大数据背景下，高职院校档案管理的路径探索

张朝梅

摘 要：现阶段，高职院校的档案管理具有一定的复杂性，在高职院校的档案管理中，需要管理的档案资料众多、工作量较大，因此，为推进新时代背景下档案管理工作，现结合工作实际，以大数据技术为切入点，就大数据背景下高职院校的档案管理路径进行探索，为更好地开展大数据背景下的高职院校档案管理工作做出铺垫和提供借鉴。

关键词：大数据技术；高职院校档案管理；档案管理路径

互联网技术的高速发展，使各行各业的工作方式都发生了极大转变，高职院校的档案管理工作也是如此。面对新时代互联网技术的冲击，作为高职院校的档案管理工作者，本着更好地推进学校档案管理工作的目的，结合自身工作经历，就大数据背景下高职院校的档案管理工作进行分析。

众所周知，最新实施的《中华人民共和国档案法》规定，“国家鼓励和支持档案科学研究和技术创新，促进科技成果在档案收集、整理、保护、利用等方面的转化和应用，推动档案科技进步”。由此可见，作为新时代的档案管理工作者，要想践行新的档案管理规定，就必须紧密依托先进的科学技术，规范档案管理流程，保障档案管理的完整性。

基于此，本文结合自身工作经验，以大数据时代为背景，立足高职院校档案管理工作的要求，就其在大数据时代背景下的档案管理工作进行剖析，指出在大数据时代背景下完善档案管理工作的路径。

一、大数据背景下高职院校档案管理工作现状

通过相关参考资料查阅不难发现，在我国的高职院校工作中，档案管理工作一直被放在比较重要的位置，我国的档案管理工作一直朝着更好的方向发展。在国家层面的档案管理中，我国档案管理经历了“纸质化档案管理”“半纸质半信息化”“现代数字化档案管理”三个发展阶段，随着时代的发展取得了较为明显的进步。

对于高职院校的档案管理工作而言，我国修订的《中华人民共和国档案法》也基于时代发展现状提出了特别要重视现代信息化、数字化档案管理手段创新的要求。

1.档案管理专业信息人才缺乏，大数据的作用得不到充分发挥

虽然，现阶段大数据环境下的档案管理工作已经推行了一段时间，但是在实际的档案管理工作中，既掌握档案管理的专业知识，又具备大数据分析能力的档案管理人员少之又少，大部分的档案管理工作者都只具备传统的档案管理专业知识，并没有基于时代发展的需要，及时拓展对应的信息化知识。因此，在现阶段的高职院校档案管理工作中，很多档案管理工作的推进仍然采用传统的管理方式，只有在上级检查的时候，才会套用大数据的名头以应付检查，大数据没有真正发挥对档案管理工作的促进作用。

2.档案管理手段单一，对档案管理工作的推进速度较慢

大数据技术的发展，在理论上使档案管理工作变得更加简单、高效与快捷，相比于传统的档案管理手段，将大数据技术良好地运用在高职院校的档案管理中，档案管理工作速度将会得到极大提升。但是现阶段，很多档案资料仍然是以纸质保存为主，并没有将其传入云端。这样的管理方式，使档案管理的工作进程受到影响，也使资料查阅者在翻阅过程中需要付出更多的时间和精力。另外，纸质化的档案管理方式还会出现疏漏，且不易被察觉，无法践行新的管理办法中关于档案管理“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求，从而，在一定范围内使档案管理工作推进速度较慢。

二、基于大数据进行高职院校档案管理的优势

1.有利于发挥高职院校档案管理的专业性

随着现代通信与数字网络技术的不断创新与发展，在高职院校的档案管理工作中，需要对现行的专职或兼职档案管理人员进行岗位与能力的匹配，使他们在掌握专业的档案管理知识之余，学习更多的信息化知识。在档案管理工作中基于大数据的支撑，高职院校档案管理工作的信息化技术更强，档案管理工作流程更加简单便捷，高职院校的档案管理工作的可靠度更高、专业度更强。

2.有利于完善档案管理工作的方式

在大数据技术的支撑下，很多高职院校都在尝试将大数据技术使用在档案管理工作中，只是现阶段的成效还不是十分显著。因此，针对现阶段高职院校档案管理工作的现状，如果在档案管理工作的各个环节都可以充分发挥大数据的优势，那么，将会使档案管理手段更加完善。基于传统档案管理方法与大数据技术的有机融合，充分挖掘档案管理工作中的隐藏价值，将会推动高职院校的档案管理工作迈入新的阶段。但是，有的高职院校信息化设备设施不足，技术能力不够，不利于档案管理工作的深入开展。

3.有利于提升高职院校档案管理工作的效率

大数据技术的发展使高职院校档案数字化管理成为可能。在档案管理中充分发挥大数据的优势，可以在极大程度上简化现阶段高职院校档案管理的工作流程，提升档案管理效率。在档案管理工作中，大数据技术的发展使得档案管理的流程得到了极大优化，通過数字技术的使用，整个信息的采集变得更加方便。同时，在档案管理工作过程中，发现问题和解决问题的过程简单快捷。大数据背景下档案管理工作的纠错不需要工作人员在资料的海洋中逐一翻阅，极大提升了档案管理工作的效率，在一定程度上使工作人员更有积极性，从而可以更好地发挥其工作的主观能动性。

4.有利于增强档案原件保护的完整度

在高职院校档案管理工作中，可以基于管理实际，充分依托大数据技术进行档案管理工作，在查阅档案时不需要翻阅原件，只需在云端查阅即可，电子档案可以随时备份，且受环境影响小，不易损毁。显然，与翻阅原件相比，查阅电子资料可以最大限度地保护原件资料的完整性。另外，将大数据技术运用在档案管理工作中，将原件信息转为数据信息，就可以将原件资料保存起来，使纸质档案可以避免潮湿、虫害等因素的影响，不发生变色失真、潮湿粘连、虫吃鼠咬、无故遗失等情况，可以在最大限度内保障档案原件的真实性和完整度。

三、大数据技术应用在高职院校档案管理中的可行性分析

鉴于高职院校档案管理工作的现状，结合自身工作认知，就大数据技术应用在高职院校档案管理中的可行性进行分析。

1.数字化基础设备设施建设基本完善

在大数据技术的发展背景下，云储存相对已经成熟且稳定，在虚拟储存上，大数据技术为档案管理工作的储存奠定了坚实的基础。另外，因为互联网技术的发展，信息存储已经达到了最优，对于高职院校档案管理的信息化而言，已经具备完善的条件。

另外，因为互联网技术的不断完善，相关基站建设的步伐也日益加速，5G传输已成为信息传输的常用方式，在5G技术的支撑下，资料的传输已经在极大程度上摆脱了对有线传输的依赖，在无线传输上获得了高度自由。在现阶段的社会发展状况下，大数据技术的发展已经成为各行各业升级转型的趋势，对于高职院校档案管理工作而言，如果在档案管理的过程中利用好大数据技术，将会使档案信息的管理更加高效与便捷，档案管理工作人员在大数据技术的支撑下，也会使档案管理工作得到不断完善。

2.受众端数字设备设施普及率高

随着互联网技术的发展和大数据技术的进步，大多数人早已接受了通过数字技术的方式获得自己需要的信息。纵观当下我国的社会发展状况，人们消费早已摆脱了银行卡和纸币的束缚，对于信息的获取也是如此，如各种App、微信、微博或者其他的阅读工具的普及，极大降低了人们对纸质资料翻阅的需求。面对受众端数字设备设施的不断普及，作为高职院校而言，因其所面临的大部分档案资料获得者都是在校师生，这部分群体本身对新事物的接受程度较强，将大数据技术应用在档案管理中，也是必要的发展趋势。不难发现，基于时下的社会环境，将大数据技术运用在高职院校的档案管理工作中也是未来必然的发展趋势，受众端已经做好了接受数字信息的准备。

四、大数据技术在高职院校档案管理中的应用建议

对于新时代的高职院校档案管理工作而言，基于大数据技术的优势以及将其应用在高职院校档案管理中的必要性可知，现阶段要想将大数据技术更好地运用在档案管理工作中，就必须坚持实事求是、因地制宜，秉持从档案管理工作实际出发、从高职院校师生对档案管理的需求出发，发挥大数据技术对高职院校档案管理工作的促进作用，使得高职院校的档案管理工作在大数据技术的支撑下迈入新的发展阶段。

基于高职院校档案管理对专业技术人才的需要，秉持档案管理全面进入“现代数字化档案管理”阶段的新要求，本着更好地规范档案收集与整理环节，有效保护和利用档案，以及提高档案信息化建设水平的目的，要求高职院校在档案管理工作的推进中，从以下角度发挥大数据对档案管理工作的推进作用。

1.基于高职院校实际，完善供给制度

大数据时代的到来，使得档案管理工作面对更多的机遇，基于高职院校档案管理工作的目标，在大数据技术的应用中，应该坚持实事求是的原则，充分发挥大数据技术对档案管理工作的推动作用，立足高职院校档案管理工作的侧重点，有针对性地将大数据技术应用在档案管理工作中。

例如，针对高职院校档案管理工作数字化建设不同时期的目标，以方便用户进行资料查阅为目的，基于高职院校的战略规划发展，制定短期、中期和长期的数字档案馆建设规划。在大数据技术的使用中，先着眼于做好短期目标的规划，在落实短期发展目标的基础上，基于大数据技术使用的动态发展需求，规划中长期建设目标，使大数据技术在高职院校档案管理工作中得以充分运用。通過制定不同发展时期的战略目标，从根本上杜绝急功近利，确保大数据时代背景下高职院校档案管理工作变得更加全面和完整，且在大数据技术的使用中战略性更强、更科学合理，经得起推敲。

另外，在档案馆供给制度的完善中，还应该根据资金做好统筹规划，避免资金使用不当而造成档案管理数字化不完善。同时，还应该根据档案管理人员运用大数据技术的实际情况，做好工作过程中的监督考核，将常态化和长效化的监督考核与评价机制纳入日常工作中，保障大数据技术在高职院校档案管理工作中得以更好地应用。

2.基于档案资料实况，提高档案管理安全水平

在当前的高职院校档案管理工作中，鉴于高职院校档案管理工作的连续性和实效性，在使用大数据技术进行档案管理的过程中，技术人员必须对大数据技术具备相当的掌握能力，保障档案资料储存和传输中的安全性和可靠性。将大数据技术运用在档案管理工作中，其宗旨是使档案管理工作能够更好地顺应时代发展的要求，为人们提供更方便快捷的服务。当然，这一切的前提都是确保档案资料管理的安全性和可靠性，正如新修订的《中华人民共和国档案法》所要求的“确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性”。只有在确保安全的前提下，大数据技术应用于高职院校的档案管理才有积极意义。因此，大数据技术下高职院校的档案管理工作必须要安全可靠。

3.立足档案管理需求，提升管理人员的专业技能

大数据时代，高职院校档案管理数字化的目的就是使档案管理工作更加先进和现代化。由此，高职院校在使用大数据技术时，必须基于档案资料的密级要求以及立足高职院校档案管理工作的相关需要，从档案资料管理的需求出发，做好相关档案管理人员的技能培训，通过培训提升其专业技能，提升他们对于大数据技术和档案管理要求的认知。同时，基于大数据技术对档案管理工作的有效推动作用，在档案管理工作中应该尽可能地挖掘档案管理和大数据的融合之处，使档案工作人员在大数据时代背景下所掌握的相关知识更加全面与多元化，促使高职院校的档案管理工作朝着更好的方向发展。

五、总结

面对大数据时代的到来，作为高职院校的档案管理工作者，要想促进档案管理工作更好地顺应时代发展的要求，提升档案管理工作人员的成就感，就必须充分发挥大数据技术的优势，探寻适合应用于高职院校档案管理工作的大数据技术，进一步提升高职院校档案管理的工作效率。

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（作者单位：迪庆藏族自治州民族中等专业学校）