岛内的机关档案金档奖及绩优人员奖励要点

二〇〇二年,台湾岛内的“档案管理局”设置“机关档案管理金档奖”和“绩优档案管理人员金质奖”。并在当年四月十日正式发布“机关档案管理金档奖评奖实施要点”和“机关绩优档案管理人员选拔奖励要点”。二〇〇三年举行了第一届“机关档案管理金档奖暨金质奖”以及“绩优档案管理人员金质奖”评选、颁奖活动,被岛内档案学界视为“档案管理之创举”。之后,评奖活动一年一度举行,二〇〇八年十月二日,“行政院”举行“第六届机关档案管理金档奖暨金质奖”颁奖典礼。二〇〇九年八月,“第七届机关档案管理金档奖暨绩优档案管理人员金质奖”获奖名单出炉。

至于两项评奖的“要点”,前后已经做了三次修正,最近一次是二〇〇八年七月九日。

“机关档案管理金档奖评奖实施要点”具体规范了评奖基点、范围、项目、标准、程序、激励机制等,要求各机关管理档案编列年度计划时,应包括“档案管理业务年度目标、衡量指标及推动重点。”明确“经评定档案管理绩效卓著之机关,颁予金档奖”;“获奖机关档案管理主管及主要承办人员,得由各机关依公务人员考绩法相关规定,记大功一次,其他有功人员,由各机关依相关规定办理叙奖。已获奖之机关,两年内不得再参加评奖。”

而“机关绩优档案管理人员选拔奖励要点”,特别指出机关档案管理人员连续服务满两年以上,且符合下列条件之一者,得予推荐参加绩优档案管理人员选拔:(一)对推展档案管理业务提出重要改进研究建议,经采行确有重大成效者;(二)负责档案管理业务,长年奉献,克尽职责,绩效良好,有具体事迹者;(三)对档案保存、管理或应用提出著作,具创新或特殊学术价值,其成果经主管机关或学术团体评选获奖者;(四)配合本局执行档案政令或试办新制,能於限期内完成,有具体绩效者;(五)协助办理国家档案之征集与移转专案工作,成绩特优或有特殊绩效者;(六)推展档案应用服务与行销业务,成绩特优者;(七)对档案资产之保存维护,灾害救护有具体成效者;(八)运用现代化资讯管理工具或其他科技方法,提升档案管理与应用效率,确有具体绩效者;(九)其他对档案管理业务有重大贡献或具体绩效者。经选拔获奖之绩优档案管理人员,两年内不得重复参与选拔。

每年的两项评审,也有不同侧重点。以二〇〇六年的“第四届机关档案管理金档奖评审重点说明”为例,制定出评审重点、查核方法、绩效成果撰写范例、评审项目、衡量重点、衡量指标。并对具体配分作了分类细化:

档案管理整体规划 (六分)——依规定设置或指定专责单位或人员,并编列年度计划及预算办理档案管理事项(二分)、档案管理标竿学习与创新作为(四分);

倡导及专业培养(六分)——机关档案管理观念倡导、档案管理人员训练规划与提升专业素养情形(六分);

档案分类编案编目(九分)——归档案件依规定确实赋予档号,案件并分入所属分类号并建立简要案名(三分)、档案依机关档案编目规范规定完成编目建档(六分);

档案整理立卷(五分)——档案分类编案后确实完成整理入卷,且档案卷夹封面或卷脊应标示(五分);

档案保管(入库管理及库房安全管理)(十四分)——入库档案确实依规定完成上架,档案架柜标示正确完整;每年确实办理档案清查(八分)、档案库房与其他工作场所有明确区隔并配置环境控制、防盗、通讯、消防、安全警报等设备(六分);

档案清理销毁(三分)——依规定办理档案销毁(三分);

档案应用(目录汇送、检调及应用)(二十四分)——依规定办理档案目录汇送档案管理局(十四分)、依规定程序办理档案检调(二分)、建立档案应用机制,设置档案应用处所及设施,并倡导机关档案应用服务(八分);

机密档案管理(七分)——机密档案保管存放调借及定期办理机密等级之变更或解密情形(七分);

作业信息化(二十分)——机关档案管理信息系统作业功能完整性及信息安全保护措施(二十分);

绩效评估(六分)——机关档案管理绩效(四分)、机关档案管理评鉴作业。(二分)。