浅谈内勤人员如何做好时间管理提高工作效率

张 珠

（中车戚墅堰机车有限公司，江苏 常州 213011）

内勤归属文职类工作。内勤工作广泛包含行政办公、人事财务、文笔宣传、日常管理等。简而言之，不包含在以体力为代表的外勤工作范围之中的工作，大多属于内勤部分。内勤人员往往是非技术型人才，但却是办公室工作中不可或缺的部分，并且在维持机构内部有序运行、强化部门内部控制方面发挥着至关重要的作用。

一、内勤人员的工作职责概述

1.业务辅助工作

内勤人员从事的工作虽然不直接接触部门的主要业务工作，但往往会承担一定的辅助职能。内勤人员需要遵循上级领导的安排要求，遵守部门各种规章制度，并按时按量、高标准完成工作内容。在实践中，内勤人员需要对部门相关工作执行情况加以跟踪和督促，建立不同部门的工作开展一览表，并编制月、季、年度工作开展情况的统计表，定期将部门工作跟踪监督情况上报给相关部门的管理人员以及其他有关岗位。

2.后勤工作

后勤工作是内勤人员工作的主要部分，需要强化后勤保障直接为部门内部其他岗位的正常运作提供支持，同时为部门目标任务的实现发挥间接作用，为其他各岗位职能的顺利实现提供物质与服务。内勤人员需要从整体上对行政后勤保卫等工作进行指导、协调、监督与管理，明确部门行政制度并采取各种措施保障制度有效实施，做好部门内部制度、文案等编订、宣传以及实施、监督等工作，同时对部门的各种资料、办公用品等进行管理，与人力资源部做好对接并支持后者加强劳动合同管理，对部门信息进行收集、整理、打印与分发[1]。

3.保管工作

从某种程度上来说，提供物品以及服务是内勤人员的基本职能，是充分发挥内勤作用并保障企业良好运行的关键。其中从提供物品的职能层面看，内勤人员需要做好相应的物品保管工作，应当对部门资产进行清点与保管，并需接发、处理大量文件，和其他部门展开配合，保障物品保管的有效性。另外，内勤人员还需对各种资料、办公用品等加强保管，确保各种物品能够被有效保管并发挥其作用。

4.考勤工作

内勤人员往往需要负责行政管理相关的部分事宜，其中考勤管理正是重中之重。不管是上班考勤还是会议考勤，均是内勤人员在日常工作中需要做好的基本工作。按照部门相关制度对员工的上班以及会议参加等情况进行考勤，做好统计工作，定期编制报表并提供给相关管理人员。根据考勤情况，内勤人员可以按照规定落实相应的考勤奖励、惩罚等工作，在保障考勤作用充分发挥的同时激发部门人员的工作积极性[2]。

二、内勤工作中的常见问题分析

1.权责不统一

权责统一是组织机构健全化的重要体现。然而部分部门组织机构存在缺陷，有着诸如人员冗余、权责划分不明确等问题，内勤人员的岗位职责并不清晰。在这种情况下，内勤人员往往很难完全正确意识到自身的职责，在实践中也很难通过准确的目标以及良好的沟通协调来提高内勤工作质量与效率，甚至存在较为严重的内勤管理与服务问题。

2.思想意识不到位

缺乏良好的服务意识，意味着内勤人员往往不能在实践中做到主动服务，无法充分发挥内勤工作在支持部门运行管理方面的优势与作用。缺乏良好的全局意识，意味着内勤人员在工作中难以加强统筹规划、沟通交流、团结协作等，给内勤工作的开展带来了一定阻力。缺乏良好的保密意识，意味着内勤人员在长期接触部门机密信息如考勤数据、业务数据等的情况下，很可能会将这些内容泄露出去，进而影响部门内部员工的团结性与凝聚力，甚至会导致部门机密信息外泄[3]。

3.缺乏规划意识与能力

内勤工作较为繁杂，涉及诸多领域、岗位、人员、事务等，需要内勤人员以良好的规划意识与能力对所有工作进行合理规划与安排，进而保障内勤工作高质量、高效率开展，有效避免各项工作相互冲突以及工作时限间的矛盾。部分内勤人员缺乏良好规划意识与能力，在实际工作过程中往往只是按部就班地对所有工作进行简单排列，甚至采取随机完成的方式进行实践。

4.管理制度不完善

内勤工作的开展需要以完善的管理制度作为重要依托、支撑与保障，但是目前部分企业内勤工作相关的管理制度并不完善。要么是覆盖范围较窄，要么是内勤工作管理制度之间存在漏洞、矛盾，要么是管理制度与内勤工作本身的契合度过低[4]。在缺乏完善制度体系支撑的情况下，内勤人员往往难以高质量、高效率地完成各项繁杂的工作任务。

5.缺乏决策服务

内勤工作的开展除了要保障企业各部门正常运行之外，还需要提供贴合各部门、各岗位的服务工作，需要根据实际情况进行灵活调整与创新，致力于强化内勤工作的决策服务职能。而且在应对突发事件时，要采取合理措施加以应对和解决。不过目前部分企业内勤岗位相关的决策服务机制并不完善，导致内勤工作的职能作用很难在实践中得到完全发挥。

6.对工具的利用不到位

现代化背景下，内勤工作效率往往直接与各种工具的使用情况挂钩，如计算机软件、数据库、人脸识别功能、门禁系统等。但是一些内勤人员对各种先进技术手段工具的认知与掌握不到位，在实践中并不能充分利用这些工具优化内勤工作，相应的工作效率提升效果不明显。

三、内勤人员做好时间管理提高工作效率的策略

1.明确职责分工

内勤工作虽然繁杂，但在实践中一定不能无序。只有在充分明确内勤职责、任务的前提下，内勤人员才能准确把握自身的职责，并在实践中积极落实本职工作，合理优化时间管理并提高内勤工作效率。通常来说，内勤人员需要协助领导草拟工作计划总结和各类报告，按要求汇总，统计上报企业运行管理相关情况，及时、准确统计有关数据，上报各种报表，做好日常考勤登记与出勤统计工作，做好文书材料收发、登记、阅办与分类管理工作，落实资料、文档、印章管理与文印工作。另外，内勤人员还需要与相关部门、岗位人员进行有效沟通，传递企业相关信息、文件、制度等，按照规范建立各类报表档案并加强管理。在日常工作中，内勤人员需加强总结与反思，为内勤工作的优化提供支持。

2.加强内勤人员队伍建设

虽然内勤人员属于非技术型人才，不需要具备高水平的专业知识与技能，但其必须在多方面素养达到一定要求与水平才能充分胜任内勤岗位。部门应当根据自身实际情况，对内勤人员需具备的综合素养提出明确要求，如服务意识、全局意识、保密意识、语言表达能力、文电处理能力、会务接待能力、分析与处理问题能力、人际交往能力、拓展能力等[5]。从多个层面合理提高招聘门槛，确保进入内勤岗位的人员综合素养务必要达到一定水平。另外，针对在岗人员加强培训，组织内勤人员定期参加各种进修学习、培训活动，结合时代发展需要以及部门发展需求逐步提升内勤队伍的综合素质。

3.完善内勤管理制度

部门需要对内勤管理制度加以完善，通过管理大纲、员工守则、行政管理制度、人事管理制度、考勤管理制度等支持内勤工作的良好开展。其中行政管理制度主要包含文件管理规定、办公用品领用规定、保密制度等。内勤人员需要根据企业规定按时打印相关文件并传递给相应部门、岗位的人员，按照要求与规定采集输入、输出信息，并为领导与有关部门决策提供信息资料。同时，内勤人员还需要上报各部门的办公用品需求，并根据部门实际需要进行领用管理。内勤人员在实践中需要严格按照制度规定落实人事管理工作，维系企业内部稳定并增强员工对企业的归属感、认同感，充分激发员工的工作热情与积极性。考勤管理制度主要包含考勤细则以及请假、迟到、早退和旷工的处理细则等[6]。按照制度规定严格落实考勤管理制度，督促员工遵守考勤规定，同时保障员工享受探亲假、婚假、产育假等的权利。

4.周密与合理设计内勤工作

内勤人员应当具备良好的规划意识与能力，并需要在实践中周密与合理设计内勤工作，既要按照不同工作的属性进行类型划分，也要基于工作的轻重缓急进行类型划分。具体来看，内勤人员可从以下几点优化内勤工作中的时间安排。

4.1 分清轻重缓急。要分清各项任务的轻重缓急，提前沟通，科学安排，协助做好领导全年、月度以及每周的工作计划表。在计划表中，要区分常规工作和应急工作，按任务的重要性、紧急性优先级来协调安排领导的时间。要把日常性工作和临时性事务分开，固定日常性工作的时间，如在相对固定的时间段给领导报送文件等。而在处理临时性事务则要根据实际情况进行灵活调整与安排，尽量在不影响日常性工作的前提下进行有效处理[7]。

4.2 集中办理要事。要掌握和配合好领导的时间节奏，合理有效地安排时间和任务，让领导能够在精力最旺盛的时间段处理最重要、最困难的工作。就自身而言，要把主要时间和精力集中在完成重要和紧急的任务上，不要因为铺天盖地的琐碎小事而贻误了领导交办的大事。对于像起草重要文稿这类时间上不紧迫但需要集中精力的重要任务，要放在一个可以集中注意力思考的时间段。另外，针对大量繁琐的工作，内勤人员要学会利用现代信息技术进行高效率的集中化处理，进一步提高效率的同时减少不必要的精力浪费。

4.3 善用碎片时间。内勤人员在工作过程中由于需要处理大量琐碎事务，自然存在不少的碎片时间，需要合理利用碎片时间以提高工作效率。利用碎片时间整理存档文件、分发通知和纪要、沟通各类会议活动安排、回复邮件和传真等，能够在不影响主要工作的前提下全面做好内勤工作。而且在工作计划中可预留一些小块的空余时间，便于应对突发的工作任务。

4.4 立说立行立改。接到领导指示和任务时，特别是遇到突发性、临时性事件时，要立说立行、马上就办。对重要工作任务要逐一登记，及时分解细化，抓住关键点，设定工作完成期限，倒推各步骤的时间节点，有序推进落实。

4.5 及时沟通协调。领导部署工作任务时，要迅速准确领会领导意图，对拿不准或容易出错的地方，要和领导再次确认清楚。对于领导的各项部署，要协助做好后续落实，及时与职能部门沟通，抓好协调、跟进和督办，并及时向领导反馈情况。

4.6 实现同频共振。多从领导的视角来换位思考，多替领导想办法、出思路和提建议，与领导形成“共振”。尤其要充分考虑内、外部环境对领导工作的影响，了解领导所思所想，及时采取有效措施加强管理。

4.7 做好工作日志。要做好每天的工作记录，列清第二天的工作安排。勤用“烂笔头”，记录下工作内容、花费时间以及在工作过程中遇到的问题、解决思路和结果，记下工作中的收获、体会和感悟。要经常回头反思，定期形成月度工作小结，总结存在的不足，从而改进工作方法，提高时间利用效率。

4.8 不断学习提高。在日常工作中把学习作为一种常态，从书本和实践中学，深化对中央大政方针的理解，深化对各部门工作内容和规律的认识，深化对法律、管理、外语、办公自动化等各领域知识的了解，从而不断提高自身能力和水平，从根本上提升工作效率。

4.9 形成流程规范。要将常态化的例行工作流程化，形成操作规范，减少完成中的不确定性，节约工作时间，提高工作效率，不断提高工作规范化水平。例如，将工作计划和日程安排流程、各类文稿起草范式和发文流程、各类重要会议及活动组织筹备流程等汇编成册，并在实践中不断改进优化。

5.借助现代化工具与手段优化内勤管理

合理利用计算机办公软件以及电子邮件、微信等工具，既能大幅提高内勤管理工作的效率，也能强化部门内部的有效交流和沟通。而且在移动互联网时代，充分利用智能手机加强内勤信息化管理，能够进一步提高效率，促进内勤人员与各岗位的有效沟通，减少信息传递交流所花费的时间。借助计算机系统强大而丰富的功能支持各项内勤管理工作的自动化处理，同时利用打印机、复印机、传真机等机器设备实现对纸质存档资料的自动化处理与管理，减少工作中的手写操作情况，进一步提升内勤工作效率。利用打卡机、脸部特征打卡等，运用大数据等先进技术对内勤管理工作的实际情况进行综合分析并提供相应的优化依据，能够为内勤工作效率的逐步提升带来有力支持。

结语

综上可知，内勤工作虽然往往较为简单，但是由于工作量巨大且较为繁杂，要想保障工作质量与效率依旧十分困难。内勤人员一定要充分意识到内勤工作的重要性，弄清楚自身的责任，并在实践中做好规划，严格按照相关规定与制度进行操作，通过动态化调整与优化、发挥现代化工具优势等方法加强时间管理，切实提升内勤工作效率。