新时代职业中等专业学校档案管理信息化建设探讨

摘要：中职院校的档案管理工作是中职教育管理工作的一个重要内容。中职院校在信息化条件下，要顺应新时代发展的特征，采取相应的措施，加强中职档案管理工作的信息化、科学化，为中职院校的发展打下坚实的基础。本文从中职院校档案工作信息化的必要性入手，对中职院校档案工作的现状及存在的问题进行了分析，并提出了相应的对策。

关键词：中职院校;档案管理;信息化;科学化;策略研究

中职院校作为职业技术人员培训的一个重要机构，其教学管理工作是否科学，与新时期中职院校的发展有着密切的关系。档案管理是中职院校管理与发展的一项重要内容，它是中职院校在教育实践中所进行的有关活动的真实数据，它既能反映中职教育的发展，又能为社会提供专业技术人员。而学生的学籍档案则是反映了中职学生学习、生活、发展的有关信息。可以说，档案管理是中职教育发展的一个重要的参照，也是学生管理、教学管理、就业管理等工作的基础。在信息化条件下，中职院校应从信息化、科学化的视角进行档案管理创新，实现高质量、高效率的档案管理，为中职院校的发展提供有力的支撑。中职院校是职业教育体系的一个重要组成部分，而档案管理是中职院校工作的一个重要环节。中职院校档案管理工作的信息化、科学化，可以为中职院校在新时代提高办学质量、优化人才培养。

一、中职院校档案工作现状分析

（一）档案管理的种类不统一

中职院校的档案管理是一个复杂的工作。其内容繁杂，涉及范围广;分类繁多，需要全面科学地进行管理。然而，在实践中，许多中等职业学校的档案管理工作存在着种类不明确的问题，这对中职院校实行统一的分类管理有一定的不利影响。一些中等职业学校对档案管理工作的认识不够科学、系统化，对各类档案的归类问题不能充分发挥其作用。此外，有些中等职业学校在进行档案管理时，很多教学方案、影像资料都没有放入档案，不但会导致资料的缺失，而且会对档案的系统产生一定的影响，所以要加强中职院校的档案管理工作。

（二）档案管理的科学性不足

中职学校的档案管理体系缺乏系统性、科学化的管理，是当前许多中等职业学校的档案管理工作需要进一步改善的问题。档案管理工作中存在着不科学的管理方式，造成了档案管理工作的混乱，从而影响了档案工作的质量和效益。当前，我国中职院校存在着对中职档案工作重要性认识不足、教學设备落后等问题。中职院校的工作人员工作质量较低，在档案管理工方面缺乏方法与手段，导致工作质量品质不高。

（三）档案管理方法陈旧

中职院校的档案管理方法不够成熟，与中职院校在信息化条件下的创新发展不相适应，是目前中职院校档案工作的突出问题。随着信息化的发展，档案管理逐渐走向信息化。档案管理工作的信息化建设，不但可以降低档案管理人员的数量，还可以极大地提高档案管理工作效率。中职院校的档案资料数据库建设、网络技术的运用，应该与档案资料的建设、网络技术的运用相结合，但在当前中职院校的档案工作中，这些都不能很好地运用，而且其管理方法也比较陈旧，急需进一步的完善与提升。

（四）档案数据运用不足

档案管理是为了给教学、教师、学生、学校管理者等有关活动的开展提供数据和依据。然而，中职院校的档案管理方式比较落后，许多档案材料难以获得，档案使用不到位，档案管理的基本作用并未完全发挥出来。为了有效地提升中职院校档案材料的使用效率，应从管理理念、管理方法等方面进行改革与创新，以提高中职院校档案材料的使用率。

二、中职院校档案工作的信息化建设

（一）顺应时代发展需要下的中职学校档案管理信息化

在5G时期，我国已全面推行了信息技术，并在改革中做出了重大的贡献。在中职院校，运用 OA系统进行学生的管理，已得到了广泛的运用。中等职业学校在全面进入信息化的今天，把文字、影像等档案资料数字化、标准化、规范化管理，把数量庞大的纸质资料、影像资料按编码存储方式进行归档，以满足数字化校园的需要和数字化的发展，也是新时期的建设需要。

（二）中职学校档案管理信息化为适应中职院校的长期发展

中职学校的档案管理信息系统是培养人才的有效途径。构建了校园内外各类学生管理、教学管理、行政管理等各类信息资源，在占地面积小的情况下，可以有效地减少中职学校的文件使用和管理成本。站在学生的角度，无论毕业生，还是在校生，都能很容易地找到与自己有关的信息，并且协助他们进行资料的处理。在教师的视角下，可以更好地掌握教学数据库的资源，更好地掌握学生的成长轨迹，从而更好地完成教学工作。对管理人员而言，可以根据不同的数据进行比较，找出发展中存在的问题，以便有针对性地解决这些问题。

（三）中职学校档案管理信息化是档案管理人员自我完善的需要

“全面发展”是指人的全面发展，全面提升人的素质和人格。作为一个社会人，档案工作者必须要做到自身的全面发展。“互联网+”是当今信息化时代的必然要求。中职院校档案管理的信息化，一方面能有效地提高档案管理的准确性，减轻工作人员的负担;另一方面，可以使员工摆脱烦琐、繁重的工作，使他们有更多的时间去享受人生，更多的精力去实现自己的全面发展。

三、学校档案信息管理的优越性

（一）进一步优化档案信息储存环境

利用数字化信息技术对档案进行管理，可以建立一个电子档案储存体系，采用实名登记的方法，对个人的档案进行系统的储存。这样的信息存储方法能够很好地解决传统档案存储问题，因为海量的数据只占用了硬盘和U盘的一部分，而不会占用更多的内存。另外，由于硬盘对使用环境的要求比较低，可以节约存储费用，并能大大提高档案的存储周期。与传统的档案储存方式相比较，它更适应现代信息时代的特征。

（二）更方便地查阅和使用档案

以往的档案查询、使用，都是由行政人员自己去查询，烦琐的程序，在海量的档案资料中逐一的筛选，会消耗大量的人力物力，浪费档案使用者宝贵的时间，效率也相对低下。信息化的档案管理模式，在使用的时候，只要在搜索引擎中输入用户的姓名、性别、日期，就能查找到相应的档案，管理员只需要按照地址来查找就可以了。通过该方法，可以大大减少检索时间，有效地提高了档案检索的利用率和使用率。

（三）保存档案资料的安全

中职档案是一种高度保密的制度，一旦出现信息泄漏，将严重危害到学生的个人隱私。采用信息化的档案管理方式，既能确保工作效率的稳定提高，又能实现对档案信息的加密，确保信息的安全性。通过指纹、密码等多种措施，可以实现对档案信息的保护。

四、中职院校档案管理工作中的一些问题

（一）学校对教育的重视不够，教育投入不够

中职院校由于缺乏对档案管理的重视，把大量的人力物力用于档案的经营，会对整体的工作产生一定的负面作用。中等职业学校的文件工作一般都是由学校的工作人员或者是业余的，并没有专门的全职工作。中等职业学校的档案管理工作在空间上有一些划分;如经费、设备投资不足等。中职教育在观念上的高度关注和教育投资的局限性，必将成为影响高职教育工作信息化的重要因素。

（二）在立德树人方面存在的问题

中职院校要真正贯彻“以德为本”的根本目标，建立“德、技并重、工学结合”的人才培养体制，健全“三位一体”考核机制，建立“三位一体”的人才培育模式。立德树人既是中职院校的基础工作，又是中职院校的教学工作。但是，中职院校的档案管理部门往往仅停留在行政人员的工作理念上，并未建立起“以人为本”的思想，这与立德树人的根本任务相违背，对中等职业学校的档案管理工作产生了很大的影响。目前中职档案工作中的“管理者”问题使其无法贯彻，未能建立起“三全”的培养方式，无法从档案管理等琐碎的工作中对其进行切实的管理，严重地制约了教育与教学的效果。

（三）档案管理不规范

传统的档案资料管理流程不够精细，资料搜集、整理、在立卷、存档的过程中，经常会出现资料的差错、资料的偏移、丢失、外泄等问题。中职院校在档案管理工作中，存在着对档案管理的不严格、档案管理不规范等问题。在档案的搜集和整理中，存在着格式不统一、内容不清楚等问题。档案保存中存在着档案丢失、档案保存不全等问题。档案管理的不规范，使现行的档案资料收集工作面临很大的难度。同时，过去的档案大多是纸质档案，在保管中易被水浸泡、虫蛀、霉变等，给目前的档案收集工作带来了困难。中职院校的档案管理存在的弊端，使得当前的档案管理工作存在着一种惰性思维，严重地制约着档案管理信息化的顺利进行。

（四）档案管理员缺乏专业技能

中职院校对档案的处理，因其对档案的关注不足。由于投资少，许多档案管理员都是非专门从事档案工作的，有些还是临时性的。这就造成了中等职业院校的档案管理者工作能力普遍偏低、工作随意;表现为工作的临时性质，工作热情低，工作态度差，工作没压力，不能深入到工作中。中职院校在档案管理工作的信息化进程中，由于缺乏专业技能，难免造成工作落后，出现抵触、扯皮等问题，严重地制约了工作的顺利进行。

五、中职学校档案管理的规范创新途径

（一）建立健全档案管理体系

中职院校的档案管理制度必须严格遵守国家《归档文件整理规则》的规定，建立健全档案管理制度。首先，要规范中职院校的档案管理工作，不仅要建立档案管理工作网络，还要明确各单位的职能，把工作的责任细化到每个人，并及时解决工作中的各种矛盾和问题。其次，要根据学校的具体情况进行分层;逐步建立健全的档案管理体系。例如，对于小型的学校，可以将人事档案分为人事处和档案馆，既方便管理，又可以防止管理上的混乱;在大型院校中，其归档类型广泛;因为数量太多，不可能在短期内得到改进，所以可以将注意力集中在工作流程上。中职院校要建立人员制度、转递制度、保存制度、安全保密制度，以保证档案管理体的功能。

（二）加强对档案的管理

中职院校要尽量提升档案管理的价值，以避免“千人一面”、缺乏个性特征;除了品行、作风和政治思想之外，还要具备全面的专长，注重个人的专业倾向和个人特点。档案工作也要定期更新和鉴别档案资料，促进档案内容的更新，为学校人事工作和领导决策提供重要的参考资料。此外，中职院校应做到档案载体多元化，对有意义的事件和活动进行存储，从而更好地实现档案的个人化管理。另外，还必须具备高效、科学性、合理的工作流程，以及符合质量的要求，才能方便的获取和提供的数据。同时，管理者也要经常检查和查找档案中的遗漏，防止信息遗漏，保证信息的最终汇总结果精准无误。

（三）推动档案管理的发展

随着计算机网络技术的发展与推广，人事资料的信息处理可以利用信息技术，通过扫描设备把纸质文件转化为电子文件，实行现代人事管理体系。行政机关在查询、核实、修改、增删等过程中，均能通过电子文件进行处理，既能减轻工作的困难，又能有效地解决问题。提高了企业的经营效率和经营的品质。通过运用现代计算机技术，对档案数据进行统计、汇总，提高了工作的效率和工作质量。中职要顺应社会发展，就需要在现代化的经营方式上进行改进。从而有效地促进了课堂教学。首先，中职业学校可以在数据库建设的过程中，构建基本的数据库。资料的真实性要得到保障，如果资料与资料有出入，请仔细审查。其次，从传统的文件向电子文件转变，要确保文件的真实性和完整性;第三，要全面、详细、准确地记录文件内容。建立查找、比较、分析、统计等多种查询方法，并在软件的设计中确保了用户的人机交互。同时，要实现信息资源的共享，确保工作人员的便捷和规范化。在此基础上，应尽可能降低网络共用所带来的安全性隐患，并对内部网络进行严密的隔离。定时进行数据备份，提高员工对互联网的认识和信息的安全性。

（四）增加对管理经费的投资

由于档案管理信息化是一项耗资巨大的项目，它的软硬件、网络设备以及相关的设备都是一笔巨大的投资，因此，档案管理的信息化建设在初期阶段就显得特别突出。因此，中职院校必须充分认识到中职档案管理工作的重要性，并将其纳入到学校的预算之中，使之成为一种常态化、制度化、专业化的工作方式，从而改变传统的手工作业模式，从而加速整个档案信息化的进程。

（五）档案管理规范化

中职院校要加强对中职档案管理工作的研究，必须加强对中职档案工作的指导和实施。首先，必须制定档案的管理规范、标准化，以统一的标准推动电子数据的整理、使用、转发和保存，减少重复建设和分散的现象。其次，系统的软件、硬件设备和技术标准必须统一，例如，档案数据的压缩、数据的交换、加密等。另外，还要对档案管理工作的规章制度进行规范化，以确保其有章法。

六、结束语

档案工作是中职学校管理与发展的一个重要环节，是中职学校教育与发展的一个重大课题。总之，中职档案管理信息化的先决条件是规范化和创新性的发展，必须建立健全的认识，不断规范和改进管理内容，运用先进的网络技术和完善的软硬件设备来提高档案管理信息化水平，从而更好地为学校科研、教学提高服务。

作者单位：杜昌瑞    嘉祥县职业中等专业学校

参  考  文  献

[1]苏洪锋.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设探讨[J].黑龙江档案，2021（03）：106-107.

[2]何秀霞.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].兰台内外，2020（32）：1-3.

[3]郑青.中职学校档案管理的信息化及科学化建设探讨[J].兰台内外，2019（29）：8-9.

[4]文梁.技工学校档案管理信息化建设存在的问题及对策分析[J].中国管理信息化，2019，22（06）：186-187.

[5]王希元.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].档案与建设，2011（07）：72-73.