地方本科高校内部控制信息化建设思考

陈端暐

（泉州师范学院，福建 泉州 362000）

自互联网革命以来，人们的生活和工作都发生了巨大改变，与此同时经济也越来越趋向于多元化发展。在过去几年时间里，我国财务部陆续发布了一系列与高校财务相关的政策文件。2012年财务部颁发《行政事业单位内部控制规范（试行）》，就建立高校内部信息化划定了标准，对如何打造本科院校的内部控制体系，怎样增强信息化系统在现实中的应用，以及本科院校开展活动涉及的经济如何管理问题都有明确规定。实践证明，妥善运用内部控制信息化系统，能够使高校财务管理更加条理化，节约院校经费运转交易成本，有效避免财务外流。财务部颁布文件确定的标准是以内部管理信息化为导向，以院校的资金流动为主体，通过院校的内部控制信息化来确保院校正常的运转。

1 本科院校内部控制信息化建设必要性分析

随着我们国家的经济水平不断上升，政府相关部门对于会计制度的建设要求也越来越规范、完善。与此同时，本科院校对财务工作的管理难度也在与日俱增。

1.1 学校财务内控管理规范化的现实需要

互联网时代，本科院校对财务运转信息化、数字化有着很大的需求。为满足这一需求，让学校财务内控管理走向实现规范化，带动由人力形成的资金监管方式转向为由内部控制信息化的转变，须建立健全的本科院校内部控制的智能化、快捷化、数字化体系。本科院校内部控制信息化本质上是通过信息技术建立一套智能管理体系，促进院校工作的高效运转。本科院校要利用智能信息系统，掌控院校经济流转的全部过程和涉及到的重要环节，避免个人干扰，提高实际工作速度，实现经济流转的全程跟踪。

本科院校建立、健全符合自身经济运行体量的，符合当前时代发展趋势的，与当前制度高度吻合的内部控制信息化系统，能够快速提高学校的整体运转速率和校园资源的利用率。打造内部控制信息化涉及到多个方面，能够促进院校内各个工种的信息共享与数据共通，打破传统思维的束缚，促进新形式、高水平的智能化校园建设，打造出适合新时代发展的服务生态环境。

1.2 监督高校财务运行生态，使经济活动透明化

会计审查与审计监督机制是高校财务正常运行的良好保障。通过信息化的手段，深化高校财务监督改革，加大对高校各项活动的事前、事中和事后的监管力度，形成多环节、全方位、多角度的资金审查体制机制。拓宽财务资金的监督边界等手段，从对经费的简单监管发展到对整个资金链进行管理监察，让高校经济活动的各个环节透明化，全程接受监督。

与此同时，高校要保持对信息化财务活动监督的科学性和独立性，进一步推进放管服改革，着力引导自由发展的信息化方向，将学校各项工作涉及到的业务嵌入到内部控制信息化系统中，使资金的纳入和支出都有迹可循，避免出现职权滥用、挪用公款等情况。

2 基于内部控制的高校财务信息化建设现状

随着社会对学历的关注度越来越高，本科院校的学生基数逐年增多，高校对内部控制的需求也逐渐增大。通过内部控制系统，本科院校可以全面了解学生的变动情况以及院校的财务流通细节。这对于高校规避风险、规范部门权力都有所帮助。但经过一段时间的实践探索，本科院校的内部控制信息化建设也存在发展瓶颈，宏观上的布局设计缺乏创新精神，很多项目只能为一个领域服务，不能形成良好的协调联动机制，造成了信息孤岛等，需要我们分析研究，予以完善。

2.1 内部财务管理信息化水平亟待提高

在互联网革命到来之前，很多地方高校已经对内部信息化系统进行了长时间的建设。最早的是依靠人工管理，接下来是人工利用计算工具进行计算管理，现在发展成为了信息化管理。信息化系统运转涉及很多内容，例如可以预约报备账单，或者进入对应界面查询财务资金的运转方向，并可以通过系统来传达学校下达的文件通知。信息化管理为师生的工作学习提供了便利，但在一些流程中仍然存在信息传播不畅，数据孤岛的现象。要着手解决这一问题，系统管理者还需对信息化财务管理系统进行进一步创新。相对于传统财务管理系统来说，智慧化财务管理有着非常显著的优势，下表1是两者之间的对比。

表1 传统财务管理与智慧化财务管理对比

2.2 学校各职能部分系统对接存在问题

高校各职能部门之间由于工作分工不同，具有各自独立的工作系统，部门与部门之间的系统在数据存储方式和读取数据模式各不相同，缺乏协同。学校财务系统和其他职能部门财务系统由不同的软件工程师开发，系统之间没有统一的规范化标准，两者的对接不畅通，降低了工作效率。

高校可从自身的需求点入手，借助财务信息网和院校的局域网来建设财务信息系统，实现院校的财务运转一体化，实现数据的实时开放共享。但内部控制信息化系统在实际的运行中也存在一些问题。比如，高校老师会经常外出参加各种研讨会，学生也常会外出代教师办理采购服务工作。如果缺乏信息技术支持，只能通过简单的信息记录，这就导致财务信息呈现碎片化状态，间接影响数据的互通共享。为此，学校应进行内部控制信息化系统的创新，在尊重个人隐私的基础上，保证每一笔财务支出都有迹可循，避免出现职权滥用的现象。当前，本科院校的内部控制财务系统运行中还存在部门分割现象，不利于数据信息的共享互通，数据信息的常态化建设更显得重要。

3 高校财务内部控制信息化建设优化路径

为响应国家对本科院校的统一化监管要求，本科院校要以财务预算管理作为系统的主导，以资金的管理流动作为系统的核心要点，为学校的经济运行内控提供科技性保障。

3.1 规范学生收费内部控制功能设置

由于各高校学生基数环比每年都在增长，学生缴费以及退费等经济活动量随之上升，这就导致学校的收费管理工作量繁重。高校需建立学生缴费内部控制信息化系统，完善服务流程，提升工作效率，满足学生缴费、支出、退费等活动需求，实现学校与老师、学生间的资金交易数据化、电子化、明晰化、快捷化。

图1 高校智慧管理平台

高校的学生缴费总台可以将其他二级学院的收费系统作为子系统纳入进来，减少不必要环节，实现缴费工作统一化、一体化。收费总台要对学生的缴费情况进行信息化录入，提供个人信息采集、检索查询、时间等多方面的解决方案。

在高校内部控制信息化系统中，学费收缴平台是重要的板块之一，主要反映新学年学生缴纳的学费、住宿费等各项费用。在功能设计中，还应包括退费、自动生成缴费单、退费单，以及多种支付方式等各种环节。此外，学费收缴平台还要根据具体情况，反映特殊用途。如部分学生选择向政府借贷等方式来缴纳学费、住宿费，平台要为这一部分学生提供特殊的缴费渠道，并且还要保存相关的账单数据版，防止查账时实际资金流与系统数据对应不上的状况发生。系统还可以设置提醒功能，通过电子信息的方式通知逾期未缴费的同学。

内部控制信息化系统中的收缴费功能还应包含学生住宿费用的监管情况，通过技术手段，使电子数据与学生的个人身份校园卡建立连接，将学生的个人缴费信息与寝室楼门禁卡进行绑定，以此实现信息监管的点对点式全面覆盖。在缴费时间范围内，通过信息平台向学生传达缴费通知，告知学生收费情况，提醒学生缴费。这个功能的实现，要求对学生各项信息的录入要准确，并对离校的，换寝室的部分学生信息及时更新。

为了方便财务工作和教务工作的有效衔接，可将学生缴费平台与学校的本硕教务系统进行对接，开设功能性子系统，经如本硕教务管理系统、本硕涉及的各类收费电子信息传入数据库，以及各个项目的缴费记录汇总，以此服务财务和教务工作的开展。其中，本硕教务管理系统要保障数据的经常性更新，并自动更新学生的学期绩点、所在专业年级等个人信息。高校的收费平台要通过终端保障数据的正常传输，达到数据化网络共享目的。

3.2 差旅出行类经济活动内部控制信息化

高校教师会由于科研需要，出处交流等原因经常性的出差。为解决这一过程之中涉及到的差旅费用，高校管理部门应设定相应的差旅服务平台，利用差旅服务系统来掌握外出工作人员的资金运行情况。在职工出行之前，在系统中报备出行地点、车程等情况，以此来规范差旅活动，使之符合相关的制度标准。在差旅行程接近尾声的时候，差旅人员可在通过系统申请差旅结束服务，并及时上传整个过程之中保留的报销凭证，以此来领取报销金额。经过系统管理者和会计的多层审核后，由会计对差旅人员的花费进行报销。

信息化差旅平台，可以如实反映外来人员到本校的差旅费报销、本校人员外出的报销问题，以及相关人员去外国学习、调研或者国际间学术交流活动的报销等。相比于传统的报销方式，内部控制信息化形式更加快捷，提升了工作效率。

3.3 预算申报类经济活动内部控制信息化

按照本科院校对经费预算的标准，高校平台应建设预算管理系统，包含经费预算申报、科研经费下达、对项目进行评估分析等功能。在此系统中，要开设对科研项目模板的编制功能，根据不同性质的项目分配规划具体的页面，根据具体的科研项目种类，细致化管理相关人员的经费，并在信息系统中保留分析模板，使高校内部控制的信息化建设进一步完善。

3.3.1 校内综合预算

本科高校的校内综合预算涉及几个方面，主要包含项目的最初数据记录、项目申报理由、相关人员对项目进行审核、批复的具体指示工作记录等，这些功能可以使综合预算从开始到结束都有迹可循，对于完善教育部职能部门对高校的监督管理有很大的促进作用。

3.3.2 项目库管理

项目库管理是根据学校的具体发展情况，通过内部控制的方法，对学校不同部门、不同岗位、不同项目的需求进行全面综合考虑，通过数据计算和数据分析负责人的讨论研判，推动学校全面向前发展。在项目库管理过程中，要对审批下来的项目进行跟踪监督，确保项目事前、事中和事后各个环节都存有完整的数据，避免学校资产流失。

4 结束语

互联网革命以来，许多行业都在数字化潮流中不断前行。本科院校的内部控制信息化是学校发展的必经之路，对于提高学校运转速率有着积极的促进作用。打造信息化学校发展格局是学校发展的重要方向，深化信息化改革以及放管服改革都是从本科院校的内部着手，满足学校的未来发展需求。文章以高校内部控制信息化建设为研究对象，系统探讨了本科高校的财务系统与信息化系统进行对接的必要性和可能性，并提出了高校财务内部控制信息化建设的优化路径，希望借此来推进高校内部控制信息化系统的建设与发展，促进高等教育质量再上新台阶。