关于创新事业单位档案管理工作模式的思考

□ 长沙 赵佳蓉

纵观我国近十几年的变化发展，在面对新时代的特殊历史机遇和面临新变化的社会发展的阶段进程中，事业单位管理的业务发展方式与经营管理思想要更加与时俱进，开拓创新与现代科学的管理方法相结合，才能有效地保障工作的高质量和高效率。档案现代化管理人才是保障机关事业单位长期、稳定与发展水平的最关键，是保障机关日常工作管理中需要涉及具体到单位的其他各部门、各方面管理人员的工作专业性强度和管理专业性度都要求很高，也是我们总结过去机构的发展和路径设计中诸多缺陷问题与管理不足经验的一项重要借鉴途径。在当今新历史形势环境下，机关档案和管理信息工作也可以得到更好地处理与各种现代管理信息技术成果相结合，特别是利用大数据、云计算、互联网信息等，它都可以更直接地被用于党政机关工作人员的业务经营及决策服务和社会管理，从而使管理工作的综合效益得到不断提高。在这一背景下，探索新时期机关档案工作的改革与改革，具有十分重要的现实意义。

一、事业单位档案行政管理具体工作规范应遵循的原则

1.尊重差异性原则。档案管理员在整理档案时，应根据档案的种类和内容，将其归类，并根据其使用的不同，编制不同的编号和名称，以便于日后的归类，以便更好地查找，但如果把所有的文件都乱堆在一起，就很难在短时间内找到自己所需要的文件。因此，一定要落实好管理制度和差别制度，档案管理员要按照规范对档案进行分类，并将其归类，并将其保存在相关的文件和资料中。

2.遵守职责、权益兼顾的原则。在建立档案管理体系时，必须明确其职责范围和职权。比如，机关档案科的主管，可以承担档案管理工作的任务、目标的制定、定期的、不定期的检查、指导。同时，在明确责任时，也要注重对员工合法权利的保护。机关若经常忽略员工的权利，势必会影响其工作积极性，进而影响其整体的发展。因此，在机关档案工作中，要坚持责任清晰，维护自身权益，两手抓。

3.静态、动态相结合的原则。想要继续向前发展，就必须有一段时间的制度来保证。然而，体制并非一成不变。随着人类时代生产力的高度发展自然和历史社会发展的变迁，机关的各种体制都要与时俱进，才能更好地适应当前工作的要求。当前，我国的各项事业已经与国际接轨，机关事业的国际化进程也在不断加快。因此，档案局要积极借鉴国际上先进的档案管理方法，并根据自己的工作特点，不断地总结和完善现有的档案工作体系。

二、事业单位档案管理信息化的特点

1.管理组织形式化。在加强档案管理的工作实际中，我们认为可以尝试通过运用其他单位和企业先进的管理学经验，构建一种档案工作科学化的管理思想理念，并进一步落实贯彻到管理实际各项工作流程中，指导我们档案工作的管理方式可以保持高水平发展。

2.科学化管理。对于档案管理人员来说，要自觉地把信息管理工作做好，充分展示自己的知识储备，培养一批既有丰富的专业知识，又有很高的专业技术水平。

3.技术化。随着国家档案工作现代化的进程不断深入发展，档案技术管理领域的相关技术手段本身也都在进行不断地深化发展改造和改革创新，信息技术应用是我们当前信息化社会档案服务管理应用技术成熟的一次重要实践体现，随着数字化档案技术管理应用技术本身的技术不断深入发展，可以帮助进一步实现强化档案馆管理与工作技术服务的整体信息化，从而有力推动全国档案科技管理和工作技术持续发展。

三、档案工作存在的问题

1.意识不强。在我国档案事业发展的历史进程中，我国的档案管理意识还处于弱化、陈旧的状态，很多管理者和专家对档案工作的认识还停留在基本的层次，而且有一些领导没有从根本上关注这些问题。同时，管理者的管理观念也存在落后的特点，即缺乏重视信息化，认为只要采用传统的管理方式，就可以实现管理工作的质量。

2.管理设备陈旧。由于档案管理需要资金的支撑和缺乏管理意识，造成了对档案的资源投资不足、设备落后、管理资源不足等原因。

3.事业单位对档案管理的重视不够。在机关工作中，工作的态度与观念很重要，是一切工作的根本。在事业单位，由于管理观念落后于时代，会对其发展产生一定的影响。一些档案机关领导往往缺乏个人对自身档案和管理能力的客观认识，认为单位档案工作能力是可有可无的，有些机关职工不重视管理档案工作。因此，公司的文件管理相对薄弱，极大地影响到员工的工作效率，在寻找数据的过程中，会耽误很多时间，从而影响到员工的工作积极性，降低了工作的效率。

4.部分事业单位档案基础管理信息化制度体系不完善。机关档案管理的有关制度还不健全，许多机关档案管理工作存在着一些混乱的情况，一些工作人员没有按照有关规定进行档案的管理，导致档案的管理工作只是走个过场，并不能真正实施。造成这一现象的主要原因是在档案工作中，领导对档案管理工作的不重视，致使基层干部未能履行好自己的职责。有关工作人员抱着侥幸心理，为自己的懈怠寻找理由，最终相关的管理体制不能适应时代发展，造成了工作的低效。

5.事业单位档案管理人员水平不够。如今科技日新月异，机关招聘文秘人员时，往往要到正规大学进行应聘，并招收相应的应届毕业生。接受正式训练后才能进入工作岗位。在机关工作中，有些工作人员的档案管理能力较差，工作缺乏耐性，对新电脑技术的掌握还不熟练，对材料的整理工作也不够认真、负责任。对单位其它工作产生了影响。因此，在机关内部，要不断地加强对人才的培训和档案的现代化管理。

四、新时期事业单位档案管理工作创新

1.建立信息化档案管理理念。在现代信息技术高度发展应用的宏观背景下，档案管理模式信息化是当今时代发展必然与趋势，为适应不断变化的时代，必须加强对档案管理工作的关注，根据当前的形势，进行信息化建设。此外，要善于发现档案管理上不合理的方面，对其进行适当的完善，建立健全档案管理工作的制度，从而使档案管理工作有了相应的规范和依据，在发生错误时，可以对责任人进行问责，并予以处罚。档案电子化管理中的岗位制度设计要注重从一个层次职责分明清晰的单位职责体系设置出发，细微化工作方法，把单位责任明确落实分解到单位每个关键岗位，系统中的工作内容也应该要包括电子档案数据的检索查阅、保管和传输，防止档案的管理和使用过程中的混乱和信息泄漏。同时，要加强对员工的培训，加强员工的素质培训，不断提升员工的整体素质。档案工作人员的培养是档案工作发展的重要环节。在档案管理人员的培训中，要重视档案技术和服务理念，强化档案工作的整体性。

2.完善事业单位网络建设。面对市场竞争日益激烈的社会，网络技术手段的广泛运用变得尤为重要，利用计算机因特网技术，能够快速及时的建立起这样一套比较完善的公共机构档案电子管理服务系统，为我国行政机关的信息化和网络化管理应用提供便利。事业单位档案信息管理的工作重点是信息管理基础设施体系的健全完善，特别是继续强化全市事业单位信息网络中心的基础性建设和工作。以档案馆网络工作规范作为技术基础，进一步强化事业单位档案网络化管理的信息流程化特征。对此，需要各级管理人员要进一步地强化网络基础设施硬件以及工作条件方面的基础建设，相关业务部门还是需要着重加大网络相应配套设备方面的人员引入力度以及网络人才培养力度，及时调整完善自身网络数据库管理平台系统并强化人员对于内部系统维护与管理知识的重视程度，规避企业内部可能会出现的数据信息方面的丢失以及个人信息泄露等风险问题，强化网络档案方面的档案信息化建设管理水平，保障在大数据背景下事业单位档案管理工作可持续发展。在未来信息化管理时代，档案资料部门的业务管理服务工作模式必然会继续向着档案信息化服务方向快速发展，此时势必也必会衍生开发出更大量优秀的档案信息化的档案资料。一方面，今后更需要我们加大对于档案现代化管理部门的社会资源投入，增加相关技术系统与管理设备系统的开发投入，并要保持档案与信息社会环境的同步向前发展。每一年我们都会需要继续做好档案资金方面的开发投入，做好管理设备系统与信息系统方面的开发更新及维护。另一方面，需要企业进一步持续强化企业信息化质量管理提升工作领域的技术资源及投入，借助内部不同专业部门成员之间良好的工作相互交叉配合，持续稳步提升企业档案自动化管理服务方面服务的全面信息化工作水平。档案数字化管理基础工作目标不仅体现在于对信息资产的电子化管理利用与电子储存，更多体现的重点是体现在于加强信息资料的电子加工整合与信息价值深度挖掘，强化电子服务和终端服务的整体信息化的建设工作水平，提高各类档案资料数据库的全面信息化和总汇查询与统计分析等能力，可以通过引入大数据分析技术来快速实现对各种档案数据资料的深度价值分析和挖掘，强化档案系统建设服务的综合管理信息化水平。

3.细化档案管理措施，提高管理效益。在档案工作中，要不断提高档案工作的质量。在工作中，首先要保证精细的归档工作，要在工作中适时地制定出一个完整的存档范围，这个范围要做到细致入微、清晰，这样才能在工作职能的调整和业务发展过程中持续地发展。在要求确定某个特定信息的传输范围时，必须事先充分的考虑到该文件资料的可保存时间完整性问题和传输信息资料的完整性，从而可以保证企业整个网络内部质量控制系统网络的信息化整体建设。同时，要进一步做好各类档案移交方面的跟踪管理，不仅每年要注意及时发展各类档案工作机制，还要认真及时组织制定各项归档检查计划，针对影响归档各项工作进程的几个突出共性问题，在本年末做好各类重点隐患排查处理工作，及时落实集中化管理与全面性覆盖的精细化归档流程管理，保障归档检查工作进程的全面细致和规范。对机关来说，要把档案资料的移交视为首要工作，并以标准化措施为依据，确保资料的明确性。同时，要注重不断深化加强政府对各类档案工作人员经常性的学习培训管理和廉政教育，通过加强现场作业指导、视频讲解教育、手册辅导等教育方式，加强公务员对基层档案规范化管理培训工作内容的实际针对性水平，提高全体档案业务管理培训工作参加人员学习的制度自觉的意识，确保全市档案专业管理骨干团队整体素质保持着较高良好的综合性水平。此外，随着我国信息技术手段的持续不断快速发展，档案业务管理与工作处理的全过程信息化应用程度都将会达到越来越高，未来更要考虑继续研究加强基层档案管理人员应用的各种信息化先进技术，保证其在操作人员层面基础上又能够继续促进全国档案事业管理服务工作信息化的健康持续发展。

4.加强统筹协调。在市场发展的大环境下，利用计算机技术实现文字、文件、音频、视频等各种信息的存储，并借助计算机技术和信息化技术，实现高效的数据传送和共享，实现系统的文件管理。对相关管理者来说，不仅要切实提高岗位信息采集更新机制的制度重要性，还要切实加强政府各部门系统的交流协作，掌握与有关单位的数据库管理信息和各种计算机软件技术，及时提升更新各级事业单位档案数据库管理技术工作整体水平，构建较为完善长效的岗位管理考核机制，为强化后续风险管控机制措施有效的有效落实和奠定基础。机关各部门系统和系统各管理职能部门都必须严格坚持网络化管理技术要求系统的信息化融合式发展，加强网络信息资源共享，切实保证做到计算机档案系统内部各项信息要素的快速及时的高效安全传输，确保机关各项网络软硬件设施网络的有效正常运转，促进机关档案管理工作的持续发展。

5.创新档案管理体系。从大量的机关档案工作实践和工作实践来看，档案工作应有清晰的管理机制，有规范的工作程序，有具体的工作标准。同时，在整个档案管理工作中，应由专人监督。健全高效的内部管理运作体系才是我们提高内部工作效能质量的真正必要之前提，而要建设是适应当今企业快速发展时代要求提出的、适应未来企业高速发展提出的、适应当前企业迅速发展要求的需要。在管理体制中，要有思想上的创新，要有管理方法上的创新。合理地安排管理机构和工作岗位，使之适应时代发展，对资源进行适当的调整和优化，以达到资源的合理分配和使用。始终确保档案管理工作的规范化、独立性，是一种创新的管理方法。

6.丰富档案管理的实际价值。新发展时期，要重视不断充实提升本机关档案工作信息的重大实际及应用技术价值，根据各类档案服务的实际内容，进行全面有重点针对性持续地更新优化工作。例如，在一个机关单位编制单位的基本人事档案表中，除了必须要完整记载单位基本完整的原雇员资料档案外，还要尽量包含对某些人提供的其它一些的隐性信息资料，例如个人职业素养、职业技能、品德状况等，充分的体现该档案表的工作实际价值，发掘其潜在的潜能。在全面深入分析挖掘岗位信息内容的过程同时，对所有员工信息进行全面定期详细的综合评估，根据所评估信息的核心内容，将相关工作技术能力、工作表现状态、职业道德素养等四个方面信息的基本内容等都一并记录保留下来，并适时将综合审核评价的相关结果书面反馈传递给所有相应责任的主体。机关档案工作首先应从档案信息主动获取能力的整体视角下进行结构优化，使基层行政机关决策者在实际决策工作过程活动中就能主动充分的参照馆藏档案文件的内容，从而促进机构运作机制的良性运转。要如何使文书档案现代化管理系统在今后新社会时期里更好地去发挥好其积极作用，这些就必须从各个层次上改进工作思路。一是增强服务意识，切实认识档案工作的重要性，从工作层次上提升服务意识。过去只记录档案的记录，转变为记录、供应、决策支持的服务方式，加强服务意识，使机关在决策过程中发生问题时，能在档案中找到有关的信息，保证机构运作的合理性；二是要有竞争意识，要加强与各部门的协作与沟通，要利用竞争意识，扩大机关档案工作的价值；通过竞争手段加强档案管理的目的，增强档案管理的独立性。

五、结语

随着时代的不断发展，档案工作的重要性也越来越突出。随着现代社会技术的迅速长期地发展，云计算、云存储管理等许多新型应用的管理业务模式等也正日趋完善成熟，并开始在计算机档案安全管理服务中逐渐得到了更为广泛成熟的商业应用。在这样新时代的历史形势环境下，必须在实践中不断进行创新规范和进一步完善基层档案机关管理各项工作，不断总结探索成功经验并继续在其以往固有的行政管理体制模式基础之下继续进行各项改革，从而切实推动各级档案部门管理业务工作协调持续发展。