基于大数据的高校档案管理困境与创新发展对策研究

冯朔

摘 要：基于大数据背景想，运用文献资料与逻辑分析的研究法对高校档案管理存在困境进行剖析，针对相关问题提出解决对策。研究认为，大数据下的高校档案管理面临着困境，即在档案资料数据收集相对困难且容易缺失，多样化档案载体转化为数据档案相对较难，电子档案的利用规则缺失等。基于高校档案管理现状，提出其创新发展之路。强化档案“随时收集”与“统一管理”，创新高校档案工作观念与规范管理，做好电子高校档案的归档与安全保护，注重高校档案的实际功用与深度开发。

关键词：大数据；高校档案；管理困境；创新对策

中图分类号：G647.24；G271  文献标识码：A  文章编号：1673-260X（2023）04-0029-03

大数据，又被称为“超量数据处理”，是具有快速处理庞大数据的能力，以“大量、高速、多样、真实不抽样”为基本特征，即不需要采用抽样的方式，便可对所有数据进行全面分析和处理，弥补了常规软件工具对大量数据无法捕捉与管理的不足，其洞察能力更优，更具有决策参考性[1]。近年来，随着大数据在各行各业的广泛应用与推广，基于大数据的高校档案信息化与数字化建设，业已成为当下智慧校园建设不可缺少的重要构成。从技术服务与管理统一的视角来看，将大數据技术运用于高校档案管理系统，一方面有助于高校档案的归类、统计与分析；另一方面，有助于查阅、保存与开发利用，为师生提供档案信息服务的同时，丰富的档案管理资料还为高校管理决策提供翔实的数据支持[2]。高校档案建设由传统管理模式正在向档案数字化建设转型，在这一转型过程中，如何更好地将大数据思维融入高校档案建设是当下亟待关注的问题。基于此，本文针对基于大数据的高校档案管理困境以及创新发展对策进行探讨，以期为大数据背景下的高校档案建设管理提供借鉴。

1 大数据背景下高校档案的价值与主要特征

高校档案是一个庞杂的体系，不仅包括党群、科研、教师、行政，还包括教育、教学、财务、出版以及人事等，具体涉及高校教学、科研与管理中产生的相关记录，是学校各项工作的基础与参照[3]。突出地表现在教育过程、教育成果、科研成果等方面，客观而真实地反映了国家教育政策在高校的落实及管理绩效，其种类多样、形式复杂，其内涵体现为以下三个方面：（1）高校档案是教学、科研与管理的“全息记忆库”。在高校的发展过程中，高校档案一直贯穿着整个学校的发展体系，是对高校建校以来的各类信息的记忆与载体，为工作的开展提供了历史借鉴。大数据背景下，高校档案更是对历史记忆的开发，是对各种信息的凝练。（2）高校档案是高等教育人才培养的“案例库”。高校档案记录着学生培养的过程、个体成长的历程、教与学相长的过程和教学成果产出的过程，能够较为清晰地呈现高校教学发展的过程，作为激励在校生，对施教者有借鉴作用[4]。（3）高校档案是教育实施的“经验汇”。高校在课程设置、教案、课堂教学与教学实践等方面积累了大量的经验材料，对教学质量的提高有着重要的意义。在大数据背景下，宏大的数据经验为教育工作者带来教学内容与方式上的集中指导。

相对于传统意义上的高校档案而言，大数据背景下的高校档案具有资源储备、利用服务与安全保障等三个方面的特征。其一，资源储备性特征。高校档案管理的数据资源作为高校档案运转的重要条件，是高校档案管理的根本性服务之所在。随着技术的快速发展，档案信息更新的速度越来越快，产生大量的档案信息，基于大数据的高校档案由传统档案管理模式逐渐转向数据资源的收集、整理和多样化的技术分析[5]。其二，利用服务特征。大数据背景档案作为资源性储备存在，除了本身具备记忆、经验的价值外，其服务性特征明显，这也是高校档案的根本特质所在，即满足高校师生的多元应用需要，其服务的群体、服务方式和服务内容均产生转为明显的变化，形成了人性化与多元化的高校档案服务特征。其三，保障安全特征。高校档案中涉及教学、科研、管理等，其安全性显得尤为重要。大数据背景下，对高校档案的信息量要求以及档案的供给速度与日俱增，体现对高校档案的更高要求，高校档案更为精细，对其安全也提出了较高的要求，针对各项事务，高校档案工作要更加细致，防止突发事件造成的损失、规避误差，排除潜在风险。

2 大数据背景下高校档案管理的现实困境

2.1 高校档案资料数据收集相对困难且容易缺失

高校档案建设正处在大数据与传统模式转型阶段。人们在进行档案资料建设与收集的过程中，先选择了采用传统纸质的方式进行，而后再进行电子档案的整理与收集[6]。这样常常会出现电子档案数据资料收集不全的问题。由于高校档案的特殊性与复杂性，有诸多档案则难于收集与整理的现象，因为高校档案涉及教学、科研与管理，其中与教学、科研和管理相关的档案也要被纳入高校档案收集范围，形成电子档案相对较难。因此，在进行档案归类过程中，存在漏档的隐患。在高校的基建档案收集过程中，由于施工方一般是在政府的相关主管部门下进行的，工程的现场资料则相对较难采集，尤其是工程现场的影像资料往往是被忽视的，使得高校的楼宇建设资料缺失[7]。若档案资料未能做到“应收尽收”，则为现场档案丢失导致档案数据不全，给档案开发利用带来了较大的困难。

2.2 多样化档案载体转化为数据档案相对较难

档案是多样、复杂的，主要体现在形式上与内容上，档案有实物的、电子的、纸质的、影像的等等。各类形式的档案向电子形式进行转化，在转化过程中往往会遇到较多的问题，在高校普遍通用的纸质的档案由于年代久远，手抄件、复印本、打印本、传真本等介质不同，其纸质表现出的印迹有较大差异，档案在保管过程中出现各种缺损后，再进行电子扫描等方式的处理难度更大。部分高校的档案工作人员对归档的认知不同，在归档的过程中，档案整理不规范导致档案的差、错档等问题的出现，在传统档案向电子档案转化的过程中出现了较大的困难[8]。此外，伴随着智慧校园的启动，诸多高校都进行了电子档案的建设，但由于不同业务系统的电子档案管理系统存在差异，开发周期的不同、开发人员不一、开发工具的新旧不统一，在转化电子档案时受到影响，导致档案管理系统无法整合以及信息孤岛现象，档案信息无法闭环，档案数据之间无法实现有效的业务信息交换[9]。

2.3 高校电子档案利用的相关规则缺失

随着经济社会的快速发展，云技术、区域链、机器深度学习等新一代技术的出现，国家对大数据的运用充分重视，并不断地扩大电子档案的范围与增量电子化工作，出台了一系列的规范性文件与管理制度，极大地丰富了档案的利用。但电子档案收集、运用缺失规范也是当下非常严重的问题，尤其是在保障在利用电子档案信息的有效性、完整性、电子签章以及时间戳等的有效使用方面，电子档案的利用权限亟待出台。高校接收的档案与对外推出的档案都涉及编研开发，需要提供学生相关信息等一系列查询功能。在高校毕业季，将考生的相关信息转化为电子档案是一个相对复杂的过程[10]，招生底数与毕业生底册存在着的人数的差别、专业的增减以及招生与培育过程人数统计的调整，这项工作都需要非常详细的档案，并且要权责到位。

3 大数背景下高校档案管理的创新发展对策

3.1 强化档案随时收集和统一管理

随时收集是档案管理工作的基本原则是集中统一管理的重要前提。集中统一管理则是档案的有效管理，就档案管理本身而言，集中统一管理有助于档案的保护与统一开发。高校档案门类丰富且种类繁多，大数据的介入为高校档案管理提供了技术上的支持，在一定程度上帮助高校档案管理部门做到档案的随时收集[11]。高校档案的主管部门要积极协调，创新档案收集与管理办法。一方面，要给予相关部门积极提供设备和技术支持，即大数据相关的平台、设备与软件等。另一方面，高校档案管理部门要建立数据管理制度，要制定数字化管理的相关措施，严格执行数据档案的归档期限，保证归档率及档案的凭证收集等工作，及时做好档案业务系统与管理系统的对接。首先要明晰大数据档案收集的核心是电子档案与业务管理系统的对接，对接效果直接影响档案的利用与开发，只有协调业务系统与管理系统，才能使大数据平台更好地服务于档案管理。其次，要做好大数据背景下电子档案信息与物理载体的有效结合，在整理档案的过程中，要有意识地实现电子文件与电子档案的集中统一管理，在保证信息完整的前提下，关注国家档案数据标准，实现电子文件与电子档案的集中统一管理。

3.2 创新高校档案工作观念与规范管理

数字化发展使档案管理问题不再是纸张的整齐、字迹的深浅，而是电子信息模式、格式规范等的建构[12]。档案管理部门应该管理部门进行协调，制定一系列规范，从宏观层面，档案部门的工作模式要由传统意义上的管理转向与档案工作部门的协同共治、共同参与的数字档案管理化模式构建与实施，要积极对接档案工作部门的人力资源、教学管理等业务系统，积极进行归档模块的二次开发，协调信息部门数据安全保障、网络通行保障以及硬件维护保障。此外，要做积极做好前期规划，做好高校电子档案的规范化管理，协调不同业务系统的数据与档案管理系统的对接，提前做好软硬件配置，细化工作流程，与各个部门协同共治[13]。在微观上，要做好前端控制的电子档案轮动式收集。针对电子文件、数据信息的易形成特征，结合高校档案的实际情况，构建前端控制的轮动式收集模式。要重视电子档案分类标准、方案的制定与完善，确立各类档案归档的范围与保管期限。将档案分类方案与标准结合业务管理模式进行嵌入设计，提高计算机的自动捕获技术，提高工作效率，保障电子文件的及时回归。

3.3 做好电子档案的归档与安全保护

高校档案若要更好地发挥作用，对其进行良好的开发利用是前提。开发利用的基本前提进行分类与规范化收集。档案的真实性、可靠性与可用性的根本前提必须要做好整理、立卷管理操作规范，建立科学严谨、合理有序、妥当操作规程的电子文件归档。有效的档案形成过程是高校档案“准入”环节的保障，信息数据形成电子档案后，在进入档案保存、利用的状态时，即形成了良性的利用安全保障[14]。首先要做好数据档案的介质保护，电子档案信息数据的长期保存，要充分考虑固体介质的容量、稳定性，针对档案做专属备份，遵行备份流程与规范，根据档案的等级和层次，建立电子档案保管期限与利用分级制度。其次是要建立电子档案定期监测制度，针对不同等级的档案信息数据及不同种类的存储载体，建立定期转存制度，这一点极为重要。第三是要及时地进行格式转换，在保证真实完整性前提下，将档案信息数据由一种存储格式转换成另一种存储格式。

3.4 注重高校档案的深度开发

档案保管的一个较为重要的价值便利用服务，服务的宗旨是存史资政。档案的利用与开发是信息提取与深化加工的过程，高校档案是庞杂的，要对其利用与开发，将“死档案”活化，发挥其功用，需要对档案进行细致的剖析与深度加工。首先，要借助大数据平台，实现高校档案相关信息的关联性检索机制，使得管理、教学与科研等相关内容的档案相互统一，方便校内师生利用。其次，要建立高校档案利用机制，对高校档案的各类信息，大到年鉴编事、大事记、某些专项数据、校园建筑等，都要进行一系列的有效整理和开发[15]。从以往对高校档案的利用与开发的经验上，高校档案利用与开发是基于档案利用者的利用诉求和关键信息，对相应的档案进行深度开发。在大数据的背景下，各类档案信息的互通互联程度更为深入，档案能否被有效地开发，取决于关键信息的准确度和档案的有效数量。因此，关注档案信息的准确性是关键。第三，关键信息与文档、文本的精准组合与优化也是影响高校档案利用与开发的重要因素。要加强大数据背景下的关键词与文档关联的优化，这是当下亟待提高的一个关键点，大数据技术实现关键信息的互联，扩展对档案信息的覆盖范围，实现跨类别的文本、文档之间的聚合，提取有效数据信息。

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参考文献：

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〔12〕许德斌.大数据背景下高校档案管理信息化建设研究[J].山东农业工程学院学报，2019，36（02）：48-49+102.

〔13〕林晓丽.我国高校档案学学科建设计量大数据分析[J].中国科技信息，2018，30（22）：43-44.

〔14〕刘莎.大数据背景下高校档案的资源共享探究[J].教育现代化，2018，5（33）：291-292.

〔15〕张燕.大数据背景下高校档案的综合利用[J].安康学院学报，2017，29（03）：118-120.

收稿日期：2023-02-22