“人工智能+档案”视角下档案智慧化标准化服务体系建设探究

倪 榕

（厦门蓝极档案技术有限公司，福建 厦门 361000）

《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“积极探索知识管理、人工智能、数字人文技术在档案信息深层加工和利用中的应用”，为档案管理的智慧化标准化建设指明了方向。当前，人工智能技术成为推动社会治理效能的关键因素，要激发其在档案服务体系建设中的作用，推动档案工作更好地服务经济社会发展。

1 人工智能应用于档案服务体系建设的应然性和可行性

人工智能技术与档案管理有天然的契合性，为二者融合开阔了空间，奠定了深度融合的物质基础。

1.1 人工智能应用于档案服务体系的应然性

一是档案服务进入转型发展期。伴随新技术广泛应用，催生了数字化、网络化、智慧化的公共服务新模式和档案治理新理念，为人们生活带来了极大便利。同时，人们对优质服务的需求也随着提升，将人工智能技术应用档案服务已成为必然要求。比如，当利用者进行资料编研时，机器学习技术根据利用者需求自动推送相关内容，提升利用者编研效率。再比如，数据挖掘技术可以按照不同用户的需求，进行档案信息的收集和处理，保证了数据服务的个性化。二是传统档案服务模式的滞后性。随着电子档案的铺开，档案信息资源管理难度越来越大，大量结构化的数据资源成为管理的主要对象。与之相对的是对电子档案服务能力和效率的要求提升，需要借助知识管理工具开展科学管理。比如，《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，档案开放审核是档案开放利用的基础，也是档案工作中的难点问题。在电子档案开放中应用人工智能的自动审核优势，将档案人员从繁重任务中解脱出来，提高档案开放的准确性和实效性。

1.2 人工智能应用于档案服务体系建设的可行性

目前，我国正处于向数字社会建设的转型时期，档案工作的环境、对象、内容、方法都发生了根本性变化，档案管理与人工智能相融合也将有助于更好发挥人工智能的优势。具体表现在：从管理来说，人工智能与物联网技术相结合，通过射频信号实现自动识别管理对象获取数据，依托人工技术的机器学习和深度学习，从海量数据中提取有用价值，应用较为广泛的是智能库房建设，实现档案位置、类别和库房“九防”的跟踪和感知；从服务来说，人工智能实现从低层次数据记录到高层次知识聚合、图像查询由目录级向内容转变，体现了人工智能在知识挖掘和开发利用中的独特优势，为档案资政服务和公共服务打开了更为广阔的空间。从资源来说，人们对电子档案质量和效率有了更高要求，人工智能通过搭建数据化管理系统，依托计算机视觉、自然语言处理、机器学习等技术，实现档案的自动化识别、分类、存储和检索，从而提高档案管理的效率和准确性。

2 “人工智能+档案”视角下档案智慧化标准化服务体系建设的应用场景

根据《基于人工智能的接入网运维和业务智能化场景与需求》（YD/T 4070-2022）和《国家新一代人工智能标准体系建设指南》，人工智能技术在档案服务领域主要体现在利用、鉴定、安全、审核等方面，应用场景广阔。

2.1 档案利用服务

电子档案呈现海量增长的趋势，对档案利用提出了新要求。要突破传统的人工检索模式，降低人力、精力和时间的损耗，需要借助人工智能自然语言技术加以解决。自然语言处理就是用人工智能来处理、理解以及运用人类语言，已在生产生活领域广泛运用。比如，机器语言翻译、繁体字和手写体字符识别，语音识别文字转换、文本语义的抽取、过滤与分析等。它融合了语言处理中的语法、语义和篇章分析技术，是人工智能方面最前沿的研究方法。时至今日语言分析技术已把识别准确率从70%提高到了90%以上。电子档案管理可以运用语言分析技术，实现某一内容的智能化检索服务，尤其是对年代较为久远的档案资料，比如手写体、繁体字文档，依靠人工模式出错率高、效率低，依托该种技术，可极大提升文字识别的效率和准确度，实现提升查询利用的效果。比如，昆山市档案馆建立AI 智能校对系统，将大量的档案数据机器学习与人工智能服务的文字识别（OCR）服务、自然语言（NLP）分析服务进行对接，实现档案数据智能校对。

2.2 档案编研服务

根据《人工智能知识图谱技术框架》（GB/T 42 131-2022）人工智能赋能档案编研的途径有三种形式：一是自助编研。人工智能技术利用知识图谱中的数据，以可视化的方式结合语义检索、推荐和大语言模型，打造自主编研模式，深度挖掘利用档案内容和知识。比如，有的档案部门根据《数字档案馆室建设指南》《电子文件归档和电子档案管理规范》，搭建智能编研模块，只要输入关键字、时间节点、事件等系统能够自助按照模式进行汇总，像大事记等都可以采用此方式。二是方式创新。人工智能和虚拟现实的发展，丰富档案编研形式，使得展览素材更加逼真，例如，该技术能够对老照片进行色彩还原，结合历史背景使得人物鲜活生动，增强虚拟现实的体验，使虚拟环境更加智能和真实。同时，该技术在展览效果上突破了时空限制，通过虚拟现实参观主题展览、体验档案文化，提高了教育效果和参与度。三是智能推送。人工智能能够以语义分析利用者的需求，对关联内容进行推送，提升利用者的查询效率。同时，也可基于海量档案语言模型，对档案内容的事件抽取、文本摘要抽取，建立后台事件数据库和摘要数据库，为档案编研利用进行内容创新服务。

2.3 档案审核服务

档案审核划控是人工智能应用最广泛的领域，通过OCR 技术提取档案全文，然后使用NLP 技术进行语义分析，优化训练一种基于规则和语义驱动的开放审核模型，对关键档案信息进行识别标注，并动态更新关键词库和自动分类，有效解决了审核数量多和人员少的结构性矛盾。比如，福建省档案馆设计训练了深度神经网络辅助开放审核算法模型，编制了档案开放审核关键词表，提出了档案开放审核工作流程，对规范档案开放审核工作，提升档案开放审核工作效率。人工智能在审核中应加强人工抽检力度，因为人工智能系统需要大量的数据进行训练和学习，但系统常出现“数据偏见”，如果这种重复出现“偏见”，就造成某一模块审核准确率较低。比如，在部分手写稿或者繁体文档中，对部分词语识别准确率较低，造成审核结果失真，会影响整体审核质量。

2.4 档案安全服务

人工智能技术已经涵盖了档案物理层、网络层、传输层和载体层的全方位安全保护与控制，具体而言主要有：一是智能库房。人工智能建立环境监测系统、中央空调系统、通风设备、中央除尘系统、消防报警及联动控制系统、视频监控系统组成的一体化复合型智慧库房管理模式，实现了库房建设的更新迭代。目前，人工智能已实现全过程机器值守操作，减少人工干预。比如，上海静安区档案馆建立数字孪生技术、三维建模，构建技防与人防相结合、软硬件同步发展的档案实体安全管理体系，打造采用机器人实现档案拿取功能的无人值守库房。二是信息安全。人工智能可设置安全权限，利用人员只能查看安全权限以内的信息；同时，系统的安全风险感知、监测预警、实时阻断、追踪溯源能力提升，防入侵技术有显著提升，防火墙、防水墙的安全防护指数增强，用技术进步解决了安全风险难题。三是传输安全。人工智能通过计算机系统和人工智能的算法优化信息存储的方式，实现电子档案的在线存储、传输和备份，将档案资料从一个地点传输到另一个地点，以及进行档案的跟踪、审计和管理等全流程安全保管。四是载体安全。人工智能与云计算技术，可以提供一个高效、安全和可靠的载体存储环境，使得档案信息可以更加安全、可靠地存储和管理。同时，也可以提供灵活的服务扩展能力，满足档案工作中不断增长的数据存储和管理需求。

2.5 档案资源服务

结合《云平台人工智能建模系统框架及功能要求》（DB14/T 2527-2022）要求，人工智能在资源建设方面的优势主要体现在档案收集、整理和数据库建设方面。从收集上来看，通过搭建全方位的数据采集系统，对文字、声音、视频、自媒体进行收集，实现了档案资源建设的准、全、多样的要求。从整理上来看，人工智能技术通过预设的分类规则和方案，利用智能分类模型、文字处理技术、模式识别技术等手段，对档案整理流程进行智慧化改造，形成融合智慧化、自主性、一键式功能的整理体系。从数据库建设来看，人工智能推动数字档案馆向智慧馆转变，将全域档案数据转化为结构化的数据，打破了不同数据类型档案之间的信息壁垒，完成了全域档案数据的知识融合。

3 “人工智能+档案”视角下档案智慧化标准化服务体系建设的推进策略

人工智能的融合路径需要建立完善的推进措施，形成较为完备的要素支撑体系，实现档案服务的智能化标准化。

3.1 更新观念，科学谋划“人工智能+档案”发展模式

作为最热门的新技术之一，早在2017 年，国务院就发布了《新一代人工智能发展规划》，提出了面向2030 年我国新一代人工智能发展的指导思想、战略目标、重点任务和保障措施。随着深度学习、自然语言处理、计算机视觉等技术持续创新，人工智能将更加准确地识别和理解人类语言、行为和情感，并能够自主地进行决策和学习，能够拓展档案管理应用的场景和任务，为档案管理带来了更多创新。因此，要紧紧把握时代发展潮流，抓住人工智能发展的战略机遇期，以“智能+技术”赋能档案管理，逐步培育具有鲜明特色、自主可控的人工智能治理新业态。一是加强人工智能技术创新。聚焦深度学习、模拟计算、模态分析、认知推理等实施创新专项和关键核心技术攻关项目，形成具有档案特色的人工智能新技术。二是实施人工智能场景拓展计划。打造智能技术与解决方案供给体系，围绕开发利用、编研、整理鉴定、安全等智能化升级需求，提供自主可控的智能制造“档案方案”。三是加强智慧数字化治理提升。完善档案大脑中枢平台功能，重点围绕数据推送、交互平台等，提升利用的便捷性和人民群众幸福感。

3.2 顶层设计，严密防范“人工智能+档案”安全隐患

人工智能需要进行深度知识学习，其中就涉及个人的隐私问题，如果这些信息被泄露，就会对社会产生负面影响；人工智能依靠对数据的计算和训练，如果存在技术偏好将产生不公平现象，同时，人工智能系统也面临着网络黑客的攻击。因此，在推进人工智能的同时认真思考如何管理其潜在的负面风险，并采取适当的措施来保护个人和社会的利益。一是高位推动。采取措施加强监管，以确保公众利益和安全，加速建立形成通行、共识的人工智能治理规则和体系。建立多方参与机制，协力促进人工智能良性发展。二是技术突破。要加大技术攻关，围绕实时监测、数据筛选、数据保护、网络安全等方面进行研究，构建更为公平和包容的技术安全环境。三是明确规范。加强人工智能法律机制建设，规范技术标准，通过有效的技术创新、有效的流程管理和有效的风险防范来构筑人工智能治理的生态底座。

3.3 担当作为，提升人工智能应用能力

新技术的发展为档案管理带来了新的机遇与挑战，档案部门要加速推动档案管理与人工智能深度融合。一是创新投入机制。充分发挥政府投入的主渠道作用，完善以财政投入为主，企业、社会广泛参与的经费保障机制，加大人工智能经费投入力度，加强对政策支持力度，为推进人工智能提供良好的政策环境和发展空间。二是加强宣传引导。坚持典型引路的推进机制，总结提炼先进经验与典型案例。通过组织现场观摩会、举办讲座等方式，广泛宣传经验成效，发挥辐射引导效应。开展选树先进典型，发挥示范引领作用，激发人工智能引用的积极性。要按照《人工智能从业人员能力要求》（SJ/T 11805-2022 ）要求，加强专业化队伍建设。三是加强资源配置。重点围绕人民群众关心的服务媒介、资源建设、开发利用等方面，加强智慧档案馆、远程利用的资源和政策供给，提高人工智能应用效能。

4 结语

人工智能技术的发展已经成为了科技领域的热点话题，已不再是一个遥远的概念，而是渗透到生活的每一个角落，成为推动人类文明进步的重要力量。未来人工智能将会变得更加智慧化，应用场景将会更加广泛，发展方向也会更加多样化，为社会发展带来更多的机遇和挑战。站在新的历史节点上，档案工作者要加强运用人工智能技术的能力和水平，加强科技创新和交流合作，培养高技能人才，推动人工智能健康、可持续的发展，让智能技术更好地服务于档案事业发展。