国家出版基金项目进度管理的路径优化策略

［摘要］国家出版基金项目作为国家级重点图书出版项目，充分体现了国家水准，为推动出版高质量发展发挥了重要作用。在国家出版基金项目的实施过程中，如何保证项目在约定周期内按时出版是困扰众多出版单位的难题。文章通过归纳总结广西教育出版社在国家出版基金项目进度管理上的做法，指出现有进度管理方法的不足，并运用项目进度管理理论优化国家出版基金项目的进度管理路径，从而灵活调配资源，提高出版效率，以期为出版单位的项目进度管理提供参考。

［关键词］国家出版基金项目；进度管理；路径优化

国家出版基金设立于2007年，主要用于扶持优秀公益性图书和音像电子出版物的出版。截至2022年，国家出版基金总扶持资金为60.53亿元，共有6800多个优秀出版项目获得资助，内容覆盖哲学社会科学、文学艺术、自然科学与工程技术等全部学科领域，涉及全国31个省（区、市）的600多家图书、音像电子出版单位［1］。可以看出，国家出版基金具有资助金额大、资助内容范围广、涵盖面宽的特点。入选的国家出版基金项目不仅代表了当前出版行业服务国家、社会、科研和行业的最高水平，还起到了引领出版业高质量发展的风向标作用。

2018年，中共中央宣传部印发《图书出版单位社会效益评价考核试行办法》，明确将获得国家出版基金资助的项目和完成情况作为图书出版单位社会效益考核中“文化和社会影响”项的得分要点，直接影响出版单位在社会效益考评中的评级。因此，出版单位越来越重视国家出版基金项目的申报和立项后的完成工作。

面对项目规模大、出版周期长、质量要求高的国家出版基金项目，出版单位应如何运用科学的管理方法进行行之有效的管理，保证项目的出版质量和生产进度，是出版单位亟待解决的难题。

一、国家出版基金项目进度管理路径

国家出版基金项目的顺利开展，不仅需要国家出版基金规划管理办公室（简称“基金办”）对项目进行严格管理，还需要项目承担单位的高度配合，有序推动项目的实施。文章以广西教育出版社为例，阐述出版单位在国家出版基金项目进度管理上的相关做法。

（一）制定进度管理制度，保障项目的实施

经过多年的发展，基金办对立项的项目管理已经有一套成熟的制度管理体系。在国家出版基金项目设立伊始，新闻出版总署（现国家新闻出版署）、财政部联合出台《国家出版基金资助项目管理办法》（以下简称“管理办法”），要求项目承担单位按照协议约定，以制度保障的形式，制定每个国家出版基金资助项目的进度管理制度，增强项目实施的计划性。

广西教育出版社依据管理办法的相关要求，对立项的18个国家出版基金项目分别制定进度管理制度，如设立专人负责，全程跟踪；制订合理的出版计划表，严格按照项目计划推进项目出版；项目责任科室按照出版计划协助推进项目出版等。

（二）強化绩效管理要求，提高出版效率

2012年，基金办制定《国家出版基金资助项目绩效管理暂行办法》，从预算立项、拨款、实施到验收，对国家出版基金资助项目进行全程跟踪管理，对跨年度的项目进行年检考评，从资助项目实施进度、实施质量及经费使用管理等方面，重点考察、评价项目绩效目标的阶段性完成情况，并对完成的项目进行结项考评，从项目出版时间、内容质量、资金使用管理及社会影响等方面，考察、评价项目绩效目标的最终实现情况。此外，基金办还会通报结项项目的综合考评结果，公开表扬优秀的项目承担单位，奖励下一年度国家出版基金申报项目名额，同时也通报批评存在多个项目延期、延期时间较长的项目承担单位，核减甚至取消相关单位下一年度的申报名额和资格，以此达到激励、督促的目的。

广西教育出版社在国家出版基金项目的实施过程中，以基金办制定的绩效考评为导向，对未完成的跨年度项目进行年检，积极向上级主管部门汇报项目进展，如项目不能按期出版，则切实按照管理办法的要求，主动提交延期变更申请。对如期出版的项目，在项目完成并结算费用后，及时在项目管理系统提交结项申请，提前准备验收材料，以迎接专家领导的验收。此外，广西教育出版社绩效考评小组还将国家出版基金项目的完成纳入编辑部门考核内容，以激励项目负责部门集中优势资源，提高工作效率，保证项目按期完成。

（三）加强项目过程管理，实时监控项目进展

为实时了解国家出版基金项目的出版进度，广西教育出版社总编室设计了重点项目进度表，将所有重点项目列入Excel表格中，横向为每月需要填写的进度，纵向为项目名称、项目负责人等信息。总编室会在每月的固定日期更新一次进度表，并在相关会议上向社领导汇报重点项目进度，以便社领导了解重点项目的进展情况。

（四）建立重点项目责任制，责任到人

对国家出版基金项目等重点项目，广西教育出版社实行重点管理，如成立国家级重点出版项目实施小组，由主要社领导担任组长，对重点项目进行全程管理、全程监控、全程协调；项目联系人、责任编辑以及编务、财务、印制、装帧、审校等小组成员分工协作，各司其职，严把各环节质量关，按时保质、共同完成重点项目的精品出版。

二、广西教育出版社在国家出版基金项目进度管理中的不足

近年来，广西教育出版社在国家出版基金项目的实施过程中积累了丰富的项目管理经验，立项的18个国家出版基金项目已有15个项目按期出版并结项。在已结项的国家出版基金项目中，有多个项目在绩效考评中评为“优秀”等级。但随着项目规模的扩大、立项数量的增多，广西教育出版社传统的进度管理方法逐渐显现一些问题。

（一）出版工期的制订缺乏科学评估

广西教育出版社国家出版基金项目负责人对出版工期的预估往往是基于平时的工作经验，对计划完成时间的确定没有充分考虑后续出版过程中可能遇到的困难，如作者稿件退修时间、审校排版印制时间、履行重大选题备案程序等因素。例如，对一些项目，进度负责人在制订出版计划时未将书稿送审时间算入出版周期中，而在正式申报选题时，为严格把关书稿内容，上级主管部门要求图书送审，导致项目出版进度滞后。

（二）出版计划与实际进度相脱节

国家出版基金项目立项后，项目团队成员便将工作重心放在书稿的编辑加工中，忽视已制订的出版计划的情况时有发生，没有做到将实际进度和出版计划进行比较。并且由于管理知识匮乏，项目团队制订的出版计划往往比较粗糙，导致出版计划与实际进度相脱节。

（三）重点项目的进度监控效果不明显

广西教育出版社总编室设计重点项目进度表的目的是让项目团队更好地掌握项目进展情况，提醒编辑及时调整项目进度，加快生产。但在实际中，这一做法起到的作用并不明显。作为管理部门的总编室，并非项目进度管理的第一责任人，在进度监控过程中所起的作用没有项目负责人直接监控进度所起的作用大，在收集到延误的进度信息后，尚不能做到第一时间组织项目团队召开会议，重新调配资源，及时解决进度缓慢的问题。

以上问题的出现，在于项目团队缺乏科学的项目管理知识，对项目出版过程缺少统筹规划，不能合理地分析各出版活动的属性等，导致在项目出版计划的制订和进度的把控上有所欠缺。因此，在国家出版基金项目的进度管理中，出版单位引入项目进度管理理论，推动项目的顺利开展十分必要。

三、项目进度管理理论下国家出版基金项目进度管理路径的优化

项目进度管理是指在项目实施过程中，对各活动的进展情况和整体进度进行管理。在项目进度管理理论下，项目进度管理可分为规划进度管理、定义活动、排列活动顺序、估算活动持续时间、制订进度计划、控制进度六项内容，也可归纳为项目进度计划和项目进度控制两大方面。

项目进度计划的制订分为以下四步。一是定义项目活动，运用项目工作分解结构（WBS），将整个项目的任务分解为较小的子任务或者易于管理和控制的工作单位。二是排列项目的活动顺序，厘清项目各活动之间的关系，然后根据这些关系排列活动的优先级。三是使用专家评估方法、类比估算法、参数估算法、三点估算法等，对完成项目中的每项活动的所需时间进行定量估算。四是编写项目进度计划表，计划表的内容需要包括每项活动的开始和结束时间、持续时长、负责人、具体实施计划等，常用的进度管理方法有甘特图、里程碑计划、关键路径法等。

项目进度控制的步骤一般分为三步。一是跟踪检查，动态监控，设置专人对项目进度进行跟踪检查，定期收集分析信息，评估影响进度的因素，召开項目进度会议。二是对比进度，发现偏差，以项目进度计划表作为参考标准，定期或不定期分析项目的实际进度与计划进度是否脱节。三是分析偏差，调整计划，对导致项目延迟的偏差，需要具体分析和论证偏差出现的原因，调整和优化原项目进度，缩短部分工序工期［2］。

针对广西教育出版社在国家出版基金项目进度管理中遇到的问题，文章结合项目进度管理理论，提出优化国家出版基金项目进度管理的路径。

（一）运用三点估算法科学合理的评估出版工期

三点估算法是一种基于概率计算的对项目工作时间进行估算的方法，其采用最乐观时间、最悲观时间和最可能时间三个变量对工期分别估算，最后通过概率分布的加权算法来计算项目时间。运用三点估算法，出版单位能使估算的时间范围更科学合理，降低项目执行风险，为项目的实施提供坚实的理论依据。

运用三点估算法对项目各工序进行时间评估前，首先，项目团队需要利用WBS工具，把项目按可交付成果分解成较小的组成部分。根据国家新闻出版署针对图书出版流程制定的规章制度、管理办法以及图书出版流程的阶段特点，图书出版可分为编辑加工、排版校对、装帧设计、印制装订四个可交付成果阶段。其次，在对项目进行通盘考虑后，项目团队需要对各出版工序进行排序，确定哪些工序是紧前活动，哪些工序是紧后活动。一方面，项目团队要注意哪些新工作是必须要在完成先前工作之后进行的，如发稿工作，该工作必须在项目团队完成书稿三审工作后才能开始；而校对工作必须在项目团队完成书稿发排之后开始等。另一方面，项目团队要关注哪些阶段可以同时进行，如装帧设计可以与编辑加工、排版校对同时进行等，以缩短相应的工期。最后，项目团队要运用三点估算法对每一道工序的完成时间进行评估。如根据工作经验、书稿难易程度以及人力资源配置等情况，假设完成初审的最乐观时间（to）是5天、最可能时间（tm）是7天、最悲观时间（tp）是10天，运用加权算法tE=（to+4tm+tp）/6，计算出完成初审的期望时间是7.2天，以此类推其他工序的工期，便可计算出完成项目出版所需的总天数。

在实际出版过程中，不免有各种突发因素导致出版工期延长，如图书内容专业性强，需送专家审读把关；书稿内容质量不高，需退作者修改等。因此，在国家出版基金项目的实施过程中，项目团队应全盘考虑解决这些突发因素所需的时间，预估计划完成时间。

（二）利用甘特图法，制订出版计划

国家出版基金项目的实施涉及编辑部门、装帧设计部门、审校部、总编室、出版科、财务部等多个部门，需要多个部门人员的共同执行，简单的Excel重点项目进度表已不能满足实际监管需要。因此，项目团队可利用甘特图等方法来管理项目进度。甘特图（Gantt chart），也被称为条状图或横道图，是通过可视化的图形来体现项目进度的方法。在甘特图中，横轴表示每项活动的起止时间，纵轴表示每项活动的开始时间、结束时间、持续天数等信息，其能清楚地呈现项目活动的顺序和持续时间、实际进展情况和计划进度的对比，便于项目管理者了解项目的剩余任务，以评估工作进度。

运用甘特图法制订国家出版基金项目出版计划，需要项目团队以协议书中的计划出版时间为最终完成日期，在创建WBS、排列活动顺序的基础上，通过运用三点估算法来明确每项活动的开始时间、结束时间、持续天数等，利用Microsoft Project等绘图工具制订出版计划。项目负责人通过这种进度管理方法，可以使每位成员直观地感知项目进度和活动先后工序情况，也可以根据项目的具体执行情况，及时更新调整进度计划。

（三）设立项目进度负责人，切实进行动态监控

在绘制好项目的甘特图后，项目团队应设立项目进度负责人。项目进度负责人要做好项目进度的日常监控和定期监控工作。日常监控主要是收集、记录每个工序的实际开始时间、实际完成时间以及每个工序的持续时间、当前进展情况、当前延误时间等信息。定期监控所记录的信息与日常监控大体一致，只是按每周、每月对项目的进度进行记录，并将进度情况形成进度执行报告。同时，项目进度负责人还可通过设置检查点，如将发稿完成、责校完成、图书入库等具有成果交付的阶段作为检查点，结合检查点的预期完成时间进行阶段性重点监控。项目进度负责人除了实时监控进度，还要不定期组织召开进度协调会，汇报项目目前的进展情况及存在问题，由项目组成员共同分析进度延误的原因，并提出相应的解决措施，尽量保证其他工序的计划时间不受影响，从而保证项目的整体推进。

四、结语

在基金办发布的绩效考评结果中，基金办对项目的按期完成要求严格。因此，国家出版基金项目承担单位应采用项目进度管理理论，优化现有项目管理做法，在制订制度保障、强化绩效管理的同时，还应科学合理地制订项目出版计划，加强对项目执行过程的进度管理。唯有多种举措共同施行，国家出版基金项目承担单位才能保证项目保质保量，按时完成。

［参考文献］

［1］聂慧超.327家出版机构498个项目，2022国家出版基金项目哪家强？ ［N］.中国出版传媒商报，2022-04-02.

［2］张旭.X丛书出版项目进度管理研究［D］.青岛：青岛大学，2020.

［作者简介］李彩红（1992—），女，广西贺州人，广西教育出版社有限公司总编室业务主管，编辑。