基于RFID技术的固定资产管理系统的研究与设计

王辉　亢军贤　常晓茹　唐悦　徐颖

关键词：RFID；固定资产；电子标签

中图分类号：TP391 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2023）10-0044-03

0 引言

随着物联网技术的飞速发展，物流领域也迎来了快速发展的机遇，各单位的固定资产数量也快速增加，但是对一个单位来说，固定资产的账物是否一致，流程是否清晰，日常盘点是否便捷还是一个难题，对此，本文对单位固定资产管理情况进行了分析[1]。

1 目前现状及存在问题

1.1 固定资产管理还处于人工管理阶段，无技术支撑

目前有些医疗机构在固定资产管理上还相对比较落后，只是简单地在报账时做一个资产登记，平时统计都是手工用Excel统计汇总上报，没有利用高科技技术，这样不仅容易出现误差，信息不能及时更新，而且使用中盘点困难，识别困难，管理困难[2]。

1.2 固定资产管理流程混乱

固定资产管理虽然有流程，但是随着个别医疗机构人员更替，规定制度执行不严，造成固定资产管理流程混乱，很难判断固定资产的使用和管理历史，难以评估资产购置时间、使用时间及价值，难以确定利用率和效能[3]。

1.3 固定资产日常盘点没有落实，导致账物不一致

固定资产日常盘点是一件非常麻烦的事，既耗时，也耗力，最关键很难实现账物一致，常常因为盘亏导致一些矛盾。

基于单位实际情况，确实在固定资产管理中存在以上问题，为解决这些问题，提出利用RFID技术实现固定资产管理信息化、高效化和数字化。

2 RFID 技術及工作原理

2.1 RFID 技术

RFID是Radio Frequency Identification的缩写，即射频识别，俗称电子标签。RFID 是一种简单的无线系统，只有两个基本器件，即询问器（或阅读器）和应答器（或标签）。该系统用于监测、控制和跟踪物体。RFID按使用频率的不同划分为：低频、高频、超高频和微波，相对应的频率为125KHZ 以下、3.56MHZ、860～960MHZ、2.45～5.8GHZ。一般工作频率较高则识别距离也较远，方向性也较强，但其穿透能力就越差。按能源的供应方式分为：有源RFID、无源RFID及半有源RFID。无源RFID读写的距离近，价格低；有源RFID可以提供更远的读写距离，但需要电池供应，成本更高一些。

2.2 RFID 模块的工作原理

RFID 射频识别是一种非接触式的自动识别技术，它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，识别工作无须人工干预，可工作于各种环境。RFID技术可识别高速运动物体并可同时识别多个标签，操作快捷方便。每个资产可以分配到1个具有唯一性的电子标签。RFID由电子标签、阅读器和数据交换与管理系统三大部分组成。电子标签由耦合元件及芯片组成，其中包含带加密逻辑。利用它通过无线射频方式进行非接触式的全双工数据通信，对实物目标加以识别。RFID标签由芯片和天线组成，每个标签具有唯一的产品电子码。RFID系统可以在无线电收发器与传感器收发器之间传送数据。

RFID系统工作时，先由阅读器通过天线发送一定频率的射频信号，当RFID标签进入阅读器的工作场时，其天线产生感应电流，从而使RFID标签获得能量被激活并向阅读器发送自身的编码等信息。对于无源系统，阅读器通过耦合元件（无线电收发器）发出一定频率的射频信号，当标签进入该区域时，从耦合元件中获得能量以驱动后级芯片与阅读器进行通信。阅读器读取标签的自身编码等信息并解码后送至数据交换、管理系统（计算机系统）处理。而对于有源系统，标签进入阅读器工作区域后，由自身内嵌的电池为后级芯片供电以完成与阅读器间的相应通信过程。

了解了RFID技术后，结合单位实际，以RFID技术为基础，设计并提出了一套固定资产管理方案。

3 功能设计

3.1 总体框架设计

在机房部署固定资产管理服务器，设计并开发固定资产管理系统，并将软件系统部署其上，将其接入内部局域网，方便各职能管理部门和各科室处理资产管理业务。框架分为：环境层、平台层、软件系统层、用户层、门户层，如表1所示。按照业务关系及权限分为三层：领导管理层（领导及财务部门，具有资产增加、资产报废、资产信息修改和资产信息查询的所有功能），业务处理层（职能部门，具有资产信息修改和资产信息查询功能），科室查询层（基层科室，具有资产信息查询功能）。按照资产生命周期分为资产增加（科室申请-职能部门审批-采购部门采购-库房入库- 科室请领-职能部门报账登记），资产信息修改（科室申请-职能部门审核-RFID 标签打印-科室更换标签），资产信息查询（职能部门打印员工离职查询表单）和资产报废（科室申请-职能部门审批含保密部门-销毁站销毁-财务销账）。按照资产管理展开步骤分为批量入库（科室通过系统填报数据-职能部门审核并打印RFID电子标签-科室张贴标签）和日常盘点（职能部门使用扫描枪到各科室定期扫描盘点-职能部门核对账物保持一致-财务部门通过扫描枪组织人力进行抽查）。

3.2 系统需求分析

软件系统分为三种权限：领导管理层，业务处理层，科室查询层。领导管理层权限可查阅本单位所有资产数据，并可以形成资产动态统计显示大屏界面，同时可以生成本单位资产明细表，此权限的持有者为财务管理部门和单位主管部门领导，可以进行固定资产的增加、删除、修改和查询操作；业务处理层，主要是指按照大类资产区分的几个资产管理职能部门，利用本职专业知识管理本类别资产，也只能看到和统计本类别资产，可以进行资产的次重要信息的修改和查询，不能进行增加和删除操作，如确实需要，须找财务部门进行处理，同时在进行资产信息修改时，可以进行RFID电子标签打印功能，也可以出具资产查询结果打印单，具有行政效能，方便离职人员办理离职手续；科室查询层，主要是通过科室进行判断，并划清界限，每个科室一个账号，该账号只能查看本科室内的资产，只有查询功能，没有新增、删除和修改功能。

3.3 硬件设计

私有部署系统服务器采用机架式服务器，CPU为英特尔至强E-2224 3.4GHz，内存为16GB UDIMM，3200MT/S，ECC，硬盘为4TB 7.2K RPM SATA Entry，RIAD：RIAD1，存储空间可扩充。服务器搭建于内部局域网，方便各科室访问；同时财务部门配备RFID智能终端和领导级操作权限；业务处理部门配备RFID 智能扫描枪、RFID电子标签打印机、RFID电子标签，可以进行资产信息的修改及重新打印标签，具有资产管理权限；科室查询层主要为各科室楼宇门口配备RFID通道门禁和全方位视频监控采集，具有科室权限资产查询功能和资产需求上报功能。

3.4 软件设计

固定资产管理软件系统搭建于中心机房服务器，部署于内部局域网，采用B/S结构，可以通过内网进行访问，通过账号识别用户身份及权限。固定资产管理系统分为PC端、手持机端、手机端（内部局域网Wi-Fi）三端程序，系统功能设计包括固定资产的入库登记、库房领用、退库、转移、盘点、维修、报废、审批、分析报表等资产全流程管理功能，并充分运用RFID技术的批量识别、远距离识别和穿透识别的特性，结合智能算法，让固定资产管理安全、准确、省时、省力、省心。固定资产管理系统软件核心功能主要包括：固定资产数据管理，资产入库登记管理，资产库房领用管理，资产退库管理，资产转移管理，移动快速盘点，资产维修管理，资产报废管理[4]。

3.5 实现效果

通过以上软硬件的功能设计，可以使固定资产管理实现以下功能：第一，固定资产数据可视化，对固定资产的导入、维修、报废、领用、转移等操作实行实时可视化的数据监控管理；第二，自動出入库管理，有效解决条码必须手动扫描的问题，可实行固定资产批量出入库和人脸识别，极大提高工作效率；第三，降低盗损率，固定资产出库多重验证，有效降低固定资产盗损率，RFID通道门禁和全方位视频监控采集；第四，资产动态实时记录，在进出各科室和仓库大门时，自动识别进出的资产，读取标签中的信息发送至后台数据中心，后台数据中心根据识别到标签信息判断为入库、领用还是转移；第五，非法出入库报警，防止未经许可授权的固定资产被带离出科室，在楼宇出口处安装了出入检测感应器，当未办理或者未办理完出货手续的固定资产出仓库时，出入检测感应器会读取固定资产的信息，并发出警示音提醒在场的其他工作人员以及以短信方式告知系统管理人员有固定资产非法出入。

3.6 实施步骤

首先，固定资产基本信息登记，统一在系统平台上填报固定资产基础信息，含资产图片、大类（业务处理部门）、资产名称、资产编码、资产数量、资产购置时间、资产使用时间、资产购买价格、资产使用部门（科室）、资产使用人等。其次，业务处理部门审核，固定资产业务处理部门包括信息类资产、营房类资产、医疗设备类资产、办公类资产等，固定资产业务处理部门对上报资产进行一次性审核，主要审核类别界限是否准确，固定资产名称是否准确，资产使用部门是否正确等，对无异议固定资产由业务处理部门生成RFID无源电子标签，并打印分发，资产使用人领取，并按规定位置张贴。然后，财务部门带固定资产管理部门检查，财务部门和资产管理部门携带手持终端对各科室固定资产进行第一次逐个扫描盘点，及时处理异常问题。最后，正规化日常盘点程序，资产管理部门定期携带手持终端对各科室资产进行盘点，系统将记录盘点过程及数据。

3.7 优化管理流程

固定资产增加管理流程，先由资产使用部门提出使用需求申请，报对应资产管理部门，资产管理部门呈报需求进行审批，审批通过后，交采购办采购，采购办通知供应商供货到库房，库房收货后，通知资产使用部门和资产管理部门三方验货和交接，形成交接单，资产管理部门依据交接单进行报账处理，财务部门依据交接单和发票在系统中进行固定资产登记并备案。

固定资产报废管理流程，先由资产使用部门提出报废申请，报对应资产管理部门，资产管理部门依据最新报废规定进行初步查验，符合要求后再邀请第三方进行查验，并出具报告，资产管理部门依据申请和报告呈报审批，审批通过后，将报废固定资产送到销毁中心销毁，并保留图片，将销毁图片、审批件、查验报告、申请等资料整理后归档，并将其复印件交财务部门进行固定资产销毁处理。

固定资产信息修改流程，分两种情况：一种为资产使用单位之间交接；另一种为资产使用单位与资产管理部门之间交接。第一种资产使用单位之间交接，资产使用单位向资产管理部门申请，在资产管理部门监督下资产使用单位之间进行交接，并依据交接单在系统上进行信息修改，主要可以修改使用人，存放地点，使用单位、使用科室等次重要信息，不能修改资产状态；第二种资产使用单位与资产管理部门之间交接，由资产使用人、资产管理部门保管员和资产管理部门领导三方签字确认，资产管理部门依据交接单在系统上更改资产信息，将以上两种情况产生的交接单归档，以便检查。

固定资产查询流程，分两种情况，一种是员工离职时查询，另一种月底盘点时查询，第一种当资产使用人需要离职，在办理手续时，增加一栏资产交接栏，资产管理部门依据系统查询该员工名下所有资产，并如实进行填写，如名下还有未交接资产，有两种处理方式，一种盘亏，需要领导审批，另一种忘记交接，需要交接后提供交接单，在系统上进行信息修改后，资产管理部门方可签字确认；第二种月底盘点时，资产管理部门负责人需要将手持终端连接资产管理服务器将服务器数据同步到手持终端，带着手持终端，逐科室进行盘点，出现异常数据通过行政手段通知使用科室查明原因，并及时处理[5]。

3.8 规范日常盘点

日常盘点主要是确定每月最后一天，停止一天资产账物处理，财务部门带领各资产管理部门到各科室进行资产盘点，将盘点结果统一汇总，将出现异常的数据抓出来逐条查找原因，并分析处理，保证系统数据与实物一致。

4 结束语

本文通过对固定资产管理中存在的问题着手进行分析，提出利用RFID电子标签系统建立固定资产管理系统，从硬件设计到软件设计，从流程设计到业务设计，从实施步骤到日常盘点，逐层逐级深入分析，最后设计出完整的一套固定资产管理系统方案，通过这套通用方案可以省时、省力、省心、智能化、数字化、透明化地管好用好固定资产，给管理者和使用者带来便捷。