案管理工作更加科学、有效，以更好地满足新时代下档案管理要求。

一、做好档案工作的必要性

（一）是推动学校各项活动有效开展的必然要求

档案工作作为一项基础性工作，是实现国家发展、学校建设的必然要求。经调查研究发现，越是发达国家，针对档案工作就越为重视。可以说，一个国家针对档案工作的重视程度，是衡量国家发达与否、社会现代化程度的关键标准。我国伟大的科学家钱学森曾明确提出了档案管理工作的重要性，认为情报、档案、图书资料各项工作，属于近现代新兴的一种不能缺失的职业，做好相关工作，不仅能够使社会的精神财富让每个人都能随手采用以及调阅，而且还能形成一个高度的文明世界。因此，在当今社会中，档案工作虽然只是一个服务性行业，但却十分光荣[1]。基于此，针对档案工作人员来说，唯有对档案工作特点进行全面、深刻地认识，才能在具体的工作中逐渐形成一种良好的工作服务态度，形成正确的档案服务思想和意识，最终加强档案工作管理效果，充分发挥其价值。档案工作具有极强的政治性较。首先，档案工作属于一项基本服务，档案工作都是相应阶段掌握的，服务于学校的实际需要的，其不仅体现在人事档案上，在当前社会的各个方面都离不开档案的记录和管理。其次，对于档案工作而言，其具备相应的机要性。档案工作的机要性基本上是由档案的性质所决定的，因此，在学校档案工作中基本实施专人管理的机制。比如，档案工作具体可以分为记录、整理、归类、保存、归档、销毁等几个方面，如果没有专人管理，很容易造成档案的查阅、归档等过程中产生混乱，导致重要的资料丢失，或是一些归类错误，不容易快速找出想要的资料，同时，多人管理还容易使得档案内容外泄。档案工作者与接触档案与文件的人员都需具备相应的保密观念，才能促使其具体的档案管理工作中，自觉维护机密档案。最后，优化档案工作方式。基于档案管理工作的科学性、管理性，档案管理还是一门科学[2]。管理工作人员必须要在日常的档案管理中，将成分复杂、数量庞大的档案进行收集和整理，实施考证与鉴别，将档案按照类别进行科学保管，以促使档案可以准确、全面地被检索，最终保障档案的有效利用，充分发挥其应用的价值。因此，在优化档案管理工作时，必须要关注具体的档案管理方法，借助科学的管理方法，提升档案管理质量，充分发挥其应有的价值。但就目前而言，我国在进行档案管理时，受到多种因素的制约，依然存在管理水平落后的现状。在这种背景下，想要推进档案工作的现代化、科学化，相关的档案工作者就需对档案管理的相关工作经验与教训进行总结，对传统化档案工作的经验进行批判继承，并注重对外国的档案工作的技术与经验加强学习，从而使档案管理工作更加有效[3]。

（二）加强档案管理，保证档案的整体性

档案工作建立与发展可以从正反两方面进行优化：第一，从档案数量上来说，在加强管理时，必须要将所有的档案进行归纳集中起来，妥善地进行保存，真正实现档案的齐全；第二，从档案管理系统上来说，应关注其维护，不断提升档案管理质量护[4]。在对档案系统性进行维护的过程中，必须要关注档案的历史真迹，以及档案的有机联系，切忌采用人为的方式，将其割裂和分散开来；也不能将档案随意进行堆积，更不能随意对其进行更改、勾画等，以免降低和影响档案的真实性；尤其是针对学校来说，档案基本上都是分散在各个部门中，致使档案在管理时出现了不完整、不系统的现象，严重制约了档案价值的发挥。基于此，应立足于档案科学管理的角度，确保档案管理的数量，才能在此基础上，构建更加完整、系统化的档案联系，真正提升档案管理的有效性。档案安全通常也包含了两方面。第一，从物质上来说，在加强档案管理时，应保证其本身不会受到破坏，确保档案的安全，尽可能延长档案的寿命；第二，从管理上来说，在加强档案管理时，必须要保证档案在管理的过程中，不会出现被破坏、失密等现象。如果档案在管理时，出现了失密、丢失等现象，就会出现相同的坏作用，制约了档案的价值发挥。档案的安全与完整，二者通常是相互影响、相互联系的。同时，档案的安全与完整，既与学校的利益具有直接关系，又和学校建设和发展问题具有直接关系。因此从这一方面来说，档案工作者还应该注重档案的连续性和完整性，保证档案的查找和保存。

二、做好档案工作的策略

档案是学校实践活动的真实记录和实际经验的积累，随着学校各项工作的开展逐步积累起来，高效、科学的利用档案资源，可以提高学校的管理水平和行政效率，促进学校的建设和发展。同时，档案的管理和应用也能够揭示出事物的规律，为教育的发展和优化提供参考和借鉴[5]。因此，做好档案工作要立足当前档案管理中的问题，多措并举，有效发挥档案的价值。

第一，加强档案工作人员的综合素质。具体来说，基于档案工作的特点，应关注工作人员职业道德、专业技能两个层面的综合素养：（1）遵守纪律、忠于职守。这是档案工作者必备的素质与原则，档案工作者需具备明辨是非以及政治洞察的能力，据实立档，对相关的档案条例严格遵守，对档案的机密与真实性自觉维护。（2）时常学习，增强技能。信息技术背景下，档案载体也展现出多样化，磁介质档案、光盘档案等的广泛运用，传统化纸质档案也逐渐朝着数字、电子、虚拟的档案方向发展，需注重档案管理逐渐朝着新技术研究与教育。比如，档案专业人员需注重掌握自动化技术、网络技术、通信技术、设备维护以及软件开发的技术等。在具体工作当中，档案工作者需注重自身知识的更新频率，不断积累与补充新知识，加强自身知识结构的完善，加强自身的专业技能，以此更好的适应当前档案管理的形势[6]。目前，科学理性化发展，对档案工作者以及职业行为都有了新要求，其职业行为也更趋向于理性化与规范化，因此，构建规则性职业道德的体系，已经成了各个行业的需求。想要使档案职业道德在其工作者和职业行为当中落实，相关部门就需经过规章、制度、守则等相关纪律对档案工作者加以约束。通过相关条款，就能了解到档案工作者需具备什么职业道德，并说出违反规定所造成的负面影响及相关处罚。

第二，增强宣传力度，为档案管理的相关工作开展营造良好氛围。档案宣传的相关工作需与档案事业的发展相适应，对新时期的宣传形式进行深入研究，注重宣传内容的丰富，通过宣传力度的加大，促进宣传实效的提高。传媒形式逐渐变化，各档案部门的实际宣传方式也产生了较大的影响，需坚持原先的宣传方法，注重宣传形式的创新，促进宣传内容的丰富，网络、展览、传统媒体、讲座、座谈会等都属于档案部门必备的宣传方式[7]。同时，随着科技逐渐发展，现代化设备逐渐成了人们生活的一部分，因此，档案部门也会发生相同的变化，需与档案工作具备的特点相结合，开展家庭档案、声像档案等各种知识讲座，以实现档案知识传播的同时，更好的服务于群众的需要，并形成档案部门公众的形象。

第三，健全档案工作制度，规范档案管理流程

以往的档案管理工作，由于制度不健全，跟不上时代发展等因素，为档案工作带来了一定的困惑，影响了档案工作的效率。因此，档案工作也应该契合学校发展的实际需求，迎合时代的脚步，健全档案工作制度，规范档案管理流程。健全档案工作制度是当前工作的重点，学校要从档案管理、工作步骤、实施细则等方面对档案制度进行优化，并在实际的档案工作中进行制度的改进和完善，促进档案工作的规范化、流程化和科学化，提高档案工作效率。根据实际情况，对档案工作的职责、范围、权利和义务进行细化，明确档案工作的方向，激励员工的积极性，可以尝试制定和实行“档案工作人员职责”、“日常检查与管理细则”、“档案的存取制度”、“档案销毁制度”“档案工作的奖惩机制”等，为档案工作的顺利实施提供保障。

第四，与档案为善，与人为善。档案职业具备的特殊性就是和档案工作者对应的对象不仅有档案，也有用户。档案的日常管理当中，档案管理者是服务于档案的，但在档案利用过程中，工作者又服务于具体用户。怎样才能有效地服务于用户，首先，需做到与档案为善，档案是为了运用而形成的，想要利用就需要保护，档案只有得到保护才能够更好的利用。第一，档案属于学校的财富；第二，档案制作的材料都是物质的，而物质则是一成不变，而档案材料在不断的保存以及利用中，都位于时刻运动变化当中，因此，档案制成的材料寿命通常是有限的，此时，档案工作者就需做到精心与科学的管理档案，以确保档案的寿命延长。其次，需做到与人为善，服务第一。用户作为档案工作者服务的对象，不服务于用户，档案事业就会缺乏生命力。但是，档案工作通常是繁琐、不被他人所重视的，档案工作者在该环境下工作，若无法做到自我约束，通常会和用户形成相应的冲突与矛盾。因此，档案工作者需注重自身服务意识的强化，注重自身合法权益的维护，及时开放与公布档案，服务于档案用户，充分尊重用户自身的隐私权以及知情权，从而确保档案工作的顺利完成。

第五，注重改革创新，实现档案工作管理的现代化。（1）实现档案管理信息化，并将其纳入到规范化、科学化的发展轨道中。在对档案信息化建设的过程中，由于其属于系统性工程，一般会联系到档案工作的各个方面。基于此，档案工作者需具备全局的胸怀，立足于新时代背景下档案事业的发展高度，不断加强档案信息化建设，并促使其逐渐朝着规范化、科学化轨道发展。（2）加强档案的信息化建设，促进档案业务相关工作的开展。档案信息化建设属于全新的一项工作，需注重与时俱进，对档案的信息化建设加强研究，积极探索其发展规律，通过信息技术具备的特点以及优势充分发挥，促进档案的基础业务顺利开展。（3）保证档案的信息化建设质量与效益。档案的信息化建设属于长期的任务，其不仅难度高，而且工作量大。基于此，档案工作者需注重其无私奉献、不畏艰辛的精神发扬，明确档案安全的前提下，促进档案信息的运用查准率、查全率[8]。（4）注重电子文件与电子档案的管理。随着信息技术的发展，自动化办公程度愈来愈高，需注重开拓进取的精神发扬，注重电子档案与电子文件的具体发展状况，并做好档案的管理。学校也应该为档案管配备相应的信息技术软硬件设施，诸如扫描仪、电脑、大容量硬盘、刻录机等等。将现代信息技术应用到档案管理中，建立电子档案，优化档案存取的效率。同时，采取与学校档案工作需求相匹配的管理软件，推动档案的信息数字化，发挥电子档案的优势，这样才能够更好的查阅和利用档案资源，发挥信息技术的优势。（5）采取异质备份的策略，制定防止档案损失的应急预案。对档案进行梳理，通过扫描、拍照等方式，将传统档案与现代信息技术相结合，并定期进行整理和备份，防止由于失误、各种灾害以及偶尔事件导致的档案缺少，使得档案的存储不单单是纸质、實物的形式，而是采用数字化的形态存储于网络空间，实现档案共享的同时，更好地发挥档案的价值。

三、结语

综上所述，档案工作者需注重自身对于档案工作的具体认识，做好相应的档案工作，强化政治业务的学习，以促使档案工作能够服务于现代化建设。基于此，结合新时代的发展特点，学校档案工作要与时俱进，采取先进的方法和理念，优化档案的存取效率，促进档案工作者的素质提高，创新工作新思路，从而使档案事业有效促进经济社会的发展。

参考文献：

[1]赵杨.论新形势下的做好档案工作的几点思考[J].卷宗，2019，9（007）：90.

[2]姚崇军.弘扬南下精神做好党务工作[J].山东档案，2012（002）：19-19.

[3]纪红.学习弘扬南下精神做好档案信息化工作[J].山东档案，2012（02）：18.

[4]王雯旎.浅谈做好新时代档案安全管理工作[J].黑龙江档案，2020（002）：75-76.

[5]田淑华.弘扬南下精神树立正确的人生观和价值观[J].山东档案，2012（002）：12-12.

[6]臧成刚.学习南下干部精神做档案事业科学发展的铺路石[J].山东档案，2012，02（2）：14-14.

[7]王雯旎.浅谈做好新时代档案安全管理工作[J].黑龙江档案，2020（002）：75-76.

[8]马木生.提高认识准确定位——新形势下做好档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2017（006）：115-115.

作者简介：谢伟（1978-），男，山西新绛，副研究馆员，中央党校在职研究生，研究方向为档案管理。