时间战术助你成功

〔美〕尤金·格里斯曼

不时地有人这样对你说:“在你空闲时间里再干那件事吧”，但是事实上并没有“空闲的”时间。即使你躺在游泳池旁，那是闲暇时间——而不是空闲时间。

证明一切时间都有价值，在美国北部的一个大公司里，一位年长的经理要求每一位出席会议的人“埋头苦干”。在会议结束时，他用小时/人，计算出会议的总代价，然后再按每人的平均工资，换算成美元。这位经理形成了他的观点。会议看起来无需花费什么，但它们实际上是非常昂贵的，因为时间就是金钱。的确，假如你每年能挣1万美元，每小时的价值就是5美元。如果你每天能节约1小时，你不仅能保存价值数千美元的时间，而且你有机会学习和去做那些使你的时间更有价值的事情。绝大多数获得成功的人都是精通时间节省战术的人，这些战术可以简述如下:

一、保持焦点。所有高层次的执行者都能明确当务之急。《世界主义者》杂志主编海伦·格利·布朗始终在她的办公桌上放着一期这种杂志。无论何时她被引入歧途零碎地消耗时间，干一些无助于这种杂志成功的事情，只要看到那本杂志，就会使她回到正道上来。“除非你有一个当务之急的意识”，布朗说，“你越整天苦干，离你开始时的目标就会越远。”

确定当务之急的一个方法是建立一个“行动”一览表。每天晚上，记下第二天要干的头几件事情。并且一天回顾几次这张日程表。加拿大安大略省的时间管理顾问哈罗德·L·泰勒认为完成表上之事的最好方法是给每项任务一个特殊的时间区段。

二、80/20规则。如何确定你表格中的哪项任务是最重要的?方法之一是运用80/20规则。那是威廉·E·穆尔在为格利登公司销售油漆时确定的。开头一个月仅挣160美元，穆尔坐下来分析他的销售图表。他发现他的80%的买卖来自他的20%的客户。——但是他对所有的客户花费了同样的时间。

于是，穆尔要求把他最不活跃的36个客户重新分派给别地销售员。然后他把精力集中到最有希望的客户上。不久他一个月赚1000美元。穆尔从未放弃这一规则，终于成为凯利—穆尔油漆公司的主席。

三、现成模式。很多想走在前面的人花费有用的时间写感谢信、慰问信和贺信。但是当它们变成例行公事的便函、信件和表格时，通过依靠事先写好的材料，他们能节省大量的时间。

美国《精华》杂志主编苏姗·泰勒创作了40种形式的书信，涉及各种事情，从退稿通知到答复募捐要求。这些信件被贮存在计算机上，能很快被调出、复制或通过改变几个词而适应不同的对象。泰勒经常在信尾增加一个手写的问候语作为亲笔签署。

四、电话情报。金融家J·B·富卡通过电话把买卖联系在一起，获得财富。他的最重要的战术是打电话之前做笔记，“我直接进入要点，我从不谈论天气，我把业务放在至高无上的位置。”富卡认为管理打电话的时间是一种应该在商业学校里教授的至关重要的技巧。

避免让电话铃响个不停，立即接电话。因为你可能与打电话的人联系上，你的信息就不会堆积起来。如果对方正忙着，许多时间战略家都确定一个回电话的约会。如果当事人不在，则请对方转告一个详尽的口信，你可能很快得到回音。

五、现在就做。苏姗娜·塞吉尔是一个著名的色彩专家，她为许多名人设计居室和衣物。在应付日程表上的所有要求时她遵循从祖母那里学到的一个原则:如果有一件事情要做，她立即就干。

非常多的人浪费时间“开始着手进入开始状态”，塞吉尔常说。他们花费了很多的时间准备干一件事，以致他们没有剩余的时间去干这件事了。如果立即着手行动，你就会惊奇自己干得有多快!记住，栽一棵树的最好的时间是20年前，第二个最好的时间就是现在。

六、冻结设计。完美主义者和办事拖拉之人浪费同样的时间。瓦克维亚有限公司前主席托马斯·R·威廉发现，很多有希望的年轻人不知道何时停止研究一个设计而把它交差。这些学员应该从工程师那里学到一些东西，工程师们被要求在一个确定的日期拿出最好的解决问题的办法。即使一个设计不是完美无缺的，他们已经在一个确定的期限里完成他们所能做到的最好的工作。

工程师们把它称为“冻结设计”。成功的时间管理者都懂得什么时候值得为十全十美而奋斗，什么时候只有放弃十全十美才足够好。

七、“不得不走”。我在特纳广播系统工作时，圣诞节前夕需要见特德·特纳。他告诉我他很忙，仅能给我5分钟时间。我尽可能快地提出我的看法，但是5分钟飞快地过去了。当我中止后面的句子时，特纳打断了我的话。“你的5分钟完了”，他说。“我喜欢你，教授，但我不得不走了。圣诞快乐。”这次会见就这样结束了。

如果不能像特纳那样，直接给来访者一个提示，控制自己的日程，你可以用微妙的暗示，诸如向前挪动椅子、把纸张摞在一起或者用一个长的停顿提示时间已飞去了。如果会见比计划的要长，若想加速进行，可以说“很抱歉，我刚看了看表。你是否还有其它要谈及的项目?”卡雷·E·谢泼德是美国出版商的代理人。她的皮包里有一个设定十分钟的计时器，当铃响时，她就宣布需要赴另一个约会。如果她想继续谈话，就简单地关掉定时器。

八、避开高峰，达到高峰。通过生活于非高峰期，避免排长队、交通拥挤和其它的时间浪费。《永远向左转》的作者肯·库柏如此建议。在拥挤前早点去餐馆。别在星期五下午兑换支票。在晚餐期间去菜店买东西，那时大多数人正在家里吃东西。通过常年买礼物而避免节日的拥挤。

在别人去吃饭的时间里使用办公室的复印机，你就不必等待。早点去上班或晚点下班，那是电话铃不响了，其他人也不在周围，打通电话就会更快一些。尽量选定中午的航班，那时飞机不会在跑道上等待或在空中盘旋。

九、考虑代价，不是价格。在一个游艺厅，我曾观察过人们排起近100米的长队等候1个小时购买一份3.99美元的早餐。而50步之外，就有一个餐馆，如果去那里，马上就能坐下来吃饭，只不过价格贵了3美元。但是早餐以后，这些人又匆忙回到游艺厅，在这里他们冒着数倍于3美元的风险去下一次命运的赌注。

有许多属于一分钱智慧几小时愚蠢之类的事例。如果你选择到机场的公共汽车代替出租车，你就丢失了有价值的时间等待公共汽车的到来。你外出做一个小时的买卖可以挣20美元，却自己清扫房子而不肯每小时花10美元雇一个保姆，也是一种愚蠢的行为。当然，除非你更喜欢打扫房间。

十、利用技术。保存你的工作记录在计算机上而不是笔记本里。因为计算机有一种搜寻的功能，可以在几秒钟之内找到内容。你也可以买计算机软件，它会为你写出并支付所有的帐单。

别手写信件再让秘书打印。——把它们口授在录音机上。研究证明，那样口授具有比手写一封典型的185个词的信件快3倍的优越性。如果你一天写五、六封信，按每月支付给你的10000美元计算，口授会使你一年节省的时间价值875美元。

任何时候，你提前完成一项任务或者避免一次无谓的争吵，你不仅节省了时间，而且自己的生活也更愉快。“你珍惜生命吗?”本杰明·富兰克林曾经说过，“那么别浪费时间，因为它是构成生命的材料。”

(高金华译自〔美〕《读者文摘》1994年第9期)