中国古代档案管理机构的沿革

■ 刘 强 毕鑫宇 李 颖

中国是一个历史悠久的文明古国，拥有举世无双的、十分丰富且极其珍贵的历史档案遗产。我国古代就有“结绳记事”、“刻木为契”的历史传说。中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语（DA/T 1- 2000）》规定档案（acrchives）的定义为：“国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。”

与世界其他文明相比，中国的历史记载完整且丰富，其中原因与我国对历史档案文献保管的重视具有非常重要的关系。在本文中，从档案管理机构的官制和官署两个方面阐述了中国古代的档案管理机构，梳理了其发展的历史沿革。

一、中国最早的档案馆

在我国有据可查的最早的“档案馆”是1936年6月12日在安阳小屯发现的，我国考古学的开拓者之一李济先生在他的著作《安阳》中特别地以对这一发现的报道作为该部分学术报道的结束，他提到：

用这一报道来结束这一章，我想是可以理解的。……它把这一建立在理性推理和田野经验积累之上的事业推向了顶峰。H127 的发现不是侥幸之事，而是有系统的科学工作积累的结果。

从单纯考古观点来看，H127 档案库的发现仅是我已简要叙述过的多次安阳发掘中获得的许多令人惊异的成就之一。实际上，最后三次发掘积累的大量田野记录，以及任何科学标准都能给予最高评价的重要发现和田野资料，为至今了解安阳文化的真实性质提供了基本材料。H127明显居于整个发掘过程的最高点之一，它好像给我们一种远远超过其他的精神满足。所以，不仅从单纯科学的观点来看，而且带着对我们欢欣鼓舞情形的回忆，我认为这是结束这章关于最后三次田野发掘的最合适主题。[1]

文中的“H127”就是一般公认的解放前中央研究院主办的安阳前后十五次发掘中的最高成就和最伟大的业绩，被称作“地下档案库”的H127，该坑共出土有字甲骨17096 片。从上述文字中可以看出，即使过去了40年（《安阳》成书于1977年），李济先生还是掩饰不住自己内心的欢欣和惊异。

在《安阳》书中，李济先生还转引了当时发掘领导人石璋如先生的一段话：“H127 的口径约1公尺8 寸，深距地面约6 公尺。窖内的堆积上层为绘图，下层绿灰土，中间是一层堆积灰土与龟甲……所占的空间高约1.60 公尺。还发现一个人骨架伴着这些古代档案……。”从中可以看出，远在商代，档案已经开始集中保管了。

二、中国古代档案管理官制的沿革

在商代我国就已专门设置“史”这一官位，如在甲骨文中有“在北史其获羌”的文字，这里“史”与后世的“使”近似。后来商王在其左右设置史官，掌管祭祀和记事等。周时沿置，在王国及诸侯国均有之，如西周时有太史、内史等，春秋时更有称外史、左史、南史的。《尚书·金滕》：“史乃册祝”，可见史掌著作、简册及祀神之事，或称“作册”。《礼记·玉藻》：“动则左史书之，言则右史书之。”可见史又分左、右，分掌记事、记言之职。另外，“史”不但是古代的官名，还是古代官佐之称，官佐是指古代官员的副职或助理人员。如《诗·小雅·宾之初筵》：“或佐之史。”《周礼·天官冢宰》记宰夫：“掌治朝之法。以正王及三公、六卿、大夫、群吏之位，掌其禁令。……辨其八职：一曰正，掌官法以治要。二曰师，掌官成以治凡。三曰司，掌官法以治目。四曰旅，掌官常以治数。五曰府，掌官契以治藏。六曰史，掌官书以赞治。七曰胥，掌官叙以治叙。八曰徒，掌官令以征令。”郑玄注：“赞治，若今起文书草也。”[2]

如果商代设置的“史”官，其职能还是记事的话，那么在周代已经出现了专门主管文书档案的官员，即“柱下史”[3]。《史记·张丞相列传》云：“苍（张苍），秦时为御史，主柱下方书。”意思是说张苍是主掌藏书的御史，其实御史本职即是宫内主文书档案之官，与唐宋以后的御史意义完全不同。又《史记·老子列传》云：“老子者，楚苦县厉乡曲仁里人也，姓李氏，名耳，字聃，周守藏室之史也。”唐代司马贞撰写的《史记索隐》云：“周秦皆有柱下史，谓御史也。所掌及侍立恒在殿柱之下，故老聃为周柱下史。今苍在秦代亦居斯职。……方为四方文书也。”[4]谓老子为柱下史，即藏书之柱下，因以为官名。后世有称翰林官为柱史者，亦有称御史为柱史者。其实若与后世之官相比附，惟隋唐的秘书监较为相近。

而御史作为中国的古代官制中的官名，其内涵随时间亦历经变化。战国时御史本作为国君的侍从史官，《史记·廉颇蔺相如列传》记秦、赵两君渑池之会曰：“赵王鼓瑟。秦御史前书……秦王不怿，为一击缻。相如顾召赵御史书……。”《史记·滑稽列传》中亦云：“赐酒大王之前，执法在傍，御史在后……”。自秦始御史作监察之官，一直延续到清朝。《汉书·百官公卿表》：“监御史，秦官，掌监郡，汉省。”秦以后置御史大夫，职位仅次于丞相，主管弹劾、纠察官员过失诸事。御史大夫，从一品，负责监察朝廷、诸侯官吏的失职和不法行为，同时也负责保管朝廷的档案文件。御史大夫在御史台办公，由御史中丞（从二品）协助工作，下辖司法御史，掌管司法案件。《汉书·百官公卿表》：“御史大夫，秦官。位上卿，银印青绶，掌副丞相。有两丞，秩千石。一曰中丞，在殿中兰台，掌图籍秘书……。”

《汉书·百官公卿表》中的“兰台”是汉代设置的官署名，作为中央档案、典籍库，用以收藏地图、户籍等档案及图书，隶属于御史台，由御史中丞一员兼领，设置兰台令史，史官在此负责典校、修史等。后人从此引申，宫廷内的典籍收藏府库、御史台和史官，都曾被称为兰台。唐朝时，秘书省在唐高宗龙朔年间改称兰台，光宅年间改称麟台，唐中宗神龙年间又改回秘书省。唐朝白居易《秘书省中忆旧山》诗：“厌从薄宦校青简，悔别故山思白云。犹喜兰台非傲吏，归时应免动移文。”

中国档案事业源远流长，波澜壮阔的历史长河里，历史的沿革，造成了档案从业人员及档案馆室曾有许多种别称或美称。这其中，以兰台最为普及。兰台史从汉代开始设置，由于当时时尚的推崇，以及兰台司职者的苦心经营，名人名著辈出，可谓盛况空前。著名历史学家班固、傅毅、李尤等都曾担任此职，先贤的楷模风范，历来是人们追慕、学习的典范，为纪念成就卓著的业界前辈，档案工作者就自称为“兰台人”了。

另外，在历史发展的过程中，与档案有关的官署还包括秘书省与翰林院等。秘书省，是专门掌管修撰国史及管理国家藏书的官署。东汉桓帝时置秘书监一员，典司图籍，属太常。曹操掌权时，置秘书令，典尚书奏事。曹丕时改令为监。西晋惠帝时置秘书监，南朝梁时改称秘书省，其主官为秘书监。唐代曾改称兰台及麟台。明以后其职务并入翰林院。翰林院是唐代开始设置的一个官署，唐玄宗初由翰林待诏起草、批答文书，后又将制书诏敕由翰林供奉与集贤学士分掌。晚唐以后，翰林学士院演变成了专门起草机密诏制的重要机构。明以后被内阁等代替，成为养才储望之所，负责修书撰史，起草诏书，为皇室成员侍读，担任科举考官等。清袭明制，设翰林院，负责国史编修，及记帝王起居注，进讲经史，并草拟与典礼有关的文件。“掌制诰、文史，以备天子顾问。凡陈书讲幄，人承儤直，出奉皇华。职司纂重也。”[5]

三、中国古代档案管理官署的沿革

在档案保管的发展过程中，不但档案从业人员的官职发生了一系列的变化，档案的具体存放或保存的地点也随着历史的演进产生了系列的更迭（见表2.1），我国历代存储档案的机构主要有天府、石渠阁、兰台等。

表2.1 中国古代档案存储机构的演变简表

天府，西周时期宗庙名称，也是储存档案的库房。[6]西周时期国家机关庞大，档案种类明显增多。王朝中央保存的档案主要有图版（地图与户籍）、盟约、谱牒（王室世系记录和贵族族谱与家谱），史官保管的有诰、誓、政典、记注等档案。上述档案大多有副本多分，正本存于天府，藏于“金縢之匮”，副本则分存于太史、内史、司会及六官等处。据《周礼·春官》载，当时“功书藏于天府”，“纪邦之大盟约、莅其盟书而登天府”，“乡老及大夫群史献贤能之书于王，王再拜受之登于天府”。[7]

因此，天府是收藏珍贵档案的管理机构，这也是我国历史上有确切史料记载的最早的中央政府正规档案管理机构。有关天府的记载始见于《大戴礼记·少闲》篇。西周宗法制度逐渐完备，宗庙设置与收藏更趋完善，于“春官”下设“天府”，“掌祖庙之守藏与其禁令”。天府属“九府”之一，地位颇高，不同于一般的档案库房，负责保管天府档案的史官称“守藏史”。这时一些极机密、极重要的珍贵档案的存储还采取了收贮于“金滕之匮”的做法，所谓“金滕之匮”，就是把重要的文书档案放置于金属带子捆缚的匣子之中。《尚书·金滕》记载：“武王有疾，周公作策书告神请代武王死。事毕，纳书于金滕之匮。遂作金縢。”《史记·鲁周公》记载“周公藏其策金縢匮中，诫守者勿敢言。明日，武王有。”[8]“纳书于金滕之匮”，亦即把载有祷辞之册秘藏起来。周公“纳书于金滕之匮”的做法也为此后历朝所继承。

石渠阁是西汉时期中央收藏档案典籍的机构。西汉统治者对汇集于王朝中央的档案典籍非常注意保管，在宫内外修建了许多收藏档案典籍的处所，石渠阁是其中之一，相传它是西汉首任丞相萧何于公元前200年左右专为收藏从咸阳收集来的秦代的档案图籍而修建的，由于西汉社会经济、政治、文化的高度发展，所以建造石渠阁时考虑到了保管档案典籍的特殊要求，设有排水渠，以防档案典籍受潮霉变，这在当时的历史条件下非常不易，石渠阁也因此得名。它除藏有档案典籍外，还收藏着许多图书，同时也是群儒议订五经、校勘书籍和从事著述的处所。西汉末年，石渠阁被毁弃。[9]

东观是东汉时期中央收藏档案典籍的处所。据记载，东观有极为丰富的藏书，学者称东观为“老氏藏室”，还收存有部分诏书、奏章等重要档案，东观还是群儒议订五经、校勘书籍和从事著述的场所，集保管档案资料和著书立说为一体是我国封建社会初期档案收藏机构的一个特点。

唐朝时期，官方档案文献编纂机构主要为史馆，所以史馆也是档案文献的主要存放机构。[10]此外，唐朝中央保管甲历档案的专用库房称作“甲库”，甲历档案是我国封建社会中期在铨选、任用官员过程中形成的一种专门档案。

架阁库是宋朝从中央到地方普遍建立的存储档案的机构。宋朝实行严密的封建集权专制制度，对档案工作的控制也很严密，在最高军事机关的枢密院，最高财政机关的三司以及处理日常政务的尚书省六部和一些寺、院，分别设置了存储各种不同档案的机构——架阁库，并选择有名望者管理，体现了宋统治者对任用主管架阁库官员的重视。到宋仁宗时，宋代各级地方机关也普遍设置了收藏文书档案的架阁库，并由知州、令、丞、主簿等地方的主要执政官员掌管。宋代各级架阁库的普遍设置，不仅对巩固宋王朝的统治有积极作用，而且对我国古代档案工作的发展也具有重要意义，在以后的后金、元、明朝都延用了宋代的架阁库制度。[11]

皇史宬是明代皇家档案库房，建于明世宗嘉靖十三年（公元1534年），至十五年(1536年)七月竣工。它是明朝统治者为妥善收藏皇族的玉牒、历代皇帝的实录、圣训而仿照古代的金匮石室”建造的专用库房，位于明代东苑（今紫禁城东侧）宫殿群中（今东城区南池子南口东侧），是一个独立的院落。由皇史宬门、皇史宬主殿、东西配殿组成（清代在主殿东增建御碑亭），外围以红色高墙，是一组结构奇特而紧凑的古建筑群。院正中为正殿，座北朝南，整个建筑在两米的石基上，台四面有滴水龙头，围汉白玉石栏，望柱头上浮雕翔凤盘龙。台南有御路，为汉白玉浮雕双龙戏珠。正殿东西共九楹，南北约四丈，庑殿顶，黄琉璃瓦盖顶，其脊、鸱吻、垂兽、仙人均用黄琉璃砖烧制，殿前正上方高悬“皇史”匾额，既体现了我国宫殿式的建筑风格，又具备了保管档案的条件。皇史宬全部用砖石砌成，墙体用灰砖砌成，厚达五米，厚而坚实，南北墙体上辟有汉白玉石窗，以使其内外通风，保持室内外较小的温差，有利于典籍的保存。额枋、斗拱、门、窗，均用汉白玉雕成。正门五，南向；门分两层，外层为实踏大门，内层为朱红隔扇门。皇史宬四周上下俱用石甃，主殿顶部成拱券式，全用石砌，无梁柱，俗称“无梁殿”。又因整个皇史成主殿全为石砌，又称“石室”，以防火灾。主殿内筑有一米多高、雕着海水游龙图案的汉白玉石台，在这个巨大的石台上，放置二十个鎏金雕龙的铜皮樟木柜，这就是“金匮”。金匮内收藏着皇家的实录、圣训等皇家档案，这样的保管条件，对防尘、防光、防虫、防潮、防霉变和控制温湿度等方面起到了良好的作用。皇史宬的建造反映出我国古代高超的建筑水平，是我国封建社会建造的档案库房的杰出代表，是我国古代档案事业的一份珍贵遗产。到清嘉庆十二年（公元1807年），皇史宬又被重新修整，并仍被用作收藏皇家的重要档案场所。新中国成立以后，皇史宬被列为国家重点文物保护单位。[12]

天府、兰台等只是我国档案保管历史上比较重要和具有代表性的主要存储机构，另外，历朝历代还存在着其他一些机构也起到了档案文献的保管存储功能，例如“凌烟阁”。凌烟阁是古代专门陈列功臣画像的档案库房建筑，名称始见于北周。唐太宗贞观十七年（643）图画开国功臣长孙无忌、杜如晦、魏征、尉迟敬德等二十四功臣于长安凌烟阀，由大画家阎立本画像，大书法家褚遂良题阁，太宗本人做画像赞。[12]

随着档案管理机构的发展沿革，档案管理也经历了从自发到自觉、从经验到理论、从探索到成熟的历程。特别是发展到今天，档案管理的任务不单纯局限在保管上，档案资源的开发利用及保护都越来越被重视。如何适应新形势下的新要求？对档案管理机构既是一种挑战，又是一个崭新的机遇。

注释：

[1]李济：《安阳》，上海人民出版社2007年版，第95 页。

[2]俞鹿年：《历代官制概略》黑龙江人民出版社1978年版，第408 页。

[3]潘瑞新：《中国秘书词典》，海天出版社1988年版，第6 页。

[4]臧云浦，朱崇业，王云度：《历代官制、兵制、科举制表释》，江苏古籍出版社1987年版，第256 页。

[5]陶喜圣，沈任远：《明清政治制度》，台湾商务印书馆1967年版，第74 页。

[6]陈文清：《文秘词典》，辽宁人民出版社1987年版，第468 页。

[7]杨树森，张树文：《中国秘书史》，安徽大学出版社2003 版，第152 页。

[7]刘中一：《探询国学》，人民出版社2014年版，第109 页。

[8]李默：《代表中国皇室文化艺术的50 座帝王宫殿》，广东旅游出版社 2013年版，第25 页。

[9]李晓菊：《唐宋档案文献编纂研究》，社会科学文献出版社2014年版，第46 页。

[10]陈兆祦，曹喜琛，李鸿健：《档案工作全书》，中国人民大学出版社1992年版，第346 页。

[11]贺树德：《北京通史，第六卷》，北京燕山出版社201年版，第431 页。

[12]陈文清：《文秘词典》，辽宁人民出版社1987年版，第464 页。