大数据背景下高校档案管理信息化策略研究

在高校档案管理中，对于大数据技术的应用日趋广泛。根据目前高校档案管理的具体工作，客观分析在档案管理信息化转型过程中所面临的缺乏制度规范、管理流程混乱、人员结构不合理等问题，认为高校应该从优化档案管理人员队伍建设、转变档案管理思路、完善信息化基础设施等方面入手，逐步实现以信息化为核心的现代化档案管理模式。

大数据时代的到来使得各种信息技术在社会的各个方面都得到广泛的普及，使各个行业发生了翻天覆地的变化。档案管理工作作为高校日常工作中的关键一环，是维系高校正常运转的重要基础。现阶段，现代信息技术在高校中的广泛运用也使得传统的高校档案管理面临转型的难题。加快推进信息化转型不仅对档案管理效率与质量的提升有极大的促进作用，同时也减少了管理成本。所以为了有效推进高校档案管理的信息化建设，就必须深入研究当前管理中所存在的各种问题，并探寻优化大数据背景下高校档案管理信息化建设的策略，从而为其他行政单位在档案管理信息化建设方面提供经验借鉴，有利于他们在今后的发展中也能够摸索出一套符合自身发展实际的信息化转型思路，全面提高档案管理的效率。

高校实现档案管理信息化的意义

在大数据时代，顺应信息化发展趋势，全面推进高校档案管理的信息化转型对于高校的自身发展具有极其深远的意义。

1、优化档案存储的环境

高校档案信息化管理实质是运用现代信息技术对海量的纸质原始档案进行信息化处理。首先，运用软、硬件系统建立一个虚拟化网络信息环境。然后通过数字编码，将纸质档案转换为各种格式的数字文件，最终实现彻底的信息化，从而形成门类清晰、内容丰富的数字化档案数据系统，并逐步创建信息化档案数据库。高校档案信息化的实现，使得原始档案的存储器期限更加长久，查询和使用更加便利。[1]由此便真正解决了传统档案存储空间浪费、材质易损坏等问题，一定程度上弥补了高校欠缺专业档案管理人员、缺乏专用档案存储空间等不足，可以充分发挥存储空间的能力限度。

2、提升档案管理的质量

大数据等信息技术推进高校档案管理模式发生翻天覆地的重大变革。在智慧化管理理念的影响下，纸质档案势必要向数字档案进行转型。第一，档案管理信息化将给予高校数量可观并且优质准确的档案资料，并给高校的日常教学、科研和行政等活动提供便利的个性化服务。大数据技术强化了档案信息化管理的辐射范围，提高了档案资源的利用效率以及档案管理的质量水平。第二，在信息化管理背景下，一系列涉及社会生活各个方面的现代信息技术的大规模使用，使得档案管理能够打破时空的限制，推进档案信息的网络远程共享。高校档案管理人员通过互联网将档案管理系统与学校其他业务系统进行联接，将学校日常工作中不同门类、不同内容的数字文档材料按时上传并归档存储，以方便日后取用，从而确保档案资料的安全和完整，有效缩减档案部门的工作量，全面提升档案管理工作效率，为高校发展提供更加优质的档案服务。

3、推进档案管理的标准化发展

实现档案管理信息化能够有效促进高校档案管理的标准化发展。第一，管理信息化进程的加快促使档案管理人员养成标准化管理意识，进一步清楚划分档案管理部门与其他职能部门之间的权、责、利，构建标准化高校档案信息管理制度。第二，高校的领导层应从宏观层面确定档案部门的制度规范、人力资源管理以及整体发展方案，并进行引导和监督。第三，在高校档案管理信息化建设的过程中，必须制定统一的高校档案管理制度标准，从而方便对于档案管理工作的日常绩效考核。在这一过程中，档案部门与其他职能部门之间以及相关责任主体之间的权责边界必须进行清楚的界定，只有这样才可以保证档案数据的采集、存储等一系列环节的规范实施，进而避免造成档案信息被破坏、泄露以及浪费的风险。

大数据背景下高校推进档案管理信息化的不足

1、缺乏规范的档案信息化管理制度

目前，绝大多数高校的档案信息化管理仍处于探索阶段，对于档案的信息化管理并没有建立起与之相配套的管理制度，从而导致信息化背景下高校档案的管理因为制度缺失而出现管理混亂、泄密严重等逆信息化的趋势。与此同时，高校档案的信息化管理也会因为没有制度的有力引导而处处受限，无法正常推进。由于高校档案门类众多，不同类型的档案在信息化管理中所需的制度也均有不同，一旦未能及时改革传统单一的高校档案管理制度，就会给高校档案管理信息化的实现造成诸多障碍。[2]

2、档案管理流程混乱失序

高校如果没有按照科学的要求对档案进行信息化管理，就会造成大数据背景下高校档案信息化管理流程的失序混乱，直接影响大数据环境下高校档案信息化管理效率和档案资料的实际效应。高校在进行档案信息化管理时常常会遇到档案资料归类错误而造成诸多不便，致使档案管理部门难以有效开展档案管理工作，严重制约了大数据背景下高校档案信息化管理的时效性，现代信息技术对于高校档案信息化管理的促进作用明显降低，这也会进一步延长高校档案信息化管理的完成周期，大数据背景下的高校档案信息化管理的各类风险发生频率明显增加。[3]

3、缺乏专业的档案管理人才

人员结构的合理配置是档案管理信息化实现的基础。信息化进程的不断加快，亟需一大批能够熟练运用各类信息设备的职业档案管理人员，并且档案管理人员的合理化配置必须既要使专职档案管理人员达到一定的比例要求，也要增加其中优质管理人才的数量，只有通过数量和质量的双重保障才可以使档案管理信息化的推进畅行无阻。现阶段，高校档案管理的人员结构严重失调，在实际工作中暴露出技能型人才严重缺乏、兼职人员严重挤压专职人员名额、队伍老化严重缺乏新鲜血液等问题。总之，高素质的人才是高校实现档案管理信息化的坚实基础，是档案管理信息化建设必不可少的资源支持。高校档案行业专业管理人才的缺失导致高校档案管理的信息化建设寸步难行。[4]

大数据背景下优化高校档案管理信息化建设的策略

1、制定档案管理人才培养方案，全面提升档案管理人员综合素质

为了有效推进高校档案管理信息化建设进程，全面适应大数据时代的发展要求，这就需要进一步深化对档案管理专业人才的培养，为信息化转型储备一批熟练掌握专业技术、综合素养扎实的人才。当今社会已经实现信息化和数字化的变革，对于高校来说，档案管理的信息化转型既包括对档案进行初步的采集和整理，还需要在日常的档案管理中，将整理好的原始档案资料再进行电子编码，转化为数字档案，为师生使用档案资料提供方便。而这所有的环节都需要专业的档案管理人员进行操作，因此作为档案管理部门的领导，必须准确认识新时代信息化发展的要求，努力实现思想和观念的转变，把培养和引进优秀档案管理人才作为高校行政管理的基本任务之一。第一，高校必须要根据自身发展的实际需要明确现阶段所缺少档案管理人才种类，并设计出相应的人员培训方案。与此同时，要真正引进人才、培养人才，必须增加相应的资金支持，从而使高校档案管理人才队伍朝着专业化、质量化的方向发展，以此为高校的档案管理队伍持续输入新鲜血液。第二，高校必须抬高档案管理工作的准入门槛，广泛选任拥有掌握信息化设备使用方式的高素质档案管理人才，对当前的档案管理人员队伍进行适度合理的“换血”。

2、不断创新档案管理模式，建立现代化的档案管理观念

在大数据时代引领的信息化发展潮流中，高校档案管理应该以现代化和信息化为发展导向，改革传统落后的管理思路，建立起档案管理的信息化新思路，促使高校更加迅速、更加契合地适应信息化趋势。所以要切切实实提升高校档案管理效率和质量必须打破现有传统模式束缚，运用现代化的管理理念主动去适应大数据时代高校档案管理的发展需求。第一，必须按要求完成归档和整理工作，并第一時间补充完善好缺失、损坏等问题资料。第二，必须实行标准化、统一化的档案管理制度。高校的档案管理工作应该以自身特色和办学要点为重，并积极探索符合自身档案管理实际需要的特色新模式。第三，档案管理人员在进行档案资料的处理时，要积极运用互联网、大数据等技术优势，构建网络管理平台，推进档案资料的数字化，帮助档案资料可以更好地存储。[5]

3、完善信息化基础设施，推进档案服务数字平台建设

完善的基础设施是档案管理信息化实现的首要条件。高校在推进档案管理信息化建设的过程中，应该加强对基础设施方面的重视程度和投资力度，努力完善相关的信息化软硬件设备。高校应该结合档案管理的实际内容，并在全面引进计算机等信息化设备的基础上，完善其他各项辅助设施的建设。在大数据时代，高校要想有效改善档案管理的信息化程度，必须运用现代化的网络信息技术建立起档案管理数字平台。随着网络共享平台的出现，高校的档案管理工作迎来了更加便利、更具效率的新篇章，大量按要求可以对外公开的档案资料均可以通过数字化平台进行共享。尽管不同高校网站都还存在一定差异，但是网站的通用性意味着所有人都可以享受该平台带来的服务，极大提高档案管理工作效率。

4、加强档案信息安全管理，保证高校档案资源万无一失

毋庸置疑，现代信息技术的应用给高校档案管理工作带来了诸多的便利。然而，网络是一把双刃剑，在带来便利的同时也会造成一系列安全隐患。高校档案管理部门必须深入了解信息化可能带来的各类问题和危害，提高档案管理的安全意识。尤其是在处理一些密级较高的档案资料时，必须严格遵照高校档案管理制度操作，坚决执行规定的保密程序。对于其中的绝密性档案资料，更加需要工作人员严守执业操行和保密守则，杜绝泄密情况发生。总之，构建现代化档案管理安全保障机制是大数据时代高校档案管理工作的核心任务之一。由于传统的安全保障仅仅是围绕防止纸质资料损坏展开，但是在当前背景下，电子档案所面临的最大问题就是信息安全，因此必须建立起与之相匹配的安全保障机制。

结 语

在大数据背景下，档案管理工作的信息化趋势已经成为高校行政管理工作的关键一环。档案管理工作的信息化转型是智慧高校建设的基本前提。然而在具体的档案管理工作中由于受多方面因素的制约，我国还有众多高校没有制定正式的转型方案，因此高校档案管理部门必须顺应转型趋势，广泛运用信息技术实现高校档案管理模式的改革与升级，提高档案资源的利用率。总而言之，大数据时代的不断深入发展，要求高校必须正视自身发展状况，牢牢抓住时代所给予的发展机遇，不断推进高校档案管理的信息化建设，落实相关管理制度，强化职业道德和职业规范，在提高管理效率的同时，进一步深化信息化建设进程。

参考文献

[1]文玉花、郭斐：《高校档案信息化建设策略研究》，载《德州学院学报》，2022（5）：91-94页。

[2]包莉：《论事业单位档案管理创新》，载《黑龙江档案》，2021（4）：90-91页。

[3]陈书琴：《新时期深圳市高校档案管理信息化建设研究》，陕西师范大学硕士学位论文，2016。

[4]张晓晓：《信息技术背景下高校档案管理信息化建设思考》，载《秦智》，2022（8）：105-107页。

[5]李晶：《大数据时代背景下高校档案管理模式的优化策略》，载《兰台内外》，2022（14）：10-12页。

作者简介

李红豆 陕西艺术职业学院助理馆员，研究方向为管理科学与工程