流程信息化对提高企业内控管理的实践与思考

张璐嫣

摘 要：流程管理是企业内部控制的关键要素之一，良好的流程管理有助于提高企业的核心竞争力，促使流程在执行过程中精简化、规范化和高效化，提升企业管理效率。本文通过流程信息化的实践，分析其在提高企业内部控制管理中的作用，通过建立信息化平台提升企业的流程管理，希望对企业内控水平的持续改进起到积极参照作用。

关键词：流程管理；信息化；内部控制；系统集成；流程信息化

相对于医院、银行等容不得一丝错误的行业，一般制造型企业在生产过程中会有一定的容错率，但较高的容错率一定程度上会浪费企业的资源，降低企业的资产使用效率。所以，如何提升企业内部控制的精度，借助信息化平台优化流程管理，提升流程管理的效果及效率，使得流程管理的过程和结果更精准，这是一个需要企业不断思考和不断试验的话题。

盛泰集团作为纺织行业一体化的上市公司，其产品从上游的棉花和纱线、中游的染整和面料、下游的成衣生产再到交付给最终的品牌客户，盛泰集团不断在前向一体化和后向一体化发展也为企业规范流程管理、提升集团整体的内部控制水平提出了挑战。本文拟通过剖析盛泰集团在流程管理信息化方面需要面对的问题，总结其成功的经验和创新之术，为纺织行业内部控制管理提供思路。

一、企业概况

盛泰集团作为一家集团型企业，成立十几年以来公司业务高速增长，从初创期的野蛮生长到成为一家上市公司，目前已逐步形成一套成熟的管理体系，结合TCM的管理学方法促使公司的内部管理类做到SMC：Specific（具体、明确），Methodical（方法性），Consistent（一致性）。

近些年来，以大数据和云计算技术为代表的新兴技术日益发达与完善，给各行各业的企业提供了全新的发展机会与挑战。随着技术的逐步完善，数字化及信息化技术逐渐深入各个领域，各大企业都纷纷通过信息化的管理来提高管理效率，降低企业经营成本。盛泰集团自成立以来，积极开展信息化体系建设，形成了涉及应用系统建设、基础硬件设施建设、信息安全体系建设等领域的信息化体系，已建立一套完善科学的信息化管理制度，积累了丰富的系统管理的经验，指导公司信息化有序地快速发展。

二、流程信息化对内部控制的作用

流程管理是内部控制中十分关键的一环，一个好的内控管理，首先就要做好流程管理，包括流程分类、资源分配、时间安排、流程质量与效果测评、流程更新和优化等。对企业来说，流程并不是着眼于孤立的一个任务，而是面向为了达成某个结果而必须进行的一群任务，流程的工作就要求流程中的每個相关人员向着一个共同的目标而努力。

对于盛泰集团来说，原来所有的流程都是以各个部门为主导，设计自己的工作流程，只是根据本部门的工作职责而运营自己的“一亩三分地”。那么信息化平台可以将各个部门的员工集中到一个平台来共享业务数据，使流程管理更有整体性，促进制度和流程去繁化简，更加地简明化和高效化。对于盛泰集团而言，通常一项业务是要经由多个子项目的多级审批，如何才能简单和高效地执行业务流程，可以通过信息系统作为平台，连接人工和系统提升流程管理的效率，提高资源的使用效率，提高内控管理的效力。

通过信息化来推进流程建设与管理工作，整合业务流程，厘清各方职责，明晰接口关联，以企业制度规范和要求为指导原则，做到流程、职责、制度三位一体。通过信息化技术手段，把内部控制的要求嵌套在流程中将之固化，使操作人按照系统既定的规范流程在执行，极大地减少内控操作风险。所以，流程化的流程管理是企业内控管理发展的方向，而流程信息化可以促进企业内部控制的管控能力进一步提升。所以，当今企业想要有效地发挥内部控制的作用，不仅仅是常规的业务流程管理，而且更需要使用信息化的业务流程管理来推进内部控制的落地。

三、企业流程管理信息化软件的功能

企业想要实施业务流程信息化的第一步工作就是选用符合自身特色的信息化流程管理应用软件。一个合适的信息化流程管理软件能够更好地服务企业的管理流程，并不是本末倒置，如果是为适应软件而设计出与之配套的业务流程管理系统则是进入了误区，非但没有充分发挥信息化管理软件的作用，还会影响企业信息化流程管理的有效性，反而浪费人力物力财力。总的来说，信息化流程管理软件应该包含以下三个特性。

1.管理流程的整合与拆分

一个企业完整的流程管理错综复杂，为了更好地对流程进行管理，一款好的信息化软件既可以实现按照不同部门的权限和业务模式拆分为若干个子流程系统，各部门可以按照自己业务的需要独立地进行操作；也可以通过流程信息化技术将各个业务节点所产生的各个子流程合并成一个整体化的管理流程。通过信息化将拆分和整合的功能结合起来，构建整个流程管理体系，可以极大地提升流程管理的灵活性和效率。

2.各业务模块的接口整合与集成

完整的业务流程管理，至少涵盖了营销管理、制造管理、财务管理、采购管理、物资管理、人力资源管理等几个方面，在各个业务管理模块间利用一个相互连接的信息接口打通了各个管理体系之间的壁垒，从而能够使公司的管理工作更加细致和全面，比如营销计划、订货控制、生产排单、出货计划等。尽管不同的业务属于不同部门的管理范围，但业务间仍存在着高度的相关性，要充分运用信息化软件把上述的各个业务管理模块加以集成与融合，有助于增强整个公司业务流程管理的整体性。

3.完善的数据处理和储存能力

信息化流程管理系统应该具备全方位的数据提取、计算、保存、检索、统计分析和报表呈现等功能和特性，尤其是大中型企业的流程线长，涉及的文档总量多、信息量大，所有数据分析和报表汇总到一起才能有效地反映公司的研发、生产、销售等经营管理状况。所以信息化流程管理系统必须具备更加强大的数据挖掘能力和统计分析的能力，可以为管理人员的决策提供更加科学和合理的数据分析支持。

四、信息化流程管理的执行要点

流程管理信息化一般包括两个层面：一是实现流程体系自身管理的全面信息化，支撑业务流程设计、流程构建和设定、流程更新、检查跟踪、信息查询、分析和列示；二是通过将各业务流程的落实与执行，将规范和统一的业务操作流程嵌入信息系统，并利用业务流程与信息系统的整合，实现对业务流程操作的线上操作、系统集成化和数据可视化。

1.流程线上化

业务流程标准化可以让管理更规范和统一，通过系统线上化操作降低沟通协作成本、提高办事效率、保证业务流程规范化执行，业务流程中产生的业务数据易于保存与分享，业务数据可用于做报表和分析。盛泰集团在不断优化业务流程的过程中，着重在做有增值的动作，取消非增值的动作和尽量减少必要但没有增值的活动，流程越短犯错的机会越少。所以在将线下系统转至线上化后，着重将发生频率高且工作量大的增值动作的流程通过线上流程操作，通过特定的要素将同一业务循环不同性质的流程在线上平台形成一个关联体，合并审批，减少流程的冗余。

比如通过将同一编码作为同一业务流转的标志，使同一业务审批的简化，像日常固定的费用，比如租金、物业费、电话费、饮用水、办公用品、审计费、律师费等，前一年在系统中做预算，以部门为单位作为费用的识别号，经由规定的领导审批，后年在实际在申请报销或者申请付款时，费用在部门预算范围内的，即可以省去业务部门再次审批的步骤，报销单直接到财务线核实发票和付款。将预算和申请付款/报销中相同的审批流程可以简化合并为一次审批，减少重复审批，减少流程的冗余。

公司逐步实现全面费用管理电子化、报销线上化、成本费用分析数字化、采购管理平台信息化等，通过将线下业务流程线上化，形成统一标准化操作的平台，通过对流程节点的设计简洁化、有效化、可执行化，为业务流程信息化管理提供基础保证。这一系列的信息化变革将促进公司有效实施内部控制的方式，内部控制从以往沿袭的事后分析转向重视事前、事中控制，大大提升了内部控制的预防能力。

2.系统集成化

盛泰集团在之前的业务管理由于是基于集成性的系统，而对各个不同的业务板块，不同的分子公司，数据信息是脱节的、数据之间没有关联、缺乏对信息的深度处理和分析等，导致了内控管理的滞后和脱节，使得管理靠人为在把控和监督，不能管到点、管到位、管到面。现在通过信息系统来管理业务流程，把全部的业务流程整个为一个完整的流程系统，重视流程的连贯性，将业务流程中所包含的下一阶段的业务视为一个内部客户，每项业务都基于内部客户的要求，从而实现整个流程体系相互连接，环环相扣，共同實现最终客户（即最终部门）的需求。

比如将多项流程合并为一个整体业务，提高一体化业务的管控效力。固定资产采购经由子公司提出项目立项需求、总部招标、合同申请、合同签订、设备到库、设备验收、采购发票、采购付款等多项流程，在每次立项、合同申请、付款时三项业务均需要审批，而且涉及子公司的管理层和总部集中采购部门的负责人，各个相关环节之间没有联动，靠人为核实资料和数据的准确性。而通过线上系统，将固定资产采购所有流程合并为一项业务，在项目立项时生成唯一编码/二维码，一项业务下有立项申请、供应商询价和考察、合同申请、付款申请，只有在（需求部门）立项审批完成后，此业务才可流转到下一项（集中采购部门）供应商询价和考察记录、确定后方可流转到（集中采购部门）采购合同会签，合同会签完成后提交合同扫描件后系统才可流转到下一项（集中采购部门）申请付款的环节。

所有环节都在同一项业务单据（例如资产采购业务）流程下流转，下一环节超过上一环节的金额，系统自动不通过，减少人为判断是否有超标的流程。同一项业务通过查询唯一的编码即可查询到所有相关的信息，增加各个业务之间的关联性，避免数据的脱节而形成信息的孤岛。

3.数据可视化

通过信息化平台，从庞大的基础数据量和处理信息量中进行提炼，抓取出有价值的“知识”，然后再将隐性知识显性化、内部知识外部化，使知识逐步可视化。企业可以通过处理大量重复的工作流程中的行为数据，分析得到各流程的工作步骤和程序的精确信息，这是“数据—信息”的层级。对于这些信息中包含的技术信息进一步提炼编制成标准工作流程手册和操作规范，才能将隐性“知识”转化为可视化的技术方法，制定出标准化流程模式（即SOP），用于企业流程模式化管理，提升企业整体流程管理的效能，这正是“信息—知识”的过程。企业利用信息化手段，揭示数据内部、数据与信息之间错综复杂和演化的联系，创造富有个性化和实时的有使用价值的知识服务，加快了数据转化为知识的进程，让数据具有可视性。通过可视化的数据，使流程管理的成果用数据展现出来，使内控的管控效力可以通过数据表示和评价。

信息化平台作为数据处理的仓库，也可以利用信息数据平台来监控各个项目的执行进展和流程的运行效率，评估流程运行质量与效率测评，为优化流程提供数据支撑。利用信息化数据，提供流程分析报表，将项目或流程进展情况可视化。比如固定资产采购，有多少项目在立项阶段，采购周期的长短，销售回款的及时率，待执行的合同的状态，销售订单的波动情况，可以对各流程节点的状态及时了解及时跟进，合理分配资源在各个项目中，及时调整战略适应市场的变化，减少外部风险对企业的影响。数据可视化可以让管理层随时及时地了解业务数据，有利于管理层对业务进行迅速调整和精准决策。

五、信息化流程管理的执行

1.人员培训和奖惩

公司制定的标准化操作流程（SOP）是经过多年的经验和行业标杆企业的操作不断磨合和总结制定出来的，避免员工凭借经验主义去做事情，严格按照SOP操作才能达到一次性把事情做对的目的。

通过不断的宣讲和培训，调动员工积极性，要将SOP深入贯彻到集团的各个层面的全体员工，制定的标准操作流程对操作者的行为和操作进行了细化，并制定检查清单确保SOP有效执行，而不仅仅只是挂在墙上的一张纸。同时通过制定有效的奖惩政策，提升员工追求严格执行SOP的目标和动力。

为了做到全员共同参与，公司应积极推进所有人员共同参与信息化流程管理系统的建立与实施，并将其纳入对员工绩效考核的，建立全员参与的企业文化提升信息化流程的使用率更高，从而获取更完整和翔实的管理数据，同时可以根据使用体验中收集员工的问题与意见，根据他们所指出的问题进行完善修正，并不断更新流程管理体系设计适应企业的发展，以通过信息化流程管理提高公司内控管控效力。

2.信息化安全管理

评估信息化执行效果的高低的一项关键指标就是信息安全管理水平的强弱。所以在企业实施流程信息化的过程中，要不断加强对员工信息安全意识的培养，通过定期的培训和宣讲提高全体员工的信息安全的观念，警惕违背信息安全的不常规的情形，从而有效减少信息安全风险。按照内控规定或者依据业务流程自定义信息安全模板，每个业务部门，甚至每个业务系统的用户都可以根据各自的实际情况，创建自己的信息安全列表，每个人都是自己使用系统用户的第一责任人。

保护信息化流程平台的安全系统，配备了持续改善的安全性措施。针对网络安全入侵者的多变性和欺骗性，有针对性的应对措施，包括终端、各级软件和应用、关键设备，以增强网络安全监控功能，更精准地识别隐藏的入侵者。隔离敏感环境，定义严密访问的控制，以减少被攻击的面。

设立专门信息安全队伍，确保信息安全管控不仅停留在合规层面，而且积极预防各类入侵危害，经常开展信息安全流程分析，辨识信息安全隐患，对不同信息安全警报设置相应的抵御手段，形成应急响应机制。定期或者不定期地开展系统入侵风险的应对演练，实现预防在前，避免可能出现的信息风险。

六、持续优化信息化流程

首先，通过对目前业务流程的使用反馈，梳理对新流程的完善要素，不断提升信息化流程对内控管理的效力。其次，对于流程审批本身，可按分、子公司、时间、具体流程、环节等维度，分析办理时间、合理时限、平均处理时间、执行次数、超时率、打回率等，从而实现对流程实际运行效率分析，使得其能够为不断优化流程去掉无效的节点，对于发生频次高且工作量的节点不断优化的，减少冗余，提高管控力度提供数据支持。

没有一个流程是完美的和一成不变的，公司内部要形成一种文化，要鼓励操作人员公开错误，鼓励质量事故上报，只有这样，才能不断地发现流程中存在的问题，持续改进系统流程，最终形成一个“安全”的系统，达到一个做对事容易、做错事很难的状态，将错误发生的可能降到最低。

七、结论

通过整个发起、规划、实施、控制和收尾的一体化管控流程，为盛泰集团所构建的流程信息化管理体系建立起稳定且可扩展的信息化平台，实现业务流程的标准化、自动化、智能化，集成化管理企业生产经营活动中的所有信息，并提供企业内部及各部门或业务线的多维度的经營报告，实现多维度呈现营业利润数据等功能，以此满足企业的财务管理需要，并实现企业内部信息的资源共享和合理利用，有助于公司提升运营管理效率，不断提升内部控制的精度，从而形成企业的竞争优势。所以企业要针对自己的管理特征，运用信息化技术对流程管理体系加以完善，关键在于流程线上化，系统集成化，数据可视化，提升流程管理体系的适用性，加快推动企业数字化发展，提升企业内控管理的效力。

参考文献：

[1]李小瑛.浅谈业务流程信息化提升内控管理[J].科学管理.2022，（6）：225-226

[2]袁业虎，吴端端.大数据赋能企业实现价值创造.中国社会科学报[N].2022-04-20（003）