会计档案电子化问题与优化措施研究

邵红春

摘 要：随着社会经济的发展，数字化、信息化的时代已经到来。会计档案作为经济活动的主要记录者，正朝着数字化、电子化、信息化的方向发展。会计档案电子化管理改变了财务工作环境，提高了会计档案的利用效率。加强会计档案电子化管理，对提高基层单位档案室财务管理水平具有重要意义。基于此，本文从会计档案电子化的角度，简要分析了当前基层单位档案室会计档案电子化管理中存在的問题，并提出了相应的优化措施，以供参考。

关键词：会计档案电子化;问题;优化措施

一、会计档案电子化的特点

（1）由于电子会计档案中使用的档案存储介质是金属磁介质系统或电子网络系统，会计档案资料的一般物理性质发生了很大变化。与目前传统的会计电子档案相比，它具有信息查询和传输速度快、检索和利用能力强的技术优势，能够全面、更好地反映会计信息。（2）随着计算机信息网络的日益网络化和高速流通，会计档案信息电子化将具有更加广泛而深刻的思想内涵。由于其原始业务凭证、资金实物流量、账簿、报表汇总等复杂的金融和商业生产经营过程属性，对金融电子银行的会计档案和管理应用提出了更高的数字保密要求和相对更高的安全性。（3）电子会计档案系统需要附加或嵌套一些功能独特的财务应用管理软件系统，这些系统不能准确对应现有财务软件系统的正常管理和运行，更容易受到其他软件和载体功能的干扰。财务软件系统使用的系统版本越多，补丁和升级越频繁，就越要重视企业电子会计档案信息的有效科学管理。

二、会计档案电子化存在的问题

2.1 会计档案的完整性不够

虽然到目前为止，我国社会已经逐步认识到电子信息处理在企业会计档案数字化管理中的一些重要社会作用，会计档案基础信息系统的计算机化管理已经更加成熟和普遍，但是，许多基层会计人员对会计电算化系统的具体概念、原理以及各种计算机应用的实际内容了解还比较少，在相关实践应用方面的宝贵经验非常缺乏，这就导致了在一些实际项目运作的实际过程管理中出现这种错误。

2.2 管理制度不完善

目前，我国各类电子会计档案产品一般都是由专门从事财务软件的软件管理部门人员进行登记和保管，但实际上，这些专业人员大多不是专业的计算机档案管理人员。在我国计算机电子档案的具体管理操作中，经常会出现人员和管理人员不到位等特殊情况。在会计电子档案业务具体管理和应用过程的实践中，也因为我们没有制定完善、科学的管理流程体系，工作经理岗位职责分工不明确，管理上没有规范、完整的制度流程，这在很大程度上具有管理操作的随机性。

2.3 电子档案的安全问题

电子档案信息传输普遍存在网络传输安全等问题。网络科技的快速有序发展，将使大量电子档案内容在互联网上得到更大程度的共享，档案信息的快速传输将更加快捷方便。然而，网络黑客的入侵和计算机病毒的感染也增加了计算机系统密码管理泄露的新风险。一旦计算机网络的保护和加密措施没有得到正确实施，电子档案很容易被人为删除和修改，密码信息泄露和密码文件信息丢失、被盗的问题将逐渐出现。

三、会计档案电子化管理的优化措施

3.1 完善硬件设施建设

在企业会计档案这种传统的电子化管理模式的过程中，会计人员如果真的想方便以后查询公司的历史会计信息或当前相关会计信息，首先需要在会计财务系统平台上自动获取企业会计凭证号，然后使用该凭证号自动查询其他相关企业信息，而且，目前获取企业凭证号数据的起始地点通常与信息查询的起始地点和结束地点不同，这将在很大程度上直接影响企业审计系统未来的效率。为了简化档案馆信息查询归档的生产流程，档案馆有必要逐步建立比较完善的查询归档系统设备，利用大型计算机硬盘等较新的现代化硬件设施，对重要会计信息文件进行整理存储，并尽快建立一套专门功能的档案信息查询系统设备。

3.2建立完善的存档制度

与以往传统管理的手工档案查询方式相比，电子化管理的传统管理查询方式往往更容易对原始档案信息源的会计真实性构成一定程度的欺诈威胁，而当档案信息容易被恶意篡改和伪造时，管理者一般很难发现，这就必然要求企业档案室人员积极建立和完善科学的手工归档制度，以确保所有会计数据信息的计算过程正确、合理、有效，完整且正确，用于归档的数据和程序应完整。会计人员在开始检查记账信息记录的信息存储时，必须首先进行仔细的记账计算，并反复检查记录信息数据的合法性和真实性。报表记录及相关原始记账和报销明细也必须由财务部相关业务负责人正式签字、审核、签字和盖章，以确保会计档案体系建立的完整性和合法性。

3.3 加强电子档案安全风险防范工作

无论是长期纸质文件还是临时电子文件，都必须记住要注意加强纸质文件信息数据的安全、加密和保护。通常，各种电子档案都存储在企业内部的硬盘服务器或软磁头库中。这些纸质文件和存储文件或存储载体文件还应统一提供清晰的加密标签和统一标准的加密代码。存放在通风、干燥、阴暗、防盗等安全条件良好的办公场所。目前，一些用户无法直接在互联网上下载或上传文件。直接上传导出的文件数据只能临时存储在用户计算机内部数据库和网络服务器主机硬盘中。我们需要结合其他一些软件和应用程序来共同存储、使用和维护系统文件。

结语：

总之，我国基层单位会计档案电子化工作开展较晚，各方面的工作要求和管理标准有待细化。基层单位档案的开发、推广和应用还存在一些问题，需要在实际工作中加以分析、提炼、总结和完善，以适应信息时代的需要，开创会计档案电子化管理的新局面。

参考文献：

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