浅析卫生管理信息系统的项目管理

蒋文 刘伯通 吴汉迪 梁曦明 黄宁 梁秋瑜 龙炜焱

摘 要：本文以广西无偿献血者直免信息系统为研究对象，从需求分析、沟通管理这两个方面探讨了项目管理中的问题与解决办法，并进行了深入细致的分析，提出了符合项目需求与特点的具有创新性的解决办法，最终确保项目顺利完成。

关键词：公共卫生管理；信息化系统；信息系统项目管理

为解决群众“献血容易报销难”的问题，实现无偿献血者临床用血费用直接减免，广西壮族自治区卫生健康统计信息中心自主开发了“广西无偿献血者临床用血费用直接减免信息管理系统”，2020年8月31日该系统正式投入运行，目前运行情况良好。该系统的实施全面打破了各市血站与医院之间的结算壁垒，实现了无偿献血者及其亲属在广西区内就诊时血液费用出院直接减免，形成了血费减免服务的新模式。本文以广西无偿献血者直免信息系统建设项目为研究对象，对项目管理中的需求分析和沟通管理在公共卫生管理信息系统项目中的作用进行了研究，结合本人参与其他项目的经验，分析公共卫生管理信息化体系建设的难点，总结如何运用项目管理理论，将理论与实际情况相结合，确保项目在既定工期等约束条件下，在满足项目相关人员质量要求的情况下顺利完成。

1 项目管理理论内容概要

项目是为提供自己的产品、服务或成果而做出的暂时性努力。项目特点是一次性的，可以提供自己的产品、服务或成果，项目逐步完善，并具有针对性，目标的实现受到资源约束条件的限制［1］。项目的目标是满足相关人员对进度、成本和质量的不同期望和需求，进行信息系统项目管理需要对人才、设备、资金、材料等资源进行相应的管理。因此，要实现确定的目标需要一定的计划协调，才能完成相应的管理活动［2］。项目管理的发展过程经过几个阶段，进入现代项目管理阶段后，随着全球竞争的加剧，项目活动扩大和复杂化，项目数量的急剧增加，项目团队规模扩大，项目相关利益者冲突加剧，项目成本降低、压力上升等一系列情况正在发生。作为项目业主的部分政府部门和企业，以及作为项目实施者的政府机关和企业，为认识和研究项目管理的基本原理、开发项目管理的具体方法投入了大量的人力物资。随着信息系统工程、软件工程、网络工程、大型建设工程以及高新技术项目研发等项目管理新领域的出现，促进了项目管理在方法和理论等方面的不断发展。现代项目管理在这一时期获得了突飞猛进的发展和长足的进步。时至今日，项目已经成为我们社会创造物质、精神财富、社會福利的主要生产方式，因此，现代项目管理也成为发展最快、使用最重要的管理领域之一。

随着科技的日新月异，信息化工程发挥着越来越重要的作用。近年来，我国信息化建设已经取得了举世瞩目的成就，但不可否认的是，信息化建设过程中也出现了技术的高消费、信息“孤岛”、信息资源得不到充分利用，信息化效益低，信息安全得不到有效保障等诸多问题［3］。如何破局，开发一套易于使用、群众爱用、提高医院和血站工作效率的系统，真正惠及人民，是摆在我们面前的一大挑战。

2 公共卫生管理信息系统的特点

我国公共卫生信息化应用发展的主要矛盾在于，患者在医疗服务、业务、管理等方面的需求不断增加，以及医院信息化、标准化建设水平、规范化应用能力之间的发展不平衡、不充分。

无偿献血者血费报销作为公共卫生管理的分支，存在以下问题。献血群众为了报销血费，必须在就诊使用血液后赶到血站去报销血费，但由于手续不完备、票据丢失、献血者与用血者关系难以确认等原因，血费很可能无法一次性顺利报销，不得不在医院与血站之间来回奔波，公共卫生行政管理的低效性凸显出来，群众的献血意愿也受到很大阻碍。

医疗卫生事业是保障人民健康极其重要的基础性公共事业，在公共卫生系统中，信息系统起着至关重要的作用，医疗卫生信息作为关系国家经济和民生的重要资源，引起了越来越多的重视和关注［4］。为了进一步提高对信息化建设重要性、紧迫性的认识，加快信息化建设，把信息化建设作为提高工作效率和科学决策能力的重要手段，促进医疗卫生改革的不断深入，推动卫生事业的加速发展，是相关工作人员的责任和使命。在这样的背景下，广西公共卫生管理信息系统近年来取得了可喜的成绩和长足的进步，但也存在公共卫生信息化“孤岛”的问题，卫生信息的流通与共享未能全面实现。同时，公共卫生信息标准化的滞后也带来信息管理上的困难，极大地阻碍了公共卫生信息化的进一步发展。以无偿献血者血费报销为例，实际调查研究发现，由于各部门相关信息不互通，使用者本人或直系亲属是否献过血这些信息在采血机构、医院掌握的并不全面，医院直接减免费用容易出错。

根据《国家卫生健康委办公厅关于开展无偿献血者临床用血费用直接减免工作的通知》要求，到2020年8月30日，全面实现无偿献血者及其亲属在省内医院的血费直接减免。本中心接此任务后不仅面临着时间紧、任务急等问题，还有流程和制度上没有统一的标准，没有实现血站与医疗机构之间的互联互通，献血者信息不能共享使用，以及没有建立省级无偿献血者数据库。信息系统的构建项目由多个部分组成，这里有很多学科知识，如在实施过程中需要应用到管理学的一些思想［5］。只有充分运用项目管理知识体系相关理论，借助项目管理信息化的工具，结合广西公共卫生管理信息化建设的现状，才能按时圆满、保质保量地完成这项任务。信息系统的项目管理具体包括十大管理领域，篇幅有限，本文对其中的需求分析和沟通管理进行了重点分析。

3 做好需求分析，注重过程

3.1 需求分析含义

信息系统开发是一项涉及面广、极其复杂的系统工程，其研究对象不仅是系统，而且是计算机网络设备，更多的是其运行机制和管理体制以及应用信息系统的人，其组织、管理和应用比一般工程更为困难［6］。此外，公共卫生管理信息系统具备自己的特点和难点，覆盖面广，使用者多，直接关系到群众的切身利益和医疗体验。本系统配置在医院结算窗口，直接影响医院的工作效率和质量；各医院和各血站还是信息“孤岛”，未能实现互联互通、数据共享。因此，我们需要建立一个完全覆盖多个业务部门的信息系统，将现有的分布式信息“孤岛”整合到一个完整的信息系统中。为此，我们要站在整个信息系统的高度进行全面完整的分析设计，用全局性的观点认真梳理流程和政策细节和问题，解决各自的难题，让群众真正感受到便利，支持数字医疗改革。需求分析是系统分析与软件设计阶段之间的桥梁，是研发人员经过深入细致的调查和分析，正确理解用户与项目的功能、性能、可靠性等具体要求，将用户非形式的需求表达转化为完整的需求定义，从而确定系统需要做什么的过程。需求分析是产品开发前期的铺垫工作，也是重要的基础工作之一。在需求分析阶段，笔者认为，重点是流程的整理、流程的规范化和统一标准的建立。

3.2 存在问题和解决办法

需求分析过程中，我们认真分析和梳理了现有流程，发现存在以下问题：群众去血站报销的过程中，管理和业务流程不规范，缺乏统一的报销标准和信息标准，过程管理滞后成为该项目建设的主要瓶颈。通过信息化体系建设，规范管理和业务流程，建立统一标准，有利于保护献血者利益，提供正确服务，提高献血意愿。在设计流程、功能、性能方面，本系统具有以下创新亮点和做法：

（1）系统可无限开放使用权限，如血费直接豁免权限可下放于市、区、县、镇、村级医院、卫生院、农村诊所，部分省份只能下放于市、区、县医院，本系统已实现卫生院、社区医院可以直接减免，大大提高减免范围，方便群众就地报销。

（2）精简证明材料，群众确实不能提供有关证明的，填写广西临床用血费用直接减免承诺书，可以视为有关证明。

（3）为防止多重报销，需要上传报销发票，系统支持全区互联网查询发票编号，医院在已经报销过发票上加盖公章或其他标识，发票备注栏体现用血总金额。

（4）为减少结账时的等待时间，在医院窗口结算费用前，可通过广西惠民平台微信公众号上传资料进行认证。

（5）医院血费通常包括储存和运输费，有时与血站血价不符，颁布规定要求统一使用血站价格标准直接减免。

（6）医院普遍存在先用血后献血也允许报销的情况。通过这次清理和规范化的流程，统一规定必须先献血后用血，利用信息系统进行时间比较，杜绝先用血后献血。

（7）为实现多渠道快速信息采集，系统支持手动录入、身份证读卡、高拍仪上传、手机拍照上传、多张献血证上传。

（8）一套系统同时支持不同地市的不同结算算法，实现各地差异化结算。

（9）数据上传实现手动输入和接口上传，根据不同医院的技术和经济实力，实现数据智能化上传和手动上传的分离管理，减轻不同医院的经济和技术负担。

（10）结算数据实现全区统一集中存储、统一平台结算管理，大数据化分析全区减免情况，为上级领导决策提供数据依据。

（11）系统数据上传采用本地动态代码上传加密，大大提高了系统数据的安全性。

（12）系统采用负载分散、分布式方式部署，大大提高了系统的稳定性和安全性。

4 做好沟通管理

4.1 沟通管理的含义

信息系统项目涉及甲方、乙方以及第三方，相关人员复杂、周期长、项目实施难、风险高，对项目沟通的要求非常高［7］。在信息系统的开发实施过程中，良好的项目管理沟通技术对项目的成功起着至关重要的作用，成功的沟通有助于明确项目需求，及时解决项目中遇到的困难和问题，推动项目顺利进行，促进项目的有效实施和落地。本人作为业主方项目负责人之一，全程参与该项目的实施过程，及时有效地与各方交流，制定一系列解決方案和措施，并严格执行，确保项目信息准确、及时地发生、传播、处置和保存，确保项目按要求顺利完成。

4.2 沟通管理中的难题

信息系统沟通管理的主要困难：相关人员复杂，为沟通增加了难度，沟通管理计划不足，需求和沟通的原则不明确。本项目相关人员主要包括广西卫生健康统计信息中心研发团队、各级卫生健康委员会行政管理部门、接入医疗机构和HIS系统开发厂商、各市血站及血站系统开发厂商等相关人员，在项目实施过程中遇到需要协调解决的重大事项，要取得一致并不容易，易出现沟通不充分、不到位的情况。信息中心研发和运营维护团队自上而下发挥作用，但面临人手不足的局面。由于开发商是技术出身，没有经过系统的项目管理和沟通培训，在与行政管理人员和一线窗口工作人员面谈需求时，容易产生以下问题：（1）沟通需求责任不明确，没有设立明确的负责人，容易出现频繁更换人员的问题;（2）需求表达和说明不充分，容易遗漏；（3）沟通过程未作详细记录，导致反复确认需求；（4）开发小组成员之间的作业连接延迟，技术人员流失。造成这种问题的原因通常是项目团队内部或项目团队与客户、相关人员之间没有得到良好的沟通，对信息系统开发产生了严重的负面影响［8］。

4.3 解决办法

要协调多个部门达成共识，共同积极推进项目落地并非易事，本中心作为卫生健康委员会的技术支持部门，有技术、懂管理，即精通计算机技术并对行政管理部门的政策和制度以及医院和血站的运行机制非常熟悉。为了解决上述沟通问题，我们制定并严格执行完善的沟通管理计划和措施。充分利用信息化系统和互联网技术，认真分析研究使用过程，实现有效沟通。根据本项目的特点，为节约沟通成本，提高沟通效率，在沟通管理方面采取了以下措施：

（1）每单位设置明确的沟通负责人，负责信息的收集、发布、存储和归档等工作。每次重要沟通都要实现事前准备、过程记录、事后确认，在沟通前要明确沟通目标，确定问题清单，把握沟通方向，注意不要过度偏离主题。

（2）在各接入医院设立管理人员账户，管理人员对医院内部用人单位进行权限和角色分配，承担内部沟通职责，有效缓解自治区一级沟通和运维的压力和难度。

（3）将人工手动审核升级为自动审核，医疗机构无需拨打血站电话要求审核，大大节省了沟通时间，提高了审核效率。

（4）血站驳回医院上传的记录时，追加驳回原因这项内容，将驳回原因设置为必填项，减少因原因不明被驳回而反复提问的交流问题。

（5）建立工作手机交流群，定期汇总发布各类问题与解决办法，形成知识库。

结语

目前，直免平台累计为16934名无偿献血者及其亲属就医提供血费出院直接减免服务，261家医疗机构正式使用直免平台。直接减免平台的实施，解决了用血人报销血费的困扰，推动服务关口前移，切实改善服务质量，提高无偿献血者的满意度和获得感。随着互联网+和大数据技术的发展和应用，公共卫生管理系统应运而生地出现了越来越多的信息系统，但存在使用率低、失败率高的问题。在这种情况下，信息系统项目管理起着举足轻重的作用，项目管理是一个复杂而综合的工程，涵盖的范围和方法比较广泛，笔者认为，其中的需求分析和沟通管理起到提纲挈领的作用，也是本文阐述的重点。通过上述分析，希望能够对公共卫生信息系统项目管理的建设起到指导与参考作用，并且提高信息系统的应用率。

参考文献：

［1］杨刚.项目管理在医院信息系统项目建设中的应用［J］.数字技术与应用，2022，40（01）：99101.

［2］罗晟佳.信息系统的项目管理［J］.科技风，2015（13）：262.

［3］刘永刚.工程项目信息化管理系统建设的研究及应用［D］.湖南大学，2010.

［4］沈锋.上海公共卫生信息管理存在的问题及对策研究［D］.华东师范大学，2007.

［5］敖冬.信息系统的项目管理［J］.信息系统工程，2012（05）：5354.

［6］王学卿.信息系统开发的项目管理［J］.连云港职业技术学院学报（综合版），2005（01）：4244.

［7］王凌燕，王海舰.信息系统项目沟通管理［J］.科技能见度，2020（19）：233235.

［8］成烨.关于信息系统项目管理中沟通技术的应用［C］//.第一届国际信息化建设学术研讨会论文集（二）［出版者不明］，2016：123.

基金项目：广西壮族自治区卫生健康委员会自筹经费科研课题《广西无偿献血者临床用血费用直免信息管理系统的开发与应用研究》（Z20201128）

作者简介：蒋文（1982— ），男，汉族，桂林全州人，本科，工程师，研究方向：血站领域的信息化项目开发；刘伯通（1991— ），男，汉族，广西玉林陆川人，本科，工程师，研究方向：信息系统开发与数据统计分析，贡献等同于第一作者。

*通讯作者：龙炜焱（1974— ），女，汉族，四川资中县人，本科，工程师，研究方向：卫生信息管理学与公共卫生信息化管理。