分析新形势下人力资源和社会保障局的档案整理方法

王艳

摘 要：在新形势下，人力资源和社会保障局档案工作也面临着新挑战，为了能够更好地适应当前工作发展需求，优化档案整理方法、创新档案管理理念，才能够从整体上促进档案工作顺利开展，并提高档案工作水平。但是，从现阶段人力资源和社会保障局档案工作的情况来看，其中还存在一些不容忽视的问题，如：档案管理得不到重视、缺乏完善的管理机制、档案整理不严谨等等，这些问题在很大程度上影响了档案工作的顺利开展，本文基于此，对相关档案整理方法与管理策略进行几点具体分析。

关键词：人力资源和社会保障局;档案工作;整理方法

引言

人力资源和社会保障局档案管理工作比较重要，并且其具有较大的价值。首先从宏观角度来看，人力资源和社会保障局档案管理，为国家公务人员的选拔和任用提供基础数据，同时也是国家人力资源管理等工作开展的基础。档案管理对于许多行业和部门的发展都有一定的促进作用。其次是从微观角度来看，档案管理工作能够幫助企业选拔出更适合的员工，可以帮助学生找到心仪的工作，为广大劳动人口获得薪酬和各种社会保障提供基础数据。新形势下，加大档案整理方法与管理策略的研究力度是非常必要的。

一、新形势下人力资源和社会保障局档案工作存在的问题

1.忽视劳动保障档案管理

我国人口基数比较大，劳动人口所占比例较大，并且结构比较复杂，所以劳动保障档案数量不仅多并且管理程序十分烦琐。新形势下，在人力资源和社会保障局实际档案管理过程中，没有必要的硬件设备支持，有些档案内容在整理时不及时，造成档案保存不完整甚至丢失。

2.缺乏完善的管理机制

人力资源和社会保障局的档案内容比较多，包括很多领域，所以，针对这些档案进行管理时，应该先对档案归属进行划分，然后再分配给不同的部门，之后部门再对档案的类型划分，进而分类保存，这种档案管理模式相对传统，但是一直沿用。这种档案管理模式虽然比较合理，但是因为人力资源和社会保障局的档案需要各个部门分别管理，想要实现档案信息共享，那么所有部门之间都要有良好配合，相互之间紧密沟通。但是，在日常档案管理时，部门之间并没有达到预期的合作效果，所以使得人力资源和社会保障局档案管理出现一定困难。另外，在这种模式下，会增加档案管理人员的工作量，如某一个人的档案可能会在多个部门分别管理，这会影响档案管理的效率。当前人力资源和社会保障局档案管理缺乏完善的管理机制，不能适应新形势下档案管理的需求。

3.缺乏先进的管理模式

人力资源和社会保障局档案管理模式一直都是采用传统的档案管理模式，这一模式下，档案管理都是以卷数为单位进行整理，相对比较科学，但是也有一些漏洞。随着经济的迅速发展，人们的活动内容日益增加，产生的档案内容也变得越来越多，所以档案管理工作量越来越大，这就增加了档案出错的概率，同时，在档案管理过程中，可能需要多个人共同管理，再加上保存的卷数内容不明确，会影响后期的档案使用便利，同时也会增加档案管理人员的工作量。我国人力资源和社会保障局的档案管理缺乏先进的管理模式，造成档案管理效果不好。

二、新形势下的人力资源和社会保障局档案管理方法

人力资源和社会保障局档案管理方法要根据档案类型合理进行选择，具体分析如下：

1.纸质档案整理方法

人力资源和社会保障局档案可以划分成两类，一类是办公室产生的公文;另一类是各处室归结出的业务资料。这样对档案进行区分之后，档案管理工作开展的方向就比较明确了。

（1）关于“件”

我们先来看档案的特点，这类档案针对性比较强，不能被修改，更不能丢失，并且这类档案的量不大，因此我们可以使用“件”的档案整理方法，来对办公室的文件档案进行保存管理。

办公室文件、公文十分重要，并且其法律效应比较强，而且有一定时效性。这类档案的特点是数量少，不经常查阅，所以在进行档案管理时，只需要做好档案的归档分类保存即可。结合这种档案特点，可以采取“件”的档案管理方式。如果是一些相对复杂的档案，可以先根据内容做进一步分类，如法律文件、规划部署等，后期使用的概率比较低，所以不需要十分具体，这样可以提高档案管理效率。针对有些管理易发生错误的文件，其联系性比较强，这样可以从档案名称来知道档案的具体内容，一旦发现管理失误，档案管理工作人员也可以快速整理修正。办公室文件不具有大量馆交的情况。

（2）关于“卷”

人力资源和社会保障局的业务档案具有零散、量大、群体性的特点，所以，针对这类档案进行管理时，应该做好整合分析，然后采取“卷”的方式来进行档案整理，可以保证档案的整体性，能够根据档案相关的内容找到其他相关的档案，发挥立卷档案整理的优势。分类概括：业务档案多数都是民生问题，并且个人档案居多，采取立卷的方式，可以对档案的相关信息进行展示，这样在查阅档案时，可以快速定位，同时保护档案的安全。立卷简易：业务档案按照其特点，不必逐一姓名列出，只需要列出一些共性的信息，如街道名称、住宅名称、所在公司名称等，这样档案的案卷标题简写即可，如招工表等，不存在争议问题。

2.电子档案的整理方法

（1）电子档案的整理

对于电子档案的整理，新形势下，档案管理人员应该做到：第一，保证所有电子档案都规范化管理，并且所有档案都集中组盘;第二，构建一个完善的数据库，利用这个数据库对电子档案信息进行管理，做好分类，建立不同的文件目录，便于日后查阅。同时，针对有些纸质档案，如果进行电子档案的整理，要求档案管理人员利用现代化设备将档案信息录入计算机，然后借助网络技术完成档案数据的传递。档案管理人员完成档案整理之后，还要进行电子档案正常的分类管理，做好档案的分类归档，收入电子档案数据库中保存。在对电子档案进行管理时，管理人员要对所有的电子档案进行整理，全部输入一个数据库系统当中，并且要在输入过程中，附加一些文字和多媒体信息，文字信息主要是对人综合信息的描述，多媒体信息主要是音频、图像等信息。新形势下，人力资源和社会保障局的档案内容中，电子档案比较多，如设备、声像等。针对电子档案进行整理时，档案管理人员需要先将这类档案进行扫描，然后再将信息按照标准进行整理，便于日后用户的使用查询。对于设备类的电子档案，其档案已经从纸质向电子转换，所以，管理人员在管理时，不仅要采取正常的档案整理方法，还要建立一个工作台，对档案进行详细的归类整理。

（2）电子类档案的保护

①电子档案的保护。目前来看，我国电子档案保存过程中，一直处于脱机状态，所以，人们在保存数据时，会将应用软盘。在新形势下，科学技术不断进步，也促进光盘的升级，这是因为光盘在使用过程中，具有抗干扰能力好、结构稳定、保存时间长等优点，所以，人们会将其应用在电子档案的保存中。电子档案逐年增加，档案管理部门充分利用光盘，所以软盘并没有被彻底改革。在日常档案工作中，管理人员应该采取有效措施来对电子档案进行保护，确保电子档案的安全。②软磁盘的保护。针对软磁盘进行保护时，一是要做到软磁盘的规格统一，最好使用 3.5 的高保密软盘，同时保证软盘的质量，因为软盘质量对档案数据的保存有着直接影响。二是软盘保管时，要选择合适的环境，避免放置在较强的磁场、震动、有腐蚀气体等场所。环境湿度也要符合要求，保持在50%，温度控制在20℃。三是档案管理部门还要定期对环境进行病毒检测，避免磁盘被病毒侵蚀。针对一些加密过的电子文件进行保存时，要先解密再保存，如果条件可以，应该转移到光盘上存储，延长档案的保存时间。③光盘的保护。排放、使用要规范：光盘存放时，要保证光盘放置在盒子里，盒子要竖着放置，这样光盘不会出现翘曲的问题，另外在光盘使用时，也要轻拿轻放，避免出现划痕，影响光盘正常使用。温度、湿度良好：光盘存放时，要保证周围的环境温度适宜，不能过高，也不能太潮湿。如果光盘一直裸露在外面，很容易氧化，甚至片基霉变。所以，光盘存放的温度要在14℃—24℃范围内，湿度要保证在40%—65%之间。做好避光工作：光盘表层都有一层保护层，这个保护层是塑料的，因此，在被紫外线长期照射之后，会受到损伤，甚至提前老化，影响正常的使用。因此，在光盘保存时，要做好避光处理，同时根据光盘、磁盘的保存年限，定期做好复制、转存工作，转存之后，还要使用原来的编号继续保存。

三、新形势下人力资源和社会保障局档案管理策略

1.转变观念，重视档案管理工作

人力资源和社会保障局想要做好档案管理工作，首先要转变观念，重视档案管理工作。一是人力资源和社会保障局档案管理部门应该争取相关领导的支持，给予资金投入，同时还要对档案管理工作的作用进行宣传，使得相关工作人员能够重视档案管理工作。二是要做好综合档案室的建设，所有档案都统一管理，不仅有利于档案信息的保存和后期维护，还能实现档案的共享，为档案使用人员提供便利。三是构建规范化的档案管理系统，使得所有档案数据保持一致性，保证档案数据的真实完整。

2.落实好机构建设工作

人力资源和社会保障局的档案管理工作相对比较复杂烦琐，并且工作量较大，所以，需要有大量的档案管理专业人员来完成档案管理工作。档案管理部门要保证部门内有充足的档案管理专业人员，并且要做好管理人员的分工，明确岗位职责，以免因为缺人影响正常工作。另外，人力资源和社会保障局要落实好机构建设工作，所有档案管理工作要在档案室内完成，并且要保证档案管理工作全部按照相关规章流程来完成，档案管理室内要配齐档案管理的相关设备和工具，同时构建档案管理的数据库系统，科学利用各类资源，保证档案管理工作的有序进行。

3.提高档案管理人员的专业素质

新形势下，传统档案管理模式已经不适用现代档案管理需求。一些年龄大的档案管理人员占比较高，并且其所掌握的档案管理知识比较陈旧，对于新的档案管理知识不了解。随着信息技术的不断发展，档案管理设备一代一代地变更，更多的先进设备引入档案管理中，档案管理人员的综合素质和现代档案管理发展需求明显存在差距。因此，人力资源和社会保障局要从档案管理人員的专业素质着手，提高管理人员的综合素质，首先要持续组织档案管理人员学习档案相关规章制度，以此来提升档案管理人员的法律意识和管理理念，不断提升自身的档案管理专业知识，助力档案管理工作的开展。同时，还要培养新的档案管理队伍，招募一批具有现代信息技术和管理理念的人才，提升整个档案管理队伍的综合素质。

4.建立健全运行机制

人力资源和社会保障局建立健全档案管理运行机制，由于档案包括的内容比较多，范围比较广，如医疗、养老等。所以，在档案管理工作正常开展过程中，存在一定的难度，想要保证档案管理工作的有效开展，就需要完善的管理机制为支撑，进而保证档案管理工作能够科学、规范地开展。另外，还要对档案管理工作人员开展持续的培训，不断提高岗位人员的专业素质，提升档案管理人员的工作能力，以此保证档案管理工作的高质量开展。

5.强化信息化管理

人力资源和社会保障局开展档案管理工作时，应该适应现代化的发展，做好数字化转型，保证纸质档案和电子档案之间可以有序衔接转换，全面提升档案管理效率，以免档案因磨损、腐蚀等问题不能正常使用。采用信息化管理方式，不仅可以有效节约经济成本，还能促进档案的现代化管理，减少档案管理人员的工作量，促进人力资源和社会保障局档案创新管理。在人力资源和社会保障局档案信息化管理建设中，首先要明确档案管理的标准，充分借助先进的信息技术，保证档案数据的管理效率和质量，构建信息化档案管理体系，有效保证档案信息化管理效果。

6.档案管理的其他思索

近几年，经济迅速发展，我国的各项制度也在不断优化变革，相应的档案管理制度也在不断完善，档案管理人员利用现代信息技术，针对各类档案进行分类，构建一个全面的档案工作管理体系，保证档案管理质量。新形势下，档案管理工作要具有新时代的特征，同时对档案管理人员专业素质有着较高的要求。档案管理新形势下，档案管理部门应该不断创新档案管理模式，提高档案管理人员综合能力素质。人力资源和社会保障局的档案管理，只能采取分类管理这一种方式吗？这种方式是以档案为基础，找到一种解决方法，其实，还可以从档案外部入手，找到更多的管理的档案方法。如法律文案，国家应该出台一些档案管理政策，规范这类档案的管理细则，进而提高档案管理的效率。再如人力档案，要设立专门的档案部门，做好人才档案的管理和分析，总结出人才培养的规律，同时创新档案管理方式，保证档案管理的科学性、严谨性、安全性。指派专门的管理人员对人才档案进行抽查监控，进而确保档案管理的效果。

三、结语

人力资源和社会保障局档案工作内容复杂、工作量非常大，其中涉及众多工作环节，因此，对档案整理的科学性、合理性要求很高，尤其是在信息化时代背景下，电子档案逐渐得到应用，但同时原始纸质档案也需要存档，此时，加强档案整理方法的监督与管理，制定完善的管理机制是非常必要的。本文从几个方面对此展开了分析，旨在更好地助力于我国档案工作的高效开展。

参考文献：

[1]郭东水.信息化背景下社保档案管理的问题与对策[J].城建档案，2021

[2]张慧珍.社保档案管理中的数字化技术探究[J].兰台内外，2021

[3]王瑞康.国有企业集团社保档案管理现状及改进思路[J].企业改革与管理，2021

（作者单位：山东省单县人力资源和社会保障局）