馆藏档案资源建设与管理研究

摘要：信息技术的发展和职业教育的变革，对学校档案管理工作提出了更高的要求。建立丰富和合理的馆藏档案资源，是档案管理工作的基础和前提。当前，硬件配套设施不完善、档案收集管理不到位、档案信息化建设滞后、档案人才队伍建设薄弱等问题都制约着学校馆藏资源的建设，必须通过加强档案馆基础设施建设、做好档案收集工作、推动档案信息化建设、加强档案人才队伍建设等措施，加强馆藏档案资源建设与管理，更好地服务于学校中心工作，也为其他高校档案馆馆藏建设与管理提供参考。

关键词：馆藏档案;档案资源;档案管理

《高等学校档案管理办法》中将高校档案定义为：“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”做好高校档案管理工作，既能为高校工作的开展提供依据和凭证，也是对校园文化的保护和传承。建立丰富和合理的馆藏档案资源，是高校档案管理工作的基础和前提[1]。信息技术的发展，对高校传统的档案管理模式产生了巨大的冲击，当前高校档案馆的馆藏资源很难满足用户日益多样的利用需求。因此，高校档案馆需要结合本校档案工作的实际情况，重视馆藏档案资源建设与管理，提升档案信息化水平，提高档案利用率，由传统档案馆向数字档案馆、智慧档案馆转型，为本校和社会提供高质量的档案服务。

習近平总书记指出，在全面建设社会主义现代化国家新征程中，职业教育前途广阔、大有可为。上海电子信息职业技术学院作为一所有60年办学历史的公办全日制普通高等职业院校，是“国家示范性高等职业院校建设计划”骨干高职院校、国家优质专科高等职业院校、上海一流专科高等职业教育建设立项单位、上海市示范性高等职业技术院校。在职业教育不断改革，职业院校主动融入国家重大战略，培养高质量的技能型人才，共同构建技能型社会的背景下，高职院校的综合档案馆承担着学校档案收集归档、服务利用、资政育人的任务[2]，必须顺应时代的发展，加强馆藏档案资源建设，构建学校档案管理一体化平台，更好地服务于学校中心工作。

1馆藏档案资源建设与管理现状

1.1基础设施建设情况

综合档案馆现有档案库房两个，共130平方米，配置有档案专用密集架，容量总计170立方米，总排架累计长度1368米。同时配备了温湿度显示仪、空调、除湿机、空气消毒机、消防灭火器材、档案专用扫描仪、复印机、光盘磁带防磁柜、防潮箱、档案装订机等办公设备及档案库房专用设备。

1.2现有馆藏档案结构

学校档案馆统一保管着上海电子信息职业技术学院、上海电子工业学校、原中共上海仪电控股（集团）公司党校、原上海电子技术学校、原上海第一仪表电子工业学校、仪电控股（集团）公司委托管理的原上海广电职业技术学校（部分文书档案）共6个全宗的档案。

除在职教职工的人事档案由人事处专门管理、学生档案由学生处专门管理外，学校档案馆统一收集并集中管理了学校DQ党群类、XZ行政类、XS学生类、JX教学类、KY科研类、JJ基建类、SB设备类、WS外事类、CK财会类、SX声像类、SW实物类共11个门类的档案，以纸质档案为主，声像、实物等其他载体档案为辅，门类齐全，较为详细地记录了学校的发展历程和办学成果。

1.3档案信息化建设情况

2009年12月，学校引进新影捷档案管理系统软件，初步实现了档案编目、统计和检索的计算机现代化管理。2019年4月，综合档案馆对新影捷档案管理系统进行了升级，赋予各二级部门兼职档案管理员登录权限，通过系统实现了二级部门预立卷、综合档案馆网上审核、纸质档案移交的归档流程。9月，综合档案馆为部分二级部门进一步开通三级权限，让更多兼职档案员通过系统录入案卷和卷内文件目录，有效提高了档案移交的工作效率。截至2019年12月，完成学校和电子工业学校（中专部）部分档案的目录数字化共计3921卷、15869件，完成合同档案和实物档案目录数字化共计3659件。

2020年，综合档案馆开展馆藏档案数字化加工项目，完成5067卷文书档案、595卷学籍卡、232张基建图纸、4505张照片、490件实物、3714件合同档案的数字化扫描、加工，依托档案管理系统，实现了档案全文检索，极大地提高了档案利用效率，有利于对档案实体的保护。

1.4学校档案人才队伍建设情况

学校档案人才队伍由综合档案馆专职档案管理员和各二级部门兼职档案管理员组成，每个二级部门至少设置一名兼职档案管理员负责本部门的档案工作。目前，学校有综合档案馆专职档案管理员2名，各二级部门兼职档案管理员40余名。由学校综合档案馆负责对二级部门兼职档案管理员进行业务培训和归档指导，保证学校各部门档案及时、规范归档。

2馆藏档案资源建设与管理存在的问题

2.1硬件配套设施不完善

学校档案库房是在2010年由两间大教室改建而成的，后来陆续配置了空调、除湿机、灭火器等设备，满足了基本的温湿度监控和消防功能。但是，随着学校发展和档案的集中统一保管，综合档案馆馆藏档案数量逐年增长，当前的档案库房面积已无法满足档案的保管需求。用木板封闭教室窗户改造的库房墙壁，隔热性能不佳;使用空调和除湿机控制库房温湿度，没有自动控制系统，导致库房不能实现24小时恒温恒湿;仅配置灭火器，没有自动报警、自动灭火等装置，无法确保档案实体安全。另外，综合档案馆没有相对封闭、独立的区域，且没有专门进行档案展览的空间，不利于档案安全及各项档案工作的开展。

2.2档案收集管理不到位

学校自2003年5月起，结合本校工作实际，制定了一系列档案管理制度，对归档管理、归档范围、档案整理、档案利用、库房管理等方面进行了规范，此后经过历年完善，形成了较为全面的制度体系。但是，对于制度的实施执行力度不够，对二级部门档案移交的管理不到位，涉及多个部门的工作归档责任划分不明确，仍然存在档案延迟或未能收集进馆的情况，如设备项目档案目前馆藏仅2019—2020年设备项目的成套档案，其他年度的设备项目档案暂未进馆;基建项目档案馆藏为学校一期、二期建设等重大基建项目，学校历年建设项目与维修工程等基建项目档案还在陆续整理移交中;离退休教职工人事档案已向档案馆移交，但由于历史原因，仅做简单案卷编号，并未完成规范的整理。另外，针对具体的档案门类，仍然缺少有针对性的相关制度规范来进行专门的规定和指导。

2.3档案信息化建设滞后

档案信息化建设包含档案存量数字化和增量电子化。目前，综合档案馆的馆藏数字化工作还未全部完成，尤其是对于年代久远的文书档案、离退休教职工人事档案等，全文识别难度较高，数字化难度较大，数字化任务较重;对于每年新增的档案，除声像、实物等其他载体档案外，文书档案仍然以纸质档案为主，进馆之后由档案馆进行数字化扫描工作。档案信息化建设还需持续推进。

由于档案管理系统暂未与学校其他办公系统对接，不能进行数据共享[3]，导致出现重复劳动，不利于提高工作效率。如学校收发文、合同等，都在学校自动化办公系统（即OA系统）中进行业务办理和流转，但由于系统各自形成“信息孤岛”[4]，档案管理系统不能直接接收OA系统中完整的收发文及合同的电子数据，需要兼职档案管理员在档案管理系统中重新著录，既付出额外的时间成本，又容易发生错录、漏录的现象。

2.4档案人才队伍建设薄弱

学校档案人才队伍建设是学校档案工作开展的重要环节，对学校档案资源建设具有重要作用。当前，学校档案人才队伍建设存在以下四方面问题。一是专职档案管理员人数少。学校专职档案管理员仅有综合档案馆2名，同时兼顾各项行政事务，随着档案业务的不断增加，导致档案工作无法做细，制约档案工作的发展。各二级部门档案工作由行政人员兼职负责，由于部门工作繁重，导致档案工作花费的时间和精力不足。二是兼职档案管理人员变动频繁，档案队伍新手多，部门内人员变动缺少档案工作交接环节，导致接替的兼职档案管理员不了解部门档案情况，影响部门档案工作衔接。三是档案业务技能欠缺。各二级部门兼职档案管理员大部分每年进行一次到两次档案整理，导致档案业务技能不熟练。因部门内缺少档案工作交接，档案工作新手不具备档案工作知识，无法顺利开展档案业务。四是档案人才队伍考核制度不健全，没有形成成熟的考核体系，不利于调动学校档案管理员的积极性。

3加强馆藏档案资源建设与管理的对策

3.1加强档案馆基础设施建设

为维护学校档案实体安全、促进档案工作规范展开，需要扩建或新建档案库房，增加库房面积，配置库房温湿度自动化控制系统、自动报警系统、自动灭火装置等专业设备;为档案馆设置相对独立的空间，合理规划档案馆阅档、办公及档案加工区域。

乘学校基建四期建设之机，2019年4月，综合档案馆向学校提交新档案馆建设规划，计划建设总面积1940平方米的新档案馆，包含纸质档案库、实物档案库、涉密档案库、声像档案库共900平方米档案专用库房，200平方米对外服务用房，250平方米档案业务和技术用房，90平方米办公用房及500平方米校史展览厅/校史馆，以满足学校档案工作的长期发展。

3.2重视档案收集，优化馆藏结构

档案收集是档案管理的首要环节，是做好档案工作的基础。做好高校的档案收集工作，首先，要建章立制，对学校的档案收集工作进行整体规划，明确归档责任，形成部门联动。在综合性档案管理制度的基础上，还要针对具体的档案门类，制定相关制度，如基建档案管理制度、设备档案管理制度、离退休教职工人事档案管理制度等。其次，要做好业务指导，进行制度的细化，保证档案收集的质量。

高校档案收集工作，一方面是定期接收各二级部门形成的档案，另一方面是征集保存于师生、校友个人手中的档案，以完善馆藏[5]。对于各二级部门档案收集不全面的问题，鼓励各二级部门设立“文件中转站”，由该部门兼职档案管理员负责管理。以“人”为单位，或以“事”为单位，在一项工作办毕或阶段性办毕时，由相关人员将文件放入中转站进行短期保管。兼职档案管理员定期对部门放入中转站内的文件进行检查、核对，并在档案馆规定的移交时间内，按照归档要求进行统一整理，完成部门档案归档工作，以保证各二级部门档案收集的完整性和规范性。对于师生或校友档案的征集，要以馆藏需求为依据，以完善馆藏为目的，号召师生或校友进行档案捐赠或暂存，并赠予捐赠证书，弥补馆藏档案之不足。

3.3融入智慧校园，实现信息共享

新修订的《档案法》第三十六条明确指出：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。”学校档案工作必须持续推进信息化建设，主动融入学校智慧校园，打破“数据孤岛”，实现系统集成，并在智慧校园环境中承担数据保管和利用的重要角色。要在学校整体信息化建设的框架下，完善档案管理系统，增加档案数据存储容量;继续推进存量档案、增量档案数字化扫描工作，达到馆藏档案100%实现数字化的目标;确定系统的归档数据范围，整合不同系统产生的异构数据[6]，实现档案管理系统与其他管理系统的对接，将归档环节加入各项业务流程，实现办毕及时归档，提高归档效率，保证归档数据的完整性、可靠性、可用性，最终实现学校档案信息资源集成管理[7]。

保障信息安全是信息化建设的前提。在信息公开的背景下，要对归档文件进行严谨规范的鉴定，对于符合信息公开要求的文件，建设以档案用户为导向、利用便捷的档案管理一体化平台[8]，开展全校范围内的数据共享，让档案利用更为高效、更为便利，最大程度发挥档案的利用价值。同时，综合档案馆要与学校信息中心合作，为档案管理系统及档案管理一体化平台提供技术保障，维护档案数据安全，规范利用程序，为数据归档及数据共享提供安全稳定的校园网络环境。

3.4加强档案人才队伍建设

学校档案工作不断推进，对档案管理人员的要求也不断提高，必须重视档案人才队伍的建设，建立一支理论知识和业务技能完备、符合学校档案工作发展要求的专业队伍。第一，要提高专职档案管理员比例，细化档案馆业务分工，根据档案业务开展的需要，引进档案学、中文、计算机等不同专业背景的人才，实现档案管理工作收集、保管、编纂、利用等各项环节均衡发展，满足数字档案馆、智慧档案馆建设的人才需求。第二，要将档案培训作为学校档案工作的重要内容。支持档案馆工作人员参加高层次高水平的培训、讲座等活动，学习档案行业先进成果;参与档案专业技术人员继续教育，实现职称晋升;鼓励档案人员申报科研项目，开展档案研究，提高档案人员科研素质。对于兼职档案管理员队伍，要及时掌握学校档案队伍的人员变动情况，定期开展档案上岗培训;在校内举办丰富的档案培训及讲座，拓宽视野，提高理论和业务水平;针对不同部门的档案需求，进行有针对性的档案指导。第三，要完善档案人才队伍考核制度，制定量化指标，形成合理的业务评价机制，并将其作为薪酬评定、评先评优的重要依据[9]，激发档案人员的工作积极性。

参考文献：

[1]罗英，卢世蕾.加强高校档案资源建设的思考与建议[J].四川档案，2020（06）：32—33.

[2]冯宇，李金盈.论高校大档案体系建设[J].档案天地，2021（03）：34—37.

[3]許鑫.数字化校园背景下学校档案管理模式构建—以呼伦贝尔学院为例[J].呼伦贝尔学院学报，2020，28（06）：83—86.

[4]韩魏华.建设档案信息资源共享平台首先要建好档案网站[J].兰台内外，2021（09）：32—33.

[5]孙德宏.加强档案馆藏建设的思考[J].才智，2017（34）：223.

[6]刘越男.大数据政策背景下政务文件归档面临的挑战[J].档案学研究，2018（02）：107—114.

[7]高玲俐.OA背景下高校档案集成管理研究[J].档案与建设，2020（11）：65—66.

[8]秦敏.档案信息化背景下高校档案资源体系建设[J].办公自动化，2021，26（02）：53-54+47.

[9]陈海燕.“双一流”背景下高校档案人才队伍建设研究—以上海交通大学为例[J].兰台世界，2020（10）：66—68.

作者简介：程梦歌（1993—），大学本科学历，上海电子信息职业技术学院助理馆员，主要从事档案管理研究。15