生产力工具的新形态！智能文档尝鲜

张毅

何为文档协同办公3.0时代

2020年疫情发生后，远程办公需求直线上涨，行业流量争夺战加剧。以腾讯文档、金山文档为代表的在线协同文档行业实现快速发展，其中腾讯文档月活跃用户更达2亿+，在移动办公应用领域具有较大影响力。

而隨着工作模式恢复，企业对协同办公的需求从满足协作过程中的沟通管理需求向沉淀并调用内容、提升企业管理与员工工作效率升级。在此过程中，员工更加关注办公体验、创造性与便捷性，管理者更注重产品能为时间成本、沟通成本带来的减法效果。终端市场需求的变化，推动以文档协同办公软件产品为代表的协同办公应用不断升级，尤其是第三方插件的开放解除了ChatGPT的联网限制后，AI与文档协同办公软件产品的融合成为时下移动办公领域最为关注的话题。

智能文档便是在这样的背景下，诞生的一款面向未来的新一代文档类型，作为一种生产力工具的新形态、提效赋能的新方式，智能文档本身是腾讯文档的全新文档品类，更是文档协同办公3.0时代的产物。

文档1.0周期：MicrosoftOffice定义的OOXML格式，用户在本地对文档进行编辑。

文档2.0周期：本地文档的延伸，用户可以在线对文档进行编辑和协作。

文档3.0周期：以智能文档为代表的新一代文档协同办公产品对“文”“表”“图”进行了全新定义（如图1）。

智能文档究竟有何不同

智能文档是腾讯文档的全新文档品类，用户可以在页面上乐高式拖拽块，制作高融合、无品类差异的应用文档。

对于智能文档同传统文档的区别，后者可以看作格式丰富、排版工整的“一本词典”，用户如果想把词典搬到线上，并且做到100%还原，这就只能通过Office来做；而智能文档比喻为“一盒乐高”，块（block）是信息最小单元，所有编辑/应用能力都是一个block，可以根据场景需要去拼装成所需要的形态，不强调编辑能力，更加侧重block的使用和形态拓展。

而根据腾讯文档官方公众号文章介绍，智能文档拥有多页面结构、组件化内容、数据可视化、乐高式布局等四大产品特性，对于沉寂许久的在线文档应用领域而言，智能文档一经推出就受到移动办公人群高度关注，而有幸于第一批拿到内测邀请码后，笔者对其进行了一番深入体验。

如何像搭乐高一样编辑文档

“乐高式搭建，灵活布局”是智能文档主要特色之一，对于习惯公式化布局的文档协同办公用户而言，智能文档在功能板块上的设计的确有很多独到之处。

启动腾讯文档后，在首界面点击“新建”即可在下拉菜单中看到“智能文档”选项，不过该选项目前排在在线文档、在线表格、在线幻灯片等传统文件格式之后（如图2）。

进入智能文档编辑界面后，这里会提示用户新建或直接选择模板快速添加内容，智能文档官方目前给出待办清单、需求文档、公司知识库、活动策划、会议纪要等多个预设好的模板方便用户导入，用户点选相应的模板即可进入具体的编辑界面。

在具体内容编辑界面中，默认左侧为“页面管理”边栏，预设模板对整个内容流程节点进行了预设，而右侧则为内容区域。用户需要在全屏模式下编辑内容时，“页面管理”边栏可以收叠起来（如图3）。

在内容编辑界面，包括头图在内的所有内容均能自定义修改，而这些就是智能文档定义的块（block）。智能文档中的所有内容都是块化的，用户可以根据自己的需要添加块、操作块、排版块，如同拼乐高一样完成自己的内容构建。

具体而言，正文、页面、分级标题、项目列表、编号列表等均属于智能文本基础块，而思维导图、流程图等则属于进阶图表，表格、看板等则被划分到了智能表块。同时，腾讯文档、腾讯视频、Figma、QQ音乐、哔哩哔哩、印象笔记等则可以作为嵌入页面块存在。

将内容元素切分成块后，智能文档在内容打造方面给予用户极大自由，用户可以通过添加块新建分栏块，或拖拽块形成无限分栏甚至可以在左侧页面管理界面插入一个完整的空白页，并选择一个新的模板（如图4）。

不过这里有些好奇的是目前智能文档提供九个预置模板，不确定未来会否升级添加新的模板，同时，对于一些动手能力较强的专业用户，能否开放自定义功能，从而打造属于自己的模板也颇让人期待。

如何帮助新媒体编辑完成工作

块的出现，让智能文档用户在内容编辑上拥有了极大的自由度，而丰富的插件，更让普通人都能轻松、高效地打造出精彩的文档。

以文本内容编辑为例，用户单击任意内容即可进行编辑，而双击鼠标左键即可弹出快捷文本编辑栏，可对字体粗细、下划线、字体颜色等项目进行操作，还可以直接插入超链接，覆盖用户日常文本编辑所需。而点击内容块左上角“+”号，则可以在当前内容块下方添加块，旁边的菜单按钮不仅可以对块文字内容进行整体转换操作，还可以对块进行颜色设置，以突出内容重点（如图5）。

除了块概念外，腾讯文档经过多年积淀，其本身整合了智能表格、思维导图等多种元素，让内容组件化成为智能文档特色之一。在智能文档中，用户可以很轻松地插入智能表格，后者本身在智能文档中也是作为一种块类型存在，用户可以参照一般块新建的流程新建智能表块。

一方面，用户可以在智能表格界面，点击“+”号唤起块类型列表，选择智能表类型下所需的视图添加（如图6）。

另一方面，移动办公达人们也可以通过输入/唤起块类型列表，或使用对应的斜杠命令语法直接添加块——

智能表格通用：/znbg，/zhinengbiaoge，/智能表格

這里需要注意的是智能表格块目前在移动端只能新建默认模板，用户更多时候还是需要在PC端才能使用更多智能表格功能。而对于已经在腾讯文档智能表里有数据，想要迁移至智能文档的用户，可以通过复制粘贴记录实现数据迁移，但通过复制粘贴记录实现数据迁移，仅能对页面可见和通用的数据进行迁移，目前会受到一些限制：

1.原有记录里已经设置的分组、筛选和排序无法保留

2.引用列无法保留

3.创建人信息无法保留

除智能表格外，思维导图也是智能文档中使用频率非常高的块。腾讯文档思维导图本身提供基础图、树状图、组织结构图等多种图形结构，可插入图片、链接、备注等丰富内容，能够进一步提升用户文档表现效果。

在智能文档内容界面点击+号即可唤起块类型列表，选择进阶图表类型下的思维导图。点击思维导图块右下角的放大按钮，即可进入思维导图的编辑界面，点击右上角的按钮，即可保存并退出当前思维导图的编辑界面（如图7）。

相对专业独立的思维导图软件，腾讯文档提供的思维导图在模板设计上还有一定提升空间，不过足以满足大部分主流办公用户所需。这里要提醒大家的是，思维导图块目前无法在移动端被新建和编辑，但是用户可以正常查看已添加的思维导图。

而作为一款文档协同办公软件产品，智能文档同样在协作和交互上有所改进，这里主要体现在评论和分享两个功能上。智能文档支持用户对文档内容进行评论，用户可以对文档内的各种块进行评论，其中对于文字部分，还可以划词选中内容评论（如图8）。

分享功能的话，智能文档目前的权限控制都是对整个文档范围生效的。举个例子，以当前页面进行分享意味着被分享用户打开链接，将会被定位到当前页面，但无法控制用户查看其他页面。

写在最后：值得期待的智能文档

智能文档的出现给予笔者不小惊喜，尤其是块概念的引入，让用户在文档编辑过程中获得极大自由度，而腾讯文档已有的丰富插件也可以无缝接入，极大丰富了智能文档内容元素，很好地提升文、表、图之间的数据流动，从而打造无品类差异的“容器”。