高校数字档案馆信息化的建设与应用

杜 娟

（宜宾职业技术学院 四川 宜宾 644000）

0 引言

在数字化校园建设过程逐渐深入的今天，数字化档案馆的建设也逐渐呈现出了一种必然性趋势。对于数字化档案馆而言，其从本质上将是依托于计算机网络技术、多媒体技术以及数据库技术的全面发展，进一步产生的通过应用网络来远程获取相应的信息电子档案文件的一种信息化系统，其能够在实践过程中针对不同地理位置、不同载体等差异化档案信息，通过数字化的方式进行储存，形成一个庞大的数据库，同时将这一数据库当作服务基础，通过应用数字信息的形式再将其提供给不同类型的远程档案服务。

1 高校数字档案馆的应用前景

作为数字化校园建设中的一个关键性内容，数字档案馆建设项目意在通过相应的档案并在局域网范围内部引导学校的相关师生员工进行电子资源的共享[1]。在实际生活中主要表现为：教务管理系统、办公自动化以及图书馆等一系列校园内部的网络资源以及其在长期过程中形成的历史化数据，在将合理应用当作基本前提的目标下，最大程度上发挥出知识的作用。

对于高校数字档案馆而言，其将是校园文化建设过程当中十分关键的一部分[2]。在目前阶段，高校数字化档案网站中设置的栏目主要有成绩办理、学籍查询、档案法规、校史馆、电子图书等[3]。通过将多元化的历史信息当作社会服务过程的关键窗口，以此为基础来为高校开辟一个除教室之外一个新式的宣传、学习阵地，这同样也是高校学生深入解读高校以及其历史进程的一个重要途径。

另外，高校数字档案馆的工作模式还会全面推行将电子文件自动归档的模式[3]。进一步全面实现办公自动化以及档案管理工作的充分对接，通过这样的形式最大程度上避免了不同单位之间开展工作时对于数字信息资源造成的浪费，从根本上提升了档案信息的实际管理效率以及处理水平。另外，针对传统的纸质档案进行数字化资源备份，能够最大程度上保障档案信息的安全性。同时，数字档案馆网站具备十分强大的检索功能，这样一种检索功能将会为各个不同的师生以及员工在开展档案利用的过程中带来十分大的便利性，因为数字化档案馆中全面开放了档案信息的目录级查询方式，并针对所有开放档案的全文都开展了识别、扫描工作。因此相关应用者不需要走进图书馆就可以通过应用网络来针对需要的档案进行查询[4]。

2 高校数字档案馆建设的意义

2.1 促进高校档案工作与时俱进的内在发展需求

对于高校管理工作来讲，档案管理工作一直属于工作中的核心内容，其不仅对现有的工作具有整理和总结经验作用，对于高校未来发展方向的确定，也具有显著效用。一方面，随着整个人类社会迈入“经济+信息”时代，档案的数量也随之不断增加，甚至呈现爆炸式增长状态，此时如果仍旧沿用传统陈旧的档案管控方案，很难确保档案的管理成果与时代发展步伐一致。另一方面，结合高校当前的档案管理构建数字化、信息化管理模式，不仅可实现档案数据查询与管理的便利化，同时与时代发展步伐也可保持高度一致。

2.2 优化高校档案信息服务质量的关键途径

以往的高校档案管理工作开展期间，工作人员在调阅所需档案信息时，经常需要在大批量资料库内按条款检索信息，但是整个搜索流程极其繁琐，档案管理人员的工作量无形中大批量增长。此时，围绕现有的档案构建数字化管理模式，可以为档案管理工作人员提供高效、系统的信息检索服务，根据搜索需求所得出的结果也更能够满足搜索需求。与此同时，在高校全面推广数字化档案室，不仅可增加高校学术研究以及日常工作效率，对于高校中心服务水平也具有重要促进作用。

2.3 促进高校档案管理水平提升的重要条件

自网络全球化普及以来，网络科技水平也在日益更新，在网络信息技术的支持下，高校数字化档案馆的构建也与社会的发展需求具有高度的一致性。此阶段中，网络技术在高校数字化档案馆的构建中，凭借“关键字”搜索等形式，高效且便捷地为高校档案的归档、整理及调阅创造条件，节省工作时间的同时，对于预防档案丢失或是损毁具有显著效用。除此之外，将网络技术结合于高校数字化图书馆的构建，也利于档案的传输和共享。

3 高校数字档案馆建设中的不足

3.1 高校对于信息化数字档案馆建设的重视度不足

现代化社会发展中，数学化管理以及资源全面共享已经成为信息化社会建设的流行趋势。但是，在部分高校之内，仍旧有部分管理人员对于数字化建设的认知度不够，数字化建设期间的人力、物力、财力等资源的投入并不充足，导致现有的高校数字化档案馆完工效率严重不足，限制数字化发展空间的同时，造成现有数字化建设工作进度随之延缓，甚至脱离时代进程。

3.2 数字化档案馆信息化建设中的制度不够完善

部分高校在现有的数字化档案馆建设期间，虽然已经投用了必要的人才及财力，但是并未匹配档案管理管理制度，导致数字化档案馆建设中仍旧沿用传统的管理制度，无法真正将数字化档案馆对于高校管理价值最大化发挥出来。例如，部分高校数字化档案馆建设期间，对于档案的收集以及借阅流程的安全审核制度制定存在不足，且相应的档案借阅者身份审核也存在流程不明确的情况，造成档案管理工作的规范性严重不足，最终影响档案馆整体管控成效及质量。

3.3 数字化档案馆管理存在不足

结合当前高校数字化档案馆的管理效果可以发现，现有的馆内安全保障工作质量并不过关，造成档案很难实现有效利用，尤其是在存量管理方面以及增量档案电子化建设方面，档案的信息安全保障严重不足。此外，在数字化档案馆硬件及软件设备管理方面，也存在较多不足，进而影响了馆内数字化系统运行稳定性及抗风险能力。

4 完善高校数字档案馆建设的对策

4.1 建设基础设施

开展数字档案馆建设的根本性前提是基础设施建设[5]。因此在实际建设过程当中，高校方面应当针对数字档案馆的不同功能以及需求，设置相应的计算机基础设施，其中主要包括：档案系统设备管理如摄像机、存储设备、计算机网络设备、扫描仪等。同时应当全面构建起能够保障档案信息化功能需要，同时也能够充分符合时代发展的综合化信息管理平台以及系统性网络框架，但要注意的是，网络信息平台的建设应当严格遵循相应的国家、国际建设标准。另外，数字档案馆的建设工作会相应涉及学校的不同部门，因此应当以此为基础来充分发挥出其信息点全面以及采集框架完整的基础之上，切实针对相关资源建设的根本需求进一步针对档案信息进行丰富和完善[6]。高校方面同样应当整合不同高校之间各个部门的信息化资源，进一步针对院系、校内机关、后勤等有关部门的不同信息化系统展开详细的分析和调查，通过这样的方式来确保相应的信息能够完整具备归档的价值，这些方面的数据主要包含不同部门的网站、信息系统、视频、电子文档等多样化数据。另外，在管理工作方面，可以针对将信息与纸质档案实体进行分离的相关管理理念，进而为不同类型的档案实体提供更加多样化的信息来源，以此为基础来形成将档案实体当作基础，并能够相应延伸到不同信息资源库中的信息化延伸脉络。针对实体来说，其相关信息的采集工作往往会具备相当大的难度，因此根据这一情况来说，数字化档案馆的建设过程就要依托于学校系统整体性地开展大学建设。

另外，应当切实构建起与之相关的规范性业务流程，进一步全面开展馆藏一体化以及文档一体化的规范性运作过程。例如，档案的数字化操作流程以及相关电子性质文件的管理以及固定操作。另外，还应当针对相应的网络配置标准进行全面统一，应用质量较高的软件性系统，例如档案资料数字化标准或是电子档案管理技术标准等。通过严格构建起面向各个归档部门开展的远程归档工作平台以及网上预立劵等，能够全面将与归档部门有关的文件材料提前立卷工作以及能够远程化操作的归档工作平台，通过这样的形式可以使档案管理人员能够应用线上的形式来开展归档材料的审核工作。另外，档案的管理人员可以与基层兼职的档案管理人员通过应用网络的形式进行对话，并应用网络来进一步完成针对档案的审卷以及管理工作。

4.2 构建健全档案安全管理体制

针对数字档案信息开展安全管理维护工作，从本质上讲就是维护数字档案库的网络运行安全、信息安全保密、资源安全等。开展这一工作应用的网络功能主要包含用户认证、权限管理、数据备份恢复、信息加密等多种功能。首先，对于网络信息安全而言，其最根本的敌人就是计算机病毒，在目前的技术条件之下，数字档案馆很难完全抵御相关计算机病毒的侵袭。第二，黑客入侵带来的威胁也会在很大程度上影响到数字档案馆的安全性。所以，为了从根本上保障系统网络环境当中的不同设备足够稳定，应当在能够确保其可以稳定运行的情况下，切实考虑到不同软件系统的整体性以及稳定性，保障一旦系统出现问题，则其后续出现的故障能够被迅速修复。第三，还应当针对系统当中存在的主干设备以及系统当中存在的关键性应用留有足够的备份，以此为基础来提升数据库当中应用的备份能力以及恢复能力，通过这样的方式来严格执行相应的权限管理以及操作流程，从根本上保障相关系统能够具备完整的可靠性。第四，应当针对相关系统的安全保密要求开展系统开发、设计工作，相关监理单位应当重点强调项目建设过程当中存在的档案信息安全保密工作。第五，针对一些保密性质的档案信息要确保其不会登录外网，数字化档案馆内部中的局域网信息要保障与所有外网设备严格实现物理性隔离，并且通过应用防火墙、身份证信息检验等相应的安全防护措施，进一步保障系统信息的内部安全。第六，要注意数字档案馆内部可能出现的安全隐患，在实际生活当中具体包括电力中断、数据窃听、自然灾害、电磁泄漏、计算机病毒、身份假冒、数据篡改等，在面对这些安全隐患的过程中应当保障应用完善的管理手段以及技术措施来及时解决。第七，要重点强调数字化加工形式的安全性，保障电子文件在实际结构过程当中要做好完善的保密管理工作。最后，应当构建起完善的应急风险预案，并健全意外风险恢复制度，进一步提升数字化档案馆的应急处理能力。

4.3 构建信息化人才队伍

在高校档案部门开展信息化建设的过程中，其中最为重要的一个因素就是开展人才队伍的相关建设。在目前阶段想要充分实现档案的信息化管理无法离开人的操作，不同种类的软硬件以及技术等都应当经过档案管理人员的应用才能全面发挥出价值。另外，数字档案馆的建设过程是一项依托于先进科学技术开展的过程，所以这也在无形当中为档案的工作人员提出了更高的要求。档案工作人员不仅要具备开展传统档案业务的实践经验，还要具备心理素质突出、专业能力较强等特点，同时这一类型的人才同样也应当是详细掌控网络化技术的专业人才。同时，数字档案馆的内部也应当拥有一批专门负责数据的分析和加工、计算机系统的维护以及开发等方面专业知识的强大人才。因此档案部门应当切实将培养人才、以人为本当作工作的首要前提。

4.4 提供完善的法律支撑和保障

想要全面综合化提升数字档案馆的建设力度，就需要相关社会、政府以及学校等多方面的密切保护，在高校数字档案馆的建设过程当中会广泛涉及诸如隐私权保护、知识产权保护等诸多方面，因此这也意味着其与传统数字化档案馆的档案工作具备很大的不同。想要切实解决这一问题，就需要有关司法部门的介入，并且也同样需要获得来自社会上不同人群的鼎力支撑。

对于法律的推进工作而言，其在生活过程当中应当通过相关政府进行组织协调和规划，并全面推进相应知识产权的切实保护，避免抢注行为的出现。另外，数字化档案化是依托于互联网进行发展的档案形式，数据库是档案馆建设过程当中的工作核心，因此应当构建起相应的档案馆知识数据产权联盟，通过持续针对版权制度进行完善，进一步提升档案馆版权保护工作的自律性。另外，数字档案馆的相关网页应当充分受到相关著作权法的保护，在这一过程中可以尝试着应用网页集体化管理制度，并选用现代化科学技术针对其进行保护工作，例如密钥、访问控制等。

4.5 提升馆内建设经费保障力度

为了进一步提升数字化档案馆的建设水平，就必须增加经费的投用，才能为各项建设工作的顺利推进提供支持。具体而言，应该全面做好以下经费管理工作。

（1）增加经费投用。作为校内领导和师生，应该充分自内心深处认识到数字化档案馆建设工作开展的重要性，做到文档一体化及办公自动化，一方面有利于工作的顺利推进，一方面则可以保障数字化档案馆各项建设进程的有效推进。

（2）全面规范经费管理方案。一般而言，高校数字化档案馆项目的建设周期极长且项目数量也极多，此时想要确保项目顺利建成，就必须围绕项目展开精准的成本预算工作，以此保障数字化档案馆各项建设费用能够顺利落到实处。

（3）全面制定科学的经费筹措方案。高校数字化档案馆建设中，经费的使用途径一般包括硬件采购、软件开发、系统升级、系统维护、效果测评等各个方面，因此在经费筹措前，必须结合每一个费用支出项目进行精细化概算处理，降低费用支出的同时，优化设备使用效率。此外，在处理部分近年无法全面满足档案馆建设硬件需求时，需要重点结合系统的预计使用人数以及系统安全等级去做好系统部署工作，优化经费筹措方案。

5 结语

对于数字化档案馆而言，其是高校发展档案事业的一个必然性趋势。高校的档案工作者应当严格遵守相关规定，用积极的心态去面对档案工作信息化带来的严峻挑战，在不断提升自己的同时也不断完善数字档案馆的信息体系，通过这样的方式来为高校数字档案管理工作作出积极的贡献。