信息化时代我国高职院校档案管理模式研究综述

赵飞飞

（山东职业学院 山东济南 250101）

当前阶段，大部分高职院校在开展学生档案管理工作过程中，仍然存在着对该项工作认知不到位、相应的管理机制匮乏、工作人员技能水平较低等多方面的问题，需要各部门加强对这些问题的研究分析才能更好地提升档案管理质量，确保档案的真实性、准确性。信息化时代下高职院校档案管理可以有效服务社会，是我国重要的资源组成部分，因此在进行管理时不仅需要保证档案的完整性，还要使得查找时有迹可循，减少工作量。而档案的信息化建设便可以很好地满足这一点，通过大数据的资源共享和数据量大等特性，来更好地将档案储存简单化[1]。

一、高职院校档案管理信息化建设的重要性和必要性

在信息化时代背景下，可以借助信息技术来解决纸质档案的不足，保证当下时代高职院校档案管理的有效性和准确度，具体主要表现在以下三个方面。首先，信息化建设可以让档案以非常完全的数据库作为信息基础，极大程度地减轻了工作人员的工作量，不管是新信息的整理还是收集，相对于过去都有不小的改善，工作人员的档案管理有效性有了明显的提高。其次，将档案进行信息化处理可以改变传统修改信息时存在的缺乏，可以更好地保证档案的整洁性，减少修订的工作量，保证档案的准确性，避免为后续的查找与翻阅带来困难。此外，信息化的档案管理相比传统的纸质档案保存的时间会更加长久，而且信息的保存量上往往会更加完整，传统档案如果保存不当，可能会出现遗漏或者丢失，所以相对而言，电子档案会更加的精准和便捷。因此，档案信息化建设在高职院校的发展过程当中非常重要，进行档案的信息化管理是非常有必要的。

二、新媒体对高职院校档案管理带来的改变

1.由烦琐转向高效化工作

传统的高职院校档案管理是以人力为主，比较烦琐，而且都是纸质的文件，偏向于实体管理。在当今信息化时代背景下，计算机网络等信息化管理占据了主要地位，高职院校档案管理坚定了以人为本的理念，对人力资源有很大的作用。随着信息化的普及，档案管理和建立用户可以更高效地更新信息，在降低工作烦琐程度上保障了信息的准确性和高效化。

2.由传统管理转向了媒体化管理

随着电子信息的发展，以前的管理方式逐渐不适应时代发展，管理起来较为麻烦，这就需要对档案信息进行合理管理。由以前的单一传统的管理方式变为专业的媒体化管理。增加硬件设备，提升软件设施，适应新时代的发展，更大发挥档案资源价值。

3.从区域性管理转向网络化管理

高职院校档案馆收藏了大量原始档案，并且均以纸质档案为主，以收集内容和坐等上门提供数据的方式进行服务，服务内容过于单一，服务方式不适合新时代发展，并且更新速度缓慢。这就体现出了新媒体的优势。新媒体依托网络通信、计算机数字技术构建了一个多样性、多元化的信息系统。系统资源丰富并且传播面广，传播速度较快，可以向社会传播最新信息[2]。

三、目前信息化时代下对我国高职院校档案管理的影响

1.协调机制不统一

高职院校隶属问题对高职院校的管理以及运行会带来实质性的影响，不同的高职院校所属的行政部门各不相同，导致高职院校的管理体制产生了分散的领导状态，这种现象很容易造成许多高职院校在档案管理时独自为战，被分割成若干块之后，各高职院校也有各自的档案管理系统，同时在档案管理的过程中进行自我完善，通过自我发展来进行高职院校档案管理。很显然，这种无法在资源上进行共享的行为很大程度上导致了高职院校档案管理改革举步维艰，无法得到有效的突破性发展，许多高职院校也意识到资源不共享所带来的弊端，但仅仅是从意识上有所认同，却很少展开实质的行动，其中主要的原因可能是当前我国还没有一个专业的机构来规划或协调高职院校档案现代化资源共享的工作，使得这种协调机制只停留在表面。许多高职院校的档案管理依然还是采取过去的管理模式，封闭式管理还是主流，对现代化的管理手段不重视，使得档案管理的软件和硬件不能够得到及时的更换，还有数据库建设，都处在相对来说比较低的水平，使得高职院校在档案管理中造成大量人力和财力的损失，却依然没有收到很好的管理效果，同样也会影响高职院校档案管理现代化的改革步伐，使得高职院校档案管理的自动化进程放缓。

2.管理人员综合素质及技术水平较低

从学生管理工作人员的综合素质及管理水平来看，人员方面的问题也比较严重，由于部分高职院校对于学生管理方面的意识较为薄弱，没有配备专业化的工作人员进行档案的管理，使得在学生管理方面的工作人员同时身兼数职，而且对具体的档案管理方式以及工作方法没有更加全面的了解，在具体管理过程中存在着学生档案信息错乱或者位置摆放不对等各种不良情形，给学生档案信息的准确性、真实性带来了不利影响。除此之外由于缺乏专业化的档案管理工作人员，使得该方面的工作效率处于较低的状态，学校对学生档案管理工作的不重视，使得该方面的资金投入力度较小，因此即使有工作人员进行管理工作，但该部分工作人员缺乏培训机会，难以了解当前时期对高职院校学生档案管理工作的新要求、新变化，自身的理论知识以及管理技能，也无法随着时代发展进行相应的更新，降低了整个管理队伍的工作水准。

3.数据库建设滞后

各高职院校在档案管理过程中，通过不断的发展已经拥有了规模不等的数据库。各高职院校在档案管理的过程中是各自为战的方式，使得各高职院校在建设数据库时，会有许多急功近利的想法，浮躁心理非常严重，这些数据库滞后的表现主要在以下这些方面。首先，是没有一个整体性，在建设数据库时，更多的是自给自足，仅仅局限于本校，规模相对来说较小；其次，标准化程度无法与当前的网络化相比，类型不多，许多高职院校还出现建设方面的重复性，造成资源的浪费；最后，在数据控制上没有规范，导致无法进行商业发展。这些数据如果只限于本校使用的话，就会使数据的利用率大大下降，影响数据库的价值利用[3]。此外，还有一个现象是，许多高职院校在进行数据库建设时，仅仅是进行条目数据库建设，很难在具体的数据信息上有表现，使得用户的具体要求就无法得到满足，有些高职院校虽然进行了联网，但是仅仅提供了对主页的访问，并不能进行资源共享。

4.高职院校档案管理经费投入较低

在高职院校档案管理当中，硬件设施正在不断地得到提高，但是软件建设上还没有跟上现代化建设的步伐。无论是档案管理的硬件建设还是软件使用都需要资金的投入，然而，经过调研发现，许多高职院校在档案网络化建设过程中投入的资金相对有限，同时也没有更多的资金去购置更好的硬件来达到高起点的档案馆的现代化建设，对设备的更新不及时，从而阻碍了高职院校档案管理现代化建设的发展。

四、信息化时代我国高职院校档案管理模式应用策略

1.引起领导层重视

要做好高职院校档案管理信息化建设，可以让更为完善的信息化管理来发挥档案的新媒体价值。要使该价值有效地引起学校领导与工作人员的重视，不仅要让领导层重视，同时也要让每个部门的工作人员意识到，积极配合信息化建设可以有效地让各工作岗位获得更专业的信息支持，提升工作的便捷性。通过专业信息化建设，在各有关系统账户的运用下就可以有效轻松搜索获取工作所需的档案资料，避免花精力去实体空间寻找，或者拜托他人寻找。引起所有工作人员的重视，可以得到更多人员的支持，为档案管理信息化建设铺平道路。领导的认可则可以有效促使其他部门工作人员配合有关工作的开展。

2.搭建信息化档案管理的架构保障

建设专业化的学生档案管理环境，同时建设相应的管理规章制度，可以保障整个档案管理工作的顺利开展以及推进。比如：针对当前阶段档案管理较为混乱的情形，学校在今后的工作中就要重视对内部管理情况的改善，在管理阶层以及学生群体当中，加强学生档案管理工作重要性的宣传力度，使学生以及工作人员意识到该项工作的重要性以及必要性，从而在规范相关流程的基础上，提升学生对该项工作的重视程度。对于管理工作过程当中所涉及的规章机制也要进行相应的健全完善，针对学生档案管理工作过程中，可能涉及的各种情况提前做好预备方案，建立完善的档案管理流程。第一，要做好前端业务系统的完善工作[4-5]。信息化档案管理模式依靠于操作性高的前端业务处理系统，已然是公认的事实了。而高职院校的各相关部门及学生组织的电子文件管理也应当自上层就施行好设计方面的工作，对于电子文件的源头管理做好具有科学性及实用性的计划。尤其是针对电子文件流动过程中的纸质文件，更要做好适当的介入工作及效力的确认工作。

3.加强档案管理利用

档案管理更多的是方便以后的查询和借阅，实现档案的利用价值，所以相关人员在进行档案管理时应以提高档案的服务质量为根本，在此基础上进行工作。首先，在信息技术的帮助下，为了方便档案快速查找，需要对档案进行编目、检索等工作，相关技术人员还可以设计一定的检索工具，以此来完善检索系统，提高档案查找效率。其次，为了更好地实现档案的利用价值，在进行管理时需要从不同方面来建立单独的管理空间。第一，需要建立特定的档案室，给管理人员提供更好的管理空间，也可以方便信息化档案的储存，避免外界环境对档案造成破坏。第二，需要进行档案的备份，进行有效的微缩，以此来减少储存空间。当然，除此之外，相关工作人员还需要将档案进行有效的分类，并且可以及时对一些损坏的档案进行修复，以此来增加其保存时间。

4.提升工作人员管理能力，建设专业化管理团队

由于档案管理工作的内容较广，而且涉及的部门较多，因此就需要建立专门的工作部门，与其他部门或组织之间进行相互配合，才能更好地实现集中化专业化的档案管理。在今后的工作中，学校针对于工作人员方面就需要做出相应的改进，形成专业化的骨干管理队伍，与此同时给予工作人员定期的培训机会，帮助工作人员丰富理论知识，更好地了解新时期对学生档案管理工作的新要求，只有在理论知识丰富的基础上，工作人员才能更好地结合学校的实际情况进行相应的创新性发展。档案管理工作较为复杂，仅依靠专职档案管理人员难以在短时间内将如此繁重的任务高效完成，需要其他部门以及相关人员的共同帮助，因此高职院校要注重档案管理的专业化以及兼职化，建设成专、兼职相结合的档案管理工作团队。

5.确保合同档案信息化的发展与利用

在大数据时代背景下，针对高职院校而言，在建立信息化管理的过程中，需要将合同档案中的不同数据进行掌握，并熟悉其具体情况，从而能够科学合理地运用大数据技术，对于各类数据进行统计汇总分析和应用，从而提高其管理监督的作用，降低档案管理的错误率，进而为合同管理工作的有序推进奠定基础。高职院校今后的发展、建设过程中需要更加关注各类数据的重要性和必要性，对于相对应的历史信息发展规律，要深入地挖掘和有效地应用，充分体现出合同档案的数据价值，这对于企业的发展有着至关重要的影响，要更加科学有序地分析和利用各类历史数据，找到自身存在的问题或者缺陷[6]。在大数据环境中利用高职院校信息化合同档案管理模式，能够更加科学、细致的分析与研究各种历史数据，方便高职院校及时找到自身所具有的优势、缺陷，明确数据与信息之间所存在的隐性关联，进而能够在高职院校内部更好地传递信息和共享信息资源，将档案数据所具有的真正意义充分体现出来，进而确保高职院校在合同管理等项目方面有更加良好的进展，在合同档案管理水平、管理效率方面进一步提升，利用各类合同档案资源，推动高职院校平稳有序地发展。

结语

综上所述，高职院校档案管理信息化建设可以更好地让有关工作与时俱进。但是在实际的处理中，也会因为多种多样的阻力导致价值无法充分运用，甚至导致资源闲置浪费。信息时代下的档案管理有了更多的机遇，但是同时也面临更大的挑战，所以高职院校在进行档案管理时必须要有针对性地实行某种策略，从而有效解决管理中存在的不足[7]。