英国档案数据治理现状与启示

2023-11-12 19:31王玉许晓彤
档案与建设 2023年8期
关键词:数据治理

王玉 许晓彤

摘 要:文章基于对英国数据治理工作宏观背景的分析,聚焦法规制度与实践样例两个方面,认为英国数据收集内容丰富、方式灵活,数据组织与存储要求明确、标准规范,数据安全设施、人员与存储并重,数据利用范围广泛、形式多样。我国应当强化档案数据法规制度建设、推动多元主体协同联动、积极运用档案数据治理新技术,协力提升我国档案数据治理能力。

关键词:档案数据;数据治理;档案数据治理

分类号:G279.1

The Present Situation and Enlightenment of Archival Data Governance in the UK

Wang Yu1,2, Xu Xiaotong3

( 1.School of Information Management, Wuhan University, Wuhan, Hubei 430072; 2.National Demonstration Center for Experimental Library and Information Science Education, Wuhan University, Wuhan, Hubei 430072; 3. School of History and Culture, Shandong University, Jinan, Shandong 250100 )

Abstract: Based on the analysis of the macro background of data governance in the UK, the article focuses on two aspects: laws and regulations and practical examples. It believes that data collection in the UK is rich in content, flexible in methods, clear in data organization and storage requirements, standardized in regulations, with equal emphasis on data security facilities, personnel, and storage. The scope of data utilization is wide and diverse in forms. We should strengthen the development of regulations and systems for archival data, promote collaboration among multiple entities, actively utilize new technologies for archival data governance, and work together to enhance China’s archival data governance capabilities.

Keywords: Archival Data; Data Governance; Archival Data Governance

“档案数据”是近年来出现的新概念,是指数据化的档案信息及具备档案性质的数据记录。[1]从其外延上看,档案数据是广义的数据集合,既包括档案机构中数据态的档案资源,也包括具备长期保存价值,但暂时尚未被纳入档案机构保管的数据(如社科领域现有研究汇集成的历史数据集[2])。当前,档案数据在安全、质量、开放利用等方面仍面临困境,数据孤岛、数据壁垒、数据异构等问题普遍存在,如何将档案数据治理融入国家治理体系建设,为数字政府、数字经济与数字社会建设提供高质量的可信档案数据,成为档案界研究的焦点。

我国对档案数据治理的研究始于2018年,关注问题涉及档案数据治理的概念与内涵[3]、动因[4]、主体[5]、策略[6]等,整体形成了我国档案数据治理体系的理论框架,但尚缺乏对国外相关现状的系统性、针对性梳理。本文聚焦英国档案数据治理工作,梳理其在档案数据治理制度、实践方面的典型探索,最后结合我国国情提出可供借鉴的启示与策略。

1 宏观背景:国家数据治理法规制度体系日趋完备

英国目前虽未颁布专门的档案数据治理法律法规,但在整体数据治理层面已形成“时空扩展,纵横延伸”的法规制度体系——以《信息自由法》(Freedom of Information Act)《自由保护法》(Protection of Freedom)《数据保护法》(Data Protection Act,2018年更新,以下简称DPA 2018)《通用数据保护条例》(The General Data Protection Regulation,以下简称GDPR)等为核心,涵盖个人数据保护、数据开放利用、电子政务管理与服务、网络与数据安全、数据基础设施建设五大领域。2020年9月,英国数字、文化、媒体和体育部发布《国家数据战略》(UK National Data Strategy,以下簡称NDS)。NDS是英国近期一项极为重要的大数据国家战略,它致力于发展英国数据经济,确保公众信任数据,为支持英国发展世界领先的数据经济构建了明确的政府行动框架。[7]2022年7月18日,英国下议院最新提交的《数据保护和数字信息法案》(Data Protection and Digital Information Bill),旨在促进数据驱动创新,鼓励合理使用个人数据以保护公众利益。[8]整体而言,英国数据治理制度体系既包括具有强制约束力的法律法规,又包括宏观层面的国家战略、操作性强的指南,以及白皮书等“非正式文件”,类型多样,覆盖面极广,且随着技术的发展不断更新。

英国的档案数据治理工作在国家数据治理的宏观背景下推行。GDPR首次明确提出“为公共利益存档”的概念,出于公共利益保存或公布含有个人数据的档案可以免受部分GDPR所列规则的管辖;DPA 2018同样指出,为了社会的长期利益,允许档案馆永久保存符合公共利益的个人数据,但须采取适当保护措施避免对数据主体造成威胁。两部法规均强调档案数据治理的重要性,为备受关注的个人档案数据处理提供一定责任豁免,并将其纳入立法框架,为档案馆出于公共利益处理个人档案数据提供了立法支持,拓宽了档案数据治理的发展空间,档案工作者在数据治理工作中更有可为。

2 法规制度:档案数据治理有序嵌入国家数据治理

国家档案馆等机构紧随国家数据治理发展趋势,陆续颁布档案数据治理规范性文件,推动英国档案数据治理有计划地融入国家数据治理战略体系。

2.1 《个人数据存档指南》

2018年,英国国家档案馆发布《个人数据存档指南》(Guide to Archiving Personal Data)[9](以下简称《指南》),为出于公共利益的个人数据存档提供了指导。《指南》遵循GDPR对“个人信息”的宽泛定义,即“可直接或间接识别自然人(数据主体)的所有信息”,并将业务或法律存证排除在“为公共利益存档”范围之外,以避免规制范围的无限扩大。

《指南》主要包括三方面内容:明确了个人数据保护与存档之间的关系,它指出个人数据保护不能妨碍存档工作的正常进行,确立了“保护”与“存档”并重的法律地位;建立了基于公共利益的个人数据权利豁免规则,为了社会公众的长期利益,档案馆有权永久保存确有价值的个人数据;对数据处理“知情—同意”的限制性规定,出于公共利益的存档行为无须获得数据主体同意,但应保留数据主体“权利束”中的部分权利,如访问权、可携权、更正权等,最大限度减少对个人权利的干预。出于公共利益存档的主要任务在于确保档案所载社会记忆的完整与真实,便于日后查考,在这种环境下,“被遗忘权”并不适用。但这一限制并非绝对,是否删除数据需要档案部门结合个案情况综合考量个人利益与社会公共利益,在损益成比例的情况下做出自由裁量。此外,档案部门还可以通过设置封闭期、增加访问限制等手段实现记忆完整性与个人隐私保护的平衡。

《指南》还确立了三个个人数据存档的基本原则。客观性原则,存档后的个人数据不再更新,固化存档截止时的既有事实。人本性原则,数据主体在世时,档案数据管理过程中应当侧重于对个人隐私的保护;一旦数据主体去世,相关个人档案数据失去赖以依存的利益主体,其作为一种公共资源可能面临公开。透明度原则,档案数据控制者在处理个人数据时,必须向数据主体公开,将数据主体作为个人档案数据处理合规性监督的重要力量。

2.2 《数据保护与个人信息》

2019年,英国国家档案馆发布更新后的《数据保护与个人信息》(Data Protection and Personal Information)[10],该文件明确了个人数据存档免于GDPR与DPA 2018各项规定要求的两项前提:一是数据处理行为不是为了支持某项个人决定,而是为了满足公共利益;二是个人数据的长期保存不会给数据主体带来负面影响。如果两项前提都适用,那么档案馆可以永久保存个人数据,避免个人数据存档行为过度受到数据保护原则的掣肘,在立法层面确立了“公共利益”的具体裁量基准。而对于此类包含个人数据的档案,国家档案馆也会将具体情況登记在移交给信息专员的隐私声明中,标明移交至档案馆的文件中含有个人数据。作为隐私监管者与个人数据保护的独立官员,信息专员依法对档案馆处理个人数据的行为进行监督。

此外,文件还指出了档案封闭的常见原因是包含了依然在世者的个人信息。然而,无法判断数据主体是否在世是档案馆处理个人数据时的常见困难。基于此,英国国家文件与档案咨询委员会将人的生命假定为100年,用其减去档案中数据主体已知或推测的年龄,即为相应个人档案数据的封闭期。这一规则简称为“生命周期”(Life Cycling)原则,不仅适用于传统载体档案的开放利用,同样也适用于档案数据的开放利用。英国还采用“滚动十年”(Rolling 10 Years)原则,定期对这些封闭状态的档案数据展开评估,及时解除利用限制。此外,个人数据主体生命周期内的全部个人数据并非都应封闭保存,特定的信息及其上下文内容可能在封闭期之前被允许访问。

2.3 《从档案中提取数据:最佳实践指南》

2021年,英国地理空间委员会出于科研工作需要,与内阁办公室共同发布《从档案中提取数据:最佳实践指南》(Extracting Data from Archives: Best Practice Guide)[11],用以指导识别档案中的地理空间数据。该指南面向所有使用档案并希望从档案中提取地理空间数据,尤其是首次尝试数据采集的人员,指导其在档案数据管理任意阶段识别并处理档案中的位置数据。该指南所使用数据的主要来源是Geo6合作机构,包括英国地质调查局、煤炭管理局、军械测量局、土地注册处、英国水文局与英国评估办公室机构所拥有的地理空间数据。指南总结了从档案中提取位置数据时需要注意的要素,包括成本和资金、数据领域专业知识、档案与待提取数据的价值、提取过程中的数据质量保证与控制、提取后的数据质量、数据可用性、数据标准共7项。此外,该指南还提供了从档案中提取数据的最佳实践框架,将数据提取项目分为6个步骤,包括识别用户需求、档案审查、扫描或数据转录、数据提取、数据存储和数据交付,各阶段之间的反馈主要靠专家输入实现。

3 实践样例:英国数据档案馆的档案数据治理探索

英国数据档案馆(UK Data Archive)1967年成立于埃塞克斯大学。作为具有世界影响力的国家级数据档案馆,英国数据档案馆保存着来自英国国家统计局、国家社会研究中心、内政部、卫生部等诸多机构的调查数据,是英国最大的社会科学与人口研究数据集合地。该机构所保存的数据目前尚未为档案机构所保管,但具备长期保存价值,属于本文“档案数据”的讨论范围。自20世纪70年代起,英国国家统计局开始向英国数据档案馆存放政府调查数据。2005年起,英国数据档案馆成为英国国家档案馆的指定数据存放地,并于2012年成为英国政府数据服务的主要合作伙伴。当前,英国数据档案馆已成为英国国家数据资源极为重要的可信存储库,极大地拓展了档案数据治理的领域与行为,并获得CoreTrustSeal国际数据知识库认证。作为数据管理的有力倡导者,英国数据档案馆在数据收集、数据组织与存储、数据安全、数据利用等关键环节与方面开展了不同角度的探索,积累了较为丰富的经验。因此,本文以英国数据档案馆为样例,管窥英国数据治理实践工作的特点。

3.1 数据收集内容丰富、方式灵活

英国数据档案馆广泛收集以社会与经济数据为主的数据档案,其数据收集工作具有四方面特点。第一,数据来源广泛。英国数据档案馆不限制数据来源,无论是小型组织的科研数据,还是政府部门和公共机构的大规模数据集,均可存储在英国数据档案馆中,成为开放或受保护的数据。第二,数据内容与形式多样。数据档案馆代表英国数据服务(UK Data Service)对全国研究数据进行收集整理,除社会、经济与人文数据外,其还整合了埃塞克斯的定性数据部门和专业的历史数据服务中心,馆藏数据不仅涉及英国社会生活的诸多领域,而且可能反映了某些国际问题,数据种类也涵盖文本型、图片型或混合方法等多种形式。第三,数据收集方式多样。初次提供数据的主体,可通过免费注册的在线账户提供数据,并对其进行简短说明。英国数据档案馆对数据进行评估后,决定是否接收数据及存储地点。对于经常提供数据的主体,如政府部门、公共机构或大型研究机构,英国数据档案馆将安排专业处理团队对其进行策展,将其数据纳入策划的精选数据存储库,并为数据利用提供线索指引。对于可共享数据的提供方,尤其是ESRC的被资助者,英国数据档案馆建议将其研究数据自行存入英国数据服务的在线可共享数据存储库ReShare中。第四,数据获取以合作为主。英国数据档案馆扩展了面向数据的合作项目,如农村地区数据库等。此外,英国数据档案馆与英国政府建立了长期合作关系,还同世界银行、国际货币基金组织、国际能源署等重要机构开展合作,确保用户能够及时获取这些重要的、可公开的社会与经济数据资源。

3.2 数据组织与存储要求明确、标准规范

在档案数据组织方面,英国数据档案馆积极建立数据词典、编纂主题词表进行数据组织。英国数据档案馆为所有存档过的SPSS格式数据文件建立数据词典[12],并编纂人文与社会科学电子主题词表,该词表涵盖了4000多个核心社科概念,能够实现数据集的快速索引。在档案数据存储方面,英国数据档案馆发布了专门的《保存政策》(Preservation policy)以规范数据存储行为。[13]英国数据档案馆通过数据校验实现数据的编辑、清理、验证等。当决定对某份数据建立专门的数据集时,数据档案馆将开展数据质量控制检验,对变量个数、文档格式、数据下载格式等进行检查。数据质量控制检验将数据分为A*、A、B、C四类标准,不同层次的数据在数据集维度、元数据、数据有效性、数据读取等方面的要求从严到松,并制定《英国数据档案馆数据处理标准》(UK Data Archive Data Processing Standards)加以规范。此外,英国数据档案馆遵循系列标准以规范对馆藏元数据的描述,如《数据文档倡议》(The Data Documentation Initiative)。该标准是专为经济与社会科学数据而设计的元数据标准,用以记录和研究数据生命周期从概念化、收集、处理到最终存档各个阶段的表现状态。

3.3 数据安全设施、人员与存储并重

作为受信任的数字存储库,英国数据档案馆的使命是提供对馆藏数字资源的可靠、长期访问。2010年6月,英国数据档案馆通过国际信息安全管理体系标准ISO/IEC 27001评审,这标志着其已建立起涵盖隐私保护、数据处理、人员管理等领域的数据安全管理体系。

英国数据档案馆从基础设施、人员与存储三方面维护数据安全。在基础设施安全方面,英国数据档案馆配备了诸多安防系统,服务器机房的门禁系统能够实现实时报警,并与埃塞克斯大学保卫处直接对接,所有机房的计算机均由密码系统锁定,严防未经授权的访问。在人员安全方面,对于档案馆员工,英国数据档案馆要求所有访问档案馆网络的员工签署保密协议,有权访问敏感档案数据的员工还需接受苏格兰政府执行机构披露苏格兰(Disclosure Scotland)的审查;对于外部访问者,英国数据档案馆要求访问数据须经过数据拥有者的授权同意,允许利用者对数据进行安全访问与远程分析,但不得修改、下载或带走数据,以降低档案数据的失效、失密风险。在存储安全方面,英国数据档案馆对访问披露的安全数据有着严格的规定,所有受限的数字化文件必须加密,文件名需包含“RESRICTED”以便于识别,并存储在指定驱动器中的“RESRICTED”目录中,以维护馆藏档案数据的安全。

3.4 数据利用范围广泛、形式多样

英国数据档案馆采用多种形式,为世界范围内用户提供数据访问利用。首先,自2012年起,英国数据档案馆开始为所有馆藏数据启动DataCite數字对象标识符(DOI)集中注册管理技术作为数据引用方法,极大拓宽了数据的可共享范围。借助互联网传播方式,英国数据档案馆当前已拥有超过2.3万名注册用户。英国数据档案馆还拥有8900余个数据集,各国的科学研究者、政府部门人员等数据用户均可从中获取数据,支持科研发展与政府决策。其次,英国数据档案馆的检索方式较为便捷,用户可以通过数据日期、主题、数据类型、使用权、国家等要素检索,快速定位所需数据。最后,英国数据档案馆还致力于指导数据利用者提高数据访问分析能力,通过编制用户指南、开展网络研讨会、提供面对面定制化培训服务等,帮助利用者更高效地开展研究工作。当前,英国数据档案馆的培训课程已走出国门,拓展至美国、中国、印度、吉尔吉斯斯坦等国家,极大地扩展了档案数据访问利用的地域范围。

4 启示建议:协力提升我国档案数据治理能力

英国档案数据治理工作产生于国家大数据战略布局对档案资源数据态转型的客观需求,档案数据治理体系正向以基础法规制度为标尺、以个人档案数据保护为特色的方向发展,并围绕数据收集、数据组织与存储、数据安全、数据利用开展实践探索,从制度与实践两个层面着力提升档案数据治理能力。不可否认的是,英国档案数据治理体系建设还须不断完善,法律法规建设尚未健全,实践工作还未大规模覆盖至已移交至档案机构的、具备档案属性的数据。但英国档案数据治理工作在制度体系建设、协同意识强化与新兴技术运用等方面的经验,仍对我们具有借鉴意义。截至 2021 年底,我国各级国家档案馆共计馆藏电子档案 1629.9 TB。[14]海量原生数字档案要求档案界重视档案数据治理,发挥档案数据价值,助力国家治理体系与治理能力现代化。受多方面因素影响,我国档案数据治理仍普遍面临数据质量参差不齐、数据价值挖掘不足、档案数据安全风险等困境[15],数据涌现与治理滞后、海量数据与价值实现之间的矛盾广泛存在。因此,本文基于英国档案数据治理探索过程中在制度构建、意识培养、技术运用三方面的现有经验,结合我国实际情况,探讨档案数据治理的可行之策,以期对构建有中国特色的档案数据治理体系,强化档案数据治理能力提供参考。

4.1 强化档案数据法规制度建设,融入国家数据治理顶层设计

档案数据法规制度建设为档案数据治理工作提供了基础保障。一方面,档案数据治理应以国家数据治理法律规范为框架,构建自上而下的档案数据治理顶层设计,推动档案事业可持续发展。英国政府较早意识到档案数据治理的重要性,2018年发布的GDPR与DPA 2018首次将出于公共利益进行的个人数据归档行为纳入管理范畴,为档案馆长期保存个人档案数据提供了立法支持。同年,英国国家档案馆迅速作出反应,发布《指南》以响应国家战略布局,并于2019年发布《数据保护与个人信息》,推动档案数据治理相关法规制度不断融入国家数据治理顶层设计。另一方面,档案部门应主动对接国家大数据战略,积极参与国家数据治理规则制定,找准自身在数据时代的价值与定位。英国国家档案馆早于2011年便参与了国家“信息基础设施(NII)计划”,负责指导政府部门定义并发布各自的公共任务声明;2015年,英国国家档案馆又与司法部联合修订了《公共部门信息再利用条例》(The Reuse of Public Sector Information Regulations),明确公民拥有获取公共部门掌握的信息(除例外信息)的权利,公共部门应以开放的、机器可读格式提供信息及其元数据。这表明在英国国家数据治理体系构建中,英国国家档案馆始终占有一席之地,履行其记录与管理政府信息的基本职责。

我国的数据治理制度建设正处于快速推进阶段,档案机构却尚未在数据治理制度建设中发挥应有作用。2016年起,我国陆续颁布了《网络安全法》《数据保护法》《个人信息保护法》等,围绕数据治理建立起一系列工作机制,如数据出境安全评估机制、个人数据处理“告知同意”机制等,初步构建起国家数据治理制度体系,有效回应数据治理中的各类问题。然而,参与数据治理顶层设计的主体中鲜见档案部门的身影[16],如2015年建立起的“促进大数据发展部际联席会议”中,档案部门并未列席;2023年新组建的国家数据局也未见档案部门参与,针对档案数据治理的顶层制度规划也尚未成型。基于此,档案部门应主动参与国家数据治理的整体部署与具体工作,同时积极制定全国性档案数据治理顶层规划,并将其融入国家数据治理的总体发展浪潮中,与国家数据治理工作同频共振。基于当前政府信息资源开放与共享、个人数据保护、数据安全维护等重点领域对数据治理的迫切需求,档案部门可优先开展上述领域档案数据治理的探索,强化相关制度的制定与贯彻,形成覆盖全面、权责明晰、监督有力的档案数据治理制度体系。档案部门也应重视档案管理基础环节的数据化转型,加强档案数据安全管理、质量控制等制度推进,从传统粗放式的管理向更细颗粒度的数据化治理转型,提供更高质量的原生档案数据并推进档案数据流动,切实提升档案数据治理效能。

4.2 推动多元主体协同联动,探索档案数据“多元共治”模式

多元共治是社会治理现代化的表征,多元主体协同也是数据治理工作的前提。英国档案数据治理秉承多元共治理念,强调档案部门要与政府、社会、公众等多主体合作互动。在制度层面,英国档案数据治理制度体系的构建主体并非仅有国家档案馆,以英国内阁办公室、英国地理空间委员会等为代表的非档案机构也纷纷立足各自领域,发布档案数据治理标准或指南等规范性文件。在实践层面,英国数据档案馆作为国家数据资源的可信存储库,与国家统计局、国家社会研究中心、内政部、卫生部等开展合作,积极面向不同机构广泛收集以社会与经济数据为主的档案数据,并将公众纳入档案数据的重要来源,以实现社会范畴内的数据共享。此外,英国数据档案馆主动开展面向公众的档案数据能力培训,实现档案馆与公众之间的良性互动,强化多元主体数据治理意识与能力,构建起以档案馆为主导、多元主体协同治理的良好格局。

我国新修订《中华人民共和国档案法》指出,“国家鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展”,这为多元主体协同参与档案数据治理提供了遵循。我国的档案数据治理体系建设,同样应着力强化档案部门与政府、社会力量的协同合作,激发社会参与热情,形成多元主体共同參与的档案数据治理协同机制,共同“办好一件事”。具体而言,档案馆可与图书馆、博物馆、美术馆等文化遗产机构合作,共谋档案文化数据的治理;可与大数据局、民政局、财政局等政府部门合作,共商档案数据惠民。如山东省档案馆与省民政厅、大数据局寻求合作,共同发文督办省内婚姻登记历史档案数据补录,为促进婚姻登记数据共享提供强有力的档案数据支撑[17],为其他地区档案数据多元共治提供了有益借鉴。

4.3 积极运用档案数据治理新技术,释放档案数据红利

档案数据治理离不开新兴技术的运用。纵观英国档案数据治理已有经验,新兴技术的运用贯穿始终。在制度层面,《从档案中提取数据:最佳实践指南》指出要运用大数据技术实现数据的自动提取;在实践层面,英国国家档案馆发布了专门的档案数据保护工具包,通过结构化决策法协助档案管理者处理针对馆藏个人数据的访问请求;英国数据档案馆同样开发了QAMyData、OpenRefine、sdcMicro、AxCrypt、ZendTo、Nesstar等一系列工具,分别用于数据质量评估、数据清洗、风险监测、数据加密、数据传输、数据共享等档案数据处理活动。

聚焦国内,在我国数字档案管理工作“数字化存量大量累积,电子化增量海量增长”的现状之下,需理顺传统档案管理技术与数据治理所需大数据技术的共存与迭代关系。一方面,档案部门应对其所掌握的档案数据进行国家或省级层面的集中统一治理,打通“数据孤岛”,为档案数据开发利用、价值挖掘奠定基础;另一方面,主动加强与业务部门和数据管理部门的对接,融入业务前端,在数据治理中坚持“档案视角”,嵌入档案要求,实现档案数据的全流程监管,确保档案数据应归尽归。此外,档案部门应积极开展大数据相关技术研发,实现数据采集、数据处理、数据鉴定、数据存档、数据服务等关键业务环节的自动化、高速化与针对性,在提升档案数据管理质量的同时提高档案数据服务效能。

5 结 语

党的十九届五中全会明确提出,要加强数字社会、数字政府建设。《“十四五”全国档案事业发展规划》同样强调了档案治理的重要性,要求全面推进档案治理体系建设,切实提高档案治理能力与水平[18]。档案数据治理是国家治理体系的重要组成部分,总结并合理借鉴英国档案数据治理现有经验,从制度、模式、技术三方着手,提出基于我国国情的档案数据治理发展建议,有助于规范档案数据治理行为,构建有效的档案数据治理体系,提升档案数据服务水平,推进国家治理体系与治理能力现代化稳步前进。

*本文系国家社科基金一般项目“国家大数据战略背景下档案数据治理体系构建研究”(项目编号:19BTQ097)阶段性研究成果。

注释与参考文献

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[9]The national Archives. Guide to archiving personal data[EB/OL].[2023-03-22].extension://bfdogplmndidl pjfhoijckpakkdjkkil/pdf/viewer.html file=https%3A%2F%2Fcdn. nationalarchives.gov.uk%2Fdocuments%2Finformationmanagement%2Fguide-to-archiving-personal-data.pdf.

[10]The national Archives.data Protection and Personal Information[EB/OL].[2023-03-22]. extension://bfdogplmndidlpjfhoijckpakkdjkkil/pdf/viewer. html file=https%3A%2F%2Fcdn.nationalarchives.gov. uk%2Fdocuments%2Finformation-management%2Fdataprotection-and-personal-information.pdf.

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