高校多媒体教室管理的核心要素

王建斌

（肇庆学院 数学与统计学院，广东 肇庆 526061）

引言

计算机多媒体教室在我国高校已有20多年的建设历史［1-2］，在高校教学中发挥着基础支撑作用，是教学管理中不可忽视的一环。多媒体教室的管理必须达到一定的水平，才能保证高校日常教学活动的稳定运行。

根据教育部《2017年教育信息化工作要点》要求，多媒体教室占普通教室比例要达到80%。经过多年建设，高校多媒体教室普及率已达文件要求，但管理水平仍有较大提升空间。有研究者指出，多媒体教室管理中存在管理队伍隶属混乱、管理混乱［3］、人员素质参差不齐［4］、服务意识不足［5］、管理水平不高的问题［6］，还存在维护成本高［7］、经费不足、备件缺乏［5，8］的问题，以及开放式管理削弱了管理员与教师之间沟通的问题［9］。

笔者结合肇庆学院多媒体管理的具体实践，围绕多媒体管理的六个核心要素展开论述，介绍其中一些比较有特色的做法，希望对高校同行有所启发。

一、职能定位

多媒体教室管理部门的重要性是不言而喻的。高校教学已高度依赖多媒体设备，若多媒体教室停止运转（如停电），将严重影响教学正常进行。多媒体管理部门的首要职责就是保证多媒体教室的正常运转。

多媒体教室的建设、管理和运维一般由教育技术中心主管，或者由教务处主管，70%的高校由这两个部门主管多媒体教室［2-4，6-11］。多媒体教室管理也可由多部门协管，但多部门协管容易出现责权不明、相互推诿的情况，劣于单一部门主管。笔者学校在2018年以前，多媒体教室由教育技术中心主导建设和管理，其中一个显著特点是勤于技术而疏于服务。2018年，教育技术中心被撤销，多媒体教室管理部改名课室管理中心，归属教务处主管。教务处接手后，改变原有做法，强调服务和技术并重，多媒体教室管理和服务质量得到显著提升。

多媒体教室管理的核心职责是为教学服务［6］。服务的主体对象是教师，要充分考虑教师的需求。教务处可以根据教师需求，采用合适的技术方案建设或升级多媒体教室。当然，教师的需求有高低之分、主客观之分，需区别对待。总体的原则是：保证最低和客观需求，在资金预算允许条件下满足高层和主观需求。笔者认为，多媒体设备的最低需求至少为：PPT、音视频播放不卡顿，投影内容后排可看清，音箱响亮无噪声，系统安全无广告。

二、资金保障

高校依据在校学生规模一般需建设几百间多媒体教室，投入的资金较多。为了节省建设成本，领导层决策时不宜追求最新的技术和设备，而宜考虑成熟的技术和设备。采取分期建设可减轻学校财政压力，也可让多媒体设备的更新换代更加灵活。一间满足基本需求的多媒体教室建设主要成本如表1所示。从表1中可以看出，建设一间多媒体教室的成本大约是3万元，设备使用的是中低档配置。其中投影机和计算机都是超长服役（于2020年进行了更换）。笔者强烈建议多媒体教室加装一套监控系统，成本1万/间～1.5万/间，可以一并实现远程督导听课、监考和安全监控、远程设备辅助管理等功能。

表1 多媒体教室建设的主要成本

由于多媒体教室建设需投入较多的资金，学校可考虑多方筹措。像部属高校可向教育部和财政部申请国家设备购置、修购专项，以满足多媒体教室建设需要［5］。笔者2018年参与了学校教务处针对中央财政支持地方高校改革发展资金的申报工作。2019年资金下拨到位后，学校又自筹一部分资金，在2019—2020年更换了第二教学楼的电脑和投影机（2011年购入），该教学楼多媒体设备教师投诉多的问题得到根本解决。笔者学校多媒体管理维护资金至少有两个来源：一是向资产设备处申请的维修保养资金，二是教务处自有的耗材购买专项资金。

三、制度管理

多媒体教室已基本从封闭式管理转向了开放式管理［9］。教师使用授权的教工卡或指纹识别就可以打开中控台面板使用多媒体，为教师节省了时间，但增加了多媒体管理上的不确定性。因此，管理制度需做出调整来适应新使用模式。如修订多媒体教室使用管理办法、多媒体教室借用须知等［5］。规定教师要爱惜设备，长时间不用应关闭投影仪、电脑，以延长设备使用寿命。

多媒体管理员是技术型服务人员，除了需具备多媒体设备的使用和检修技能外，更重要的是需具备和教师进行有效沟通的态度与能力。多媒体管理员要严格遵守工作守则和服务规范，应做到：早、中、晚第一节课前十五分钟到岗，坚守岗位，时刻待命，处理问题要及时快速；当教师使用多媒体出现问题寻求帮助时，尽快抵达现场，安抚教师的情绪，耐心听取教师描述故障，热心解答教师提出的问题，虚心接受教师的意见和建议，不得与教师发生争吵［1］。

当教室多媒体设备出现故障，如预判无法快速解决或尝试解决超3分钟仍未解决，管理员有权给教师调换到空闲的多媒体教室，无须教师联系教务处办理调换教室手续。这种做法是合适的，设备故障大多是突发的，应首先保证教学活动的持续性，而不是死板要求手续的完整性。管理人员应认真填写故障登记表，记录故障的详细信息。故障信息需包含：日期、课室、故障设备、故障现象、原因、处理方案、维修人、完成时间。

为了防患于未然，应实施主动式管理，建立每学期和每周的巡查排查机制。每学期开学前，管理人员要做好设备巡查计划［4］，对多媒体教室各项设备逐一检查并记录。开学前一周进行全面检查和故障排除，以顺利迎接新学期的开始。学期末也可做一次设备巡查，报修故障设备，做好耗材和备件的购买需求计划。每周也应进行小规模的巡查，比如巡查一层楼的多媒体教室。利用空闲时间进行小规模巡查以及解决之前来不及处理的故障，同时还可以安排学生管理员清洁多媒体中控台、话筒、翻页笔等设备。

四、设备管理

多媒体教室建设好之后，工作重心转移至日常的管理。多媒体教室管理的主要工作之一是设备的管理，因为多媒体教学的正常运行很大程度上依赖于设备的正常运行。多媒体设备管理存在下列难点。

1.多媒体设备故障较大概率发生在设备启动时，开始上课时教师不能正常使用多媒体系统的现象时有发生［8］，造成暂时性管理人员数量不足，故障问题得不到及时处理的困局。

2.多媒体设备高负荷运转，故障率较高，如果设备维修周期长，送修设备较多且备件不足，则会导致短时间内正常运转的多媒体教室数量不足。

3.设备资产管理规定要求设备放置在固定的位置，而多媒体教学工作稳定运行需灵活调配设备，造成设备资产管理一致性与多媒体教学服务稳定性的矛盾［11］。

4.设备资产报废年限有强制要求，且报废旧设备、采购新设备皆需要走流程，所以旧设备超期服役，给教师带来糟糕的使用体验。

笔者提出可行的解决方案以供参考：临时招聘学生管理员以补充管理员数量的不足；共享和统一调度全校多媒体设备资产以保证有足够的正常运转的多媒体教室；管理员记录跟踪设备调配信息并在适当时候还原设备至初始位置；建议资产处允许申请提前报废并经过审查批准，以及优化采购流程。为了提高多媒体设备管理效率，还可以采取以下一些有效措施。

1.尽量采购同一厂家的同类产品，让同一品牌或型号的设备安装到同一楼层的教室或同一栋教学楼［5］，可减少设备管理的复杂度，也可减少操作不统一给教师带来的麻烦。

2.使用网络中控远程管理设备。中控系统可以远程控制教室中多媒体设备［12］的开和关，检查设备的工作状态，减少管理员往返教室的时间。

3.使用视频监控系统。在多媒体管理值班室里安装大屏显示器，方便监控设备运行情况和教师的使用情况，借助中控系统远程解决一些简单的问题，如教师没有打开投影、电脑等设备。

4.不要完全依赖于教师报告问题才维修的被动管理模式，而应采取定期巡查的主动管理模式。对于很多小问题，教师不会报告给多媒体管理员，需要管理员主动去发现。

多媒体设备管理目前主要是硬件的管理，但软件的管理也不可忽视，主要工作是计算机的系统和软件管理，其内容包括系统安装和升级打补丁、应用软件的安装与卸载，应尽可能基于网络使用自动化批量操作方式，以及使用远程管理的软件进行操作与管理，如远程桌面、向日葵或者腾讯电脑管家团队版等软件。

五、人力管理

人力管理是多媒体教室管理的另一项主要工作，其难度不亚于设备管理。多媒体管理员首先要具有服务意识，面对教师的投诉或抱怨，要耐心解释和安抚，不要争辩，更不要争吵。对于有歧视或嘲讽态度的教师，善意提醒他注意师风师德即可。此外，管理员需了解专业技能和管理制度，新入职的管理员，未必有机会接受专业培训，需要自己主动学习。相关技能包括多媒体系统的组成结构、各种设备的操作流程、接口连线、计算机的主要部件、操作系统和软件的安装、网络的基本知识等。

有研究表明，教师对服务质量最关心（或最不满意）的项目是：“多媒体教室的环境美观整洁”“多媒体教室的硬件维护良好”“管理员的行为使教师感到信任”［13］，多媒体教室管理员应把这些事项作为工作的重点。多媒体管理员还存在主动维护教室设备准备不足和逐渐产生惰性等问题［10］。由于工作业务并不特别复杂，经过两三年的熟悉后，管理员的新鲜感就会丧失，于是产生惰性。为了克服以上问题，实现有效的人力管理，笔者提供如下一些做法。

1.分工明确。如果一栋楼有多个管理员，需让每个管理员固定负责一定数量的教室，但繁忙时大家不分职责范围相互合作。分工不明确，容易互相推诿，导致工作没人干。

2.确定技术负责人。技术负责人可以攻关一些技术问题。笔者学校多媒体教室更换了一批投影机，但中控系统无法控制其开关，厂家未能解决。笔者研究发现，不仅要重新写控制码，还要改变接口接线，问题得到解决。

3.使用学生管理员。学校可招聘勤工俭学学生参与多媒体教室管理工作。学生每月可获得一定薪酬，获得知识技能以及创新学分，因此积极性和主动性都比较高。学生最多只能做三年，不存在因丧失新鲜感而产生惰性的问题。

4.提高待遇。管理员薪酬待遇不宜与管理门禁、清洁卫生的临时工搞“一刀切”［12］，可通过加班、考务等额外工作给予补贴。

对学生管理员需要一定的管理技巧，新招聘的学生管理员要接受一些简单的培训，并让上一届的学生管理员传帮带。制定需要遵守的工作纪律，主要内容如下：（1）按工作时间安排表准时到岗并在微信工作群签到，听从值班管理员工作安排。（2）值班学生在岗工作期间不可随意离开办公室（用餐时间除外）。（3）值班学生在下课后检查时需关闭多媒体设备和锁好中控台。晚上值班的学生，还需确保麦克风和激光笔正常充电。（4）值班学生需保持主动、热情、礼貌的服务态度，一般问题及时处理，遇到困难问题可报告值班管理员更换教室。

六、相关保障

为了确保多媒体教学的正常进行，除了要有运转良好的多媒体设备和训练有素的管理员队伍，还需要做好周边保障。如果市电中断了，需由水电部门的柴油发电机保证电力供应。如果网络中断了，需网络信息技术部门负责恢复。多媒体教室的环境卫生有赖于后勤或物业部门的支持，防火防盗有赖于保卫部门的支持，教师故障报修还需开通电信公司固定电话。有了上述相关保障，多媒体管理工作才可无后顾之忧。

结语

多媒体教室为教学提供了支撑服务，其重要性显而易见。本文详细探讨了多媒体教室管理的问题与对策，下面是一些重要结论。

1.定位、资金、制度、设备、人力、保障是多媒体管理的六个核心要素。根据短板理论，管理水平由短板决定，保证多媒体管理水平的关键是不要出现短板。

2.设备管理存在较多难点，容易成为短板。实行全校设备资产的共享和统一调度，基于网络中控和视频监控的远程管理以及设备的定期巡查可补齐短板。

3.人力管理是另一个容易成为短板的要素。要处理好该要素，可充分发挥学生管理员的作用。本科大学生基础扎实，善于学习，易于管理，不会出现“审美疲劳”，可作为多媒体管理的生力军，但要加强制度教育和纪律管理。