大数据背景下企业档案管理信息化建设路径分析

钟小梅

（中交第四航务工程局有限公司，广东 广州 510290）

在大数据时代，为了使得企业档案管理工作获得良好的发展成果，需要强化对各类信息技术的有效运用，充分认识企业档案管理的重要性，充分利用大数据技术的优势和价值，提升档案管理工作的成果，促使企业档案管理的信息化建设迈上新台阶，确保各类信息的保密性，推动企业档案管理工作的进一步发展。

一、企业档案信息资源中大数据的特点

1.种类繁多，结构复杂

在大数据技术全面发展的社会背景下，企业档案管理变得越来越复杂多样，这也是信息爆炸时代的必然发展趋势。现阶段，我国的企业档案管理工作涉及的范围十分广泛，包括企业的生产经营活动、发展历程和人员架构等；同时，企业档案的载体结构也变得越来越复杂多样，包含电子、音频以及视频等。不同领域的档案管理工作具有一定的差异性，面对各自行业的特征以及不同的档案管理规章制度，促使企业档案管理信息化建设工作必须依据行业特性而制订适合本企业特点的管理制度。

2.数量庞大，增长迅速

数据的高速增长是现阶段企业档案管理工作面临的重大难题之一，也是时代发展必须经历的过程。企业经营模式出现了转变，向着更加信息化的趋势发展，随之而来的就是需要加强对企业档案的数据管理，由此给档案的数据整合以及数据管理工作带来了全新的挑战。档案管理工作人员在进行信息处理的过程中，工作量以及工作强度也会随之而逐渐增长。

3.处理便捷，效率倍增

在互联网技术以及大数据技术快速进步的社会背景下，企业档案管理工作变得越来越复杂多样，但是将大数据技术科学合理地使用在其中，这些问题都能够得到合理的解决。在大数据的有效整合以及处理之下，档案结构能够变得更加科学、有序，相关的档案管理工作人员只需要按照自身的档案需求进行检索即可，这样能够快速获得想要获取的档案资料，使得信息处理速度被全面增强，大幅提高了企业档案管理工作的效率及质量。

二、企业档案管理信息化存在的主要问题

1.档案管理信息化建设规划亟待完善

我国企业档案管理工作在信息化建设的推进速度上相对来说较为滞后。受到资金投入以及各种外界因素的影响，很多企业都没有制定出科学合理的档案信息化建设规划，即便做出了相应的建设规划，也只是对一些模板照搬照抄，最终确定的信息化建设规划与企业实际情况严重脱节。同时，在落实规划的过程中，档案管理的信息化建设标准不一，建设进度受到很大影响。

2.资源建设和共享程度亟待提高

很多企业在档案管理信息化建设过程中，会投入大量的资金和人力、基础设备，比如建立畅通无阻的局域网、购置全新的计算机软件等，但是其整体的档案管理信息化推进速度却和这些软硬件不够匹配，表现出档案目录不够完善、数据不够精准以及档案全文数据库数量不足等现象。同时，这些企业的信息化建设和信息资源共享出现了非常严重的脱节状况，没有建立较为完善和统一的档案管理系统，无法确保信息能够实现共享和传递，导致档案管理信息化建设一直发挥不出其真正的价值和作用。

3.真实性和安全性难以得到保障

（1）在企业档案管理信息化建设的过程中，个别管理人员重视程度不足，相关操作不够规范，各类电子档案的整合以及处理方式不够科学合理。在进行数据整合以及数据处理的过程中，个别数据信息可能会掺杂管理工作人员的主观意识，甚至在整个过程中会被竞争企业所篡改，导致出现档案传播的误差现象。

（2）档案管理的安全问题。企业档案信息化管理工作主要是将各类数据信息存储在硬盘和企业计算机系统内，但是，这些载体都具有其生命周期，很容易在黑客的网络攻击之下，或者受其他因素的影响出现数据丢失的问题，加上各类计算机病毒肆虐，信息管理系统若是建设得不够完善，存在漏洞，将导致信息在传播和共享的过程中被不法之人所盗取，给档案管理工作造成非常大的安全隐患[1]。

4.对档案管理工作不够重视

长期以来，很多企业在开展各类业务经济活动过程中，往往忽略了档案管理工作，在企业内部未对档案管理给予应有的关注和重视，一些档案管理工作人员觉得这一工作可有可无，与企业的生产经营业务活动没有直接的关联，因此在常规工作中态度和行为都比较散漫，未认真对待这一工作。除此之外，部分企业的领导层以及核心管理人员也不关注档案管理工作，甚至在个别企业中，都没有设置档案管理部门和专职岗位，只有一些兼职的管理人员定期对档案进行管理。这些工作人员在常规化的档案管理工作中，工作经验严重不足，无法取得良好的档案管理成效，更无从谈起实现企业档案管理信息化。由此可见，从企业高层领导一直到档案管理的基层一线员工，对档案管理工作不够关注和重视，是导致企业档案管理始终无法实现信息化、无法提升管理水平的重要因素之一。

5.档案管理技术和基础硬件设施较差

在大数据时代，企业在进行档案管理相关工作时，与电子信息化技术无法分割，而想要实现档案管理的信息化，就需要使用以电子信息化技术为核心的软硬件设施。完善的软硬件设施是企业档案管理工作实现信息化建设的基础条件和重要保障。但是，就现阶段企业档案管理信息化技术应用现状来看，还存在显著的缺陷和不足，主要表现在硬件和软件设施较为滞后、更新速度慢、操作方式复杂等，无法适应信息化的发展趋势。没有完善的软硬件设施和科学合理的信息化技术作为支撑，在信息爆炸的背景下，数据信息杂乱无章，档案管理工作从储存到管理和使用都将受到不利影响。

三、大数据时代背景下加强企业档案管理信息化建设的策略

1.树立科学的信息化管理理念

企业档案管理工作部门需要对档案管理工作建立正确的认知，牢牢掌握大数据时代的特点，构建先进的档案管理工作理念，认清传统企业档案工作中所存在的弊端，并使用科学合理的办法对管理工作进行改革和创新。相关的企业档案管理人员需要运用大数据技术等手段提升档案管理工作的价值，因此在实际的档案管理工作过程中，需要充分应用各种信息技术，如互联网、大数据以及云计算等，需要积极主动地学习大数据技术，了解大数据技术的真正内涵，全方位地优化信息技术的应用水平，在这样的基础上才能够真正提高企业档案管理信息化建设的质量和水平。

2.加强基础设施建设

为了进一步强化企业档案管理工作的信息化建设水平，首先需要让传统管理模式向数字化的方向进行转型。在整个过程中，会涉及非常多的工作内容，如传统企业经营材料的传递、收集以及处理工作等，需要强大的硬件和软件作为支撑，创建出更加完善的企业档案管理工作网络环境。同时要强化硬件的建设，配置较为完善的信息处理设备，包含计算机以及文件资料扫描仪等等，创建出一个较为完善的档案管理工作硬件环境。另外，还需要强化对软件的建设，积极主动地建立科学合理且较为完整的企业信息化档案管理平台，促使档案管理工作向着数字化、自动化以及智能化的方向发展，发挥出大数据技术的真正价值。

3.建立健全企业档案数字管理系统

基于大数据时代，需要将传统的纸质档案转变为数字化档案，如图1所示，将档案学的基础原理全方位地展现出来，针对数字化档案的类别进行分类管理，并对其进行有效的存储。同时，还需要结合企业的实际状况，充分应用科学技术的价值，将档案管理系统和企业的业务部门、财务部门、人事部门、后勤部门等进行有机融合，确保档案管理工作的时效性，确保各类经营数据信息及时准确地被收录，并能够对其进行及时更新[2]。

图1 档案管理系统示意图

除此之外，还需要展现出云数据技术的价值，对各类的信息进行精准地分析和有效的处理，同时将横向分析、综合分析以及动态化管理模式进行有机融合，依照纵向时间线，针对各类档案资料展开相应的对比，和企业其他部门进行横向对比，将档案信息中的有用信息进行存储，对一些无用信息进行过滤，这样才能够确保各类档案数据资料的精准性及合理性。

4.制定完善的安全防护制度

在大数据时代，企业档案管理信息化建设虽然使得档案管理工作的质量和效率全面提升，从中获取到非常多的便利，但是也会存在一些不同程度的风险和安全隐患。因此，需要在信息化建设的同时，通过防护制度来保障企业机密信息的安全性，在其中融入档案管理系统安全保障的内容，尤其是档案信息化建设的技术、资金以及内部管理，对各种制度进行建立健全[3]。

在进行企业档案管理信息化的建设时，需要大量的基础设施作为支撑，并投入大量的人力资源，因此需要强化信息的保密性，将风险防控措施做完善，使得各类档案信息资料具备更强的保密性。

基于局域网科学合理地运用各类数字化的生产设备，严格监管信息化建设过程中的工作人员，对每个生产设备都设置相应的责任人，明确其职责和权限，在正式运用信息化档案管理系统之前，需要采取科学合理的手段，对数字化管理系统的使用范围进行清晰的界定，包括整个信息库数据信息的备份以及相关人员的权限控制，加强对各类入侵检测技术以及数据加密技术的应用，强化内部网络的安全性以及可靠性，对其中存在的问题进行有效的处理，在这样的技术条件下，才能够有效避免不法分子、黑客的攻击，提升档案管理工作的安全性和可靠性。

5.加强企业档案信息化管理制度建设

在企业开展档案信息化的建设过程中，影响其管理效果的还有一个非常重要的因素，就是管理制度不够健全。对于这一问题，企业内部的档案管理部门应该提高重视程度，制定出科学合理的档案管理制度，促使企业的档案管理工作能够在更加标准化和规范化的环境中开展，确保企业的档案管理信息化建设工作能够高效有序地向前推进。在相关管理规定的制定过程中，企业需要综合实际生产经营发展现状，建立具有企业特色的信息化建设标准，对档案管理信息化建设存在的缺陷和问题进行改进，促使信息化工作流程更加畅通。同时在进行信息化档案管理的过程中严格按照标准执行，包含企业的档案管理、相关管理资料的使用、资料的调取使用等等。在执行该标准和规定的过程中，若是发现制度存在问题，或是和实际工作出现了脱节问题，则需要在第一时间对其进行调整，以保障档案管理规章制度的标注化和可执行性。

6.加强档案人才队伍建设

为了在大数据时代真正展现出大数据的价值和作用，确保档案信息化建设工作获得良好的工作成果，需要企业内部打造一支优秀的人才团队，将传统繁复的纸质化档案转化为企业的信息化档案，促使企业的信息化档案能够发挥出应有的价值和优势，为相关人员提供更加良好的档案服务。在传统的企业档案管理或者是使用信息技术来对档案资料进行管理时，都需要将企业的信息资源转化为知识资源，整个过程中会涉及众多计算机技术，还有大数据分析以及大数据整合等与信息关系十分密切的工作。因此，需要相关的管理人才具备更加丰富的信息化经验，以及较高的信息技术使用水平，较强的实践能力和业务能力。对此，企业应该强化在该方向上的培训力度，培养出复合型的信息档案管理人才，促进企业的信息化档案建设水平越来越强。

四、结语

综上所述，大数据时代的企业档案管理需要转变传统的工作模式，档案管理工作者需要充分利用大数据技术的优势和价值，推动档案管理的信息化建设，促使我国企业档案管理工作提质增效。