数字化转型背景下国企档案工作定位与思路研究

赵琳 李超 张舒

摘 要：档案数据是国企数据治理的主要对象，随着国有企业数字化转型进入加速期，档案工作也迎来创新发展机遇。国企档案工作应以国企数字化转型为着力点，数据要素价值释放为核心，结合国企混合制改革的市场背景和政治属性，重新定位工作重点，并从策略、组织、技术三层思路实现转型升级。

关键词：数字化转型；国企档案工作；档案数据

国有企业是中国特色社会主义的重要支柱[1]，既是社会经济发展的引擎，也是政府干预经济的重要手段[2]。近年来，《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》《“十四五”全国档案事业发展规划》等文件相继发布，国企亟需实现数字化转型，以提升管理与服务效能，通过档案工作全面数字化升级应对高质量数据治理和创新思维的挑战。

国企档案工作尽管在电子文件归档和档案科技成果转化等方面已取得了较为显著的成果，但仍存在档案部门职能定位过时、未能融入企业日常运营、档案资源构成复杂及管理困难、档案价值未被充分利用等问题。如何把握国企数字化转型与档案事业“十四五”发展规划方向，突破国企档案工作的瓶颈，拓展档案工作边界，是本文的重要命题。

一、 国企档案工作新特征

1. 数据资源层面：档案数据是国企的主数据

档案是已经结束使用并存储归集、有历史价值的文件、资料或信息，具有历史凭证价值和情报信息价值。[3]数据通常是用于分析、处理和决策的动态原始信息。从载体角度来看，有价值的数据是档案的重要来源，档案是对数据更高层次的组织和管理。从价值实现角度来看，基于时效性和价值性，档案是数据要素的重要组成部分。因此，国企数字化转型对于数字技术的运用、赋能经营业务发展的需求中，档案与数据将长期并存往复，形成“档案数据”，即“档案数据化”[4]和“数据档案化”[5]。

主数据（Master Data）是指企业各个信息系统之间高度共享的基础数据，与记录企业业务活动和交易的数据相比，主数据相对稳定且具有极高的业务价值，可跨越各个部门进行重复利用，是企业跨部门共享和重复利用唯一、权威的基准数据来源。[6]从经济属性来讲，国企档案数据反映了企业的战略、运营、供应链等日常管理信息与竞争情报，是国有资产的有效管理工具。从政治属性来看，国企作为国家意志和政策的具体执行者，其档案数据是国家战略的实施载体，是国企公共职能的履行证明和高度规范性的体现。随着国企不断发展和社会主义市场经济深入推进，档案数据将成为国企主数据。

当前，国企档案工作还面临一些问题，如档案数据量大且复杂，档案部门设施设备不齐全，且尚未制定或更新完善相关制度，一些国企仍保留手工目录输入、利用的方式等。[7]因此，如何优质高效地采集和更新档案数据，是国企档案工作在数字化转型中的重要命题。

2. 数据治理层面：档案数据治理是国企数据治理的主要方面

国企数字化转型紧紧围绕“技术”及“价值”两方面进行数据治理，档案数据治理通过技术手段挖掘数据价值，赋能企业发展。从路径和目标来看，档案数据治理与国企数据治理是一致的。因此，开展国企数字化转型下的数据治理，可以为“档案数据化”提供技术支持，为“数据档案化”提供数据交换平台、数据标准，实现档案数据的资源化及要素化整合。

国企档案数据包含了政策性任务的执行记录、评估报告和相关政策文件，因此，高效的数据治理一定程度上能帮助国企精准理解和应对政策负担。以环保性政策任务為例，国企内部需要收集和处理包括政策文件、执行计划、执行结果评估报告等在内的大量档案数据。通过对这些数据的治理和分析，国企可以有针对性地调整其政策执行策略，以降低政策负担并提高执行效率，实现政策目标和商业目标的有机结合。

3. 数据驱动层面：档案资源开发与知识赋能相统一

笔者将使用DIKW（数据—信息—知识—智慧）模型（如图1），来论证国企数字化转型背景下档案利用的发展方向，DIKW模型是表示知识体系的理论模型，它描述了数据、信息、知识、智慧的递进关系。[8]在该模型中，通过利用数据治理工具，实现国企档案向档案数据资源与数据要素的转化，进而完成档案信息化演变。

档案利用与知识赋能在DIKW模型中是一个级联的过程，档案利用是知识赋能的前提。通过对档案数据资源的深入挖掘，能为国企更准确地把握、洞察行业竞争态势提供知识支持，从而优化业务运营、提升国企公共服务水平等。在采集、整理、提取和分析档案数据资源的过程中，不仅要使其变得更有组织性和易于解析，以提升国企决策、业务改进和信息控制的水平，更要发挥档案数据对政策响应的引导作用。

但档案数据向知识演变的过程存在一定的瓶颈，由于国企内部长期存在“重形式、轻利用” [9]的档案工作理念，缺乏有效的档案数字化工具和平台，以及统一的标准和规范，导致档案数据完整性、质量以及价值释放存在问题。因此，实现档案数据知识赋能是国企数字化转型过程中在组织、技术层面的一大挑战。

二、 数字化转型背景下国企档案工作定位

1. 延续传统的档案管理职能

我国《档案法》明确规定：反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的材料应当纳入归档范围。[10]这一法律规定明确了我国国企档案工作必须延续传统的档案管理职能，包括国企各类文件、资料的收集、整理、归档、保管和使用，还包括维护国企档案的完整性、安全性和历史价值，以确保国企档案得到合法使用。这要求国企档案部门不仅要关注档案的保管和使用，还要积极配合国家政策，提高国企档案管理水平，确保档案数据在国企数字化转型中得到充分利用。

2. 国企竞争情报中心

近年来，垄断行业的准入管制放松，民营企业参与竞争[11]，国企竞争环境逐渐复杂。而相较于民营企业，国企档案部门有长时间的业务积累，且与国家大政方针紧密相关，对企业的业务和管理有深入的理解和认知，利用好档案数据资源以提供更加具有敏感性和预见性的竞争情报，将成为国企在新一轮改革中维护自身竞争优势的关键环节。

随着国企数字化转型推进，档案数据化利用程度加大，信息技术的使用愈加深入，具有商业机密性质或竞争利用价值的敏感档案，以及数据分析结果中国企内部评估信息，将成为国企竞争情报的重要来源。因此，档案部门需紧跟数字化转型的步伐，扩展其服务领域，深化对多学科的理解和融合，以更好地服务于国企发展目标和国家政策导向。

3. 知识服务集成中心

随着数字化转型进程加快，国企在混改过程中放开行业准入并破除行政性垄断[12]，使国企在运营模式、管理方式和政策执行等方面需要创新改革，这需要国企在策略制定和执行等方面有更为多元化的知识支持。而国企特有的政治属性使档案部门在处理档案数据时，能够在政策解读、合规风险防控等方面提供更有深度的知识服务。

国企档案部门由于管理基础条件落后，主要是被动地接受和保管各类文件和资料。而随着国企数字化转型的推进，档案部门的工作越来越多地涉及数据收集、处理、分析，甚至决策支持等方面。这意味着档案部门要借助信息化技术和管理模式集成知识服务，拓展档案数据的整合范围、深化国企内知识的共享共建，逐渐从单一的档案管理，转变为积极的知识服务。

三、 数字化转型背景下国企档案工作思路

1. 策略层面：主动融入国企数字化转型工作，开展档案数据协同治理

《国有企业数字化转型调研报告（2022年）》指出：数字化转型必须首先推进组织和管理的数字化转型。[13]随着数字化运营在国企中的重要性日益增强，数据治理的角色变得尤为关键，而档案部门作为国企基础管理部门和保存企业历史文件和信息的重要部门，应积极主动融入国企数字化转型工作，开展档案数据治理。档案部门应了解国企数字化转型目标和规划，将档案数据治理纳入国企数据治理的主要部分，尤其是在数据分类分级和数据共享开放等环节，应将档案数据元素纳入其中。同时，档案归档、鉴定、利用等业务与国企数据治理工作需要有机结合，构建由国资监管机构、档案行政机构、国有企业和政府行政部门等参与的国企档案监督、管理、利用体系。在国企数据安全管理框架下，提高档案数据质量、保障数据安全，确保数据的准确性、一致性、时效性和完整性，推动档案数据在企业内外部的合法流动。

2. 组织层面：成立国企知识服务专班，延伸档案管理部门职能

随着数字化转型，传统的档案管理员已经无法承担数据领域的管理与利用。因此建议延伸档案管理部门职能，在档案管理部门中成立知识服务专班，为国企提供档案管理指导服务和综合性人才培养，同时也为国企提供档案数字化建设等方面的技术支持。具体体现在以下几方面：

一是解决人员能力不足与培养周期长的难题。在国企混合所有制改革和行业准入放开的背景下，往往面临着档案管理和国企业务脱节的问题，而复合型人才更是稀缺且培养周期长，因此，国企档案部门成立知识服务专班是非常必要的。

专班需要提升国企档案工作人员档案管理与信息技术的综合能力，培养能串联整个国企档案管理链及数字化管理链的全面性人才。服务团队应针对国企在政策、保密、历史存档等方面的特殊需求，提供定制化的档案数据管理模式，以将档案工作更好地融入国企数字化业务流程中。

二是應对复杂商业环境下对各类竞争情报的需求。近年来，国企通过混合所有制改革引入民营资本和竞争因素，导致国企的竞争环境更加复杂。在这种情况下，获得准确的信息对于国企保持竞争力和做出明智决策至关重要。

知识服务专班培养出的“档案+技术”综合型人才，能够灵活地运用各种数字化工具和技术，通过对档案数据的挖掘和分析，提供有关市场、技术、政策和竞争对手等方面的情报，帮助国企领导层和各业务部门做出更为明智的决策。同时，专班应提供政策解读和建议，帮助国企在政策变动下正确应对，对接国企与政府的联系。

三是实现国企业务、技术、知识的融合。专班人才既要具备档案与数字化双重专业素养，又要深谙国企运营机制和政策导向，在保证业务流程顺畅的前提下，通过技术手段提高业务效率，并利用知识管理系统整合国企的知识资源和技术资源。再利用信息化手段将国企内各个部门、各个环节和各个系统连接起来，实现与政府部门的互联共享，打通企业生产经营的各个环节，促进业务、技术、知识的融合，提升业务效率和企业绩效，实现国企档案经济价值和社会价值的最大化。

3. 技术层面：构建档案数据治理及归集平台

国企档案数据蕴含重要业务信息，具有敏感性，而当前国企档案数据分散存储在不同的系统和部门[14]，存在存储方式不统一、查询困难等问题。为加强档案数据安全性，方便国企在数字化转型过程中高效利用档案数据，基于数据驱动的设计理念，并结合API管理、云计算等信息技术，笔者建立了一套以用户为中心、全方位考虑国企特征和需求的综合性平台（见图2）。在构建这一平台时，充分考虑了以下几个关键要素：

用户体验：考虑到国企业务的多样性和用户群体的广泛性，设计定制化界面，根据不同的用户角色和权限，提供了各类易于操作的交互方式。

业务需求：国企的业务范围广泛且复杂，因此平台开发了针对档案数据的自动分类、标记、搜索和统计等功能，旨在提高档案数据的管理效率，支持国企的日常运营和决策。

数据安全：国企档案数据包含大量敏感信息，其安全性对国企运营和数据价值的实现至关重要。因此，平台设立了严谨的数据调用策略和流程，确保数据的有效性、完整性和安全性。

技术前瞻性：国企的业务环境和需求不断变化，需要平台具备持续创新和升级的能力。借助云计算、大数据、人工智能等前沿科技，使平台具备良好的扩展性和前瞻性。

总的来说，该模型深度适应了国企的特点，尤其是业务的复杂性和档案数据的庞大性。它强调各部门之间的协作和互动，旨在实现数据的全面收集、整理和共享，最终形成一个可用于协同管理的国企档案资源综合数据库。

四、 结语

国企档案工作改革迫在眉睫，是国企在数字社会应对当前经济形势、实现现代化运营和可持续发展的必然趋势。笔者认为档案数据是企业的主数据，档案数据治理是数据的主要方面，档案资源开发与知识赋能相统一，档案工作除了传统档案职能管理之外，还应是企业竞争情报中心和知识服务集成中心。在工作思路层面，需从主动融入国企数字化转型工作、成立企业知识服务专班和构建档案数据归集平台三个方面进行研究，以优化和提升单位档案工作服务质量和效率。

*本文系2021年度江苏省档案科技项目“以服务高质量发展为目标的开发区档案数据治理研究”（项目编号：2021-4）阶段性研究成果。

注释与参考文献

[1]刘戒骄.关于国有企业存在依据的新思考[J].经济管理，2016，38（10）：1-13.

[2]黃速建，余菁.国有企业的性质、目标与社会责任[J].中国工业经济，2006（2）：68-76

[3]任越.从观念到理论——档案双元价值论的演变轨迹研究[J].档案学研究，2012（1）：30-34.

[4]周林兴，崔云萍.大数据视域下档案数据质量控制实现路径探析[J].档案学通讯，2022（3）：39-47

[5]周娟娟，李泽锋，叶丹云.档案数据长期保存模型构建研究[J].北京档案，2022（10）：10-14.

[6]谈锦锋，王阳飞，梁蕊，等.浅谈“两化”融合背景下企业的主数据管理[J].信息技术与信息化，2019（5）：209-212.

[7][9]张珍珠.新时代如何提升国企档案管理工作水平[J].黑龙江档案，2022（3）：218-220.

[8]中国信息通信研究院.数据要素白皮书（2022年）[r/OL].[2023-02-06].http：//www.caict.ac.cn/kxyj/qwfb/ bps/202301/t20230107_413788.htm.

[10]中华人民共和国档案法[EB/OL].[2022-08-08]. http：//www.npc.gov.cn/npc/c30834/202006/14a5f4f6452a420a97ccf 2d3217f6292.shtml.

[11]陶勇.国企改革轨迹中的逻辑与对策[J].产业创新研究，2023（8）：4-6.

[12][13]牛福莲，陈维宣.国有企业数字化转型调研报告（2022）[r].北京：腾讯研究院，2022.

[14]金波，陈坚，李佳男，等.大数据时代档案数据资源整合探究[J].档案与建设，2022（9）：18-23.