浅议高校干部人事档案利用存在的主要问题与对策思考

文/王玉武（佳木斯大学）

干部人事档案提供利用的基本方式主要有查阅、借阅、复制、摘录等，利用的内容就是人事档案及编研材料。高校干部人事档案提供利用的现状还存在许多问题，一定程度上影响着干部人事档案的开发利用，已经不能很好地适应高校及社会发展的需要。如何采取一定的对策、措施，解决干部人事档案提供利用过程中存在的问题，是干部人事档案工作者应认真研究和解决的问题。

一、高校干部人事档案提供利用存在的主要问题

（一）查阅手续烦琐，要求严格，影响了干部人事档案的利用

长期以来，大部分高校干部人事档案管档人员重视管理，轻视利用。对于查阅档案人员及手续严格要求，不达到《干部档案工作条例》的查、借档规定要求，坚决不予受理。虽然干部人事档案形成的主要目的是为组织、人事部门提供利用服务的，但人事档案管理人员由于有怕担责任、怕犯错误的心理，无论是组织、人事部门的因公查阅，还是干部本人及其亲属需要利用人事档案材料，都按《干部档案工作条例》的规定要求来提供利用。审批要求和流程为：两名党员，先到人事处（组织部）相关科室申请，人事处（组织部）副处长批准后，再由校办主管人事档案副主任批准，然后再到档案馆请馆长批准，最后到人事档案室办理。

以上要求，手续较为烦琐复杂，经常会出现因审批领导公出、开会、假期等原因无法及时审批，不能查阅干部人事档案的现象。这种干部人事档案的查阅审批规定，手续较为烦琐复杂，虽然有利于干部人事档案保密，但客观上也不利于干部人事档案材料信息的合理利用。

（二）借阅档案时间过长，还档复查困难

组织、人事、纪检等部门由于工作需要，经常需要借阅档案，借阅期限最长为二周，档案超期不还现象时有发生。2018版《干部人事档案工作条例》对借档使用时间没有具体要求，仅作了“在规定时限内归还”的规定。新规定放松了对档案借阅时间的要求，对于各部门利用档案提供了方便，但有的部门档案借用后，长时间不还，致使其他部门要利用档案时，档案不在档案室，影响了档案利用。干部人事档案滞留在外时间过长，就可能出现伪造、涂改、撤换等不法行为，给档案安全带来隐患。

按规定归还人事档案时，干部人事档案工作机构应当认真核对档案材料。但由于管档数量太多，档案管理人员不可能对每卷管理的干部人事档案了如指掌、熟记于心，对归还的干部人事档案核对得不认真、不仔细，也很难及时发现存在的问题，使不法分子有可乖之机。

（三）档案材料缺失，质量不高，不能反映教职工的全貌

教职工干部人事档案意识不强，致使档案材料缺失。少数教职工的硕士、博士等学历材料没有及时归档，为了方便自己再找工作，有意不上交硕士、博士等学历材料。档案中记载信息不准，有的档案中记载是中共党员，而档案中没有入党材料。有的档案中记载参加过知识青年上山下乡，但是档案中没有知识青年上山下乡登记表等。

干部人事档案质量不高，参考价值不大是不争的事实。档案中的大部分涉及年度考核、鉴定、考察和评价材料千篇一律，讲优点多，讲缺点少，极少有个性特点，缺少应有的参考价值。

干部人事档案还不完整，不能反映教职工的全貌。各职能部门，为了工作方便，私自留存档案材料。反映干部的年度任职情况考察材料，存放在组织部。反映高校教师的教学、科研水平的材料分别存放在教务处、科技处。这种现状，造成干部人事档案材料缺失，也影响了干部人事档案的利用。

与上类文章不同，吕温出使吐蕃期间，其妻兰陵萧氏，绣药师如来的供奉像，祈求丈夫从吐蕃平安归来。吕温归来时看到佛像，想象妻子绣佛像的情景，写下《药师如来绣像赞并序》：

（四）管理人员少，素质较低、任务繁重，还没有开展对干部人事档案编研

梅志珍认为：“现有的档案人员编制是1991年中组部颁发的条例里规定的，每管1000份人事档案配备1名专职人员，这个人员编制标准在当时是指完成传统的档案材料收集、鉴别、整理、保管、利用等传统基本工作环节来制定的，现在这个标准已不能适应当今档案现代化管理、信息化服务的需要。”[1]2018年中共中央办公厅印发的《干部档案工作条例》仍沿用旧标准，在高校一个人管理2000-3000卷档案的也不在少数。现今，干部人事档案归档案材料增加，利用频繁。教职工继续学习的学历及培训材料，职称评聘、年度考核、工资等都需要分类、整理、归档。近几年，新参加工作人员增多，干部人事档案整理、立卷任务增加。管档人员工作任务繁重，每个人承担着2—3倍的工作量，再加上大部分高校干部人事档案管理人员年龄偏大，业务素质较低，忙于日常工作，根本没有时间、精力和能力，去挖掘、开发、编研干部人事档案信息，形成有利用价值的编研材料，客观上也影响了干部人事档案的提供利用。

（五）少数组织、人事部门人员，档案专业知识缺乏，也影响了档案利用

组织和人事部门是利用干部人事档案最多的部门，也是形成干部人事档案材料的主要部门，组织和人事部门的工作人员，应该对干部人事档案业务知识有所了解和掌握，但现状确不尽如人意，有的组织、人事部门人员，特别是新参加工作就到组织、人事部门工作的人员，对干部人事档案管理的归档要求、利用制度不了解，对干部人事档案十大类分类及每一类的内容是什么都不知道。

查阅档案时不遵守管理制度，要查的内容在干部人事档案的第几类不知道，盲目地乱翻，这些都影响了人事档案的利用。

（六）管理模式落后，数字化程度较低，影响干部人事档案的利用

黄瑞生认为“管理模式落后：现阶段，我们发现部分事业单位在干部人事档案管理的过程当中采用的仍然是以往传统单一的管理模式，将个人材料交由档案室保存管理”[2]。现阶段，大部分高校干部人事档案管理模式还很落后，还停留在查档需要查阅纸制的实体档案上。有的虽然配备了计算机，但也仅仅是用计算机建立了查档的检索工具，利用计算机辅助查档。前几年，基础条件较好的高校对干部人事档案数字化进行了探讨及实践，取得了一定成绩，但由于各自为战，存在着档案数字化标准不同，不能通用等问题。虽然国家发布了《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017），但大部分高校由于受干部人事档案管理人员素质、技术力量、资金、后期维护等因素限制，干部人事档案数字化工作还没有很好地开展，还仅仅停留在研讨阶段。这种落后的管理手段，不能适应高校及社会对干部人事档案利用的需要。

二、改进高校干部人事档案利用工作的对策思考

（一）简化查阅档案审批手续，为干部人事档案合理利用，创造条件

简化查阅档案审批手续，组织、人事、纪检监察等职能部门，因干部任免考察、职称评聘、工作调动、工资调整、案件审理等工作需要查阅干部人事档案的，由部门领导审批后，负责该项工作的经办人员，可以直接查档。教职员工因个人需要查档，可由本人按管理权限到组织、人事部门及干部人事档案管理部门审批后，由人事档案管理人员代替“两名中共党员”来进行查档，提供所需要的档案材料，本人不接触自己的干部人事档案。这种查阅干部人事档案办法，既方便了有频繁查档需求的组织、人事部门，简化了教职工本人的查档手续，提高了干部人事档案的利用率。又能保证干部人事档案信息不被泄露，保证干部人事档案安全。

（二）严把借阅关，严格执行核对制度，保证档案安全

加强对借出档案的管理，干部人事档案原则上不外借，组织、人事、纪检等部门由于工作需要，确需借阅档案的，必须按规定审批。借用部门要指定专人专柜保管，不得擅自转借他人。科学、合理制定借阅时限，要求在借阅时限内办理完毕。对于在规定时限内，未能办理完毕，档案未能归还的，进行查询、催要。加强归还档案环节管理，对于借出的档案，严格执行核对制度，必须认真仔细地核对档案材料，避免出现伪造、涂改、撤换等材料进入干部人事档案，保证干部人事档案安全。

（三）拓宽收集渠道，强化材料质量，确保档案信息完整、准确

加强收集工作，注重大局意识，把反映高校教师教学、科研水平的材料，反映科级、处级干部的年度干部任职情况考察材料，都纳入本人干部人事档案中，进行统一管理。

采取相应措施，补充完善档案材料，确保干部人事档案信息及时、准确。对于少数教职工的硕士、博士等学历材料没有及时归档的，不承认其硕士、博士等相应学历学位，取消其相应待遇。对于少数干部人事档案中只有记载，无相关佐证材料，也不予承认，从而尽可能地避免档案材料缺失。

从源头抓起，强化干部人事档案材料的形成管理。重点加强各级领导的干部人事档案意识，提高对干部人事档案的认知。在形成年度考核、鉴定、干部考察和评价等各种干部人事档案材料时，根据教职工的工作表现，做出客观、公正、实事求是的评价，评价中突出优缺点，具有个性特点，避免千篇一律，切实提高干部人事档案质量，使其更具有参考价值，从而提高干部人事档案的利用效果。

（四）提高素质，加强编研，为提高档案利用创造条件

高华辉认为：“干部人事档案管理和利用工作是以人才信息资源为基础展开的，从本质上说，干部人事档案管理和利用要将人才信息资源价值充分体现出来，挖掘资源，进行充分的价值挖掘利用，为调取和多方利用干部人事档案，形成良好的环境。”[3]高校是人才聚集的地方，干部人事档案中含有许多有价值的信息可以开发利用。档案管理人员应加强政治理论和业务知识的学习，努力提高政治觉悟和档案专业素养，增强干部人事档案编研能力。特别是随着高校干部人事档案数字化工作的开展，对干部人事档案管理人员提出了更高的要求。干部人事档案数字化管理，需要掌握计算机软硬件知识、扫描、图像处理、存储技术和档案管理的相关知识，绝不是只懂计算机技术或只懂得纸质材料档案管理知识的人能胜任的。管理人员必须加强对数字化干部人事档案管理方面的基本知识的学习和基本技能的培养，努力提高业务素质，以适应数字化干部人事档案管理的需要。同时，应依据学校和社会现实及长远发展需要，结合库存档案实际情况，组织精干力量，精心选择学校发展过程中遇到的问题，充分挖掘档案信息资源，进行分析、研究、归纳，进行二次加工，形成有价值的编研材料，从而更好地为学校发展服务，为地方建设服务。

（五）实行重点岗位人员到岗培训制度，为提高干部人事档案质量创造条件

组织、人事部门是形成干部人事档案材料的主要部门，学校对新补充进组织、人事部门的工作人员，如果没有干部人事档案部门的工作经历，必须先到干部人事档案管理部门工作一个学期，让他们了解干部人事档案材料的基本要求，了解收集补充、鉴别、整理、转递、提供利用等制度，熟悉干部人事档案工作，为在今后工作中形成高质量的干部人事档案材料，进而提高干部人事档案质量创造条件。同时，组织、人事重点岗位人员到岗培训，也能解决干部人事档案管理人员配备不足的问题，使干部人事档案管理人员能够有精力和时间，加强对档案信息研究，开发出更多有价值的信息材料，从而提高干部人事档案的利用。

（六）拓宽服务渠道，建立网上查询服务系统

长期以来，干部人事档案管理“重管轻用”，干部人事档案在保密状态下运行，这与干部人事档案存在目的不符。应转变观念，增强服务意识，提高服务质量，利用校园网络，建立网上查询服务系统。对于教职工有查询本人基本信息的，可在网上直接回复。对需要复制材料提供证明的，在查询服务系统中说明事由，提出具体要求，干部人事档案管理员根据需求，进行查档解决。

如果能满足需要，教职工就走审批流程，到相关部门审批后，提供利用。如果干部人事档案中没有相应材料或不能满足需要，在网上回复。这样就避免了教职工无效审批，浪费时间，为教职工提供了方便，提高了工作效率。

（七）加快干部人事档案数字化建设步伐，提升干部人事档案服务水平

干部人事档案数字化建设是今后的发展方向，高校应按照《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017）的标准，加大投入，加快建设步伐，尽快完成干部人事档案数字化建设，形成干部人事档案数字化的电子档案，实现纸制实体档案与数字电子档案并存的管理模式。同时，加强数字化干部人事档案管理方式方法的研究，建立干部人事档案查、借阅的网上审批及网上提供利用的办法。进而提供网上查阅、网上利用、远程审档等服务，以此满足学校和社会对干部人事档案的不同需求，从而提高干部人事档案利用的工作效率和管理水平。

总之，高校干部人事档案利用还存在许多不尽如人意的方面，应当结合实际工作需要，加强自身建设，提高档案质量，加强档案编研，增强服务本领，坚持改革创新，简化审批流程，创新利用方式，拓宽服务渠道，提高服务水平，充分发挥干部人事档案应有的作用,从而更好地为高校人才开发利用，为高校的快速发展和社会经济建设服务。

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人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。