进口设备采购风险识别及优化策略研究

刘社明

(中煤科工集团西安研究院有限公司，陕西 西安 710077)

进口设备采购是一项系统性工作，如何高效完成进口设备采购任务、降低采购各环节风险、合理享受国家免税政策降低科研成本、顺利完成项目审计验收等，对企业发展、科研工作高效完成至关重要。

1 进口设备采购流程

进口设备采购与国产设备采购在税费、合同签订、货款支付等环节差别较大。设备采购流程包括：①采购计划审批：上报采购需求计划，组织论证审批会，明确设备详细参数并确定采购方式；②招标议标：自行组织/第三方代理机构，评标，定标，发放中标通知书；③合同签订：使用部门与外商签订技术协议，采购部门与外贸代理公司签订委托代理合同，外贸代理公司、外商与最终用户签订外贸合同；④免税清关：采购部门提交免税材料，海关审批通过后获得免税表，办理清关；⑤到货验收：海关抽检开箱核对，到货后开箱预验收，安装调试完抽终验收，出具验收报告；⑥结算入账：出具结算单，开具发票，办理固定资产手续，依据验收报告解兑信用证；⑦进口设备贴息：提交进口设备贴息材料；⑧海关年报：免税设备五年监管期内年报；⑨售后服务：质保期内售后服务。

2 采购流程风险识别

采购流程的各环节均存在风险，提前识别风险因素，剖析风险产生原因，才能从流程制定、管理审批、人员素质等方面优化，最大限度避免风险发生。

2.1 采购计划审批环节存在的风险

使用部门上报采购计划中需求不明确，设备审批会组织论证不严谨，技术参数确定不合理，导致后期流标、采购方式不合理。主要原因是申请科研项目、提交科研任务书时对进口设备调研不充分，对设备的详细技术参数、设备性能、设备价格调研不细致，导致预算金额不足，存在超预算风险；审批论证环节流于形式，对科研设备采购的合理性、必要性缺乏深入论证，存在重复采购风险。科研项目预算中对本行业全球范围内同类型进口设备缺乏了解，限定科研设备品牌、型号、供货厂家，导致后期招议标环节处于被动，存在机会风险。因客观原因，科研设备进口免税无法及时批复，需先行缴纳免税保证金，等免税手续审批完后，再退还免税保证金，存在缴纳保证金风险。

2.2 招议标环节存在的风险

编制招标文件时设备详细参数设置不合理，人为设置限定条件，或者技术参数直接按照调研供应商提供的设备型号参数填写，存在故意排挤其他供应商的风险，这样还可能导致投标单位不足三家，存在流标风险；对投标单位资格预审要求不合理、不严格，或者资格预审形同虚设，导致投标单位中存在微小企业较多，在公司实力、人员配置、资金实力、售后服务等方面存在众多风险，如果中标，会存在资金、售后服务不及时、设备安装调试故障率高等诸多服务能力不足风险。评标过程中采购人向评标专家发表明显具有倾向某品牌、某供应商的倾向性意见，间接干预、误导评标专家，存在秩序违规风险。

2.3 合同签订环节存在的风险

技术协议作为合同的一项重要内容，必须在签订技术协议后，才能签订委托代理合同，技术协议应明确约定设备的详细配置、功能、性能指标，避免在设备到货调试验收时发生扯皮现象，存在验收风险；外贸代理公司的选择直接关系到免税清关手续办理的质量、效率等。如果外贸代理公司选择不当，在后期的合同执行中存在资金风险；外贸代理公司如果业务能力一般，会直接影响后期的清关、免税手续办理、付款进度、售后服务等，产生诸多风险。

外贸合同签订时应明确约定设备明细清单、付款方式、交货周期、争议处理方式、验收时间等，避免因外贸合同中设备明细清单不全、争议处理方式不明确等而产生的相关法律风险。

2.4 办理免税、报关环节存在的风险

免税、报关环节涉及设备使用部门、采购部门、中标供应商、生产厂家、外贸代理公司、海关、商务厅、发改局、银行等多个部门间的沟通协调。采购部门要及时跟进免税申请表审批进度，尤其是免税申请表审批过程中，海关工作人员需要进一步了解设备工作原理、用途等问题，确定该设备是否应该免税。采购部门需要及时与外贸代理公司、外商、使用部门等进行沟通协调，出具设备原理图、使用案例等情况说明，证明设备免税的合理性。如果沟通不畅，存在免税审批不通过风险。

部分高精密设备、先进机电设备办理进出口手续时需要出具特殊证明、申明等情形，相关方如果没有提前沟通清楚，则在外商办理出口报关、外贸代理公司办理进口清关时，因没有相关证明、申明材料而出现延期报关，延长交货期，存在延期交货风险。部分高精尖限制设备，外商出口国出口管理部门需要采购单位签署民用使用申明，如果外商未提前沟通办理，也会导致延期交货。

针对科研转制企业进口设备税收优惠，国家相关部委制定多项政策文件，主要有：2008年年底海关总署颁布的海关总署第179号令制定了免税办理的相关规定；2016年财政部、海关总署、国家税务总局三部门联合相继发布财关税〔2016〕70号和财关税〔2016〕72号文件，明确支持科技创新进口环节税收优惠政策的内容，免税的类别主要分为科教免税、国家重大专项免税、重点研发计划免税。

对免税政策文件的解读深度，直接影响免税材料的质量，最终影响免税的效率、效果，采购人员业务不熟、对政策文件的把握度不够，会导致免税材料反复修改，最终降低免税办理效率，存在时间成本风险。

部分高端精密设备因为国际关系恶化等因素影响，存在出口受限问题，由于在前期调研阶段未关注，导致在外方办理出口时，因多种原因无法获得出口国出口管理部门的批准，而采购人已支付设备款，存在重大资金风险。贸易国之前如果存在贸易摩擦、贸易争端，则存在缴纳特别关税风险。例如2019年年初，中美贸易摩擦，导致进口设备增加5%～20%的特别关税，采购预算超标，存在超预算风险，也增加了设备采购预算编制的难度。

2.5 到货验收环节存在的风险

进口设备到货后，需要安排中标供应商、外贸代理公司、采购单位共同开箱验收，并留存相关图片、视频材料。部分进口设备因国内进口数量较少，中标供应商、售后服务商均没有安装调试能力，需要外商直接安排技术人员到现场安装、调试、培训。采购部门需要与中标供应商提前沟通，避免到货后无法安装、调试、培训等，影响项目整体进度。验收时应出具三方签字验收报告，报告中应明确验收过程中存在的问题，需要补充、完善、改进的内容，避免后期三方发生纠纷。

3 风险防范的优化策略

进口设备采购全流程存在各种风险，要不断强化主体责任意识、风险意识，提前识别各风险因素的能力，剖析风险产生原因，才能从流程制定、管理审批、培训教育、监督考核等方面提出优化策略并有效预防、识别、管控风险，最大限度避免风险发生，确保采购任务高效、高质量完成。

表1

3.1 加强采购预算、审批过程的严肃性，提高设备购置可行性报告审批要求

采购预算是设备采购工作的基础，采购预算编制的合理性、准确性、充分性直接影响整个采购项目全过程，采购预算时应该对拟进口设备的名称、详细参数、原理、价格等进行充分调研，并提交设备购置的可行性分析报告，作为采购审批的主要依据。增加设备购置合理性审批，由设备主管部门对计划购置设备进行全面排查，确保全院范围内设备中无计划购置设备，确保购置设备科学合理、避免重复购置，尽量确保采购预算的准确性，最大限度发挥资金价值。

3.2 优化管理办法，规范业务审批流程，提高审批流程效率

应积极落实国务院推进“放管服”改革要求，进一步规范采购管理办法，优化采购流程、减少审批环节，提高采购效率。提高设备使用部门的自主选择采购方式、自主选择供应商的权利，但是要对整个过程进行严格审批，提高自主不是放手不管，采购部门和主管部门应该对整个流程的规范性、合规性、合理性进行监督审批。在审批环节中减少不必要的审批环节，在合法、合规、合理的情况下，最大限度地提高采购效率。

3.3 加强业务人员培训力度，提高采购效率

进口设备采购业务对采购业务人员的要求极高，业务人员不仅要有专业、熟练的采购业务能力，还需要了解国际贸易、国际合同条款、国际形势等，熟悉进口业务的政策法规、法令文件，掌握进口设备免税申报的相关技能、技巧等。目前进口设备的业务人员只能由普通采购人员兼任，在上述能力方面有待加强。

应该加强业务人员培训，提高业务人员专项技能，促进采购队伍能力建设。要培养一批具有良好职业道德、过硬业务知识、良好沟通协调能力的专业性人才。采购人员应研习政策法规、精通免税业务，为需求部门在采购预算等环节做好引导，全方位提高效率。针对科研免税设备，业务人员应该学透学精政策法规，确保免税业务的顺利高效进行。

3.4 加强采购全过程监督，完善考核追责机制

职能部门应该加强采购全过程的监督责任，尤其对购置合理性、招议标过程进行监督，应用科学方法，提高监督水平。建立长效化监督机制，定期监督与抽查监督相结合，定期监督以巡查、审计等多种形式开展，对设备采购流程全覆盖，形成多部门协同的监督体系；抽查监督主要对购置申请审批、招标流程、公开采购信息、采购评审专家抽取等环节进行抽查监督，及时反馈监督过程中发现的问题，并督促及时整改，确保采购过程监督全覆盖。形成进口设备采购后评估制度，对已完成进口设备项目进行后评估，发现问题，举一反三，避免相同问题再次发生，这样可以强化采购各环节人员的责任意识，做到有奖有罚，达到降低风险的最终目的。

3.5 严格筛选实力雄厚的中标供应商及外贸代理公司

中标供应商是外贸合同的执行主体，中标供应商的综合实力直接关系到合同执行情况，采购单位在前期的设备调研、采购计划上报、评标等阶段都应该将供应商综合实力作为一项重要考核指标，选择实力较差供应商，可能存在以次充优，例如交货设备技术参数不达标、设备故障率高等潜在风险。

采购单位委托外贸代理公司与外商签订外贸合同、技术协议，并通过外贸代理公司支付设备货款、接收设备，协助办理清关、缴纳增值税、关税等一系列外贸事务，采购单位需要承担外贸代理公司资金、设备安全双重风险，所以进口设备采购中外贸代理公司的选择极其重要，从以往的操作实务中总结经验教训，应选择综合实力强的外贸代理公司，要具有良好的商业信誉、强大的资金实力，确保资金无风险；选择在海关具有良好的口碑、精通报关业务、有良好的社会关系的外贸代理公司，确保报关流程、免税业务顺利，最终保证设备安全送达采购单位。

4 结语

进口设备采购工作是一项复杂的系统性工作，项目执行过程中涉及设备生产厂家、外商、外贸代理公司、海关、银行、采购单位、商务厅及发改委等多个部门，项目执行过程中的招标、合同执行、报关、免税等环节存在多种风险，通过分析研究各风险因素，严把审批环节、优化进口设备采购流程及管理办法，规范采购程序，加强采购队伍建设、项目过程监督等方式、方法，规避风险，在采购实务中不断思考、总结经验教训，确保进口设备的采购高效、安全完成。