生产制造型企业备品备件管理工作探讨

尉海滨

（成都东盛包装材料有限公司，四川 成都 611731）

一、引言

备品备件是维持生产设备正常运转的基础条件之一，加强备品备件管理，可以有效降低企业产品的生产成本，减少资金占用与浪费，实现企业降本增效的目标，助力经营业绩提升。备品备件管理工作主要包含以下内容：备品备件采购计划的编制与审批、采购计划的执行与落实、采购物资的验收与入库、采购付款的时间与方式、采购物品使用信息的反馈与沟通等。针对此项业务流程的特点，应制定相应的对策，以满足成本管理工作的需求。

二、生产制造型企业备品备件管理工作概述

（一）备品备件类别划分

按照备品备件的用途、使用性质、使用范围等特点，可以把备品备件划分为六大类。其一，根据产品是否在现场进行的性质，可以划分为纠正性维修备件、预防性维修备件、变更需求改造用备件；其二，根据所需设施设备的专业特点，可以分为通信备品、仪器控制备品、电气类备品、机械类备品；其三，按照维修活动窗口，可以归纳为日常维修备件（如钳子）和全面维修备件（仅在设施全面维修中用到的备品）；其四，按照使用范围，可分为专用备品（专门的仪器使用）和通用备品（适合多种仪器使用）；其五，按照重要性，可以分为关键备件（会影响这台仪器功能发挥的零部件）和普通备件（关键备件之外的都属于普通备件）；其六，按照用途，可以划分为战略性备品（价值超过30万元的备品，一般更换时间较长、采购周期也长，会对企业的生产制造产生较大的影响）、故障性备品（设施出现故障需要的备品）和消耗性备品（一般维修活动中需要的价值较低的备品，如轴承、钉子等）三种。

（二）生产制造型企业加强备品备件成本管理的重要性

获得更多的利润是企业经营的原动力，是企业经营的根本目标。做好成本管理工作是实现该目标的一种有效途径。企业的产品成本包含制造过程中备品备件的耗费，扎实做好备品备件管理工作，往往能使企业的成本管理工作取得事半功倍的效果，不仅可以有效推动企业的成本管理工作，还能提升企业的管理水平。精细化管理是企业实施低成本战略的常用工具，而备品备件管理作为成本管控工作的一个分支，能够助力企业实现成本最小化目标。发动价格战是行业新进入者进入市场时惯用的一种方法。低成本是支撑该类企业采用价格战，并在竞争中获胜的先决条件。因此，从某种程度上来说，价格战可归结为企业成本间的竞争。

三、生产制造型企业备品备件管理现状

对生产制造型企业来说，备品备件管理工作并不是单独的一个岗位人员就可以完成的，而需要与企业诸多部门沟通交流，确定合适的购置需求、库存量等信息。主要涉及的人员有备品备件管理人员、负责协调备件的设备工程师、预算管理人员、财务人员、设备管理人员、产品项目负责人等。由这些人员共同参与、预测、制定、实施。

（一）备品备件基础信息不完善

制造型企业备品备件管理涉及的内容信息有产品型号、规格、品牌、责任工程师，还有很关键的三个库存量。这三个库存量是根据企业实际生产经营需求和售卖情况制定的预测量，包括库存最大存量、最小存量、订单存量。最大存量是根据订购到货期、采购周期、固定时间内实际使用量、成本费用等各方面信息制定的；最小存量即正常生产运营底线，一旦库存量少于这个量，就会给生产经营带来极大的困扰；订货存量是指实际采购周期消耗量。

备品备件管理人员会根据设备工程师、预算管理人员等提供的信息实施备件日常维护、管理，包括备品备件的存取人员登记、日常存量盘点、缺货警示、采购申请等一系列工作。但企业实际在管理备品备件工作中并没有投入太多精力，导致部分备品备件信息记录并不全面，涉及备品备件的材质、规格、型号、出厂商、质保年限、安全等级、质量验收档案等诸多信息，稍有不慎，就会漏掉个别信息。另外，三个库存量的制定随意性较大，严谨性、科学性不足，会导致采购过程中需要反复修改购置信息、备件品牌、型号等信息，既浪费时间，也可能因为购置数量较多，导致存货积压严重。

（二）备品备件各方面需求预测不准确

一般生产制造型企业设备工程师会更关注设备能否正常运行，是否具有稳定性，对备件采购周期的关注较少，而且在备件采购方面也只是基于以往经验，多数会选择简单粗暴的方式，选择“多而全”的购置，对于仪器的备件，倾向于全部购置，或者尽可能多买。这种方式虽然能够保障设施仪器正常运行，但久而久之会给企业带来极大的经济压力，造成库存过多、库存货物周期率极低等问题。并且对三大库存量限制较小的备品备件，也会存在极大的库存浪费、资金占用问题，因此备品备件的实际需求对成本管理至关重要，定期的回顾工作必不可少。

（三）存货积压严重，货物周转率低

生产制造型企业在实际生产过程中，所聘用的设备工程师学历背景、个人工作经验、个人能力参差不齐，因此在实际工作中发挥的指导作用也有所不同。有的工程师要求采购部门采购的备件连续几年都没有消耗过，但设施设备的更新升级速度较快，采购时间过久的备品备件根本无法使用。经常面临备品备件还剩余，相关生产线却要完成拆除的情况。另外，工程师对备品备件供货、采购的速度以及产品的轻重缓急程度不甚了解，也会作出错误的评估，导致需要的备件当下没有，暂时不需要的备件反而存储量很大。这样也需要备品备件管理人员花费大量的时间和精力去维护这些库存物件，增加不必要的工作量。

四、生产制造型企业备品备件管理优化策略

（一）建立健全制度

建立健全制度，保证制度规定与经营管理要求相匹配，充分发挥制度在企业经营方面的作用。备品备件管理制度既可为业务人员执行操作提供指引，也能使其在具体执行中考虑企业的实际情况，具有较强的适宜性，进而符合企业经营管理的要求。

制度是行为的准绳，是业务人员开展相关经济活动的依据。财务部门参与到备品备件管理制度的制定当中，既可以为业务操作提供指引，也可使内控管理的要求更贴近业务流程的操作，增强制度管理在企业经营管理中的适宜性。备品备件管控涉及企业的多个部门。为了实现降本增效的目标，企业应组织生产、采购、仓库、财务等部门，分析企业备品备件耗用、采购的特点，结合企业经营管理的要求，共同制定相应的管理制度，用管理文件的方式细化具体的业务操作模式。从流程上规范业务程序，进而实现预期管理目标。

（二）细化备品备件管理工作流程

细化操作流程，区分常规采购与应急采购的操作程序，保障备品备件管理制度具有可操作性与可行性。

常规采购操作流程如下：月初，生产部门根据设备维护、保养的情况，制订采购计划，仓库依据库存情况予以核实，提交设备主管领导审批后，转采购部门。该计划应一式四份，生产部门、仓库部门、采购部门、财务部门各一份。采购部门根据审批后的备件请购计划，参照备品备件技术参数、工艺要求，与合格的供应商签订采购合同，财务部门加强采购业务合同审核，确保合同条款、条件符合法律、法规与公司要求，杜绝合同风险、法律纠纷等隐患。仓库对供应商提供的备品备件等物资进行验收，核实采购计划的数量后，通知生产部门办理领用手续。企业供应商的选择不是一朝一夕就可以完成的，需要进行详细的信息调查，在诸多供应商之间选择最合适的，与之建立合作关系。同时也要选择备用供应商，以防特殊情况的发生。表1是对供应商选择的考核详情。

表1 生产制造型企业备品备件供货能力考核KPI表

考核内容 考核规则 考核记录 考核占比是否在规定时间内答复相关人员供货期 预期内没有答复扣合同签订金额3%供应物料质量问题出现一项质量问题，扣合同金额3%；导致生产线停止，供应商须无条件退换货，且每停线1分钟，扣500元供应商结算费；发现供应商故意以次充好，取消合作已定点物料因供应商无法及时供应 扣合同金额3%进口备件、国产备件一个季度内到货 超时一次警告；延期两周以上扣合同金额3%非进口、进口备件半年内到货 超时一次警告；延期两周以上扣合同金额3%未经企业许可，供应商私自更换备件型号品牌 扣合同金额3%

生产部门须及时向采购部门反馈备品备件的使用情况，对存在瑕疵的产品及时进行退货、换货处理，保证企业权益。应急采购须采取特事特办方式，以满足生产需求，以保证设备运转为核心前提。企业在经营管理中应持续提升设备管理水平，提升库存物资的管控水平。

（三）树立全员成本意识

财务部门应推动公司管理部门树立全员成本意识，在备品备件管理中践行“修旧利废”工作理念，建立备品备件“以旧换新”台账管理制度。节约资源，杜绝浪费，引导管理层将有限的资源配置到增效、优势项目上，提升整体运营效益。

备品备件维护、保养过程中，对于替换、报废的废旧元器件，企业应本着勤俭节约的理念，深挖其使用价值，合理利用废旧器件的使用功能，减少物资损耗。同时，企业应建立备品备件“以旧换新”台账登记制度，对置换的部件使用情况进行统计，以便为采购部门反馈使用信息提供依据，对收集的废旧备件，应按照其性质进行分类管理，当存储到一定量时，由企业相应部门进行集中处置，“变废为宝”。改进经营管理方式，不断提升企业经营管理工作效率，从而实现企业价值和效益的提升。还要加强对各岗位员工的任职培训，确保人岗匹配度较高，每个员工都能在各自岗位发挥自身的作用，认真履行工作职责。在员工任职一段时间后也要对其进行岗位专业技能培训，让员工在实践中掌握岗位先进知识体系，并在实际工作中加以运用。员工在工作中不断提升自身能力，对企业的发展也是有利的。为了留住优秀人才，企业人力资源管理部门要制定合理的薪酬制度，给符合标准的员工提供实质性的奖励，从而鼓励员工增强自我学习意识，实现个人与企业的双赢。

（四）落实备品备件盘点制度，减少资金占用，提升资金使用效率

为了保证生产设备正常运转，应对突发、临时应急采购行为，企业的生产部门或仓储部门应建立安全库存。财务部门须会同业务部门，确定合理的安全库存量，采用定期和非定期盘点相结合的方式，建议企业每年度至少对备品备件库存情况进行一次全面盘点，查验备品备件的品质、寿命周期等情况，积极减少积压备品备件的数量，在保障质量、数量的前提下，减少资金占用。及时发现毁损、变质以及报损的备品备件。

（五）构建信息化系统平台

在备品备件管理中，财务部门应整合与之相关的数据资料，形成内部信息，组建内部信息系统传递平台，发挥信息化优势，提升管理效率。信息系统的普及，可有效满足内部管理的需求，提升管理效率。财务部门应积极推动企业各部门组建内部管理信息共享平台，将备品备件库存信息、采购信息、付款信息呈现在共享平台上，便于管理者及时采取有效措施，保障生产经营有序开展。

五、结语

加强备品备件管控，企业可明确牵头部门，如由财务部统一组织，内部其他业务部门以内部控制风险管理制度为指引，在加强内部业务部门沟通工作的基础上，积极作为，充分发挥财务核算和监督职能，为管理层及时提供备品备件耗用的数据信息，结合企业经营管理的特点，建言献策，为企业经营管理贡献财务力量，共同抵御竞争对手低价竞争的不良市场行为，有效促进企业经营业绩的提升。