“互联网+”时代公路部门档案管理创新研究

摘 要：“互聯网+”时代，公路部门档案管理呈现出跨界融合、创新驱动、结构重塑、界面友好和生态开放的主要特征，与创新、协调、绿色、开放、共享发展理念存在着密切的关联性。本文分析了“互联网+”时代背景下公路部门档案管理新特征、需求新变化，提出了理念与实践的创新管理，对做好“互联网+”时代公路部门档案管理具有积极的现实指导意义。

关键词：互联网+;公路部门;档案管理;创新

概述

事业单位（Public Institution），是以社会公益为目的，由国家机关举办或其他组织利用国有资产举办的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。根据国家事业单位分类改革精神，事业单位分为公益一类、公益二类等。2019年8月28日，根据临沂市市级机构改革实施意见，将临沂市公路局、市农村公路管理处、市高速公路建设办公室、市公路局交通量观测所、市公路局档案馆等多家机构整合，组建临沂市公路事业发展中心，内设25个科室，下设国家区域性公路交通应急装备物资（山东）储备中心和12个县区中心。中心的成立有效整合了市级公路机构职能，增强公路行业发展优势，加快公路互联互通，构建“大立体”交通，建设“大美新”临沂等具有重要意义。

2015年，在国务院发布的《关于积极推动“互联网+”行动的指导意见》中，明确提出“互联网+”是把互联网的创新成果与经济社会各领域深度融合，推动技术进步、效率提升、组织变革，提升实体经济创新力和生产力，形成更广泛的以互联网为基础设施和创新要素的经济社会发展新形态。“互联网+”时代背景下，借助互联网技术的强大技术融合、资源整合、信息发布等功能，推动了公路部门档案深度变革和创新发展。

1 “互联网+”时代档案管理特征

1.1 跨界融合

“互联网+”背景下，档案行业与其他行业互相渗透、互相统合、互相影响，行业之间重叠领域增多，壁垒边界变得模糊，如区块链思维、矩阵思维、场景设计思维等，已经渗入档案发展轨迹的各个领域和环节，使档案与其他行业领域合作、交流更加顺畅，信息流、要素流等跨界流动成为现实，为档案管理创新提供坚实技术基础、理念基础。

1.2 创新驱动

创新是档案发展进步的动力源。“互联网+档案”新业态发展的核心和关键是创新。“互联网+”时代下，档案集数据、信息、知识和动态网络相互交织，作为信息网络的重要组成部分，档案本身兼具权威性、社会性和公共性，只有打破固有、封闭思想对档案信息开放、利用的约束，以及传统组织边界对档案信息资源聚合的桎梏，才能让档案信息获取更加便捷，让新技术应用推动档案管理模式、载体、方法等创新。

1.3 结构重塑

随着信息技术的快速发展，互联网已经成为全球化、信息化的重要推动力，传统的经济、社会、地缘文化结构被打破。“互联网+”背景下，互联网作为档案工作的一部分，内置于档案工作全过程，而非单纯的工具性价值功能，现实社会、虚拟社会，以及虚拟现实的治理存在较大差异性，需要利用“互联网+”重塑档案信息结构与内容结构。

1.4 界面友好

“互联网+”模式，更加注重信息技术、网络技术的应用，将信息技术、网络技术应用于档案收集、整理、检索、查询、录用，借助其超级算法、互联互通技术，使信息流关键节点的档案部门从传统的“单方”控制到“多方”信息共享，进一步优化档案信息的查询和利用，消除了“信息孤岛”，使用户掌握更多信息利用的主动权、话语权，消除了档案信息资源管理和利用过程中的不对称问题[1 ]。搭建界面友好的互联网信息平台，用户登录账号，根据不同用户的查询权限，体现尊重人性、以人为本理念。

1.5 生态开放

互联网技术发展到一定程度，趋于成型阶段，线上线下结合更为紧密，互联网依赖程度日趋加深，互联网起到类似信息发布系统、互动系统等生态圈功能[2 ]。而且，“互联网+”时代背景下其生态自身具有显著的开放性特征。即，“互联网+”时代背景下，档案管理面向不特定受众，在满足更多用户群体信息需求的同时，也面临着诸多的非传统安全因素威胁。

2 “互联网+”时代档案需求变化

2.1 互动性

“互联网+”时代背景下，公路部门为了适应信息技术发展的现实需要，通过搭建互联网档案管理网站、网上管理云平台，从而将海量数字化档案管理数据信息资源上传至管理平台，能够满足不特定用户的档案需求。但随着公路事业的快速发展，公路档案的利用需求内容、数量都呈现大幅增长态势，但面对着“互联网+”时代下档案查询的渠道、利用的方式不甚了解，需要得到档案部门的专业指导，在线咨询、互动性较强。

2.2 隐私性

公路部门档案是重要的信息资源，尤其是公路工程合同、公路工程建设，以及公路部门的财务、人事档案等，属于隐私信息内容[3 ]。“互联网+”时代背景下，增加档案查询利用便捷性的同时，黑客、木马病毒，存储档案载体损毁、灭失，以及电子档案被篡改，被非法访问，档案数据信息共享等等，都增大了公路档案管理信息泄露的安全风险。在互联网技术应用的同时，应加强档案信息的安全保护。

2.3 差异性

“互联网+”时代背景下，信息技术在档案管理中的应用，使传统纸质介质为主的公路档案呈现出多样化表现形式，既有电子文件，也有音频、视频、图片等形式档案[4 ]。此外，公路档案的利用需求也存在较大的差异性，公路项目审计、工程后期的维护、保养，以及学术利用等均涉及档案查询利用，公路档案载体差异性及其需求的差异性，都要求借助现代信息技术，提升档案检索的精准性，满足不同主体的差异化信息需求，以及不同载体形式的档案管理需要。

3 “互联网+”时代档案管理策略

3.1 明确“互联网+”档案发展思路

“互联网+”时代背景下，要立足新发展阶段、贯彻新发展理念、构建新发展格局，坚守“为党管档、为国守史、为民服务”的初心和使命，积极推动公路部门档案治理体系、档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系“四个体系建设”，以“互联网+”信息技术融入公路部门档案管理，紧扣“多元协同、有效监管、优化结构、数字转型、扩大开放、共享利用、责任落实和强化管理”八个方面，通过“互联网+”赋能公路部门档案管理高质量发展[5 ]。

3.2 把握“互聯网+”档案指导思想

“互联网+”时代，公路部门档案管理应坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，加强党对公路档案管理工作的领导，认真落实新修订的《档案法》。“互联网+”时代公路档案管理要把蕴含党的的初心使命的红色档案保管好、利用好，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众。“四个好”“两个服务”也进一步明确了公路档案管理的价值所在和目标任务。即，一方面，要把广大公路人在推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好，把蕴含公路人的初心使命的档案保管好、利用好，更好地为公路事业发展大局服务。

3.3 把握“互联网+”档案核心要义

一是区分与“档案+”的不同。“档案+”是利用档案力与公路行业融合发展的驱动模式，助力公路行业规范、科学发展，提升公路行业的规范化、标准化和智能化。“互联网+”则是利用互联网技术、设施、设备等，与公路事业发展融合，形成新的驱动力的一种创新模式，依托互联网技术支撑和保障，厚植公路档案发展技术、理念根基，实现公路事业时空跨越发展，提升工作效率。二是区分与“三纳入、四同步”的不同。“三纳入、四同步”（将档案工作纳入工作计划、管理制度和职责范围，并同步做好布置、检查、总结和验收）作为公路部门档案管理的一项运行机制，“互联网+”时代，“三纳入、四同步”的理念同样需要遵守，但还需将信息技术等作为“三纳入、四同步”的重要内容[6 ]。三是要准确认识“互联网+”。既要立足“互联网”的视角，根据互联网思维、互联网技术的发展而不断拓展公路部门档案管理的技术和理念，实现“互联网”与公路档案二者深度融合。通过激发与综合运用档案力、信息技术水平，以及公路行业发展力，融合衍生公路档案新的发展生产力，从而全面促进公路档案发展，满足公路事业发展需求。践行“互联网+”，准确把握公路档案新理念、新思想、新标准、新规范、新技术，实现公路档案管理的科学化、规范化和标准，不断提升公路事业治理体系和治理能力现代化水平。

3.4 突出“互联网+”档案管理要素

一要树立创新思维。“互联网+”的核心是“平台思维”和“大数据思维”。具体到公路档案管理部门，就是要利用互联网平台、大数据将传统公路档案价值链赋能改造为互联网时代价值新体系，并以新思维明确公路档案管理新定位、新战略、新模式，在公路档案管理业务层面突破传统管理模式，创新组织结构和管理机制。也即“互联网+公路档案”利用互联网创新公路档案服务理念，推动公路档案管理模式、管理环节变革，进一步激发公路档案信息价值，实现公路档案数据信息开放共享。二要识别业务流程。根据公路行业发展实际，以及公路档案自身发展、用户需求，精准识别“互联网+公路档案”全新业务流程，明确公路档案发展方向。“互联网+”时代，公路档案管理流程中互动性更强，运转效率更高，管理方式更先进，需要构筑的业务流程应保持其稳定性、适应性。此外，要秉持“用户至上”原则，精准识别公路档案潜在用户需求，既满足共性需求，也要借助互联网技术满足个性需求[7 ]。运用IDEFO（功能建模法）、FMEA（风险分析工具）、五角星法（用户、员工、合作方、标杆单位、专家五个方面）等模型法，精准识别“互联网+公路档案”核心业务流程。运用科学方法，进一步压缩管理流程，剔除非增值环节。

3.5 完善“互联网+”档案配套体系

“互联网+档案”业务流程的高效运行需要一套完善的配套体系协同推进。具体来说，就是要从组织结构、制度标准、绩效考核和知识管理配套涉及等，实现互联网数据治理技术与公路档案业务流程配套融合发展，增强“互联网+档案”业务流程可行性、执行力。一是创建流程管理组织。公路档案业务流程管理的实施效果主要来自用户的应用评价，根据“互联网+档案”的实施流程特点，通过重组既有的组织实施原则，也要充分结合公路档案利用主体的需求，设计档案业务流程及内容，尤其是要设计界面友好的网络查询平台，将公路档案内容集中于具体的管理数据库，实现公路档案业务管理与平台软件管理于一体，实现业务管理与平台管理无缝衔接。在档案管理门户网站，可尝试开通在线咨询服务，为档案用户查询提供实时在线咨询、解答服务，做到有问题及时解决，拉近用户与档案管理者之间的距离，改善用户的体验感。二是重构标准制度体系。“互联网+档案”背景下，公路档案管理更加的智能化、自动化，需要根据公路档案管理面临的新情况，及时修订完善公路电子档案操作流程规范、档案信息标准分类，以及岗位职责，尤其是要做好新类型公路档案数据信息的收集，明确收集范围和数据质量标准，将制度性标准规范嵌入计算机应用系统，实现公路电子档案智能捕获、智慧管理。如根据《电子档案管理系统通用功能要求》《电子文件归档与电子档案管理规范》《基于文档型非关系型数据库的档案数据存储规范》等等，建立符合“互联网+档案”模式下了档案管理标准和规范。三是完善考核体系。“互联网+档案”管理模式下，做好绩效考核体系的修订和完善，进一步明确公路电子档案管理平台、管理系统，以及日常维护的流程运作、运作职能及指标要求，明确绩效评价的主体、内容、标准，以及评价结果的运用。要畅通监督渠道，鼓励档案利用者、管理者等共同参与，将绩效考核评价结果作为评先评优的重要依据，激发档案工作内生动力。最后，优化知识管理配套体系设计。“互联网+档案”模式下，档案管理不再是单纯的档案本身的管理，而是知识集成式管理，是一个知识体系的管理。通过流程运作及知识提炼，及时做好公路档案归纳、总结、分类，并加强平台应用的业务知识培训，凝聚思想共识，提高员工对互联网模式下档案管理流程内容、标准及要求的认知和理解，提高流程运行效率，减少失误。

参考文献：

[1]田伟，韩海涛.实现我国“互联网+档案”关键问题刍议[J].中国档案，2015（12）：62—65.

[2]田伟，韩海涛.把握用户“痛点”推进“互联网+档案”行动[J].档案管理，2016（6）：40—42.

[3]郝飞.“互联网+档案”管理模式探究[J].档案天地，2020（11）：48—50.

[4]徐红梅.建一流地铁 创金牌档案——无锡地铁“互联网+档案”全过程管控的实践与探索[J].档案与建设，2017（1）：80—82.

[5]韩曼.“互联网+档案”新业态的服务方式创新——以博物馆数字档案管理为例[J].企业科技与发展，2019（12）：216—217.

[6]谢辉.基于“互联网+档案”新业态服务方式创新的思考[J].办公室业务，2018（16）：116+121.

[7]韩青芮.“互联网+”视野下高速公路数字档案收集机制研究[J].兰台内外，2022（6）：26—28.

作者简介：付琰（1980— ），大学本科，临沂市公路事业发展中心馆员，主要从事档案管理研究。